AI を使用してドキュメント ライブラリを作成する

注:

この記事は、SharePoint (以前は Knowledge Agent と呼ばれた) の AI 機能のプレビュー バージョンに適用されます。

重要

SharePoint 機能の AI では、SharePoint パブリック プレビューでサイトを明示的に AI にオプトインするか、テナント レベルでテナントをオプトインする必要があります。 オプトインされていないサイトは、プレビュー特典を受け取りません。

SharePoint で AI を使用してドキュメント ライブラリを作成すると、簡単な説明から、適切に構成されたメタデータが豊富なドキュメント ライブラリに移動できます。 ライブラリを手動で作成し、列を定義し、タグ付けルールを設定する代わりに、ライブラリの目的を説明し、必要に応じてサンプル ファイルを提供します。 その後、SharePoint の AI によって、ライブラリ名、説明、完全なメタデータ スキーマが生成され、新しいドキュメントが追加されると自動的にタグ付けされる列が含まれます。

この機能は、次のような適切に整理されたドキュメント ライブラリをすばやく作成する必要がある組織に役立ちます。

  • 財務および会計: 請求書リポジトリ、経費報告書ライブラリ、財務諸表アーカイブ。

  • 法的およびコンプライアンス: コントラクト ライブラリ、規制ファイリング リポジトリ、ポリシー ドキュメント コレクション。

  • プロジェクト管理: プロジェクト成果物ライブラリ、製品仕様、マイルストーン ドキュメント。

  • 人事: 従業員は、ライブラリ、特典ドキュメント、トレーニング 資料コレクションを記録します。

AI を利用したライブラリの作成のしくみ

ライブラリ作成プロセスでは、AI を使用して、サイト所有者またはコンテンツ マネージャーによる手動構成を必要とするセットアップを処理します。

目的について説明します。ライブラリの目的を自然言語で説明します。たとえば、"仕入先請求書用のライブラリが必要です" などです。

サンプル ファイルを指定します (推奨) : 保存するコンテンツの種類を表すサンプル ファイルまたはシード ファイルをアップロードします。 AI はこのファイルを使用して、ドキュメント構造をより深く理解し、関連するメタデータ フィールドを提案します。 サンプル ファイルを指定しない場合、AI は説明だけでライブラリ構成を生成します。

AI によって構成が生成されます。説明とサンプル ファイルに基づいて、AI はライブラリ名、説明、およびドキュメントの種類に合わせて調整された列を含むメタデータ スキーマを提案します。

AI によってライブラリが作成および構成されます。ライブラリが作成され、サンプル ファイルが指定された場合はライブラリにコピーされ、AI を使用する列が構成されます。 これらの列では、プロンプトを使用して、ライブラリに追加されたサポートされているファイルからメタデータを抽出します。

前提条件

  1. ユーザーには、Microsoft 365 Copilot ライセンスが割り当てられている必要があります。

  2. テナントとサイトは、SharePoint プレビューで AI にオプトインする必要があります。

  3. ユーザーには、SharePoint サイトでドキュメント ライブラリを作成するためのアクセス許可が必要です。

AI を使用してライブラリを作成する手順

  1. [サイト のホーム ページ] ページまたは [サイト コンテンツ] ページで、[ + 新規>Document ライブラリ] を選択します。

  2. AI 支援の作成プロセスを選択します。

  3. テキスト フィールドでライブラリの目的について説明します。 例:

    • "ベンダーの請求書を格納して整理するためのライブラリが必要です。

    • "マーケティング キャンペーン資産と成果物のライブラリ"

    • "従業員オンボード ドキュメントのリポジトリ"

  4. 必要に応じて、AI がドキュメントの構造を理解するのに役立つサンプル ファイルをアップロードします。 ファイルは、次の場所から選択できます。

    • 現在の SharePoint サイト

    • OneDrive の場所

    • ローカル デバイス

  5. AI によって生成されたライブラリの構成を確認します。

    • ライブラリ名: 入力に基づくわかりやすい名前。

    • ライブラリの説明: ライブラリの目的の概要。

  6. [ 作成] を 選択して確定します。 AI によってライブラリが作成され、サンプル ファイルにコピーされ、メタデータ列が構成されます。

AI を利用した列

ライブラリが作成されると、説明とサンプル ファイルから生成されたメタデータ スキーマに基づく AI 対応の列が含まれます。 これらの列では、プロンプトを使用して、サポートされているファイルからメタデータを抽出して設定します。

  • 自動タグ付け: ドキュメントがライブラリにアップロードまたはドロップされると、AI によってコンテンツが読み取られ、列の値が自動的に設定されます。 ユーザーは、必要に応じて値を確認および更新できます。

  • ユーザー コントロール: ユーザーは、作成時とその後いつでも、スキーマと基になるプロンプトを確認できます。

サポートされているファイルの種類

AI を利用したライブラリの作成では、ドキュメント コンテンツを読み取り、メタデータ値を設定するのと同じ基になる オートフィル機能 が使用されます。 つまり、同じファイルの種類の互換性は、ライブラリの作成時に指定した最初のサンプル ファイルと、ライブラリに追加されたドキュメントの両方に適用されます。

  • Last updated on