Exchange Server内のサイト メールボックス
電子メールとドキュメントは、従来から 2 つの固有で別個のデータ リポジトリに保持されています。 ほとんどの組織では両方のメディアを使用して共同作業を行います。 課題は、電子メールとドキュメントの両方が異なるクライアントを使用してアクセスされることです。 そのため、通常は、ユーザーの生産性が低下し、ユーザー エクスペリエンスの質が低下します。
Exchange 2013 で最初に導入された サイト メールボックスは、この問題の解決策です。 サイト メールボックスは、同じクライアント インターフェイスを使用して Microsoft SharePoint ドキュメントと Exchange メールの両方にアクセスできるようにすることで、コラボレーションとユーザーの生産性を向上させます。 サイト メールボックスは、機能的には SharePoint サイト メンバーシップ (所有者とメンバー)、メール メッセージ用の Exchange 2016 または Exchange 2019 メールボックスを介した共有ストレージ、ドキュメント用の SharePoint サイト、およびプロビジョニングとライフサイクルのニーズに対応する管理インターフェイスで構成されます。
サイト メールボックスには、Exchange 2016 以降と SharePoint Server 2013 以降の統合と構成が必要です。 SharePoint 組織と連携するようにExchange Server組織を構成する方法の詳細については、次のトピックを参照してください。
Exchange Serverでのコラボレーション機能の詳細については、「コラボレーション」を参照してください。
サイト メールボックスの仕組み
あるプロジェクト メンバーがサイト メールボックスでメールやドキュメントをファイリングすると、そのコンテンツはすべてのプロジェクト メンバーがアクセスできます。 サイト メールボックスは Outlook 2013 以降で表示され、ユーザーは重要なプロジェクトの電子メールとドキュメントに簡単にアクセスできます。 さらに、同じ一連のコンテンツに、SharePoint サイト自体から直接アクセスできます。 サイト メールボックスでは、コンテンツは所属場所に保存されます。 Exchange は電子メールを保存するため、ユーザーは、自分のメールボックスで毎日使用しているビューと同じメッセージ ビューで電子メール スレッドを表示できます。 一方、SharePoint はドキュメントを保管し、ドキュメントの共著情報やバージョン管理情報をテーブルにまとめます。 Exchange は SharePoint から十分なメタデータを同期して、Outlook でドキュメント ビューを作成します (たとえば、ドキュメント タイトル、最終変更日、最終更新日、最終変更者、サイズなど)。
サイト メールボックスのプロビジョニング ポリシー
サイト メールボックス クォータは、Exchange 管理シェルの SiteMailboxProvisioningPolicy コマンドレットで設定できます。 サイト メールボックス プロビジョニング ポリシーは、サイト メールボックスに対して送受信される電子メールと Exchange サーバー上のサイト メールボックスのサイズにのみ適用されます。 ドキュメント リポジトリの設定は、SharePoint で構成します。 New-SiteMailboxProvisioningPolicy コマンドレットでは複数のサイト メールボックス プロビジョニング ポリシーを作成できますが、すべてのサイト メールボックスに適用されるのは既定のプロビジョニング ポリシーのみです。 組織内で複数のポリシーを適用することはできません。 プロビジョニング ポリシーでは、以下のクォータを設定できます。
| Quota | 説明 | 既定の設定値 |
|---|---|---|
| IssueWarningQuota | IssueWarningQuota パラメーターは、サイト メールボックスへの警告メッセージをトリガーするサイト メールボックスのサイズを指定します | 4.5 GB |
| MaxReceiveSize | MaxReceiveSize パラメーターは、サイト メールボックスで受信できる電子メール メッセージの最大サイズを指定します。 | 36 MB |
| ProhibitSendReceiveQuota | ProhibitSendReceiveQuota パラメーターは、サイト メールボックスがメッセージを送受信できなくなったサイズを指定します。 | 5 GB |
サイト メールボックス プロビジョニング ポリシーの構成方法の詳細については、「サイト メールボックスのプロビジョニング ポリシーの管理」を参照してください。
ライフサイクル ポリシーと保存
サイト メールボックスのライフサイクルは、SharePoint を介して管理されます。 サイト メールボックスの作成や削除など、あらゆるサイト メールボックス タスクは SharePoint で実行します。 また、SharePoint ライフサイクル ポリシーを作成すればサイト メールボックスのライフサイクルを管理できます。 たとえば、SharePoint では、6 か月後にはすべてのサイト メールボックスを自動的に閉鎖するようなライフサイクル ポリシーを作成できます。 その場合、サイト メールボックスをユーザーが引き続き利用する必要がある場合は、SharePoint でそのサイト メールボックスを再びアクティブにできます。 ライフサイクル アプリケーションはファーム内で使用することをお勧めします。 Exchange からアクティブ サイト メールボックスを手動で削除すると、孤立したサイト メールボックスになります。
SharePoint でライフサイクル アプリケーションがサイト メールボックスを閉じると、そのサイト メールボックスはライフサイクル ポリシーで指定した期間、閉鎖状態で保存されます。 その後、エンド ユーザーまたは SharePoint の管理者がメールボックスを再アクティブ化できます。 この保存期間が過ぎると、メールボックス データベースに保存されている Exchange サイト メールボックスの名前の先頭に、削除の印である MDEL: が追加されます。 ストレージ スペースとエイリアスを解放するには、これらのサイト メールボックスは手動で削除する必要があります。 SharePoint ライフサイクル ポリシーを有効にしなければ、どのサイト メールボックスに削除の印が付いているか判断できなくなります。 管理者がサイト メールボックスを削除するまで、メールボックスのコンテンツは回復可能です。
削除の印が付いているサイト メールボックスは以下のコマンドで検索や削除ができます。
Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false
サイト メールボックスはアイテム レベルでの保持をサポートしていません。 保持はサイト メールボックスのプロジェクト レベルで機能するため、サイト メールボックス全体が削除されると、保持されているアイテムが削除されます。
コンプライアンス
SharePoint の電子情報開示コンソールを使用すれば、ユーザー メールボックスやサイト メールボックスに対するキーワード検索の場合と同様に、サイト メールボックスはインプレース電子情報開示範囲の一部にできます。 また、サイト メールボックスは法的情報保留状態にすることができます。 詳細については、「Exchange Serverのインプレース電子情報開示」を参照してください。
バックアップと復元
メールボックス サーバーに保存されている Exchange サイト メールボックスのバックアップと復元では、すべての Exchange メールボックスの場合と同じバックアップ方法や復元方法を使用します。 詳細については、「 データベース可用性グループ」を参照してください。
SharePoint ドキュメントの場合は、同じ場所にバックアップと復元を行う必要があります。 SharePoint コンテンツを同じ URL に復元した場合、サイト メールボックスは引き続き機能し、それ以上の構成は必要ありません。 別の URL に復元する場合は、 Set-SiteMailbox コマンドレットを実行して SharePointURL プロパティを更新する必要があります。 SharePoint を新しいフォレストに復元することはお勧めできません。