Creare e gestire le cassette postali inattive

Descrizione del servizio Microsoft Purview

Le cassette postali inattive consentono di conservare la posta elettronica degli ex dipendenti dopo che hanno lasciato l'organizzazione e sono accessibili a persone autorizzate a cui sono state concesse autorizzazioni di eDiscovery per motivi legali o di conformità. Ad esempio, amministratori, responsabili della conformità e responsabili dei record che possono quindi utilizzare Ricerca contenuto per cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa o in altri elenchi dell'organizzazione.

Per ulteriori informazioni sulle cassette postali inattive, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Creare una cassetta postale inattiva

Per rendere inattiva una cassetta postale è necessario bloccare la cassetta postale e quindi eliminare la cassetta postale o l'account utente corrispondente.

Per rendere inattiva una cassetta postale, è necessario che la licenza sia corretta in modo che possa essere applicato un blocco alla cassetta postale prima che venga eliminata. Dopo l'eliminazione dell'account utente, tutte le licenze di Exchange Online associate all'account utente saranno disponibili per l'assegnazione a un nuovo utente.

È consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 per applicare il blocco alla cassetta postale. Altri metodi sono trattati in Informazioni sulle cassette postali inattive.

Il modo migliore per eliminare una cassetta postale consiste nell'eliminare l'account utente corrispondente nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Per informazioni sull'eliminazione degli account utente, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione. Tuttavia, è anche possibile eliminare la cassetta postale usando il cmdlet Remove-Mailbox in PowerShell per Exchange Online. Per ulteriori informazioni, vedere Eliminare o ripristinare le cassette postali utente in Exchange Online.

Nella tabella seguente viene riepilogato il processo di creazione di una cassetta postale inattiva per diversi scenari di conservazione.

Per...	Eseguire questa operazione...	Risultato
Conservare il contenuto della cassetta postale a tempo indeterminato dopo che un impiegato lascia l'organizzazione	1. Applicare le impostazioni di conservazione di Microsoft 365 con azioni di conservazione per la cassetta postale (criteri di conservazione) o elementi di posta elettronica specifici (una o più etichette di conservazione). 2. Attendere l'applicazione delle impostazioni di conservazione. 3. Rimuovere l'account Microsoft 365 dell'utente.	Tutto il contenuto della cassetta postale inattiva a cui sono state applicate impostazioni di conservazione, inclusi gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili, viene conservato a tempo indeterminato.
Conservare tutto il contenuto della cassetta postale per un periodo specifico dopo che un dipendente lascia l'organizzazione e quindi eliminare la cassetta postale	1. Applicare un criterio di conservazione di Microsoft 365 alla cassetta postale con impostazioni di conservazione che conservano ed eliminano gli elementi al termine del periodo di conservazione. 2. Attendere l'applicazione delle impostazioni di conservazione. 3. Rimuovere l'account Microsoft 365 dell'utente.	Quando scade il periodo di conservazione per un elemento della cassetta postale, l'elemento viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili e quindi viene eliminato definitivamente (eliminato) dalla cassetta postale inattiva quando scade il periodo di conservazione degli elementi eliminati (per le cassette postali di Exchange). Il periodo di conservazione dei criteri di conservazione di Microsoft 365 è sempre basato sulla data originale in cui è stato ricevuto o creato un elemento della cassetta postale.

Nota

Se le impostazioni di conservazione di Microsoft 365 configurate per conservare o conservare e quindi eliminare il contenuto sono già applicate alla cassetta postale o agli elementi della cassetta postale, o un blocco per controversia legale è già stato inserito in una cassetta postale, o allora tutto ciò che si deve fare per creare una cassetta postale inattiva è eliminare l'account utente corrispondente.

Visualizzare un elenco di cassette postali inattive

È possibile usare il portale di Microsoft Purview per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive nell'organizzazione.

Nota

I portali sono limitati a visualizzare fino a 5.000 cassette postali inattive. Per visualizzare più di 5.000 cassette postali inattive, è necessario usare PowerShell per Exchange Online come descritto dopo le istruzioni del passaggio.

Per questa configurazione, usare il portale Microsoft Purview e un account di amministratore conformità per l'organizzazione.

1. Accedere al portale> di Microsoft PurviewSoluzioni>Gestione del ciclo di vita dei> datiCriteri>Criteri di conservazione.

2. Selezionare l'opzione Cassetta postale inattiva . Ad esempio, dal portale di Microsoft Purview:

   

3. Nella pagina Cassette postali inattive viene visualizzato un elenco di cassette postali inattive. Selezionarne una per visualizzare i dettagli sulla cassetta postale inattiva. I dettagli includono l'identificatore di Exchange per la cassetta postale e se è in blocco per controversia legale.

   Nel riquadro dei dettagli non sono visibili altri tipi di blocchi, ad esempio criteri di conservazione di Microsoft 365 o blocchi di eDiscovery. Per trovare queste informazioni, vedere Come identificare il tipo di blocco applicato a una cassetta postale di Exchange Online.

Se si dispone di molte cassette postali inattive, può risultare più semplice cercare e ordinare un file CSV per i dettagli visualizzati nell'elenco: Nella pagina Cassette postali inattive selezionare Esporta.

In alternativa, è possibile eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online per visualizzare l'elenco delle cassette postali inattive:

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

È inoltre possibile eseguire il comando seguente per esportare l'elenco delle cassette postali inattive e altre informazioni in un file CSV. In questo esempio, il file CSV viene creato nella directory corrente.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation

Nota

È possibile che una cassetta postale inattiva abbia lo stesso indirizzo SMTP di una cassetta postale utente attiva. In questo caso, il valore della proprietà DistinguishedName o ExchangeGuid può essere utilizzato per identificare in modo univoco una cassetta postale inattiva.

Ricerca ed esportazione del contenuto di una cassetta postale inattiva

È possibile accedere al contenuto della cassetta postale inattiva usando lo strumento Ricerca contenuto nel portale Microsoft Purview. Per altre informazioni, vedere l'articolo Informazioni di riferimento sulle funzionalità per la ricerca di contenuto .

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva

Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile modificare la durata del blocco applicato alla cassetta postale inattiva.

Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva.

Recuperare una cassetta postale inattiva

Se un ex dipendente rientra nell'organizzazione o se un nuovo dipendente viene assunto per assumere le responsabilità lavorative dell'ex dipendente, è possibile recuperare il contenuto della cassetta postale inattiva.

Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più.

Per le procedure dettagliate e ulteriori informazioni su ciò che accade quando si recupera una cassetta postale inattiva, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva.

Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale

Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente.

Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva. La cassetta postale inattiva può comunque essere cercata utilizzando eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale oppure può essere recuperata o eliminata in un secondo momento.

Per le procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva.

Eliminare una cassetta postale inattiva

Se non si desidera più conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo il blocco applicato alla cassetta postale inattiva.

Per ulteriori dettagli e procedure dettagliate, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva.

Nota

Se una cassetta postale è ancora elencata come inattiva dopo la rimozione dell'ultimo blocco, verificare se è stato applicato un blocco ritardato. Un blocco ritardato viene applicato automaticamente dopo la rimozione di un altro blocco e mantiene inattiva la cassetta postale fino a quando il blocco ritardato non viene rimosso o scade. Per istruzioni, vedere Rimuovere un blocco ritardato da una cassetta postale inattiva.