Suggerimenti incorporati di Outlook

I suggerimenti inline in Outlook sono brevi dati e notifiche basate sull'intelligenza artificiale che vengono visualizzate in Outlook durante la lettura o la composizione di un messaggio di posta elettronica o di un invito alla riunione.

I suggerimenti inline possono contribuire a migliorare la produttività e quella del team visualizzando suggerimenti, suggerimenti e procedure consigliate utili per la gestione della posta elettronica e l'esecuzione di riunioni. Aiutano a informare e guidare l'utente nel prendere decisioni efficaci in materia di posta elettronica e riunioni. Possono anche aiutarti a recuperare le ore di messa a fuoco e a creare migliori abitudini di collaborazione, oltre ad altri vantaggi pratici. I tipi di suggerimenti inline elencano alcuni elementi che potrebbero essere visualizzati in Outlook.

Nota

I dati personali sono visibili solo a quell'utente specifico (per informazioni dettagliate, vedere Domande frequenti sulla privacy).

Come visualizzare i suggerimenti inline

I suggerimenti inline sono disponibili nelle versioni più recenti di Outlook sul web e Outlook per Windows con licenze di Microsoft 365 o Microsoft 365. Per visualizzare i suggerimenti inline in Outlook per Windows, assicurarsi che nel computer sia presente quanto segue:

  • Outlook per Windows 2016 versione 1808 o successiva e build 16.0.10730 o successiva.
  • Componente aggiuntivo di Outlook Insights versione 3.0.0.0 o successiva. Per controllare la versione installata del componente aggiuntivo, vedere Interfaccia di amministrazione di Exchange. Il componente aggiuntivo viene installato a livello di tenant, dopodiché possono essere necessari fino a otto giorni prima che l'aggiornamento venga propagato a tutti gli utenti. Se si nota che la versione corretta del componente aggiuntivo non è installata in Outlook, è possibile aggiungerla seguendo la procedura descritta in Aggiungere il componente aggiuntivo Viva Insights Outlook.
  • I messaggi interattivi sono supportati e abilitati; vedere Messaggi interattivi in Outlook e Gruppi di Microsoft 365.

In Outlook per Windows e Outlook sul web, i suggerimenti inline verranno visualizzati durante la lettura o la composizione di un messaggio di posta elettronica o di un invito alla riunione.

Tipi di suggerimenti inline

Di seguito sono riportati alcuni dei suggerimenti che potrebbero essere visualizzati in Outlook:

Rifiutare esplicitamente i suggerimenti incorporati

  1. Per rifiutare esplicitamente i suggerimenti inline in Outlook, selezionare l'icona Viva Insights sulla barra multifunzione Home di Outlook. In alternativa, se si usa Outlook sul web, l'icona Viva Insights si trova nel menu con i puntini di sospensione (...) durante la lettura di un messaggio di posta elettronica o l'invio di un nuovo messaggio.

  2. Selezionare l'icona Impostazioni (ingranaggio) nel componente aggiuntivo Viva Insights.

    impostazioni Viva Insights

  3. In Impostazioni, per i suggerimenti inline produttività, modificare l'impostazione su Disattivato.

Se disattivo MyAnalytics, posso riattivarlo di nuovo?

Sì. Se esci esplicitamente, puoi rifiutare esplicitamente in qualsiasi momento per ottenere nuovamente l'accesso ai suggerimenti inline.

Invio di commenti e suggerimenti

È possibile fornire commenti e suggerimenti per il suggerimento inline selezionando Feedback nel suggerimento. Nella sezione Feedback selezionare "thumbs up" o "thumbs down" e qualsiasi altro feedback applicabile. Se si seleziona il pollice verso il basso, verrà visualizzato meno di tale suggerimento.

È anche possibile selezionare Disattiva tutte le notifiche se si preferisce non ricevere alcun suggerimento inline in futuro.

È anche possibile fornire commenti e suggerimenti generali su qualsiasi elemento selezionando l'icona del viso smile in alto a destra del riquadro del componente aggiuntivo Viva Insights.

Pianificare i suggerimenti per l'invio

Quando si compone un messaggio di posta elettronica in Outlook, Pianifica suggerimenti di invio mostra suggerimenti per la pianificazione delle consegne di posta elettronica. Altre informazioni su questa funzionalità e su come usarla in Pianificare i suggerimenti per l'invio.

Attività in sospeso suggerite

Quando si compone o si legge un messaggio di posta elettronica o un invito al calendario, è possibile che venga visualizzato un suggerimento per esaminare le attività in sospeso suggerite per il mittente dell'invito di posta elettronica o calendario. Sono disponibili suggerimenti per le attività in base alle comunicazioni tramite posta elettronica con il mittente negli ultimi 14 giorni e possono aiutarti a tenere sotto controllo le attività che hai promesso di completare o che i membri del team ti hanno chiesto di completare.

Attività in sospeso suggerite

È possibile selezionare Visualizza attività personali per visualizzare e completare l'attività potenzialmente in sospeso in Insights. Come illustrato in questa immagine, è possibile aprire l'attività correlata (RE: Kat - Chat di Anisa) per altri dettagli oppure selezionare Contrassegna come completata o Non un'attività per rimuoverla dall'elenco attività.

Contrassegnare le attività come completate

Ottenere più tempo da dedicare alle attività produttive

Durante la lettura di un invito al calendario, è possibile che venga visualizzato un suggerimento per prenotare il tempo per il lavoro incentrato (se si ha un carico di riunioni elevato) in modo da avere più tempo per svolgere un lavoro approfondito e recuperare il calendario per il lavoro più importante.

Selezionare Visualizza gli orari suggeriti per aprire un riquadro che visualizza tutto il tempo disponibile per lo stato attivo nella prossima settimana, con un paio di slot disponibili ogni giorno. Con un solo clic puoi aggiungere tempo di attenzione al calendario e prepararti per un lavoro profondo senza distrazioni. Puoi anche prenotare tutto il tempo disponibile per il lavoro mirato con un solo clic, configurandoti per il lavoro mirato per una durata più lunga.

Tempo di messa a fuoco del libro

Pianificare il periodo di assenza

Quando si compone un messaggio di posta elettronica o un invito al calendario in Outlook relativo all'ora futura lontano dal lavoro, è possibile che venga visualizzato un suggerimento simile al seguente.

Pianificare il suggerimento inline time away

Ridurre lo stress della pianificazione per il tempo lontano dal lavoro con l'elenco di controllo Pianificare il tempo. Quando viene visualizzato un suggerimento inline al riguardo, selezionare Piano per aprire l'elenco di controllo ed eseguire le operazioni seguenti:

  • Risolvere tutte le riunioni in un'unica posizione con un messaggio personalizzato per il periodo di assenza programmato.
  • Comporre le risposte automatiche e notificare al team il tempo di ferie pianificato.
  • Pianificare il tempo produttivo per completare le attività prima di andare via e per essere aggiornato una volta tornato al lavoro.

Pianificare l'elenco di controllo time away

Per altre informazioni su come usare l'elenco di controllo, vedere Pianificare il tempo trascorso.

Proteggere il tempo produttivo

Se una convocazione di riunione è in conflitto con un blocco di tempo di messa a fuoco esistente, è possibile che venga visualizzato un suggerimento per proteggere il blocco tempo di messa a fuoco spostando il tempo di messa a fuoco in un'altra ora o per incontrarsi in un altro momento.

Proteggere il tempo di messa a fuoco

Selezionare Visualizza altri orari disponibili per aprire il riquadro del componente aggiuntivo Insights e visualizzare tutto il tempo disponibile nella prossima settimana per riprogrammare la riunione. Selezionando un blocco di tempo è possibile proporre una nuova ora all'organizzatore della riunione.

Tempo di attivazione invio posta elettronica

Selezionare Sposta blocco attivo per aprire il componente aggiuntivo Insights e visualizzare tutti i blocchi di tempo di messa a fuoco disponibili nella prossima settimana. Selezionando un blocco di tempo è possibile spostare il blocco di stato attivo "in conflitto" in un nuovo momento, assicurandosi di avere tempo per un lavoro profondo.

Sposta blocco di stato attivo

Prenotare il tempo necessario per prepararsi alle riunioni

Si applica a: utenti con sottoscrizione Viva Insights

Nota

È in corso l'implementazione di queste modifiche ai clienti.

Quando si riceve un invito alla riunione, si potrebbe notare un suggerimento per prenotare l'ora di preparazione della riunione.

Informazioni dettagliate sull'ora di preparazione della riunione all'interno di un invito alla riunione, con i pulsanti Accetta e prenota ora e Feedback.

Viva Insights suggerisce il tempo di prenotazione per preparare le riunioni, ad esempio la revisione dei documenti e il completamento delle attività correlate, quando vengono soddisfatte queste condizioni:

  • La riunione:
    • Ha 11 o meno invitati.
    • La durata pianificata è compresa tra 30 e 60 minuti.
    • Non si ripete.
    • Non è stato annullato.
    • Richiede la risposta dei partecipanti.
    • Non è privato.
    • Non ha uno stato "Free", "Working elsewhere" o "Away".
  • Tu:
    • Aprire l'invito alla riunione almeno 15 minuti prima dell'inizio della riunione.
    • Avere a disposizione almeno 15 minuti per il tempo di preparazione durante l'orario di lavoro.
    • Negli ultimi sette giorni non è piaciuta la preparazione della riunione dei partecipanti.
    • Non è ancora stato prenotato alcun orario di preparazione per questa riunione.
    • Sono un partecipante alla riunione obbligatorio.
    • La riunione non è stata rifiutata.

Quando si seleziona Ora prenotazione nel suggerimento, Viva Insights accetta l'invito, apre il riquadro del componente aggiuntivo di Outlook e richiede di pianificare l'orario di preparazione. Si sceglierà tra queste opzioni:

Screenshot dell'opzione Prenota l'ora di preparazione della riunione nel riquadro del componente aggiuntivo Viva Insights Outlook.

Screenshot che mostra il riquadro Viva Insights componente aggiuntivo di Outlook con un riepilogo dell'ora e della posizione della riunione. Tre opzioni, descritte nell'articolo, vengono visualizzate sotto un pulsante che dice: "Prenota 30 minuti un giorno prima". Il cursore passa il puntatore su "Fine settimana, prima della riunione" > '30 min'.

  • Tempo:
    • Subito prima della riunione
    • Un giorno prima della riunione
    • L'ultimo giorno lavorativo della settimana precedente la riunione
  • Durata:
    • 15 minuti
    • 30 minuti
    • 1 ora

In base alle opzioni selezionate, Viva Insights cerca un punto vuoto nel calendario e pianifica un appuntamento denominato "Tempo di preparazione per [Nome riunione]."

Screenshot di un calendario con un appuntamento denominato

Abbreviare una riunione

Si applica a: questo suggerimento è attualmente disponibile solo per gli utenti registrati in un piano di servizio applicabile.

Quando si compone un invito alla riunione con una durata di un'ora, è possibile che venga visualizzato un suggerimento per abbreviare la riunione di 15 minuti per creare un po' di tempo nel buffer e risparmiare tempo ai partecipanti.

Abbreviare una riunione

Selezionare Abbrevia riunione per ridurre l'ora della riunione di 15 minuti. Verrà aperto anche il componente aggiuntivo Insights, in cui è possibile visualizzare la quantità di tempo risparmiata da tutti i partecipanti alla riunione.

Abbreviare una riunione; bel lavoro

L'abbreviazione della riunione viene attivata quando:

  • Stai componendo una riunione di un'ora.
  • Non si pianifica una riunione dello stesso giorno.
  • Per le riunioni ricorrenti , sono presenti almeno tre partecipanti, incluso l'organizzatore. I partecipanti possono essere facoltativi o obbligatori.
  • Per le riunioni non ricorrenti , sono presenti almeno quattro partecipanti, incluso l'organizzatore. I partecipanti possono essere facoltativi o obbligatori.

Tenere traccia della frequenza di apertura dei messaggi di posta elettronica

Si applica a: questa informazione è attualmente disponibile solo per gli utenti registrati in un piano di servizio applicabile

Durante la lettura di un messaggio di posta elettronica inviato, è possibile che venga visualizzata una panoramica che evidenzia la percentuale di destinatari del messaggio di posta elettronica che ha aperto il messaggio.

Tenere traccia della frequenza di apertura dei messaggi di posta elettronica

Selezionare Visualizza altre informazioni dettagliate per visualizzare il numero di persone che hanno aperto o inoltrato il messaggio di posta elettronica e il tempo medio impiegato per leggere tale messaggio, oltre a informazioni simili per eventuali allegati su tale messaggio di posta elettronica. Queste informazioni consentono di eseguire il follow-up con i destinatari, se necessario, e/o di personalizzare lo stile di comunicazione per completare il processo.

Email tassi di apertura

Tenere traccia della posta elettronica

Si applica a: questo suggerimento è attualmente disponibile solo per gli utenti registrati in un piano di servizio applicabile.

Quando si compone un messaggio di posta elettronica a più di cinque destinatari, potrebbe essere visualizzato un suggerimento che legge "Insights can track the email".

Selezionare Tieni traccia di questo messaggio di posta elettronica per visualizzare la frequenza di apertura del messaggio di posta elettronica e altre statistiche su questo messaggio di posta elettronica. Queste informazioni diventano disponibili 15 minuti dopo l'invio del messaggio di posta elettronica. È possibile visualizzare queste informazioni aprendo il messaggio di posta elettronica inviato o aprendo il componente aggiuntivo Insights e selezionando Track email open rates (Tenere traccia delle tariffe di apertura della posta elettronica).