重要
この記事は従来の Workplace Analytics アプリを対象としており、更新された Viva Insights プラットフォームで利用できる機能は反映されていません。 Viva Insights の高度な分析情報に関する現在のドキュメントには、高度な分析情報のドキュメントにアクセスします。
従業員は仕事から切断する時間が必要です。 研究では、ストレスを軽減し、創造性を高め、燃え尽きないようにするために、全員が精神的な回復時間が必要であることを示しています。 従業員がメールに圧倒されると、ストレスを感じ、集中力を失い、重要なタスクを見逃す可能性があります。
共同作業の重要性
McKinsey の分析によると、平均的なプロフェッショナルは、1 日の 28% をメールの読み取りと回答に費やしています。 これは、2.6 時間の時間と 1 日あたり 120 件のメッセージの受信に相当します。
「平均して、専門家は 1 日あたり 15 回、または 37 分ごとにメールをチェックします。 しかし、顧客/顧客の 11% と同僚の 8% だけが、1 時間以内に応答を期待しています。 このソリューションは簡単です。通知をオフにし、メールをチェックする時間 (約 5 分から 8 分) を 1 時間ごとにスケジュールします。
「時間外のメールを処理すると、作業者だけでなく、家族にも損害を与える不安が生まれます。
"仕事の後にメールを読んで回答することで、従業員 (とそのパートナー) にストレスをかかえているだけの時間ではありません。
「実際、不安が増しているのは、従業員がオフィスの外で働くことができるという期待だけです。
ベスト プラクティス
- 電子メールの期待を共有し、境界を設定します。
- 緊急メッセージをいつでも対象とする通信チャネルを指定します。
- 従業員が仕事の後にメールから切断できるようにします。 緊急の問題が発生した場合は、代替チャネルから連絡を取ることができます。
- 明確な期待を設定し、残りのorganizationの適切な例を設定するように管理を促します。
戦略の変更
電子メールのプラクティスとケイデンスを設定する
電子メールをチェックして返信するタイミングに関する明確なパラメーターと期待の概要を説明します。 これを行う方法は、以下のとおりです。
メールを毎日チェックする頻度を選択する: 1 日あたり 3 回
リマインダーとして一日を通して特定の瞬間を使用する:昼食の直前
意図を共有し、チーム メンバーに同じ作業を促します。 例:
「場合によっては、全員がメールに圧倒される場合があり、メールやその他の作業をやり取りすると、個人の生産性に影響を与える可能性があります。 このため、1 日に 3 回メールをチェックする予定です。 すぐに応答する必要がある場合は、Teams チャットまたは電話で連絡できます。 私は皆にこれを試してみて、それがあなたにも役立つかどうかを確認することをお勧めします。
Teams の優れたプラクティスを示す
Microsoft Teamsなどのチャットベースの製品の力をチームに表示するには、自分で使用し、チームに共同作業を促します。
メール受信者番号を減らす
メールに返信する場合は、すべての返信の使用を減らし、会話に参加する必要のない参加者を削除します。