アイテム保持ラベルを発行してアプリに適用する

Microsoft 365 のセキュリティ & コンプライアンスに関するライセンス ガイダンスを参照してください。

注:

このシナリオは、 法的レコードを含むすべての保持ラベル構成に対してサポートされています。

以下の情報を参考に 保持ラベル を発行し、ドキュメントやメールに適用します。

保持ラベルは、アイテム レベル (ドキュメントまたはメール) で必要なものを保持し、不要なものを削除するのに役立ちます。 また、Microsoft 365 データのレコード管理 ソリューションの一部として、アイテムをレコードとして宣言するためにも使用されます。

組織内のユーザーが保持ラベルを使用できるようにして、コンテンツを分類できるようにするプロセスは 2 段階です。

  1. 保持ラベルを作成します。

  2. 保持ラベル ポリシーを使用して保持ラベルを発行します。

ラベルの役割とタスクの図。

次の手順を 2 つの管理手順に使用します。

ヒント

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はじめに

組織のグローバル管理者には、保持ラベルとそれらのポリシーを作成および編集できる完全な権限があります。 グローバル管理者としてサインインしていない場合は、使用しているソリューションに応じて、"レコード管理" または "データ ライフサイクル管理" のアクセス許可情報を参照してください。

アイテムに適用する保持ラベルが作成されていることを確認します。

保持ラベルを発行する方法

保持ラベル ポリシーを作成する前に、アダプティブ静的にするかどうかを決定します。 詳細については、「保持用のアダプティブ ポリシー スコープまたは静的ポリシー スコープ」を参照してください。 アダプティブ ポリシーの使用を決定する場合は、保持ラベル ポリシーの作成前に 1 つ以上のアダプティブ スコープを作成し、保持ラベル ポリシーの作成プロセス中に選択する必要があります。 手順については、「アダプティブ スコープの構成情報」を参照してください。

  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで、次のいずれかの場所に移動します:

    • レコード管理を使用している場合:

      • ソリューション>レコード管理>>[ラベル ポリシー] タブ [ラベルの発行]>
    • データ ライフサイクル管理を使用している場合:

      • ソリューション>データ ライフサイクル管理>Microsoft 365>[ラベル ポリシー] タブ [ラベルの発行]>

    ナビゲーション ウィンドウにすぐに解決方法が表示されない場合 最初に [すべて表示] を選択します。

  2. メッセージに従って保持ラベル ポリシーを作成します。 ポリシーの保存後は変更できないため、ポリシーに選択する名前に注意してください。

  3. リンクを使用して発行する保持ラベルを選択し、[次へ] を 選択します。

  4. [作成するアイテム保持ポリシーの種類を選択する] ページで、[開始する前に] で行った選択に従って、[アダプティブ] または [静的]を選択します。 アダプティブ スコープをまだ作成していない場合は、[アダプティブ] を選択できますが、選択するアダプティブ スコープがないため、このオプションを使用してウィザードを終了することはできません。

  5. 選択したスコープに応じて、次の項目を実行します。

    • [アダプティブ] を選択した場合: [アダプティブ ポリシー スコープと場所の選択] ページで、[スコープの追加] を選択し、作成された 1 つ以上のアダプティブ スコープを選択します。 次に、1 つ以上の場所を選択します。 選択できる場所は、追加されたスコープの種類によって異なります。 たとえば、[ユーザー] のスコープの種類のみを追加した場合は、[Exchange メール] を選択できますが、[SharePoint サイト] は選択できません。

    • [静的] を選択した場合: [場所の選択] ページで、場所のオンとオフを切り替えます。 場所ごとに、既定のままにして、ポリシーを場所全体に適用するか、包含と除外を指定することができます。

    場所の選択に関する詳細については、「場所」を参照してください。

既存の保持ラベル ポリシー (ポリシーの種類は [公開]) を編集するには、それを選択してから、[編集] オプションを選択して、[保持ポリシーの編集] 構成を開始します。

保持ラベルが適用できるようになったとき

SharePoint または OneDrive に対して保持ラベルを発行する場合、これらのラベルは、通常 1 日以内にユーザーが選択できるように表示されます。 ただし、最大 7 日かかります。

Exchange にラベルを発行する場合、ユーザーにこれら保持ラベルが表示されるまで最大 7 日かかります。 Exchange のすべての保持設定と同様に、メールボックスには少なくとも 10 MB のデータが含まれている必要があります。

発行されたラベルが有効になるタイミングの図。

ラベルが 7 日経っても表示されない場合は、コンプライアンス センターの [ラベル ポリシー] ページから選択して、ラベル ポリシーの状態を確認します。 状態に (エラー) が表示され、場所の詳細に、ポリシーの展開またはポリシーの再展開に予想よりも時間がかかっているというメッセージが表示される場合は、Set-AppRetentionCompliancePolicy または Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell コマンドを実行して、ポリシーの配布を再試行してください。

  1. セキュリティ & に接続するコンプライアンス PowerShell

  2. 次のいずれかのコマンドを実行します:

    • ポリシーの場所 Teams の非公開チャネル メッセージYammer ユーザーのメッセージYammer コミュニティのメッセージの場合:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Exchange メールSharePoint サイトTeams チャネル メッセージなど、他のすべてのポリシーの場所:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Exchange に発行された保持ラベルの状態を確認する方法

Exchange Online では、7 日ごとにプロセスが実行され、保持ラベルがエンド ユーザーに表示されます。 PowerShell を使用することで、このプロセスが最後に実行された日時を確認できるため、いつ実行されるかを特定できます。

  1. Exchange Online PowerShell に接続します

  2. これらのコマンドを実行します。

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

結果の中で、ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) プロパティは、システムがメールボックスを最後に処理した日時を示しています。 ポリシーの作成後に処理がまだ行われていない場合は、ラベルは表示されません。 処理を強制するには、 を実行します Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>

Outlook on the web にラベルが表示されると思われるにもかかわらず、ラベルが表示されない場合は、ブラウザーのキャッシュを必ず消去してください (CTRL + F5)。

公開された保持ラベルを適用する方法

公開された保持ラベルをアプリに適用する方法については、次のセクションを参照してください。

さらに、Microsoft Syntexを使用して保持ラベルを SharePoint の場所に発行する場合は、ドキュメント理解モデルに保持ラベルを適用して、識別されたドキュメントに自動的にラベルを付けることができます。

コンテンツにラベルを付けた後、適用されたラベルを削除または変更できるタイミングを理解するには、次の情報を参照してください。 一度に保持ラベルは 1 つだけです。

保持ラベルを手動で適用する

エンド ユーザーと管理者は、次の場所から保持ラベルを手動で適用できます。

  • Outlook および Outlook on the web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Teams の 365 グループ サイトをMicrosoftする

保持ラベルを適用する方法については、次のセクションを参照してください。

Outlook での保持ラベルの適用

Outlook デスクトップ クライアントでアイテムにラベルを付けるには、アイテムを選択します。 リボンの [ホーム] タブで、[ポリシーの割り当て] をクリックし、保持ラベルを選択します。

[ポリシーの割り当て] ボタン。

アイテムを右クリックし、コンテキスト メニューの [ポリシーの割り当て] をクリックし、保持ラベルを選択することもできます。 複数のアイテムを選択する場合は、このメソッドを使用して、同じ保持ラベルを複数のアイテムに一度に割り当てることができます。

保持ラベルを適用すると、アイテムの上部でその保持ラベルとラベルで行える操作が表示されます。 保持期間が関連付けられている保持ラベルがメールに含まれている場合は、メールの有効期間を一目で確認できます。

Outlook フォルダーに既定の保持ラベルを適用する

Outlook フォルダーには、そのフォルダー内のメッセージによって継承できる既定のラベルとして保持ラベルを適用できます。 フォルダーを右クリックし、[ プロパティ] を選択し、[ ポリシー ] タブを選択し、そのフォルダーの既定の保持ラベルとして使用する保持ラベルを選択します。

Outlook フォルダーの既定のラベルとして標準の保持ラベルを使用する場合:

  • フォルダー内のすべてのラベル付けされていないアイテムには、この保持ラベルが適用されます。

  • 継承は任意の子フォルダーにフローされ、項目は最も近いフォルダーからラベルを継承します。

  • 既にラベル付けされているアイテムは、別の既定のラベルによって適用されていない限り、保持ラベルを保持します。

  • フォルダーの既定の保持ラベルを変更または削除する場合: そのフォルダー内のアイテムに適用されている既存の保持ラベルも、それらのラベルが既定のラベルによって適用されている場合にのみ変更または削除されます。

  • 既定の保持ラベルを持つアイテムを、別の既定の保持ラベルを持つ別のフォルダーに移動する場合: アイテムは新しい既定の保持ラベルを取得します。

  • 既定の保持ラベルを持つアイテムを、既定の保持ラベルのない別のフォルダーに移動する場合: 古い既定の保持ラベルが削除されます。

標準の保持ラベルではなく、アイテムを レコード (または規制レコード) としてマークするラベルが適用されている場合、これらのラベルは手動でのみ変更または削除できます。

Outlook on the webでの保持ラベルの適用

Outlook on the web内のアイテムにラベルを付ける場合は、[ポリシー>の割り当て] アイテム>を右クリックして保持ラベルを選択します。 Outlook デスクトップとは異なり、アイテムを複数選択する場合は、この方法を使用できません。

Outlook on the webの [ポリシーの割り当て] メニュー。

保持ラベルを適用すると、アイテムの上部でその保持ラベルとラベルで行える操作が表示されます。 メールが分類され、保持期間が関連付けられている場合、メールの有効期限が一目でわかります。

Outlook on the webのメールに割り当てられたラベル。

デスクトップ バージョンのOutlook on the webと同様に、フォルダーに保持ラベルを適用することもできます。 フォルダーを右クリックし、[ ポリシーの割り当て] を選択し、[ 親フォルダー ポリシーを使用 する] を、そのフォルダーの既定の保持ラベルとして使用する保持ラベルに変更します。

OneDrive と SharePoint での保持ラベルの適用

保持ラベルの手動適用は、クラシック エクスペリエンスではなく、新しいエクスペリエンスでのみサポートされます。

OneDrive または SharePoint でドキュメント (OneNote ファイルを含む) にラベルを付けるには、右上隅にある項目 > を選択し、[ 詳細ウィンドウを開く][情報ウィンドウ] アイコンを選択します。>保持ラベル> を適用する保持ラベルを選択します。

リスト アイテム、フォルダー、またはドキュメント セットに保持ラベルを適用することもできます。 また、ドキュメント ライブラリの既定の保持ラベルを設定することもできます。

SharePoint でアイテムのラベル リストを適用します。

アイテムに保持ラベルが適用されると、そのアイテムの選択時に、詳細ウィンドウにラベルを表示できます。

適用されたラベルが [詳細] ウィンドウに表示されます。

OneDrive ではなく SharePoint の場合、[ラベル] 列または [レコードとして登録されているアイテム] 列を含むライブラリのビューを作成できます。 このビューでは、すべてのアイテムに割り当てられている保持ラベルと、レコードであるアイテムを一目で確認できます。 ただし、[レコードとして登録されているアイテム] 列でビューをフィルター処理することはできません。 列を追加する方法については、「リストまたはライブラリの列の表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

Microsoft 365 グループを使用した保持ラベルの適用

保持ラベルをMicrosoft 365 グループ場所に発行すると、保持ラベルは SharePoint Teams サイトに表示されますが、グループ メールボックスの電子メール クライアントではサポートされていません。 サイトに保持ラベルを適用するエクスペリエンスは、SharePoint のドキュメントの場合と同じです。

ユーザーは、[ ファイル ] タブから、Teams で保持ラベルを直接適用することもできます。

Teams チャネルの [ファイル] タブに保持ラベルを適用する。

SharePoint ライブラリ、フォルダー、またはドキュメント セット内のすべてのコンテンツへの既定の保持ラベルの適用

この方法では、保持ラベルを保持ラベル ポリシーに発行する必要があります。

ユーザーが個々のドキュメントに保持ラベルを適用するだけでなく、SharePoint ライブラリ、フォルダー、またはドキュメント セットに既定の保持ラベルを適用することもできます。 このシナリオでは、その場所のドキュメントは、選択した既定の保持ラベルを継承できます。 同じラベルが適用されますが、ラベルの保持期間の設定の開始に従って、各ドキュメントは個別に保持および削除されます。

ドキュメント ライブラリの場合、既定のラベル構成は、ドキュメント ライブラリの [ライブラリ設定 ] ページで行われます。 既定の保持ラベルを選択すると、ライブラリにある既存のアイテムにも適用するか選択できます。

たとえば、マーケティング資料の保持ラベルがあり、特定のドキュメント ライブラリにその種類のコンテンツのみが含まれていることがわかっている場合は、そのライブラリ内のすべてのドキュメントの既定のラベルとして Marketing Materials アイテム保持ラベルを作成できます。

ライブラリの [設定] ページでラベル オプションを適用します。

SharePoint の既定のラベルを使用する場合のラベルの動作

ライブラリ、フォルダー、またはドキュメント セットに既定の保持ラベルとして適用する標準保持ラベルの場合:

  • コンテナー内のすべての新しいラベル付けされていない項目には、この保持ラベルが適用されます。

  • フォルダーの場合、継承は子フォルダーにフローされ、アイテムは最も近いフォルダーからラベルを継承します。

  • 既存のアイテムに既定のラベルを適用するオプションを選択した場合: 既にラベルが付いているアイテムは、別の既定のラベルによって適用されていない限り、保持ラベルを保持します。

  • コンテナーの既定の保持ラベルを変更する場合: 既存のアイテムに既定のラベルを適用するオプションを選択し、それらのラベルが既定のラベルによって適用された場合にのみ、そのコンテナー内のアイテムに適用されている既存の保持ラベルが変更されます。

  • コンテナーの既定の保持ラベルを削除した場合: アイテムはラベルを保持します。

  • 既定の保持ラベルが適用されたアイテムをコンテナーから別のコンテナーに移動する場合: 新しい場所に別の既定の保持ラベルがある場合でも、アイテムは既存の既定の保持ラベルを保持します。 その後、この新しい場所の既定のラベルを変更した場合にのみ、移動された項目は現在の場所から既定のラベルを継承できます。

標準の保持ラベルではなく、アイテムを レコード (または規制レコード) としてマークするラベルが適用されている場合、これらのラベルは手動でのみ変更または削除できます。

ルールを使用して、保持ラベルをメールに自動的に適用する

Outlook では、保持ラベルを適用するルールを作成できます。

たとえば、特定の配布グループとの間で送受信されるすべてのメッセージに対して特定の保持ラベルを適用するルールを作成できます。

ルールを作成するには、アイテム >[ルール>の作成]>[詳細オプション>ルール ウィザード>] を右クリックしてアイテム保持ポリシーを適用します

保持ポリシーを適用するオプションを含むルール ウィザード。

UI はアイテム保持ポリシーを参照しますが、ここに表示され、アイテム保持ポリシーではなく選択できる保持ラベルです。

保持ラベルとそのポリシーの更新

アイテム保持ラベルまたはアイテム保持ラベル ポリシーを編集し、保持ラベルまたはポリシーがコンテンツに既に適用されている場合、更新された設定は、新しく識別されたコンテンツに加えて、このコンテンツに自動的に適用されます。

ラベルやポリシーを作成して保存した後には変更できない設定があり、それらは以下のものを含みます。

  • 保持ラベルとそのポリシーの名前、範囲の種類 (アダプティブまたは静的)、保持期間を除く保持設定。 ただし、アイテムにラベルが付けられた時期に基づいて保持期間が設定されている場合、保持期間を変更することはできません。
  • アイテムをレコードとしてマークするオプション。

保持ラベルの削除

現在保持ラベル ポリシーに含まれていない保持ラベル、イベント ベースのリテンション期間用に構成されていないアイテム保持ラベル、またはアイテムを規制レコードとしてマークする保持ラベルを削除できます。

削除可能な保持ラベルについては、アイテムに適用されている場合、削除に失敗し、ラベル付きアイテムを識別するためのコンテンツ エクスプローラーへのリンクが表示されます。

ただし、コンテンツ エクスプローラーにラベルが付いているアイテムが表示されるまでに最大 2 日かかる場合があります。 このシナリオでは、コンテンツ エクスプローラーへのリンクを表示せずに保持ラベルが削除されることがあります。

変更を防止するためにポリシーをロックする

ポリシーをオフにしたり、ポリシーを削除したり、制限を緩和したりすることができないようにする必要がある場合は、「保管ロックを使用して、アイテム保持ポリシーと保持ラベル ポリシーへの変更を制限する」を参照してください。

次の手順

公開された保持ラベル付けポリシーから適用されたラベルを追跡するのに役立ちます。

イベント ベースのリテンション期間は、保持ラベルでサポートされるもう 1 つのシナリオです。 詳細については、「イベントが発生したときに保持を開始 」 を参照してください。