Trasformare la cultura relativa alle riunioni

Le riunioni sono essenziali per la collaborazione, tuttavia le riunioni non necessarie e le cattive pratiche possono compromettere l'impegno e limitare la produttività. Ognuno dei comportamenti elencati mostra come l'organizzazione si confronta con gli altri in base alla ricerca di settore e ai dati aziendali specifici.

Microsoft Viva Insights ha una pagina Organizzazione personale che mostra i dati di collaborazione del leader sul team. I risultati includono dati relativi alla trasformazione delle impostazioni cultura delle riunioni.

Pagina Trasforma impostazioni cultura riunione.

Calcoli

Di seguito sono riportate le informazioni dettagliate sulla percentuale, le metriche sottostanti e alcune informazioni sui calcoli usati.

Trasformare le riunioni esamina le riunioni ricorrenti.

Comportamento Percentuale di informazioni dettagliate Metriche Calcoli
Ottimizzare le ore di riunione Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte del tempo di riunione in riunioni lunghe o grandi Riunioni lunghe, riunioni di grandi dimensioni, riunioni decisionali e ore di riunione Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte delle ore di riunione in riunioni lunghe, che sono più di un'ora, o riunioni di grandi dimensioni, che hanno più di otto partecipanti. Queste informazioni dettagliate vengono calcolate settimanalmente e medie per l'intero periodo di tempo.
Esaminare le riunioni ricorrenti Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte del tempo in riunioni ricorrenti IsRecurring meeting filter and meeting hours Percentuale di dipendenti che trascorrono più del 50% delle ore di riunione in riunioni ricorrenti. Queste informazioni dettagliate vengono calcolate settimanalmente e medie per l'intero periodo di tempo.
Promuovere abitudini di riunione sane Percentuale di dipendenti che significativamente multitasking nelle riunioni Orari di riunione multitasking Percentuale di dipendenti che trascorrono più del 25% delle ore di riunioni multitasking. Questa informazione viene calcolata settimanalmente e quindi mediata per l'intero periodo di tempo.

Di seguito vengono definiti i dati dell'organizzazione visualizzati nelle informazioni dettagliate sul comportamento visivo.

Trasformare le riunioni per promuovere abitudini di riunione sane.

Comportamento Informazioni dettagliate visive Definizione
Migliorare la qualità delle riunioni Riunioni per durata e numero di partecipanti Usa le ore di riunione per calcolare le percentuali seguenti:
  • Riunioni di grandi dimensioni : percentuale di riunioni con dimensioni maggiori di otto partecipanti ma con una durata inferiore a un'ora.
  • Riunioni lunghe : percentuale di riunioni che durano più di un'ora ma hanno meno di otto partecipanti.
  • Riunioni lunghe e di grandi dimensioni : percentuale di riunioni con più di otto partecipanti e più di un'ora.
  • Riunioni decisionali : percentuale di riunioni che hanno una durata compresa tra due e otto partecipanti e durano meno di un'ora.
Esaminare le riunioni ricorrenti Orari di riunione ricorrenti e non ricorrenti Percentuale delle ore di riunione totali trascorse in riunioni ricorrenti e non ricorrenti. Queste ore vengono sommate per l'intero periodo di tempo e quindi vengono calcolate le percentuali. Questi calcoli usano la metrica delle ore di riunione e il filtro di riunione IsRecurring.
Promuovere abitudini di riunione sane Distribuzione del tempo settimanale dedicato al multitasking Percentuale di dipendenti in base alle ore settimanali di riunione multitasking. Sono divisi in coloro che trascorrono tra zero e un'ora, una e cinque ore e più di cinque ore di multitasking nelle riunioni. Queste percentuali vengono calcolate settimanalmente e medie per l'intero periodo di tempo.

Procedure consigliate

Per intervenire su un risultato, è possibile selezionare Visualizza procedure consigliate per visualizzare un elenco di raccomandazioni. Questa sezione descrive il motivo per cui ognuno dei comportamenti seguenti è importante e le procedure consigliate principali che consentono di trasformare le impostazioni cultura delle riunioni.

Ottimizzare le ore di riunione

Riunioni lunghe e di grandi dimensioni sono costose e spesso considerate una perdita di tempo. Riunioni più brevi con meno persone possono migliorare le prestazioni individuali e del team.

La guida sintetica alla gestione delle riunioni spiega alcune nuove idee che possono contribuire a rendere più efficaci le riunioni, ad esempio se "si vuole che le persone abbiano l'opportunità di contribuire, è necessario limitare la partecipazione". Altri modi per ridurre il tempo di riunione:

  • Usare i canali di Microsoft Teams come modo per i membri del team di ottenere risposte alle domande e fornire aggiornamenti senza la necessità di una riunione.
  • Incoraggia i dipendenti a dire educatamente no alle riunioni che non hanno un ordine del giorno o sono disallineate con le priorità. Il feedback motiverà gli organizzatori a pianificare riunioni migliori.

Per altre procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.

Esaminare le riunioni ricorrenti

Le riunioni ricorrenti per gli aggiornamenti del team spesso richiedono grandi quantità di tempo. Nel corso del tempo possono diventare gonfi di partecipanti, improduttive e disconnesse dagli obiettivi originali.

Come descritto in How to finally kill the useless, recurring meeting, we all know how wasteful a "bloated" weekly meeting can be. Ma c'è speranza: "Per liberare le vittime da questo ciclo vizioso apparentemente ineludibile, è necessario dare il via a un ciclo virtuoso in cui tutti hanno il potere di dire di no, chiedere perché e identificare le strategie per consentire a tutti in un'organizzazione di essere più efficaci giorno per giorno". Modi per ottimizzare le riunioni ricorrenti:

  • Usare i canali di Microsoft Teams come modo per i membri del team di ottenere risposte alle domande e fornire aggiornamenti senza la necessità di una riunione.
  • Sperimentare con riunioni di 15 minuti. Brevi riunioni in stand-up con agende incentrate sono comuni nei luoghi di lavoro ad alta posta in gioco per debriefefing o riflettere su un evento.

Per altre procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.

Promuovere abitudini di riunione sane

L'invio di messaggi di posta elettronica e la chat durante le riunioni possono portare a diverse interpretazioni delle decisioni, indicazioni perse e follow-through incoerenti sugli elementi dell'azione.

Secondo If you multitask during meetings, your team will, too: "Managers that frequently send email during meetings are, according to our analysis, are 2.2 times more likely to have direct reports who also multi-task in meetings." Modi per migliorare le riunioni:

  • Usare Viva Insights in Outlook per preparare le riunioni, che include informazioni sulle riunioni, i documenti correlati e i promemoria per prenotare l'ora di preparazione.
  • Quando si è distratti da un pensiero di inviare un messaggio di posta elettronica durante una riunione, aggiungerlo rapidamente all'elenco attività e procedere. Questo fornisce soddisfazione e può aiutarti a riguadagnare la concentrazione.

Per altre procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.