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現在Sharepointのドキュメントライブラリを社内Serverのように使用しデータ共有を行っております。
その中にあるExcelファイルで、一部スタッフには編集をさせたいが、ほかのスタッフは回覧のみさせたい帳票があるためアクセス権を設定し、編集権限のスタッフと読取権限のスタッフを分けました。
その場合に読取権限のスタッフがフィルター設定してあるデータのフィルターが触れなくとてもデータの回覧がしずらくなってしまっております。
編集はさせたくないが、回覧時にフィルタの絞り込みなどをできるようにする方法は何かないでしょうか。
データの分析、グラフ作成、および通信のためのツールを備えた Microsoft 表計算ソフトウェアのファミリ
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質問作成者が受け入れた回答
１．SharePoint側は全員に編集権限を付与してください。
２．Excelファイルは、シート保護してください。(編集者向けにパスワードも。)
・シート全体などをセル保護(ロック)
・フィルター部分だけ保護しない(ロックしない)
・シート保護にて、「オートフィルターの使用」「 並べ替え」にチェックする
simo-kさま
ありがとうございます。
このシートの保護を実行した場合、パスワードを知っている人の共同編集に支障はなく共同編集できますでしょうか。
以前の「共有ブック」と異なり、共同編集ではブックの保護に関する制限はありません。
Hebikuzure aka Murachiさま
ありがとうございます。一度社内でもテストしてみます。
simo-kさま
＞１．SharePoint側は全員に編集権限を付与してください。
＞ ２．Excelファイルは、シート保護してください。(編集者向けにパスワードも。)
・シート全体などをセル保護(ロック)
・フィルター部分だけ保護しない(ロックしない)
・シート保護にて、「オートフィルターの使用」「 並べ替え」にチェックする
上記の実施をしてみましたが、編集者が保護を解除して編集をしようとした際に、回覧のみさせたいユーザーが同じエクセルを開いていると、そのユーザーもファイルが編集できてしまいます。
編集中も編集させたくないユーザーを「オートフィルターの使用」「 並べ替え」のみしか使えないように制御することは難しいのでしょうか。
＞ 編集中も編集させたくないユーザーを「オートフィルターの使用」「 並べ替え」のみしか使えないように制御
多分、出来ないと思います。
編集中は、閲覧モードにしてフィルターなどを使わせないのであれば下記を試してみてください。
IRM を利用したアクセス制限をかける方法も考えられます。
Excel の Information Rights Management を使用してブックへのアクセスを制限する - Microsoft サポート
simo-kさま
＞1.誰もファイルを開いていない状態で、ファイルを右クリックにて「チェックアウト」
2.シート保護を解除して編集、そして上書き保存
3.ファイルを右クリックにて「チェックイン」 ※ チェックアウト状態の時には、他の人には閲覧モードであることが表示されます。
こちら試してみました。この機能は機能で便利ですね。
ただできれば共同編集はしつつ一部のユーザーを制限できるのが理想なんです。
恐らくリテラシーが低いスタッフが一部アプリで編集する際に自動保存OFFで使用しているのか、たまに「マージ競合」の表示が出て今まで入力した履歴が消えてしまうのです・・・
リテラシーが低いスタッフが一部アプリで編集する際に自動保存OFFで使用している
アプリでの編集を無効にして、Web でのみ編集できるような権限にしてしまえばよいかも。
ダウンロードやアプリでの編集なし、web での編集可能の権限については、以下を参照してください。
Hebikuzure aka Murachi Akiraさま
貴重な情報ありがとうございます。非常にありがたい情報ですが、こちらはサイト全体の単位での設定しか難しいでしょうか。
ドキュメントライブラリのフォルダ単位やファイル単位でそれができるとかなり理想です。
Wordなどが結構アプリで開くのとWebで開くのだと変わってしまうことが多いので。
アクセス許可レベルはサイト単位の設定で、それより粒度を下げられません。
残念ながら「リテラシーの低い人」に対しては、トレーニングなどを強制してリテラシーを上げてもらうしかないでしょう。日本は解雇規制が厳しいのでそういう人もクビになりませんが、国が違えば会社を追い出されるような人ですからね。
Hebikuzure aka Murachi Akiraさま
アクセス許可レベルはサイト単位の設定ありがとうございます。おっしゃる通り教育とルール策定の必要性を感じております。
自動保存をオンにしていないと、他の人に迷惑をかけるということを理解していないのかもしれません。
その点をしっかり理解してもらうと良いかと思います。
simo-kさま
少し前にご案内頂きました下記シート保護に関しましてですが。
＞
１．SharePoint側は全員に編集権限を付与してください。
２．Excelファイルは、シート保護してください。(編集者向けにパスワードも。) ・シート全体などをセル保護(ロック) ・フィルター部分だけ保護しない(ロックしない) ・シート保護にて、「オートフィルターの使用」「 並べ替え」にチェックする
こちら弊社でテストしますと、Web Excelの「保護の一時停止」を使用すると、私以外はシート保護がかかったまま他のスタッフはフィルター以外編集できない。という形になりました！
このWeb Excelの「保護の一時停止」というのは停止しているユーザーのみ反映されるという認識で大丈夫なのでしょうか。
もし御存じでしたらご教授頂けますと幸いです。
＞ このWeb Excelの「保護の一時停止」というのは停止しているユーザーのみ反映されるという認識で大丈夫なのでしょうか。
一時停止をした人にだけ適用ですね。(複数人でも可。誰でも停止すると困るのでPW付きにする必要がありますね。)
これは全員がブラウザ版で利用した場合です。
デスクトップアプリ版が介在すると意図しない挙動も出てくるでしょう。