Organizzare un evento live basato su Microsoft Teams in Viva Engage

Microsoft Viva Engage usa Microsoft Teams per elaborare e registrare video per tutti gli eventi live. Per informazioni sul modo in cui Viva Engage e Teams interagiscono, vedere Panoramica degli eventi live.

Questo articolo fornisce indicazioni per Viva Engage amministratori di gruppo per produrre le migliori esperienze di eventi live per i gruppi e le community. Se si pianifica un evento di grandi dimensioni (fino a 100.000 partecipanti), il team di assistenza per gli eventi live di Microsoft 365 può offrire le opzioni migliori per l'evento live. Altre informazioni su questo programma.

Nota

Microsoft Stream eventi non saranno disponibili dopo il 31 gennaio 2024. Usare gli eventi live di Microsoft Teams per pianificare gli eventi.

Scegliere una configurazione che funzioni per l'evento live

Le dimensioni e la complessità dell'evento live determinano se l'evento viene creato in Viva Engage o in Microsoft Teams. Esaminare queste descrizioni per determinare quale si adatta meglio alle proprie esigenze.

Importante

Quando si configura un evento live, è consigliabile configurare le autorizzazioni per video, community e utenti almeno 24 ore prima dell'evento per un'esperienza ottimale. Sono incluse impostazioni quali l'aggiunta di utenti, l'aggiornamento delle autorizzazioni video e la modifica di una community da privata a pubblica. La propagazione di determinate modifiche in Microsoft Teams e Viva Engage può richiedere fino a due ore. Consentire 24 ore o più può fornire tempo per il test e la regolazione, se necessario.

• Guida introduttiva a Microsoft Teams

  Usare questo metodo usato per produrre eventi live semplici. È sufficiente disporre dei dispositivi audio e video connessi al computer del relatore. Questa configurazione è ottimale quando è stato invitato un relatore remoto per l'evento.

  • Teams codifica il flusso di trasmissione.
  • Il contenuto condiviso dalla webcam e dallo schermo del relatore viene condiviso tra Teams.
  • I partecipanti possono visualizzare l'evento in Viva Engage.
  • Il video viene archiviato nella raccolta di SharePoint connessa alla community Viva Engage in cui è stato prodotto l'evento live. Il video viene visualizzato nella pagina dell'evento Viva Engage per 180 giorni dopo la fine dell'evento.

• App o dispositivo esterno di Teams

  Questo tipo di produzione è ideale per eventi su larga scala, come i municipi esecutivi. In questo caso, un singolo flusso da un mixer multimediale viene trasmesso al pubblico.

  • Teams trasmette l'evento live
  • Richiede un codificatore esterno (app o dispositivo) per produrre l'evento
  • I partecipanti possono visualizzare l'evento in Viva Engage.
  • Il video viene archiviato nella raccolta di SharePoint connessa alla community Viva Engage in cui è stato prodotto l'evento live. Il video viene visualizzato nella pagina dell'evento Viva Engage per 180 giorni dopo la fine dell'evento.

Esaminare le licenze e le autorizzazioni

In qualità di organizzatore di eventi live, assicurarsi che l'utente e il pubblico dispongano delle licenze e delle autorizzazioni necessarie per partecipare agli eventi live.

Creare e pianificare un evento live

• È necessario essere un amministratore del gruppo o della community Viva Engage in cui si crea e si pianifica l'evento.

• È necessario possedere una licenza di Teams e configurare criteri specifici. Per informazioni dettagliate, vedere Chi può creare e pianificare eventi live in Teams e Configurare i criteri degli eventi live.

• È necessario essere un amministratore per assegnare ruoli per l'evento live (producer, relatori e così via). Solo i ruoli assegnati ricevono un invito, consentendo loro di partecipare all'evento tramite un collegamento. Altre informazioni sui ruoli assegnati tramite Teams o tramite un'app o un dispositivo esterno.

• Anche i co-produttori e i relatori assegnati devono avere una licenza di Teams e Teams deve essere abilitato. Selezionare l'icona di avvio delle app di Microsoft 365 e cercare un'icona di Teams.

• Il gruppo pubblico o privato deve essere connesso a Microsoft 365 e l'impostazione Imponi identità Office 365 deve essere selezionata per l'organizzazione. Per limitare la partecipazione solo ai membri, usare una community privata. I non membri possono partecipare e partecipare a eventi live pianificati in una community pubblica.

Per altre informazioni, vedere Imponi identità Office 365 per utenti Viva Engage e Viva Engage e gruppi di Microsoft 365.

Partecipare a un evento live

• I partecipanti devono avere un piano di Microsoft 365 o Office 365 che include una licenza per Viva Engage e Microsoft Teams (ad esempio, Office 365 A3, A5, F1, E1, E3 o E5).
• È necessario essere un membro della rete Viva Engage in cui l'evento è ospitato per partecipare a un evento live in un gruppo pubblico. I guest e gli utenti esterni non hanno accesso agli eventi live.
• È necessario essere un membro del gruppo privato in cui l'evento è ospitato per partecipare a un evento live in un gruppo privato.

Configurare il video e le autorizzazioni in anticipo

Prima di creare un evento live, è necessario configurare le autorizzazioni per video, community e utenti. Le attività che potrebbe essere necessario completare includono l'aggiunta di utenti, l'aggiornamento delle autorizzazioni video e la modifica di una community da privata a pubblica. La propagazione delle autorizzazioni tra Teams e Viva Engage richiede fino a due ore.

È consigliabile configurare queste impostazioni con almeno 24 ore di anticipo per consentire il test e la modifica delle impostazioni.

Informazioni sulla creazione di un evento di test

Lascia che il tuo primo evento live sia una specie di prova del vestito per la cosa reale. Una sessione di esercitazione consente a te e ai membri del team di acquisire familiarità con le tue responsabilità e con ciò che deve accadere. Questo è particolarmente importante quando si producono eventi live che trasmettono a migliaia di persone.

Inserire helper per i ruoli chiave: organizzatore, relatore e partecipante. Se si generano eventi tramite un'app o un dispositivo esterno, includere qualcuno nel personale AV per eseguire il mixer per fornire le informazioni del codificatore. Prendere in considerazione la creazione di una community Viva Engage separata dei volontari appositamente per il test.

Limitare la creazione di eventi live in Viva Engage

È possibile impedire la creazione di eventi live prodotti in Teams, eventi live prodotti con altri strumenti o entrambi.

• Per impedire la creazione di eventi live generati in Teams, rimuovere le autorizzazioni in Teams per la pianificazione degli eventi live. In questo modo, gli utenti senza licenza e non autorizzati non avranno l'opzione produce in Teams se tentano di creare un evento live in Viva Engage.

Domande frequenti

D: È possibile creare un evento live in All Company?

Se la community All Company della rete è un gruppo connesso a Microsoft 365, è possibile ospitare eventi in questa community. Tutte le funzioni aziendali come altre community Viva Engage.

D: Quanti partecipanti possono visualizzare un evento live contemporaneamente?

R. Attualmente, il limite è di 10.000 partecipanti. Per i partecipanti di dimensioni maggiori, contattare il programma di assistenza per gli eventi live di Microsoft 365.

D: Quale lettore multimediale viene usato per gli eventi live?

I nuovi eventi live vengono trasmessi tramite il lettore multimediale di Teams e possono essere visualizzati in diretta o su richiesta sulle app Web e per dispositivi mobili Viva Engage (iOS e Android).

D: Perché non è possibile visualizzare il video?

Per mantenere la privacy del contenuto degli eventi live, solo gli utenti autorizzati possono partecipare a un evento live e vengono autenticati durante il caricamento della pagina degli eventi live. L'autenticazione deve avere esito positivo perché il video sia visualizzabile. Usare le impostazioni del browser per assicurarsi che i cookie siano abilitati e che tutte le estensioni che bloccano i token siano disabilitate. Dopo aver modificato le impostazioni, aggiornare la pagina dell'evento.

D: Dove vengono archiviati i video dopo la loro produzione?

Il video su richiesta viene archiviato nella community di SharePoint in cui l'evento è stato ospitato e viene condiviso automaticamente con i membri della community privata. Se l'evento è stato prodotto in una community pubblica, il video viene condiviso con tutti gli utenti della rete Viva Engage.

D: I produttori di eventi possono modificare i video?

Sì, i video possono essere modificati in SharePoint. Il video modificato in SharePoint viene aggiornato automaticamente per consentire ai partecipanti di watch. Possono essere necessari fino a 10 minuti prima che i produttori possano modificare i video dopo il completamento dell'evento.

D: Cosa succede ai vecchi video di eventi live prodotti con Microsoft Stream?

Per il momento, i partecipanti possono watch video di eventi live creati con Stream in Microsoft Stream. È tuttavia consigliabile eseguire la migrazione di video di flusso a SharePoint.

D: Come posso annullare un evento live pianificato?

1. In Viva Engage passare alla pagina del gruppo per visualizzare l'evento.
2. Nella sezione Eventi di gruppo selezionare l'evento e quindi selezionare Annulla evento.

Consiglio

Se l'annuncio dell'evento è in tempo reale da un po', pubblicare un messaggio nella community che informa che l'evento è stato annullato. Se è stato inviato un invito al calendario, inviare un annullamento.

D: Il team di eventi può moderare le conversazioni o tutti i partecipanti vedranno tutte le domande?

Tutte le domande e le conversazioni sono visibili all'interno della community Viva Engage.

D: È necessario creare una trascrizione o lo strumento trascrive il video? Come funziona il sottotitolo chiuso dopo l'evento?

I sottotitoli per intelligenza artificiale basati su Teams sono disponibili in tempo reale durante e dopo la fine dell'evento.

D: È possibile personalizzare la pagina di destinazione dell'evento?

È possibile modificare il titolo, la descrizione, la data e l'ora per la pagina di destinazione dell'evento. La pagina di destinazione include la registrazione dopo che si è verificato l'evento.

D: Quali sono i modi validi per promuovere un evento?

Usare i collegamenti all'evento trovato nella pagina dell'evento in Viva Engage per invitare i partecipanti a partecipare all'evento.

• Per le community pubbliche, pubblicare un annuncio nella community con un collegamento alla pagina dell'evento. Per una copertura più ampia, è anche possibile pubblicare un annuncio nella community di All Company.
• Per le community private, pubblicare un annuncio nella community con un collegamento alla pagina dell'evento.
• In tutte le community, aggiungere annunci all'inizio del feed della community.
• Inviare un messaggio di posta elettronica con il collegamento. Inviare un invito alla riunione in Outlook o Microsoft Teams contenente il collegamento.

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