オートフィル列を作成する

注:

この記事は、SharePoint (以前は Knowledge Agent と呼ばれた) の AI 機能のプレビュー バージョンに適用されます。

重要

SharePoint 機能の AI では、SharePoint パブリック プレビューでサイトを明示的に AI にオプトインするか、テナント レベルでテナントをオプトインする必要があります。 オプトインされていないサイトは、プレビュー特典を受け取りません。

SharePoint の AI 機能は、オートフィル列を使用してドキュメント ライブラリのメタデータを自動的に生成するのに役立ちます。

[自動入力列の作成] 機能は、ライブラリ内のファイルを分析し、メタデータ列と抽出プロンプトを提案します。 これらの列は、ファイル コンテンツからメタデータを自動的に設定し、ライブラリの整理、検出の向上、自動化シナリオのサポートに役立ちます。

推奨される列とメタデータを取得する

ドキュメント ライブラリ内の最初の 20 個のファイルに基づいて推奨される列とメタデータを取得するには、次の手順に従います。

1. クイック アクションを起動します。
2. 推奨されるプロンプトを使用 するか 、カスタム プロンプトを入力します。
3. 変更を保存します。

クイック アクションを起動する

1. ドキュメント ライブラリの右下隅にある [SharePoint の AI] アイコンを選択します。

2. クイック アクション メニューの [自動入力列の作成] を選択します。

3. チャット パネルが開き、列の作成に関連する 推奨されるプロンプト の一覧が表示されます。

   注:

   ライブラリで SharePoint で AI を初めて使用する場合は、使用可能なファイルに基づいて最大 3 つの列が自動的に提案されます。

4. チャット パネルで独自の列を要求することもできます。

推奨されるプロンプトを使用する

1. チャット パネルからアクションを選択します。 この例では、 オートフィル列の作成またはオートフィル列の追加を使用します。

2. チャット ボックスで、指定された指示を確認します。 必要に応じて、意図に合わせてテキストを変更できます。 準備ができたら、[ 送信 ] ()を選択してアクションを送信します。

3. SharePoint の AI は、ドキュメント ライブラリ内の 最新のファイルを最大 20 個分析して、列の候補を生成します。 これらのファイルは、代表的な分析を提供するために、サポートされているファイルの種類 (Office ドキュメントや PDF ファイルなど) で選択されます。

   オートフィルを実行する前に特定のファイルを選択した場合、AI は選択したファイルのみを分析します。

   推奨される列が強調表示され、AI によって生成されたとしてマークされます。 これには少し時間がかかる場合があります。

   

   ヒント

   推奨される列情報は、チャット パネルにまとめられています。

4. 推奨される列と関連するメタデータを確認して、コンテンツに適していることを確認します。

5. 推奨される列を削除するには:

   • ドキュメント ライブラリ ページで列名を選択し、[ 列の削除] を選択します。

   • チャット パネルのカード列で、[削除] を選択します。

6. 列の名前を変更したり、推奨される列のメタデータを絞り込んだりするには:

   • ドキュメント ライブラリ ページで列名を選択し、[ 列の編集] を選択します。

   • チャット パネルのカード列で、[編集] を選択します。

7. [ 列の編集] パネルでは、列名を変更したり、メタデータを生成する命令を変更したりできます。 命令を編集した後、最大 10 個のファイルでテストして、必要な情報が提供されていることを確認します。 その列の変更が完了したら、[保存] を選択 します。

カスタム プロンプトを入力する

1. チャット パネルのテキスト ボックスに、独自の指示を入力します。

   ヒント

   列を要求するときは、明確な名前と、キャプチャする情報の種類 (ドキュメントの作成理由やプロジェクトの根拠など) と、形式と長さに関する詳細を必ず指定してください。 これにより、列がニーズを満たすことができます。

2. [ 送信 ] ()を選択して、アクションを送信します。

Save your changes

1. すべての列の変更を保存する準備ができたら、[変更の保存] を選択 します。

2. [ 変更を保存して適用しますか? ] 確認画面で、 現在のライブラリ ビュー を更新するか、 新しいビューとして保存することを確認し、[ 変更の適用] を選択します。

   ヒント

   新しいビューを作成すると、数値が追加されたライブラリの名前になります。 今後の更新では名前付けエクスペリエンスが向上しますが、現時点ではライブラリ コマンド バーからビューの名前を変更できます。

3. 更新されたライブラリに戻り、ライブラリ内の最初の 20 個までのファイルの処理が開始されます。 アクティビティ パネルで進行状況を確認および監視できます。

4. これらのプロンプトが列に保存されると、ライブラリにアップロードされた新しいファイルが自動的に処理され、抽出された情報が対応する列に保存されます。

新しくアップロードされたFiles

変更を保存し、ライブラリの自動入力メタデータ列を作成すると、新しくアップロードされたすべてのファイルがメタデータで自動的に処理されます。 これは、アップローダーに Copilot ライセンスがあるかどうかに関係なく適用されます。 ライブラリに追加された新しいファイルには、メタデータが自動的に適用されます。

新しく追加されたすべてのファイルは、 Copilot の特典の一部としても含まれます。 ライブラリが従量課金制メーターに接続されている場合でも、このライブラリの新しいファイルは従量課金制で課金されず、代わりに Copilot ライセンスの対象となります。

既存のFilesに変更を適用する

同じメタデータ ロジックをライブラリ内の 既存のファイル に適用するには、処理するファイルを選択します。 選択したら、[オートフィル] ボタンをクリックして、メタデータで処理および更新されたドキュメントを取得します。

また、 AI 機能 が手動でファイルを選択することなくライブラリ全体にメタデータを適用できるようにする機能も開発しています。 この拡張機能は、一般提供 (GA) を中心に出荷する予定です。

要件と制限事項

• サポートされているファイルの種類: .csv、.docx、.pdf、.xlsx、およびその他の Microsoft 365 互換の形式。

• サポートされている言語: テキストベースのプロンプトと応答のMicrosoft 365 Copilotでサポートされているすべての言語が、英語のファイルのみを処理できます。

• サポートされている列の種類: テキスト、複数行のテキスト、数値、はい/いいえ、日付と時刻、選択、ハイパーリンク、通貨、および管理されたメタデータ。

• 制限事項:

  • ユーザーまたはグループ、場所、イメージ、および参照列の種類は現在サポートされていません。

  • 最適なパフォーマンスを得るには、ライブラリごとに 10 列以下を追加し、65 ページ以下のファイルを処理することをお勧めします。

  • SharePoint の AI では、フォルダーではなく、ファイルのみを処理できます。 フォルダー内のファイルを使用してライブラリを構成する場合、構成はライブラリ全体に適用されます。

  • SharePoint の AI は、初期列の構成中に最大 20 個のファイルを処理します。 追加のファイルから情報を抽出するには、ファイルを選択し、コマンド バーから [オートフィル] > [オートフィル列 ] を選択します。 [ オートフィル列] > [オートフィル アクティビティの表示] を選択すると、進行状況を監視できます。

• マネージド メタデータ列の種類を使用する場合は、マップされた用語セットの最初の 100 用語のみを使用できます。 優先用語またはシノニムが一致する場合、優先用語は列に保存されます。

• 暗号化されたファイルは分析できず、そのメタデータは結果に含まれません。 暗号化されたファイルが存在する場合は、処理されていないと表示される可能性があります。

• SharePoint の AI では、ドキュメント ライブラリのみを構成できます。 FormServerTemplates、SitePages、スタイル ライブラリ、SiteAssets のライブラリの種類はサポートされていません。

• このサービスは、ハブ サイト、ハブ サイトに関連付けられているサイト、サイト コレクションのプライマリ サイトなど、SharePoint サイトでのみ使用できます。 サブサイトはサポートされていません。