Salvataggio del contenuto di un messaggio e-mail in SharePoint

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Microsoft Power Automate fornisce gli strumenti necessari per creare flussi che monitorano i messaggi e-mail in arrivo e salvano i metadati in Elenchi Microsoft e l'allegato in una raccolta documenti.

Salvataggio dei metadati dei messaggi e-mail in Elenchi Microsoft

Microsoft Outlook include un trigger chiamato All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica, che viene usato nell'esempio di questa unità per monitorare i messaggi e-mail in arrivo e salvare in un elenco i seguenti metadati: A, Da, Oggetto, Anteprima corpo e Cc.

I dati vengono acquisiti solo se l'oggetto contiene le parole "Report mensile".

La tabella seguente illustra una panoramica dei tipi di colonna per l'elenco in Elenchi Microsoft chiamato Messaggi e-mail in arrivo.

Colonna Tipo Obbligatorio Altre informazioni
Titolo Riga di testo singola
Da Riga di testo singola No
A Riga di testo singola No
Importanza Riga di testo singola No
Cc Riga di testo singola No
Anteprima corpo Più righe di testo No RTF avanzato
Ora ricezione Data e ora No Formato data e ora
Con allegato Riga di testo singola No

Il seguente screenshot mostra l'elenco in Elenchi Microsoft. Elenchi Microsoft aggiunge automaticamente le colonne Creato, Creato da, Modificato e Modificato da.

Screenshot dell'elenco Colonne di SharePoint.

Passare a https://flow.microsoft.com. Selezionare Modelli e immettere messaggi e-mail in arrivo nella casella di ricerca. Quindi selezionare il modello Record attività per i messaggi di posta elettronica in arrivo con oggetto specifico in SharePoint.

Screenshot della pagina Modelli con una ricerca di messaggi e-mail in arrivo.

Selezionare Continua.

Screenshot del modello Record attività per i messaggi di posta elettronica in arrivo con oggetto specifico in SharePoint.

Selezionare Espandi condizione.

Screenshot della condizione con Espandi condizione evidenziato.

Cambiare il testo da test a Report mensile.

Lo screenshot della condizione con Oggetto, contiene e Report mensile impostati.

In Crea elemento aggiungere Indirizzo del sito e Nome lista e quindi popolare i campi usando Contenuto dinamico. I campi provengono da Recupera messaggio di posta elettronica.

Screenshot dell'azione Crea elemento con Aggiungi contenuto dinamico selezionato per il campo Titolo.

Lo screenshot seguente mostra la finestra con tutti i campi popolati.

Screenshot dell'azione Crea elemento con tutti i campi popolati.

È possibile eliminare l'azione Invia un messaggio di posta elettronica.

Screenshot dell'azione Invia un messaggio di posta elettronica con il pulsante dei puntini di sospensione selezionato per mostrare l'opzione Elimina.

Il flusso monitora i messaggi e-mail in arrivo nella casella di posta. Quando un messaggio e-mail contiene le parole "Report mensile" nel campo Oggetto, i metadati vengono acquisiti e salvati nell'elenco Messaggi e-mail in arrivo.

Screenshot dell'elenco Messaggi e-mail in arrivo.

Salvataggio di allegati di messaggi e-mail nelle raccolte di SharePoint

Microsoft Outlook ha un trigger chiamato All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica che viene usato per l'esempio di questa unità per monitorare i messaggi e-mail in arrivo e salvare gli allegati in una raccolta documenti di SharePoint. Il trigger determina se il messaggio e-mail include allegati e se è stato inviato da una persona specifica con le parole "Report mensile" nel campo Oggetto.

Per creare una nuova raccolta documenti, selezionare l'icona a forma di ingranaggio impostazioni e quindi selezionare Contenuto del sito.

Screenshot del sito di test Power Automate in SharePoint con Impostazioni selezionato e Contenuto del sito evidenziato.

Selezionare + Nuovo e scegliere Raccolta documenti.

Screenshot di SharePoint con il menu Nuovo aperto e l'opzione Raccolta documenti evidenziata.

Nella finestra di dialogo Crea raccolta documenti immettere Messaggi e-mail in arrivo nel campo Nome, quindi selezionare Crea.

Screenshot della finestra di dialogo Crea raccolta documenti.

La tabella seguente illustra una panoramica dei tipi di colonna che devono essere aggiunti per la raccolta.

Colonna Tipo Obbligatorio Altre informazioni
Nome mittente Riga di testo singola No
Indirizzo di posta elettronica del mittente Riga di testo singola No

In Impostazioni scorrere fino alla fine e selezionare Tutti i documenti nell'area Visualizzazioni.

Screenshot dell'elenco Colonne di SharePoint con Visualizzazioni e Tutti i documenti evidenziati.

Selezionare Dimensioni file, che è una colonna incorporata fornita con le raccolte documenti. Selezionare OK.

Screenshot della vista Tutti i documenti con Dimensioni file selezionato.

A questo punto la raccolta documenti è stata creata. Quindi, passare a https://flow.microsoft.com, selezionare + Crea e quindi scegliere Flusso cloud automatizzato.

Screenshot della pagina Crea con Flusso cloud automatizzato selezionato.

Selezionare Ignora.

Screenshot della finestra di dialogo Crea un flusso cloud automatizzato con il pulsante Ignora evidenziato.

Assegnare al flusso il nome Messaggi e-mail in arrivo. Nella casella di ricerca, cercare outlook e selezionare All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica (V3).

Screenshot del flusso con il nome impostato su Messaggi e-mail in arrivo, che mostra una ricerca per Outlook.

Seleziona Mostra le opzioni avanzate.

Screenshot del trigger All'arrivo di un nuovo messaggio di posta elettronica (V3) con il comando Mostra le opzioni avanzate evidenziato.

Aggiungere le opzioni per monitorare i messaggi e-mail in arrivo e acquisire solo gli allegati da coloro che corrispondono ai criteri. Questo esempio monitora i campi A, Da, Includi allegati e Filtro oggetto.

Screenshot delle opzioni avanzate compilate.

Selezionare il passaggio + Avanti. Cercare sharepoint e selezionare Crea file.

Screenshot della finestra di dialogo Scegli un'azione con Crea file selezionato nei risultati della ricerca per SharePoint.

Aggiungere Indirizzo del sito e Percorso cartella.

Screenshot della finestra di dialogo Crea file con Percorso cartella selezionato e Messaggi e-mail in arrivo evidenziato.

Per Nome file selezionare Nome allegato e per Contenuto file selezionare Contenuto allegato.

Screenshot del contenuto dinamico per nome file con una freccia da Nome allegato a Nome file e da Contenuto allegato a Contenuto file.

Dopo aver completato il passaggio precedente, l'azione Crea file viene aggiunta ad Applica a ogni automaticamente. Questo risultato è ottimale perché tutti gli allegati dei messaggi e-mail vengono caricati nella raccolta SharePoint.

Screenshot dell'azione Applica a ogni con Crea file aggiunto.

Selezionare di nuovo Aggiungi un'azione, cercare sharepoint e quindi selezionare Aggiorna proprietà file.

Nella finestra di dialogo Aggiorna proprietà file aggiungere le informazioni indicate nello screenshot seguente.

Screenshot della finestra di dialogo Aggiorna proprietà file.

L'attività è stata completata. Assicurarsi di selezionare Verifica flusso e quindi Salva.

Il messaggio e-mail di Megan Bowen ricevuto da Jo Costigan ha un allegato. Se il campo Oggetto contiene le parole "Report mensile", gli allegati vengono raccolti automaticamente dal flusso e quindi salvati nella raccolta di SharePoint.

Screenshot del messaggio e-mail Report mensile in Outlook.

Lo screenshot seguente mostra la raccolta di SharePoint.

Screenshot della raccolta di SharePoint per Messaggio e-mail in arrivo.