SharePoint ドキュメント ライブラリでビューを作成する

注:

この記事は、SharePoint (以前は Knowledge Agent と呼ばれた) の AI 機能のプレビュー バージョンに適用されます。

重要

SharePoint 機能の AI では、SharePoint パブリック プレビューでサイトを明示的に AI にオプトインするか、テナント レベルでテナントをオプトインする必要があります。 オプトインされていないサイトは、プレビュー特典を受け取りません。

SharePoint の AI 機能は、ドキュメント ライブラリのカスタム ビューを作成するのに役立ちます。 列、並べ替え、フィルター処理を表示および非表示にすることで、最も重要なものを強調表示するようにライブラリを構成できます。

クイック アクションを起動する

1. ドキュメント ライブラリの右下隅にある [SharePoint の AI] アイコンを選択します。

2. クイック アクション メニューから、[新しいビューの作成] を選択します。

3. チャット パネルが開き、カスタム ビューに関連する推奨アクションの一覧が表示されます。

   注:

   ライブラリで AI 機能を初めて使用する場合は、使用可能なファイルに基づいて最大 3 つの推奨列が自動的に生成されます。 これらの列には、ファイルに関するメタデータが自動的に設定され、ビューを作成するときに便利です。

推奨されるプロンプトを使用する

1. チャット パネルからアクションを選択します。 この例では、 先に [最近更新されたファイルを表示する] を使用します。

2. チャット ボックスで、指定された指示を確認します。 必要に応じて、意図に合わせてテキストを変更できます。 準備ができたら、[ 送信 ] ()を選択してアクションを送信します。

3. プロンプトに基づいて、ビューが生成されます。 ビュー パラメーターは、チャット パネルにまとめられています。

   

カスタム プロンプトを入力する

1. チャット パネルのテキスト ボックスに、独自のカスタム ビュー命令を入力します。 ビューを記述する場合は、表示する内容 (フィルター) と、グループ化または並べ替え方法を検討します。 これは、ビューがニーズを満たしていることを確認するのに役立ちます。

   

   ヒント

   AI 機能を使用して、列の表示と非表示、並べ替え、フィルター処理、グループ化を行うことができます。 さまざまなドキュメントの種類を含むライブラリで使用できるサンプル プロンプトを次に示します。

   • 請求書: 期限切れ請求書を表示し、仕入先別にグループ化し、支払期日で並べ替えます。
   • 製品仕様: 2020 年のリリース日を持つ製品を表示し、市場のポジショニングで並べ替えます。
   • 人事ポリシードキュメント: 既に有効になっているもののみを表示するカテゴリ別に人事ポリシーを表示します。
   • プロジェクト 計画: プロジェクト 計画をフェーズ別にグループ化し、開始日で並べ替えたい。 所有者列を表示し、場所列を非表示にします。

2. [ 送信 ] ()を選択して、アクションを送信します。

3. プロンプトに基づいて、ビューが作成され、チャット パネルに要約されます。

   

   ヒント

   チャット パネルには、作成されたビューの完全な説明が表示されます。 ビューはドキュメント ライブラリにも反映されます。

   

   生成されたビューは、ライブラリ内の重要な情報を強調表示するのに役立つ視覚的な合図を適用することもできます。 たとえば、フィルター処理された結果やグループ化された項目が一緒に表示され、関連するファイルをすばやく識別しやすくなります。 これらの視覚的変更はビュー構成の一部であり、プロンプトによって定義されたフィルター、グループ化、並べ替えを反映します。

   ヒント

   SharePoint の AI は、ライブラリ メタデータからビューを生成できます。 この例では、ファイルを製品ライン別にグループ化し、ドキュメントの種類で並べ替え、フィルターを使用して、グラフェン メッシュコンテンツのみを表示します。

   

Save your changes

1. 作成したビューとその他の変更を保存する準備ができたら、[ 変更の保存] を選択します。

2. [ 変更をライブラリに保存しますか? ] 確認画面で、 現在のライブラリ ビュー を更新するか、 新しいビューとして保存することを確認し、[ 変更の適用] を選択します。

   ヒント

   新しいビューを作成すると、数値が追加されたライブラリの名前になります。 今後の更新では名前付けエクスペリエンスが向上しますが、現時点ではライブラリ コマンド バーからビューの名前を変更できます。

3. 更新されたライブラリと作成したビューに戻ります。 AI 機能を使用して作成されたビューはパブリック ビューであり、ドキュメント ライブラリを使用するすべてのユーザーに表示されます。

要件と制限事項

• サポートされているビュー アクション: 列の表示、列の非表示、並べ替え、フィルター、およびグループ化。

• フィルター処理でサポートされている列の種類: 選択肢、数値、テキスト、DateTime、ブール値、通貨、MMD。

• 列の作成でサポートされている列の種類: 選択、数値、テキスト、DateTime、ブール値、注、通貨、URL、MMD。

• サポートされている言語: テキストベースのプロンプトと応答のMicrosoft 365 Copilotでサポートされているすべての言語が、英語のファイルのみを処理できます。

• 制限事項:

  • 暗号化されたファイルを分析してビューのメタデータを生成することはできません。

  • ビューの列の順序付け、列幅の変更、条件付き書式は、SharePoint の AI 機能ではまだサポートされていません。

  • 個人用ビューは現在サポートされていません。 AI 機能を使用して作成されたビューは、ドキュメント ライブラリを使用するすべてのユーザーに表示されるパブリック ビューです。