すべてのファイルまたはサイトをorganizationのすべてのユーザーが使用できるわけではありません。 管理者とユーザーは、特定の問題に最も対処できるソリューションを使用して、機密情報または機密情報へのアクセスを管理できます。 適切なアクセス制御が一貫して適用されない場合は、"オーバーシェア" と見なされる可能性があります。 organization内で共有されている情報を簡単に見つけられるようにすることで、不適切な制限を持つファイルやサイトに Microsoft Search を使用して誤ってアクセスする可能性があります。
検索管理者は、これらの過剰共有の問題を解決できません。 アクセスが制限されていないFilesサイトやサイトは、内部検索結果やその他の検出手段を通じて表示されます。 ただし、オーバーシェアリングを防ぐためのコントロールが配置されている場合、検索を含むすべての手段が閉じられます。
オーバーシェアを防ぐソリューション
以下のツール、ポリシー、手法を使用して、情報へのアクセスを制限または難読化して、過剰共有を防ぎます。 これらのソリューションを実装するには、グローバル、コンプライアンス、またはセキュリティ管理者アクセスが必要になる可能性があります。 また、サイトとファイルを適切にセキュリティで保護し、ラベル付けし、アクセス許可を付与する方法についてユーザーを教育するための内部キャンペーンも推奨します。
パブリック グループを所有者として使用するパブリック サイトまたはサイト
ファイルをすべてのユーザーと共有する方法の 1 つは、パブリック サイトまたはパブリック グループを所有者として持つサイトを介して行う方法です。 秘密度ラベルは、ユーザーがパブリック グループまたはサイトを作成できないようにすることができます。 プライベート グループ/サイトを作成するようにすべてのラベルを構成し、グループ/サイトのラベルを管理する方法の詳細については、「秘密度ラベルを使用して、Microsoft Teams、Microsoft 365 グループ、および SharePoint サイトのコンテンツを保護する」を参照してください。
もう 1 つのオプションは、organizationでMicrosoft 365 グループを作成できるユーザーを制御することです。 詳細については、「Microsoft 365 グループを作成する必要があるユーザーのグループを作成する」を参照してください。
これらのソリューションのいずれかを実装する場合は、ユーザーがパブリック グループの作成を要求し、変更についてユーザーに通知するプロセスを設定することもお勧めします。
organizationでグループを作成する機能を制限できない場合は、監査を通じて、グループの作成を含むアクティビティを監視できます。 基本的な監査と高度な監査の詳細については、「 Microsoft 365 の監査ソリューション」を参照してください。
共有ファイル
ビジネス上の機密として分類されたすべてのファイルへのアクセスを制限するには、organizationのデータ分類を定義して適用します。 新しい分類子のトレーニングに役立つサンプル データを収集する必要があります。 前提条件とアクセス許可の詳細については、「データ分類について」を参照してください。
エグゼクティブなど、特定のグループのメンバーへのファイル アクセスを制限するには、セキュリティ グループをスコープとするカスタム ラベルを作成します。 次に、セキュリティ グループ メンバーがラベルを適用すると、グループへのアクセスが自動的に制限されます。 カスタム ラベルの詳細については、「秘密度ラベルを作成して構成する」および「秘密度ラベルを使用して暗号化を適用してコンテンツへのアクセスを制限する」を参照してください。
ドキュメントとメールに適切なラベルが付けられるように、管理者は既定のラベル ポリシーを設定し、ユーザーにラベル付けを要求することもできます。 詳細については、「メールとドキュメントにラベルを適用することをユーザーに義務付ける。」を参照してください。
また、検索時に最近のファイルが表示されないようにすることで、ファイルの過剰共有を最小限に抑えることもできます。 これは、グループ レベルで実行することも、organizationのすべてのユーザーに対して実行することもできます。 グループに対する最近のファイルの表示を停止するには、「 Microsoft Graph での項目分析情報のプライバシーのカスタマイズ」を参照してください。 グループ メンバーは、独自の最近のファイルを表示できますが、他のユーザーは結果が見つからないというメッセージを受け取ります。 organizationのすべてのユーザーの最近のファイルをオフにするには、Delve をオフにする必要があります。 詳細については、「 Delve へのアクセスを制御する」を参照してください。
注:
ユーザーは引き続き、Microsoft Search の結果で共有されているファイルを見つけることができます。 項目の分析情報をカスタマイズしたり Delve をオフにしたりすると、ユーザーの最近使ったファイルの一覧にファイルが表示されなくなります。
グループ間のサイトとファイル
マーケティング チームと機密プロジェクトを管理する財務チームなど、グループ間のファイルとサイトの共有を制限するには、情報バリア ポリシーを定義して実装できます。 これらの障壁は、Microsoft Teams、SharePoint、OneDrive でのコミュニケーションとコラボレーションの他の側面も妨げています。 詳細については、「Microsoft 365 の情報バリアの詳細」を参照してください。
より厳密なメンバーシップ ベースのアクセス境界を必要とする SharePoint サイトの場合は、制限付きAccess Control (RAC) を使用して、指定されたMicrosoft Entra セキュリティ グループまたは Microsoft 365 グループにサイト アクセスを制限することを検討してください。 詳細については、「Microsoft 365 グループとMicrosoft Entra セキュリティ グループを使用して SharePoint サイトへのアクセスを制限する」を参照してください。 RAC および関連するレポート機能には、SharePoint 高度な管理 の前提条件が必要です。 詳細については、「 SharePoint 高度な管理 の前提条件」を参照してください。
アクセス分析情報を取得する
アクセス ガバナンスは、organizationで最も機密性の高いドキュメントと過共有サイトを持つサイトに関する分析情報を提供します。 現在のレポート ガイダンスについては、「 SharePoint サイトと OneDrive サイトのデータ アクセス ガバナンス レポート」を参照してください。