注:
この記事は、SharePoint の Copilot のプレビュー バージョン (以前は SharePoint では AI と呼ばられていた) に適用されます。
SharePoint の Copilot は、オートフィル列を使用してドキュメント ライブラリのメタデータを自動的に生成するのに役立ちます。
[自動入力列の作成] 機能は、ライブラリ内のファイルを分析し、メタデータ列と抽出プロンプトを提案します。 これらの列は、ファイル コンテンツからメタデータを自動的に設定し、ライブラリの整理、検出の向上、自動化シナリオのサポートに役立ちます。
推奨される列とメタデータを取得する
ドキュメント ライブラリ内の最初の 20 個のファイルに基づいて推奨される列とメタデータを取得するには、次の手順に従います。
- クイック アクションを起動します。
- 推奨されるプロンプトを使用するか、カスタム プロンプトを入力します。
- 変更内容を保存します。
クイック アクションを起動する
ドキュメント ライブラリの右下隅にある [SharePoint で Copilot] アイコンを選択します。
クイック アクション メニューの [ 自動入力列の作成] を選択します。
チャット パネルが開き、列の作成に関連する推奨されるプロンプトの一覧が表示されます。
注:
ライブラリで SharePoint で Copilot を初めて使用する場合は、使用可能なファイルに基づいて最大 3 つの列が自動的に提案されます。
チャット パネルで独自の列を要求することもできます。
推奨されるプロンプトを使用する
チャット パネルからアクションを選択します。 この例では、オートフィル列の作成またはオートフィル列の追加を使用します。
チャット ボックスで、指定された指示を確認します。 必要に応じて、意図に合わせてテキストを変更できます。 準備ができたら、[ 送信 ] を選択してアクションを送信します。
AI は、ドキュメント ライブラリ内の最新のファイルを最大 20 個分析して、列の候補を生成します。 これらのファイルは、代表的な分析を提供するために、サポートされているファイルの種類 (Office ドキュメントや PDF ファイルなど) で選択されます。
オートフィルを実行する前に特定のファイルを選択した場合、AI は選択したファイルのみを分析します。
推奨される列が強調表示され、AI によって生成されたとしてマークされます。 これには少し時間がかかる場合があります。
ヒント
推奨される列情報は、チャット パネルにまとめられています。
推奨される列と関連するメタデータを確認して、コンテンツに適していることを確認します。
推奨される列を削除するには:
- ドキュメント ライブラリ ページで列名を選択し、[ 列の削除] を選択します。
- チャット パネルのカード列で、[削除] を選択します。
列の名前を変更したり、推奨される列のメタデータを絞り込んだりするには:
- ドキュメント ライブラリ ページで列名を選択し、[ 列の編集] を選択します。
- チャット パネルのカード列で、[編集] を選択します。
[ 列の編集] パネルでは、列名を変更したり、メタデータを生成する命令を変更したりできます。 命令を編集した後、最大 10 個のファイルでテストして、必要な情報が提供されていることを確認します。 その列の変更が完了したら、[保存] を選択 します。
カスタム プロンプトを入力する
チャット パネルのテキスト ボックスに、独自の指示を入力します。
ヒント
列を要求するときは、明確な名前と、キャプチャする情報の種類 (ドキュメントの作成理由やプロジェクトの根拠など) と、形式と長さに関する詳細を必ず指定してください。 これにより、列がニーズを満たすことができます。
[ 送信] を選択してアクションを送信します。
Save your changes
すべての列の変更を保存する準備ができたら、[変更の保存] を選択 します。
[ 変更を保存して適用しますか? ] 確認画面で、現在のライブラリ ビューを更新するか、新しいビューとして保存することを確認し、[ 変更の適用] を選択します。
ヒント
新しいビューを作成すると、数値が追加されたライブラリの名前になります。 今後の更新では名前付けエクスペリエンスが向上しますが、現時点ではライブラリ コマンド バーからビューの名前を変更できます。
更新されたライブラリに戻り、ライブラリ内の最初の 20 個までのファイルの処理が開始されます。 アクティビティ パネルで進行状況を確認および監視できます。
これらのプロンプトが列に保存されると、ライブラリにアップロードされた新しいファイルが自動的に処理され、抽出された情報が対応する列に保存されます。
新しくアップロードされたファイル
変更を保存し、ライブラリの自動入力メタデータ列を作成すると、新しくアップロードされたすべてのファイルがメタデータで自動的に処理されます。 これは、アップローダーに Copilot ライセンスがあるかどうかに関係なく適用されます。 ライブラリに追加された新しいファイルには、メタデータが自動的に適用されます。
新しく追加されたすべてのファイルは、Copilot の特典の一部としても含まれます。 ライブラリが従量課金制メーターに接続されている場合でも、このライブラリの新しいファイルは従量課金制で課金されず、代わりに Copilot ライセンスの対象となります。
既存のファイルに変更を適用する
同じメタデータ ロジックをライブラリ内の既存のファイルに適用するには、処理するファイルを選択します。 選択したら、[ オートフィル ] ボタンを選択して、メタデータで処理および更新されたドキュメントを取得します。
また、AI 機能が手動でファイルを選択することなくライブラリ全体にメタデータを適用できるようにする機能も開発しています。 この拡張機能は、一般提供 (GA) を中心に出荷する予定です。
要件と制限事項
- サポートされているファイルの種類: .csv、.docx、.pdf、.xlsx、およびその他の Microsoft 365 互換の形式。
- サポートされている言語:テキスト ベースのプロンプトと応答のMicrosoft 365 Copilotでサポートされるすべての言語が、英語のファイルのみを処理できます。
- サポートされている列の種類: テキスト、複数行のテキスト、数値、はい/いいえ、日付と時刻、選択、ハイパーリンク、通貨、および管理されたメタデータ。
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制限事項:
- ユーザーまたはグループ、場所、イメージ、および参照列の種類は現在サポートされていません。
- 最適なパフォーマンスを得るには、ライブラリごとに 10 列以下を追加し、65 ページ以下のファイルを処理することをお勧めします。
- SharePoint の Copilot では、フォルダーではなくファイルのみを処理できます。 フォルダー内のファイルを使用してライブラリを構成する場合、構成はライブラリ全体に適用されます。
- SharePoint の Copilot は、初期列の構成中に最大 20 個のファイルを処理します。 追加のファイルから情報を抽出するには、ファイルを選択し、コマンド バーから [オートフィル列>オートフィル ] を選択します。 [オートフィル列] > [オートフィル アクティビティの表示] を選択すると、進行状況を監視できます。
- マネージド メタデータ列の種類を使用する場合は、マップされた用語セットの最初の 100 用語のみを使用できます。 優先用語またはシノニムが一致する場合、優先用語は列に保存されます。
- 暗号化されたファイルは分析できず、そのメタデータは結果に含まれません。 暗号化されたファイルが存在する場合は、処理されていないと表示される可能性があります。
- SharePoint の Copilot では、ドキュメント ライブラリのみを構成できます。 FormServerTemplates、SitePages、スタイル ライブラリ、SiteAssets のライブラリの種類はサポートされていません。
- このサービスは、ハブ サイト、ハブ サイトに関連付けられているサイト、サイト コレクションのプライマリ サイトなど、SharePoint サイトでのみ使用できます。 サブサイトはサポートされていません。