この記事では、現金残高がない場合、またはトランザクションによって現金残高があらかじめ定義された金額を下回る場合に、現金管理を使用してトランザクションの限度を定義する方法について説明します。
現金管理では、現金残高がない場合、またはトランザクションによって残高が定義された限度を下回る場合に、トランザクションが転記されないように制限 (しきい値) を定義できます。 消費される転記定義で定義された勘定は、トランザクションが作成、編集、および転記されると評価されます。 エントリが生成されていない場合は、一致する勘定が使用されます。 トランザクションの転記によって、関連する現金口座の残高がその口座に定義された制限を下回る場合、エラーメッセージが表示され、続行するためには勘定を変更する必要があります。 .
特定のユーザー グループが現金管理を上書きできます。 その後、現金勘定の残高が定義された限度を下回った場合、指定したユーザー グループのユーザーは警告メッセージを受け取りますが、トランザクションの転記は続行できます。 支払を受け取る資金の前に支出を転記する必要がある場合、または承認済の振替が必要である一方で、転送がまだ入力または転記されていない場合は、現金管理を無効にすることがあります。
現金管理制限は、現金管理残高 (現金勘定残高から転記された未払の買掛金請求書を差し引いた値) と比較されます。 現金管理残高が現金管理制限を下回った場合、制限を超えたことになります。
現金管理を設定する
現金管理と現金管理勘定を設定するには、次の手順に従います。
- 一般会計>元帳の設定>一般会計のパラメーターの順に移動します。
- 現金管理の検証 グループの 財務分析コード セット フィールドを選択し、現金管理残高の検証に使用する 財務分析コード セットを選択します。
- 現金管理の上書き フィールドで、現金管理を上書きできるユーザー グループを選択します。 これにより、このセキュリティ グループに含まれるユーザーは、現金管理制限を超えたトランザクションを転記できます。
- 一般会計>元帳の設定>転記の設定>現金管理の順に移動します。
- 勘定名の表示 オプションを はい に設定して、グリッドに入力する現金勘定と買掛金勘定の勘定名を表示します。
- 各現金勘定を入力します。
すべての有効な現金勘定の財務分析コード文字列を追加することをお勧めします。 次に、現金管理制限の対象となる現金勘定を指定できます。
- 現金勘定 フィールドに、現金勘定の財務分析コード文字列を入力します 。 完全な勘定番号を入力する必要があります。
- 参加 チェック ボックスをオンにして、現金勘定の財務分析コードが現金管理の対象であることを示します。 これらの現金勘定とそれに対応する買掛金勘定は、現金管理コンフィギュレーション ルールに対して検証されます。
- オプション: 買掛金勘定 フィールドに、仕入先請求書で使用する買掛金勘定財務分析コード文字列を入力します。 完全な勘定番号を入力する必要があります。
- しきい値 フィールドに、検証に合格するために現金勘定に残す必要がある金額を入力します。 現金勘定を超過して引き落とす (トランザクション金額が勘定残高を超える可能性がある) 場合、負の数を入力できます。
現金管理の勘定の表示
現金管理コンフィギュレーションページで定義した勘定の現在の残高をレビューできます。 一般会計>照会>現金管理の照会に移動します。
この照会には、次の情報が含まれています。
- 現在の現金勘定残高
- 現金勘定に対応する買掛金勘定に適用される、転記された未払いのすべての買掛金勘定請求書の残高。
- 現金管理残高または現在の現金勘定残高から、転記された未払の買掛金勘定の請求書を差し引いた額。
- 現金管理の制限。現金管理残高と比較して、買掛金勘定の請求書の支払によって現金勘定の残高が現金管理限度額を下回るかどうかを判断できます
現金管理検証を使用したトランザクションの処理
現金勘定残高は、買掛金勘定の請求書および高度な元帳エントリについて検証されます。 明細品目金額は、行の財務配分が関連付けられている現金勘定と買掛金勘定に対して検証されます。
[!注記] 予算管理は現金管理とは別であり、無関係なエラーが表示される場合があります。
現金管理制限を超えた場合は、エラー メッセージが表示されます。 現金管理の上書きが許可されていない限り、このエラーが表示されると、請求書のそれ以上の処理ができなくなります。
仕入先請求書のワークフロー
ワークフローが自動転記用に設定されている
買掛金勘定仕入先請求ワークフローで現金管理機能を使用し、ワークフローを自動転記に対して設定すると、仕入先請求書を送信するユーザーに、自動転記手順で現金管理制限を上書きする特権が与えられているかどうかをシステムが検証します。
請求書が現金管理制限を超過し、ユーザーに上書き特権が与えられた場合、請求書はワークフロー プロセスの一部として自動的に転記されます。 ユーザーに上書き特権が存在しない場合は、関連する仕入先請求書のワークフロー履歴にエラーメッセージが表示されます。 この場合、次のいずれかの条件を満たした場合にのみ、転記によって請求書を正常に処理できます。
- 上書き特権を持つユーザーが請求書を再送信します
- 異なる現金勘定が使用されるように請求書が変更されました
- 現金管理残高が変更されました。
ワークフローが自動転記に対して設定されていない
買掛金勘定仕入先請求ワークフローで現金管理機能を使用し、ワークフローが自動転記用に設定されていない場合、上書き権限を持つユーザーが請求書をワークフローに送信することができます。 請求書が転記されると、現金管理の検証が再び実行されます。 この 2 回目の検証は、請求書がワークフローに送信された時刻と請求書が転記された時刻の間で現金残高が変更される可能性があるため行われます。
請求書が現金管理制限を超過し、ユーザーに上書き特権が与えられていない場合は、エラー メッセージが表示され、請求書をワークフローに送信できません。 この場合、請求書は、次のいずれかの条件が満たされた場合にのみ正常に送信できます。
- 上書き特権を持つユーザーが請求書を再送信します
- 異なる現金勘定が使用されるように請求書が変更されました
- 現金管理残高が変更されました