ビジネス向け Outlook on the web を使用して会議とイベントを管理する
あなたのメール環境が書かれていませんがExchange Onlineでしょうか?
会議室とは、Exchange Onlineでのリソース会議室の事でしょうか?
リソース会議室であれば、組織のExchange管理者が管理していますので相談してみてください。
会議室予約については、自動承認/誰が代理人が承認しないと予約出来ないなどを会議室単位で設定出来ます。
又、予約時間などもカスタマイズ出来ます。
それらの情報は、社外には一般公開されていないと思いますのでExchange管理者以外では答えられないと思います。