電子情報開示 (Premium) のコレクションについて説明します

調査や訴訟の可能性に関連する可能性のあるコミュニケーションやコンテンツの収集に直面した組織は、最良の状況下で大きな課題に直面します。 今日の最新の職場では、コンテンツの量、多様性、速度がイノベーションとリモートワークを可能にするとともに、電子情報開示調査のためのコレクションを管理するための要件とプロセスも拡大しています。

電子情報開示 (Premium) のコレクションは、電子情報開示マネージャーが、Microsoft 365 の電子メール、ドキュメント、Teams のリアクション、およびその他のコンテンツ全体でコンテンツをすばやく検索するのに役立ちます。 コレクションは、ケースに関連する可能性があるコンテンツの見積もりをマネージャーに提供します。 この見積もりにより、マネージャーは、ケースに関連するコンテンツのサイズと範囲に関する迅速で情報に基づいた意思決定を行うことができます。 電子情報開示マネージャーは、管理データ ソース (メールボックスや SharePoint サイトなど)、非保管データ ソース (SharePoint サイト、グループ メールボックス、Microsoft Teams など) を検索するコレクションを作成し、特定の検索条件 (キーワードや日付範囲など) を使用してコレクションのスコープをすばやく定義できます。

コレクションを定義した後、電子情報開示マネージャーは最初にコレクションを送信して見積もりを作成する必要があります。 見積もりには、データ 量の見積もり、結果を含むコンテンツの場所、検索クエリ条件のヒット数などが含まれます。 これらの分析情報は、電子情報開示ワークフローのレビューと分析の段階に進む前に、コレクションの範囲を狭くまたは拡張するようにコレクションを変更する必要があるかどうかを通知するのに役立ちます。

マネージャーがコレクションのスコープと、応答する可能性が高いコンテンツの推定量に満足している場合、マネージャーはコンテンツをレビュー セットに追加または コミット できます。 コレクションをレビュー セットにコミットする場合、そのマネージャーには、チャット会話、クラウド添付ファイル、部分的にインデックス付きアイテム、ドキュメント バージョンを含めるオプションもあります。 コレクション内のコンテンツも、レビュー セットへのインジェスト中に別のレベルの処理を行います。 コレクションは、最終的なコレクションの概要で更新されます。 コンテンツがレビュー セットに追加されると、電子情報開示マネージャーは、コンテンツのクエリ、グループ化、絞り込みを続行して、最小化とレビューに役立ちます。 さらに、コレクションは、レビュー セットにコミットされたコンテンツに関する情報と統計情報で更新されます。 この情報は、コレクション内のコンテンツに関する履歴参照を提供します。

ヒント

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コレクション ワークフロー

電子情報開示 (Premium) のコレクションの使用を開始するには、プロセス内の各手順の基本的なワークフローと説明を次に示します。

1. コレクション見積もりを作成して実行します。 最初の手順では、コレクションの見積もりを作成し、検索するカストディアン データ ソースと非カストディアン データ ソースを定義します。 ケースに追加されていない他のデータ ソースを検索することもできます。 データ ソースを追加した後、ケースに関連するコンテンツをデータ ソースで検索するように検索クエリを構成します。 キーワード、プロパティ、条件を使用して、ケースに最も関連性の高いコンテンツを返す検索クエリを作成できます。 詳細については、「 コレクション見積もりの作成」を参照してください。

2. 見積もりと統計を確認します。 コレクションの見積もりを作成して実行した後、次の手順では、コレクションの統計情報を表示して、関連するコンテンツが見つかり、ヒット数が最も多いコンテンツの場所を確認します。 検索結果のサンプルを確認して、コンテンツが調査の範囲内にあるかどうかを判断するのに役立つこともできます。 詳細については、「 コレクションの見積もりの統計を検索する」を参照してください。

3. コレクションの見積もり & 再実行を修正します。 コレクションから返される見積もりと統計に基づいて、検索されるデータ ソースと検索クエリを変更してコレクションを拡張または絞り込むことで、コレクションの見積もりを編集できます。 コレクションにケースに最も関連するコンテンツがコレクションに含まれていると確信できるまで、コレクションの見積もりを更新して再実行できます。

4. コレクションの見積もりをレビュー セットにコミットします。 コレクションがケースに関連する型コンテンツを返すという問題が発生した場合は、コレクションをレビュー セットにコミットできます。 コレクションをコミットするときに、会話スレッド、クラウド添付ファイル、およびドキュメント バージョンをレビュー セットに追加するオプションがあり、これらはすべてケースに関連している可能性があります。

   コレクションをコミットすると、電子メール署名や画像などの子項目が親アイテム (電子メール メッセージ、チャット メッセージ、ドキュメントなど) から抽出され、光学式文字認識 (OCR) によって処理されて子アイテムからテキストが抽出されます。 その後、子項目から抽出されたテキストが親アイテムに追加され、レビュー セットで表示できるようになります。 レビュー セットに子項目を別のファイルとして追加しないことで、電子情報開示 (Premium) は、レビュー セットに追加される可能性のある非重要なアイテムの数を制限するのに役立ちます。 子項目の処理方法の詳細については、「 コレクションの統計情報とレポート」を参照してください。

   詳細については、「 コレクションの見積もりをレビュー セットにコミットする」を参照してください。

5. コレクションの概要を確認します。 コレクションをレビュー セットにコミットすると、抽出されたアイテムに関する統計情報、ディープ インデックス作成、コレクションに使用される検索クエリ、アイテムが収集されたコンテンツの場所など、コレクションに関する情報が保持されます。 また、コミットされたコレクションを編集または再実行することはできません。 コピーまたは削除のみ可能です。 コレクションを保持すると、レビュー セットに追加された収集されたアイテムの履歴レコードが提供されます。 詳細については、「 コミットされたコレクションの統計とレポート」を参照してください。