Usare Viva Insights in Outlook
Le opzioni seguenti relative ai dati analitici sono utili per lavorare velocemente.
Prepararsi alla riunione
Le riunioni sono fondamentali per una collaborazione ottimale. Una gestione migliore delle riunioni può ottimizzare la produttività, la condivisione delle informazioni, l'innovazione, il processo decisionale e le connessioni tra i membri del team.
Prepararsi per le riunioni mostra un elenco delle riunioni imminenti organizzate o a cui si è stati invitati. Queste informazioni consentono di decidere se ogni riunione è pronta per essere avviata.
Nel pannello Viva Insights, le informazioni dettagliate prepararsi per le riunioni indicano le riunioni organizzate o a cui sono stati invitati per i sette giorni di calendario successivi (incluso il giorno corrente) per facilitare la revisione e la pianificazione.
Selezionare Prepararsi alle riunioni per visualizzare informazioni dettagliate per ognuna delle riunioni future. È possibile scegliere di visualizzare Tutti, Organizzato o Invitato per filtrare l'elenco.
In quanto organizzatore della riunione, verrà visualizzata una panoramica simile alla seguente:
In quanto invitato alla riunione, verrà visualizzata una panoramica simile alla seguente:
Dettagli dell'opzione Insight
Ogni titolo della scheda riunione include il titolo della riunione, l'organizzatore, l'ora di inizio e la posizione. Alcune delle opzioni seguenti si applicano all'organizzatore della riunione, altre agli invitati e altre agli utenti in entrambe le posizioni.
| Sezione Scheda | Note | Consigli |
|---|---|---|
| Partecipanti | La percentuale e il numero di invitati che hanno accettato. Selezionare la freccia in giù per visualizzare ulteriori informazioni su questi partecipanti. | Assicurarsi di disporre di un quorum prima della riunione. Prendi in considerazione l'invio di un promemoria se non hai ricevuto risposta dai partecipanti. |
| Conflitti | Questa sezione descrive tutte le altre riunioni in conflitto con la riunione. | Prenditi del tempo per risolvere i conflitti prima di ogni riunione. Questa operazione consente agli altri partecipanti di sapere se sarà presente un quorum per la riunione. |
| Rispondi (RSVP) | Questa sezione è solo per gli invitati e non per l'organizzatore. È possibile rispondere Sì o No all'invito. Se hai già risposto, la risposta viene visualizzata qui. Se una riunione viene pianificata al di fuori delle normali ore di riunione (quando in genere si organizzano e si partecipa alle riunioni durante e al di fuori della giornata di lavoro), verrà evidenziata con un'opzione per rispondere di conseguenza. |
Le risposte consentono all'organizzatore di determinare se i partecipanti necessari possono partecipare o meno e quindi eseguire le operazioni necessarie, ad esempio la riprogrammazione o la registrazione della riunione. |
| Allegati | Questa sezione mostra il numero di allegati, i titoli e la posizione di archiviazione (online o locale). È possibile visualizzare ulteriori dettagli ed è possibile aprire l'allegato se è archiviato online. | |
| Documenti correlati | In questa sezione vengono mostrati i documenti che è possibile esaminare per prepararsi alla riunione. | |
| Attività correlate | In questa sezione vengono illustrate le attività che potrebbe essere necessario completare per prepararsi alla riunione. | |
| Collegamento alla riunione online | (Questa sezione è solo per l'organizzatore e non per gli invitati). Sì o No indica se l'invito alla riunione include un collegamento per partecipare alla riunione online Skype per le aziende o in Teams. |
Organizzare riunioni inclusive. Se alcuni dei partecipanti lavorano da remoto, prendere in considerazione l'idea di aggiungere un collegamento online alla riunione. |
| Tempo di preparazione | Questa sezione offre le opzioni per prenotare 15 minuti o 30 minuti di preparazione. Questa opzione viene visualizzata solo se nel calendario è presente uno slot disponibile prima della riunione. L'ora prenotata viene visualizzata nel calendario e fa riferimento alla riunione come "Tempo di preparazione per [titolo riunione]." È anche possibile annullare l'ora di preparazione della riunione o eliminarla direttamente dal calendario. | Prepararsi al meglio. Se hai bisogno di tempo di viaggio o hai altre attività che devono essere eseguite proprio prima della riunione per prepararti, prendi in considerazione l'orario di preparazione della prenotazione. |
Tenere traccia della frequenza di apertura dei messaggi e dei documenti
Si applica a: queste informazioni sono attualmente disponibili solo per le persone che sono registrate in un piano di servizio valido..
Viva Insights può dirti quante persone hanno aperto la tua e-mail e il tempo medio trascorso a leggere quel messaggio. In generale, viene segnalata la posta elettronica inviata a cinque o più utenti Microsoft 365 interni all'organizzazione. Per ulteriori informazioni sui messaggi di posta elettronica analizzati, vedere Dettagli sui report.
Viva Insights indica anche quanti destinatari di posta elettronica hanno aperto un documento condiviso nel messaggio di posta elettronica come collegamento o come allegato (queste informazioni dettagliate funzionano per i documenti archiviati in SharePoint o in OneDrive for Business).
Dopo aver inviato un messaggio di posta elettronica, possono essere necessari fino a 30 minuti prima che Viva Insights ne informi l'utente. Se il messaggio di posta elettronica viene inviato da una cassetta postale delegata con autorizzazione "Invia per conto di", il delegato può visualizzare le statistiche relative alla lettura.
Viva Insights mostra la frequenza di apertura per il messaggio di posta elettronica inviato aperto in Outlook. Inoltre, raggruppa le informazioni sulla frequenza di apertura per gli elementi inviati idonei in un singolo riepilogo, che è possibile selezionare ed espandere per accedere a una visualizzazione più dettagliata.
Dettagli sui report
Viva Insights non visualizza informazioni di lettura su ogni messaggio di posta elettronica inviato, ad esempio nelle circostanze seguenti.
Requisito dei messaggi idonei
Le statistiche di lettura vengono mostrate solo per i messaggi idonei. Un messaggio idoneo è un messaggio di posta elettronica inviato a cinque o più destinatari idonei. Un destinatario idoneo è una persona che fa parte della stessa azienda del mittente e dispone di una cassetta postale nel cloud. Le liste di distribuzione sono estese prima del conteggio dei destinatari idonei.
Eccezioni ai messaggi idonei
Viva Insights non segnala i messaggi di posta elettronica nelle categorie seguenti:
- Messaggio di posta elettronica inviato da una cassetta postale condivisa.
- Messaggio di posta elettronica inviato più di 14 giorni prima.
- Messaggio di posta elettronica in cui il numero totale di destinatari (la somma di tutti i destinatari indicati nei campi A:, Cc: e Ccn:) è inferiore a cinque.
- Messaggio di posta elettronica inviato a gruppi moderni (se gli utenti seguono il gruppo moderno, sono inclusi nel conteggio).
Frequenza di apertura
Viva Insights rispetta la privacy degli utenti. Per questo motivo, il componente aggiuntivo Viva Insights non visualizza informazioni sui singoli destinatari e, se necessario, per proteggere la privacy, segnala solo valori approssimativi.
Entro 30 minuti dall'invio del messaggio di posta elettronica idoneo, il componente aggiuntivo Viva Insights segnala la frequenza di apertura effettiva o approssimativa, come descritto di seguito:
Sotto il minimo. Per le frequenze di apertura inferiori alla soglia minima, viene riportato il valore soglia. Ad esempio, quando il 20% dei 10 destinatari di posta elettronica apre il messaggio di posta elettronica, Viva Insights visualizza la frequenza di apertura come "< 25%".
Tra le soglie. Se la frequenza di apertura effettiva è compresa tra il valore "Minimo" e il valore "Massimo" mostrati nella tabella, viene invece riportata la frequenza di apertura effettiva.
Sopra il massimo. Per le frequenze di apertura superiori alla soglia massima, viene riportato il valore soglia. Ad esempio, quando il 96% dei 25 destinatari di posta elettronica apre il messaggio di posta elettronica, Viva Insights visualizza la frequenza di apertura come "> 95%".
Numero di destinatari Frequenza di apertura riportata 5 - 10 Minimo: 25%
Massimo: 75%11 - 20 Minimo: 10%
Massimo: 90%> 21 Minimo: 5%
Massimo: 95%
Per altre informazioni, vedere Frequenza di lettura dei messaggi e di apertura dei documenti. Per vedere chi ha aperto un messaggio di posta elettronica, usare le richieste di conferma di lettura di Outlook.
Per visualizzare le informazioni di lettura sui messaggi di posta elettronica inviati
Se il riquadro Viva Insights non è già aperto, selezionare l'icona Viva Insights nella barra multifunzione Home di Outlook per aprirlo.
Nota
Se viene visualizzato un messaggio "Benvenuto!" selezionare Introduzione.
In Viva Insights selezionare una delle opzioni seguenti:
Frequenza di apertura della posta elettronica nel contesto - Mostra le statistiche di lettura per il messaggio di posta elettronica inviato attualmente aperto in Outlook. Include inoltre la frequenza di lettura dei documenti collegati o allegati archiviati in OneDrive for Business o SharePoint.
Nota
In rari casi, la frequenza di apertura di un documento può essere più elevata della frequenza di apertura della posta elettronica. Questo si verifica quando i destinatari aprono il documento tramite fonti differenti dal messaggio di posta elettronica in cui è stato condiviso.
Tenere traccia della frequenza di apertura dei messaggi di posta elettronica- fornisce statistiche relative alla lettura di tutti i messaggi inviati.
L’opzione selezionata, nel passaggio 2a o 2b, visualizza la riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica e un riepilogo della frequenza di apertura, la frequenza di apertura (a volte espressa in percentuale) e il numero di inoltri.
Visualizza le attività in sospeso
È facile perdere la traccia degli impegni assunti con i colleghi tramite posta elettronica. L'insight Visualizza le attività in sospeso ti aiuta ad assicurarti che nulla cada nel dimenticatoio ricordandoti i compiti che hai accettato di fare. Si basa sui messaggi di posta elettronica inviati e sulle richieste dei colleghi durante gli ultimi 14 giorni di comunicazione tramite posta elettronica. Ad esempio:
- "Ti invierò il report più recente domani"
- "Ti tornerà entro la fine della settimana con un orario di riunione appropriato"
- Un collega ti ha chiesto tre giorni fa: "Rivedi questa presentazione entro la fine della settimana"
Nel riquadro Viva Insights selezionare Visualizza attività in sospeso.
Verrà aperto un pannello che visualizza informazioni dettagliate per ognuna delle attività in sospeso suggerite.
Queste informazioni sono disponibili nelle lingue elencate nelle Lingue di briefing.
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note |
|---|---|
| Nome e icona | Potresti avere un'attività in sospeso con questa persona |
| Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica | Anteprima della riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica insieme a un collegamento ipertestuale per aprire il messaggio di posta elettronica |
| Snapshot attività | Frammento di testo correlato all'attività |
| Apri | Selezionare questa opzione per aprire il messaggio di posta elettronica pertinente in modo da poter esaminare l'attività. |
| Già fatto | Selezionare questa opzione per contrassegnare l'attività come completata. Le attività suggerite scompaiono dopo due settimane o dopo averle contrassegnate come completate. |
| Non è un'attività Action | Selezionare questa opzione per contrassegnare le informazioni dettagliate come non attività. Questo ci aiuterà a migliorare l'accuratezza del rilevamento |
| Aggiungi a To Do azioni | Se disponibile, selezionare questa opzione per aggiungere l'attività Microsoft To Do in modo da poter recuperare il tempo in un secondo momento. Questo strumento consente di definire le priorità e persino di delegare il lavoro, con una maggiore produttività. Prendere in considerazione la possibilità di suddividere le attività in semplici passaggi, aggiungere date di scadenza e impostare promemoria per tenere traccia. |
Completamento delle richieste
Può essere facile perdere traccia delle richieste effettuate ai colleghi. Estraendo automaticamente i follow-up in sospeso dagli ultimi 14 giorni di comunicazione tramite posta elettronica, l'approfondimento Follow-on your requests può aiutarti a archiviare le richieste ai tuoi colleghi. Ad esempio:
- "Puoi inviarmi il report più recente per quest'anno?"
- "Completate tutti le valutazioni delle prestazioni entro la fine della settimana."
- "Annulla la mia conferma di partecipazione per il pranzo di Carrin Patman programmato per l'inizio della settimana prossima."
Nel riquadro Viva Insights selezionare Completamento delle richieste. Questa opzione è disponibile solo in inglese.
Verrà aperto un pannello che visualizza informazioni dettagliate per ognuna delle attività di completamento suggerite.
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note |
|---|---|
| Nome e icona | La persona con cui potresti voler eseguire il follow-up |
| Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica | Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica che contiene l'elemento di completamento, insieme a un collegamento ipertestuale per aprire il messaggio di posta elettronica |
| Snapshot di follow-up | Frammento di testo correlato al follow-up |
| Follow-up | Selezionare questa opzione per aprire il messaggio di posta elettronica pertinente in modo da poter completare l'attività |
| Già fatto | Selezionare questa opzione per contrassegnare il completamento del follow-up. Le attività di completamento scompaiono dopo due settimane o dopo averle contrassegnate come completate. |
| Non un follow-up | Selezionare questa opzione per contrassegnare le informazioni dettagliate come non un completamento e rimuoverle dall'elenco. Ciò consente anche Viva Insights migliorare l'accuratezza del rilevamento. |
| Aggiungi a To Do | Seleziona questa opzione per aggiungere l'attività Microsoft To Do in modo da poter recuperare il tempo in un secondo momento. Questo strumento può rendere le vostre giornate più gestibili e ridurre lo stress delle cose che cadono nel dimenticatoio. Può anche contribuire a definire in modo efficace le priorità e persino delegare il lavoro, con un aumento della produttività. |
Pianifica del tempo per concentrarti
La ricerca mostra che in media sono necessari 23 minuti per concentrarsi di nuovo su un'attività dopo una distrazione e la distrazione costante durante il lavoro mirato può causare uno stress più elevato, una produttività inferiore e cattivo umore. Inoltre, può essere difficile approfondire il lavoro complesso se hai solo piccoli blocchi di tempo per concentrarti tra le riunioni o sei facilmente distratto da messaggi di posta elettronica e chat in arrivo. Il blocco di alcune ore al giorno per concentrarsi senza interruzioni può aiutare a fare progressi su attività e progetti importanti.
Prenotare tempo per concentrarsi può aiutare a proteggere il tempo per il lavoro mirato e anche ridurre al minimo le notifiche (e quindi la distrazione) da parte di Teams e Skype per le chat e le chiamate aziendali durante il tempo di messa a fuoco.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Ora del libro per lo stato attivo. Questa panoramica viene visualizzata se il calendario ha tempo disponibile durante l'orario di lavoro non bloccato da riunioni o appuntamenti.
Verrà aperto un pannello che mostra tutto il tempo disponibile per concentrarsi sulla prossima settimana, con un paio di slot disponibili ogni giorno. Con un solo clic puoi aggiungere tempo di attenzione al calendario e prepararti per un lavoro profondo senza distrazioni. Puoi anche prenotare tutto il tempo disponibile per il lavoro mirato con un solo clic, configurandoti per il lavoro mirato per una durata più lunga.
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note |
|---|---|
| Data/ora | Mostra la data e l'ora del tempo produttivo disponibile che è possibile prenotare. |
| + | Selezionare questa opzione per aggiungere il tempo al calendario come tempo produttivo. |
| Icona matita | Si supponga di volersi concentrare sul "Passo vendite" per due ore. Selezionare l'icona della matita, modificare l’etichetta " Tempo produttivo" in " Presentazione delle vendite", e quindi fare clic su (+). In questo modo si prenota un appuntamento di due ore nel calendario con il titolo "Passo vendite". È possibile impostare una serie di contatti con priorità in Teams per non lasciarsi sfuggire i messaggi importanti durante il tempo produttivo. |
| Prenota tutto | In questo modo vengono libri tutti i tempi di messa a fuoco disponibili contemporaneamente, configurandoti con tempo protetto durante tutta la settimana. Usa Imposta orario di pranzo per impostare le preferenze per l'ora di pranzo. Viva Insights rispetterà le tue preferenze quando propone il tempo di messa a fuoco. |
Rimani aggiornato sulla posta elettronica
È facile per i messaggi di posta elettronica importanti perdersi quando la posta in arrivo è piena di messaggi di posta elettronica non letti. Con l'approfondimento di Aggiornarsi sulla posta elettronica, è possibile ridurre l'ingombro, vedere un riepilogo dei messaggi di posta elettronica non letti più importanti, in base alla comunicazione di posta elettronica degli ultimi 14 giorni.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Recupera messaggi di posta elettronica.
Verrà aperto un pannello che visualizza informazioni dettagliate per ogni messaggio di posta elettronica non letto importante:
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note |
|---|---|
| Nome e icona | Mittente del messaggio di posta elettronica |
| Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica | Anteprima dell'oggetto del messaggio di posta elettronica |
| Snapshot della posta elettronica | Uno snapshot del testo correlato al messaggio di posta elettronica |
| Apri | Selezionare questa opzione per aprire il messaggio di posta elettronica pertinente per la revisione. L'analisi dei messaggi di posta elettronica importanti non letti consente di accedere più rapidamente ai flussi di lavoro importanti. |
Resta aggiornato sui documenti
Cercare il documento che si era pianificato di leggere, ma non è possibile trovarlo? Con così tanti documenti condivisi tra riunioni e messaggi di posta elettronica, può essere difficile rimanere coinvolti nei documenti condivisi dai colleghi. Con Recuperare i documenti, è possibile visualizzare un elenco dei documenti OneDrive e SharePoint condivisi nei messaggi di posta elettronica da recuperare.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Recupera documenti:
Verrà aperto un riquadro in cui vengono visualizzate informazioni dettagliate per ogni documento condiviso con l'utente negli ultimi 14 giorni non ancora aperti.
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note |
|---|---|
| Nome e icona | Persona che ha inviato il messaggio di posta elettronica con il documento associato |
| Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica | Anteprima dell'oggetto del messaggio di posta elettronica |
| Nome documento | Nome del documento che potrebbe essere necessario recuperare. Selezionare il messaggio per aprirlo. |
| Aprire la posta elettronica | Selezionare questa opzione per aprire il messaggio di posta elettronica correlato. |
| Tempo di prenotazione | Selezionare questa opzione per visualizzare un'opzione per prenotare l'ora del calendario per la revisione del documento. |
Aggiungi utenti importanti
Potresti ricevere messaggi di posta elettronica e attività da diverse persone, ma alcuni elementi potrebbero meritare più attenzione di altri. Ad esempio, un'attività in sospeso del manager o un messaggio di un cliente chiave potrebbe avere una priorità più alta. In base ai modelli di collaborazione, aggiungere persone importanti può suggerire di contrassegnare alcuni contatti come importanti; in seguito, Viva Insights ti ricorderà quando hai attività da eseguire per queste persone importanti o messaggi di posta elettronica non letti da loro.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Aggiungi persone importanti:
Verrà aperto un pannello con suggerimenti per contrassegnare un contatto consigliato come importante:
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note | Consigli |
|---|---|---|
| Nome e icona | La persona che Viva Insights consiglia di contrassegnare come importante | |
| Contrassegna come importante | Selezionare questa opzione per contrassegnare il contatto suggerito come importante. Viva Insights ti aiuterà quindi a rimanere al top delle attività in sospeso, dei documenti non letti e dei messaggi di posta elettronica delle persone importanti. | È consigliabile contrassegnare i collaboratori e i contatti principali come importanti in modo da essere sempre a conoscenza degli elementi in sospeso. |
Imposta la pausa pranzo
Difficoltà a trovare il tempo per la pausa pranzo? I colleghi continuano a inviare inviti alle riunioni durante la pausa pranzo? Non fare una pausa pranzo può lasciarti più affaticato, stressato e meno concentrato. Anche se si prendono solo 15-20 minuti, questo è un modo comprovato per mantenere livelli di concentrazione ed energia durante il giorno. Usa queste informazioni dettagliate per proteggere l'ora di pranzo e personalizzare il tuo Viva Insights per tenere conto delle ore di pranzo preferite.
È possibile impostare le ore di pranzo in due modi, in Impostazioni o usando la scheda Impostare ore di pausa pranzo. Questa scheda viene visualizzata solo per un breve tempo ai nuovi utenti di Viva Insights. Non è disponibile in modo permanente, ma è sempre possibile impostare le ore di pranzo in Impostazioni:
Impostare l'orario di pranzo in Impostazioni
Nel riquadro Viva Insights selezionare Impostazioni (icona a ingranaggio).
Nell'area Impostare l'orario di pranzo selezionare l'opzione modifica (matita):
Modificare i valori nei campi Inizio e/o Fine.
Selezionare Aggiorna.
Impostare l'orario di pranzo tramite la scheda Imposta orario di pranzo
Nel riquadro Viva Insights selezionare Imposta ora di pranzo:
Utilizzare le opzioni descritte nella tabella seguente.
Dettagli dell'opzione Insight
| Sezione Scheda | Note | Consigli |
|---|---|---|
| Ore di pranzo predefinite | Orario di pranzo predefinito, che è possibile confermare o modificare | |
| Modifica | Selezionare questa opzione per reimpostare le ore di pranzo | |
| Conferma | Selezionare questa opzione per salvare le impostazioni. Viva Insights escluderà quindi le ore di pranzo quando si consigliano blocchi di messa a fuoco o orari di riunione. | Prendersi cura del proprio benessere fisico e mentale. Gli studi mostrano che fare una pausa pranzo consente alla mente di riposare, ricaricarsi e riattivarsi, migliorando direttamente la produttività per il resto della giornata. |
| Aggiungere un evento di calendario ricorrente | Selezionando questa casella, è possibile aggiungere un evento di calendario ricorrente per proteggere questa ora. | È consigliabile impostare un evento di calendario ricorrente se l'orario di pranzo preferito è spesso in conflitto con le riunioni. |
Pianificare il periodo di assenza
Prendere dei periodi di pausa dal lavoro consente di ridurre lo stress e l’esaurimento emotivo, oltre a migliorare il proprio benessere complessivo. Tuttavia, le ricerche dimostrano che la mancanza di pianificazione riduce i vantaggi del periodo di riposo.
L’elenco di controlloPianificare il tuo periodo di assenza può contribuire a ridurre lo stress della pianificazione per i prossimi orari fuori dal lavoro. Questo singolo strumento consente di:
- Risolvere tutte le riunioni in un'unica posizione con un messaggio personalizzato per il periodo di assenza programmato.
- Comporre le risposte automatiche e comunicare al team del periodo di assenza programmato.
- Pianificare il tempo produttivo per completare le attività prima di andare via e per essere aggiornato una volta tornato al lavoro.
È possibile pianificare la programmazione con tutte queste opzioni contemporaneamente o singolarmente, man mano che si avvicina la data. È anche possibile tornare indietro in qualsiasi momento e modificare i dettagli prima di andare via. Viva Insights monitorerà lo stato di avanzamento e aggiornerà le azioni eseguite.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Pianificare il tempo disponibile per visualizzare un elenco di controllo delle opzioni di pianificazione.
Selezionare le date: selezionare le date di Inizio e Fine per quando si è fuori sede e poi selezionare Pianifica che imposta un appuntamento fuori sede nel calendario per le date selezionate.
Consiglio
È una procedura consigliata quella di aggiornare il calendario con le informazioni fuori sede: questo consentirà di stabilire le aspettative appropriate dei colleghi che vogliono mettersi in contatto.
Impostare le risposte automatiche: comporre e salvare un messaggio di risposta fuori sede qui. Le risposte automatiche verranno inviate nelle date di inizio e di fine selezionate. È possibile scegliere di inviare lo stesso messaggio agli utenti all'interno e all'esterno dell'organizzazione oppure comporre un messaggio di risposta automatica differente per gli utenti esterni all'organizzazione e poi selezionare Salva.
Nota
Se è stato composto un messaggio per un periodo fuori sede precedente, il messaggio più recente usato viene visualizzato nel campo Componi o modifica messaggio. Puoi modificare il messaggio in modo che si riferisca al tuo prossimo periodo di assenza.
Informare i collaboratori: verrà visualizzato un elenco delle persone con cui si è collaborato nelle ultime quattro settimane. È possibile selezionarle per inviare una notifica tramite un messaggio di posta elettronica o l'invito a una riunione, poi selezionare Componi.
Risolvere le riunioni: verrà visualizzato un elenco di riunioni organizzate o accettate mentre si è fuori sede.
Rifiutare e annullare le riunioni con questo messaggio: modificare il messaggio che verrà inviato per rifiutare o annullare l'invito alla riunione.
Selezionare le riunioni da rifiutare e annullare: selezionare le riunioni che si vogliono rifiutare o annullare oppure usare Seleziona tutto per rifiutare o annullare tutte le riunioni elencate. Al termine, scegliere Conferma. È anche possibile selezionare Apri accanto a una riunione per visualizzare altri dettagli.
Consiglio
Con questa opzione è possibile risolvere in modo semplice e veloce tutte le riunioni, risparmiando tempo prezioso per la pianificazione, rispettando al tempo stesso i colleghi.
Prenotare tempo produttivo: è possibile pianificare il tempo produttivo per completare il lavoro prima di andare via e per essere aggiornato al rientro. Selezionare il segno più (+) accanto alla fascia oraria di tempo produttivo disponibile e poi selezionare Chiudi per aggiungerla al calendario.
Consiglio
Con il tempo programmato, si avrà il tempo è necessario per completare il lavoro sia prima di andare via che al rientro.
Tenersi in contatto con il team
I manager del personale hanno spesso impegni frenetici e possono avere difficoltà a rimanere in stretto contatto con tutti i membri del team. Viva Insights riunisce tutti i responsabili delle informazioni che devono rimanere coinvolti e rispondere rapidamente alle richieste importanti.
In qualità di responsabile, è possibile:
- Agisci in base alle attività che hai promessa di svolgere o che i membri del team ti hanno chiesto di completare.
- Esamina i messaggi di posta elettronica e i documenti importanti dei membri del team che non hai ancora letto.
Questa funzionalità è disponibile solo per gli utenti Viva Insights che dispongono di report diretti elencati in Azure Active Directory. Se si è un manager ma questa funzionalità non è visualizzata, contattare l'amministratore Microsoft 365.
Nel riquadro Viva Insights selezionare Recupera con il team per visualizzare i membri del team necessari per riconnettersi e le azioni che è possibile eseguire a tale scopo
Per modificare l'elenco del team
Se l'elenco dei membri del team non è accurato, selezionare Modifica team per aggiungere o rimuovere membri del team. Le modifiche apportate si applicano solo all'esperienza di Viva Insights e non vengono sincronizzate con Azure Active Directory.