Outlook の整理機能の説明

  • [アーティクル]
  • 適用対象:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

元の KB 番号: 830119

詳細情報

Outlook メールボックスは、アイテムが作成されるにつれて、机の上に紙が積み上がるのと同じ方法で拡大します。 紙ベースの世界では、ドキュメントをシャッフルし、重要だがほとんど使用されないものを格納することがあります。 年齢に基づいて、新聞や雑誌など、あまり重要でないドキュメントを破棄できます。

Outlook 2003 以降のバージョンでも、同じプロセスをすばやく完了できます。 [ファイル] メニューの [アーカイブ] を選択すると、古いアイテムをストレージ ファイルに手動で転送できます。 または、古いアイテムは、整理機能を使用して自動的に転送できます。 アイテムは、指定した年齢に達すると古いものと見なされます。 AutoArchive 機能を使用すると、古いアイテムを削除または移動できます。 Outlook ではあらゆる種類のアイテムをアーカイブできますが、電子メール メッセージに添付されている電子メール フォルダー (Microsoft Excel スプレッドシートや Microsoft Word ドキュメントなど) に格納されているファイルのみを検索できます。 電子メール フォルダーに格納されていないファイルは、アーカイブできません。

AutoArchive 機能には、2 段階のプロセスがあります。 最初に、整理機能をオンにします。 次に、アーカイブするフォルダーごとに、整理機能のプロパティを設定します。

注:

同じ Outlook プロファイルに複数の Exchange アカウントがある場合は、既定のオートアーカイブ設定がすべてのアカウントに適用されます。 これを回避するには、フォルダー レベルで AutoArchive 設定を適用します。

フォルダー レベルでは、アーカイブするアイテムと、アーカイブする頻度を決定できます。 個々のフォルダーを自動的にアーカイブすることも、すべてのフォルダーに対して既定の整理設定を構成することもできます。 次に、既定の整理設定を使用しない個々のフォルダーの整理設定を構成します。 AutoArchive 機能は、Outlook を起動するたびに自動的に実行されます。 Outlook は、各フォルダーの整理プロパティを日付で確認し、古いアイテムをアーカイブ ファイルに移動します。 [削除済みアイテム] フォルダーに移動されたアイテムは削除されます。

Outlook 2003 および Outlook 2007

既定では、整理機能がオンになっている Outlook フォルダーがいくつか設定されています。 次の一覧は、AutoArchive 機能がオンになっているフォルダーと、各フォルダーの既定のエイジング期間です。

  • 予定表フォルダー (6 か月)
  • [タスク] フォルダー (6 か月)
  • Journal フォルダー (6 か月間)
  • [送信済みアイテム] フォルダー (2 か月)
  • [削除済みアイテム] フォルダー (2 か月)

受信トレイ、メモ、連絡先、下書きフォルダーには、オートアーカイブ機能が自動的に有効になりません。 連絡先フォルダーにはアーカイブ プロパティがないため、連絡先フォルダーでオートアーカイブ機能を使用することはできません。

Outlook 2010 以降のバージョン

既定では、Outlook 2010 以降のバージョンでは、オートアーカイブ機能はオフになっています。 既定では、Outlook 2003 と Outlook 2007 では、オートアーカイブ機能が有効になっています。 Outlook 2003 または Outlook 2007 で整理機能を無効にせず、Outlook 2010 以降のバージョンにアップグレードしない場合、整理機能は引き続き有効になります。

アイテムのアーカイブとエクスポートの違い

アイテムをアーカイブするときは、アイテムを個人用フォルダー (.pst) ファイルにのみアーカイブできます。 アイテムをエクスポートする場合は、.pst ファイルや区切りテキスト ファイルなど、さまざまな種類のファイルにアイテムをエクスポートできます。 既存のフォルダー構造は、新しいアーカイブ ファイルに保持されます。 アーカイブしたフォルダーの上に親フォルダーがある場合、親フォルダーはアーカイブ ファイルに作成されます。 ただし、親フォルダー内のアイテムはアーカイブされません。 この方法では、アーカイブ ファイルとメールボックスの間に同じフォルダー構造が存在します。 フォルダーは、空であっても、アーカイブされた後に配置されたままになります。 アーカイブできるファイルの種類は 、.pst ファイルの 1 つだけです。

アイテムをエクスポートすると、元のアイテムはエクスポート ファイルにコピーされますが、現在のフォルダーからは削除されません。

整理機能を有効にする方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

  1. [ファイル] タブを選択し、[ファイル] メニューの [オプション] タブを選択します。
  2. [詳細設定] タブを選択します。
  3. [ オートアーカイブ設定] を選択します。
  4. [ AutoArchive Every ] チェック ボックスをオンにします。 [ 日数 ] ボックスに数値を入力して、オートアーカイブ プロセスを実行する頻度を指定します。
  5. アイテムがアーカイブされる前に通知を受け取る場合は、オート アーカイブの前にプロンプトを表示 チェック ボックスをオンにします。
  6. [ 既定のアーカイブ ファイル ] ボックスに、転送するアーカイブ済みアイテムのファイル名を入力するか、[ 参照 ] を選択して一覧から選択します。
  7. [OK] を 2 回クリックします。

Outlook 2007 および Outlook 2003 の場合:

  1. [ ツール ] メニューの [ オプション] を選択し、[ その他 ] タブを選択します。
  2. [ オートアーカイブ] を選択します。
  3. [ 整理ごと ] チェック ボックスをオンにし、 日数 ボックスに数値を入力して、整理プロセスを実行する頻度を指定します。
  4. アイテムがアーカイブされる前に通知を受け取る場合は、オート アーカイブの前にプロンプトを表示 チェック ボックスをオンにします。
  5. [ 既定のアーカイブ ファイル ] ボックスに、転送するアーカイブ済みアイテムのファイル名を入力するか、[ 参照 ] を選択して一覧から選択します。
  6. [OK] を 2 回クリックします。

AutoArchive 機能を有効にしたので、各フォルダーの整理プロパティを設定する必要があります。

重要

既定のアーカイブ ファイルとして選択する Outlook Data (.pst) ファイルは、ローカル コンピューター上にある必要があります。 ネットワーク化された .pst ファイルの使用は、Outlook 2010 でのみサポートされ、非常に特定の条件下でサポートされます。 ネットワーク経由での .pst ファイルの使用に関する制限の詳細については、「 LAN および WAN リンク経由での個人用フォルダー (.pst) ファイルの使用に関する制限」を参照してください。

フォルダーの整理プロパティを設定する方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

メソッド 1:

  1. 整理するフォルダーを選択します。
  2. [ フォルダー ] タブを選択し、[ 整理設定] を選択します。

メソッド 2:

  1. オートアーカイブするフォルダーを右クリックし、[ プロパティ] を選択します。
  2. [整理] タブ を 選択します。
  3. このフォルダーの 整理 プロパティを設定するには、[古 いアイテムをクリーンアップ する] チェック ボックスをオンにします。
  4. アイテムをアーカイブ ファイルに自動的に転送する必要があるタイミングを指定するには、[ 月 ] ボックスに数値を入力します。
  5. 転送先のアーカイブ済みアイテムのファイルを指定するには、[ 古いアイテムの移動先] を選択します。
  6. [ 古いアイテムの移動先 ] ボックスに、アーカイブされたアイテムのファイル名を入力します。 または、[ 参照 ] を選択して一覧から選択し、[OK] を選択 します。

Outlook 2007 および Outlook 2003 の場合:

  1. フォルダー一覧で、オートアーカイブするフォルダーを右クリックし、[プロパティ] を選択します。
  2. [整理] タブ を 選択します。
  3. このフォルダーの整理プロパティを設定するには、古 いアイテムをクリーンアップするを選択します。
  4. アイテムをアーカイブ ファイルに自動的に転送する必要があるタイミングを指定するには、[ 月 ] ボックスに数値を入力します。
  5. 転送先のアーカイブ済みアイテムのファイルを指定するには、[ 古いアイテムの移動先] を選択します。
  6. [ 古いアイテムの移動先 ] ボックスに、アーカイブされたアイテムのファイル名を入力します。 または、[ 参照 ] を選択して一覧から選択し、[OK] を選択 します。