SharePoint ドキュメント ライブラリのワークフローを自動化する

注:

この記事は、SharePoint (以前は Knowledge Agent と呼ばれた) の AI 機能のプレビュー バージョンに適用されます。

重要

SharePoint 機能の AI では、SharePoint パブリック プレビューでサイトを明示的に AI にオプトインするか、テナント レベルでテナントをオプトインする必要があります。 オプトインされていないサイトは、プレビュー特典を受け取りません。

SharePoint の AI 機能を使用すると、自然言語を使用して何を行いたいかを記述することで、ドキュメント ライブラリで自動化を設定できます。 技術的な用語を知ったり、複雑なメニューを移動したりする必要はありません。 意図を記述するだけで、適切なワークフロー ルールが提案され、構成されます。

クイック アクションを起動する

  1. ドキュメント ライブラリの右下隅にある [SharePoint の AI] アイコンを選択します。

  2. クイック アクション メニューから、[ルールの設定] を選択します。

  3. チャット パネルが開き、ルールの作成に関連する推奨アクションの一覧が表示されます。

    注:

    ライブラリで AI 機能を初めて使用する場合は、使用可能なファイルに基づいて最大 3 つの推奨列が自動的に生成されます。 これらの列にはメタデータが自動的に設定され、ルールを作成するときに役立ちます。

推奨されるプロンプトを使用する

  1. チャット パネルからアクションを選択します。 この例では、通知の 送信を使用します。

  2. チャット ボックスで、指定された指示を確認します。 必要に応じて、意図に合わせてテキストを変更できます。 準備ができたら、[ 送信 ] (チャット ボックスの [送信] アイコンのスクリーンショット)を選択してアクションを送信します。

  3. プロンプトに基づいて、ルールが生成されます。 作成したルールを確認し、[作成] を選択してルールを設定します。

    [ルールの作成] ページのスクリーンショット。

  4. ルールの条件は、チャット パネルにまとめられます。

    推奨されるプロンプトからルールを作成する

カスタム プロンプトを入力する

  1. チャット パネルのテキスト ボックスに、独自のオートメーション命令を入力します。 ルールを要求するときは、ルールを実行する条件と、発生する必要があるアクションを指定します。 これにより、ルールがニーズを満たすことができます。

    セレナ リベイロのルールを作成する

    ヒント

    AI 機能を使用すると、電子メール、移動、コピー、値の設定という 4 つのアクションを実行できます。 いくつかのサンプル プロンプトを次に示します。

    • 電子メールを送信する (たとえば、"契約が承認されたときにEmailする" や "新しいファイルが追加され、リリース日が 2025 年のときに通知する" など)
    • ファイルを移動する ("確認済みの請求書を検証済み経費フォルダーに移動する" など)
    • ファイルをコピーします (たとえば、"Northwind Traders のすべての請求書を Northwind フォルダーにコピーする" など)

  2. [ 送信 ] (チャット ボックスの送信アイコンのスクリーンショット)を選択して、プロンプトを送信します。

  3. プロンプトに基づいて、ルールが生成されます。 作成したルールを確認し、[作成] を選択してルールを設定します。

    生成されたルールを示す [ルールの作成] ページのスクリーンショット。

  4. ルールの条件は、チャット パネルにまとめられます。

    チャット応答で、セレナ リベイロ _ のルールを作成する

Save your changes

  1. 作成したルールとその他の変更を保存する準備ができたら、[ 変更の保存] を選択します。

  2. [変更をライブラリに保存しますか?確認画面で変更を確認し、[変更の適用] を選択します。

  3. 更新されたライブラリに戻り、定義された条件が満たされるたびにルールが自動的に実行されます。

    ヒント

    ドキュメント ライブラリ内のすべてのルールを表示する場合は、ヘッダーから [Automate>Rules>Manage rules] を選択します。 ライブラリ内のすべてのルールを表示するパスを示すスクリーンショット。

要件と制限事項

  • サポートされているルール トリガー: 新しい項目が作成されるか、項目が変更されるか、項目が削除されます。

  • サポートされているルール アクション: 値のEmail、移動、コピー、設定を行います。

  • サポートされている言語: テキストベースのプロンプトと応答のMicrosoft 365 Copilotでサポートされているすべての言語が、英語のファイルのみを処理できます。

  • 制限事項:

    • 暗号化されたファイルを分析してルールを実行することはできません。

    • ルールの "日付アプローチ" トリガーは、SharePoint の AI 機能ではまだサポートされていません。

    • 翻訳と削除のルール アクションは、SharePoint の AI 機能ではまだサポートされていません。 従量課金制を設定した組織では、AI 機能を使用してファイルを翻訳できますが、従量課金制メーターではコストが発生します。

      • 新しい列を作成し、1 つのステップでルールを構成するように求める複数ステップのプロンプトは、設定値アクションに対してはまだ機能しません。

      • リストまたはライブラリごとに最大 15 個のルールを作成できます。

      • 複数行のテキスト列にルールを適用することはできません。

      • ルールでは、通知の電子メールが有効なセキュリティ グループはサポートされていません。

  • 通知: 電子メールは、 no-reply@sharepointonline.com から指定された個人に送信されます。

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