Office アプリの設定、プロダクト キーの引き換え、ライセンス認証を行うことに関する Microsoft 365 のプロセス。
「このプロダクトキーは使用されています」のメッセージは、2台目以降の別の PC へのインストール手順が、1台目と同じ方法で購入したプロダクトキーを使用してインストールを行おうとしているためと思います。
購入時のプロダクトキーは、1台目の PC で初回のセットアップを行うときにだけ使用します。
2台目以降は、1台目で使用した Microsoft アカウントで、ライセンスが登録されているサービスとサブスクリプション (https://account.microsoft.com/services) にサインインしてインストールします。
既に 2台の PC で使用している場合、1台から削除して、新たに購入した PC にインストールする場合は、実質 3台目の PC となりますので、ライセンス認証の台数の超過で認証ができない場合があります。
永続ライセンスの Office は、Microsoft 365 製品のように、使用デバイスの管理まで行われていないため認証済みの台数変更ができないためで、その場合は電話による認証で、ライセンス認証のサポート窓口まで連絡して、理由を説明すれば認証することができます。