グループ作業

重要

ダッシュボードは間もなく廃止されますが、Teams または Web のViva インサイト アプリでコラボレーションの分析情報にアクセスできるようになります。 この変更の詳細については、こちらをご覧ください

個人用分析情報 ダッシュボード の [コラボレーション] ページを使用すると、会議、メール、チャット、通話にどれだけ効果的に時間を費やしているかを反映できます。

[Viva インサイト コラボレーション] ページを示すスクリーンショット。

週間平均

週間平均では、過去 4 週間に会議、メール、チャット、通話に費やした時間を推測します。 この見積もりは、 Outlook の設定で構成された、設定された勤務時間内のアクティビティに基づいて、勤務時間の割合として測定されます。

コラボレーションの週平均。

会議の習慣

[ 会議の習慣 ] セクションでは、組織して受け入れた会議の習慣やプラクティスについて説明します。 [習慣] ビューと [会議 ] ビューを切り替えることができます。

  • [ 習慣 ] ビューには、過去 4 週間の予定表の会議に基づいて、会議の習慣に関するデータが表示されます。 これは、自分が主催した会議や出席を承諾した会議の合計数のうち、これらの会議のタイプのそれぞれが発生する回数を理解するのに役立ちます。

    コラボレーション会議の習慣ビュー。

  • [会議] ビューには、過去 4 週間の予定表のすべての会議に関する詳細が表示されます。

    コラボレーション会議リスト ビュー。

    アイコン 説明
    recur アイコン。 予定表の定期的な会議を表します。
    人会議アイコン。 ユーザーが主催する会議を表します。
    定期的な会議アイコン。 ユーザーが主催する定期的な会議を表します。
    チェック マーク アイコン。 会議の列にチェックマークがある会議は、指定された会議の基準を満たしています。 たとえば、定刻通りに会議が始まった場合があります。
    X アイコン。 会議の列に X マークがある会議は、指定された会議の基準を満たしていません。 たとえば、定刻通りに会議が始まらなかった場合があります。
    ダッシュ アイコン。 会議の列にダッシュがある場合、指定された会議の基準はその会議には適用されません。 たとえば、会議が中止になったので、時間どおりに開始しなかった場合があります。
    並べ替えアイコン。並べ替えアイコン 会議リストで列名を選択すると、その列を昇順または降順に並べ替えることができます。 並べ替えアイコンは、リストが並べ替えされる列名の横に表示されます。

会議リストと指標から除外される会議のリストについては、会議の除外を参照してください。

コミュニケーション習慣

コミュニケーション習慣のセクションでは、過去 4 週間で 1 日の各時間帯に送信されたチャット (インスタント メッセージ)、メール総数、および閲覧数を示します。

コミュニケーションの習慣。

生産性に関する分析情報

[コラボレーション] ページの生産性の分析情報は、職場での最近のコラボレーション アクティビティに基づいています。 [ 提案の表示] を選択して、現在のコラボレーション パターンを変更する方法に関するアイデアを取得します。

指標について

このセクションでは、[コラボレーション] ページに表示されるメトリックについて説明します。 また、これらのメトリックをViva インサイトによって計算する方法についても説明します。

会議

会議の指標は、自分が主催または承諾した会議のうち、他のユーザーが少なくとも 1 名参加する、すべての会議を含みます。 会議時間には、設定された就業時間内や就業時間外に行われるものも含まれます。 時間外の会議時間は、ウェルビーイングの指標にも影響します。

会議の習慣指標

[コラボレーション] ページには、次の会議習慣メトリックが含まれています。 会議の習慣の横にあるクエスチョン マークのアイコンを選択すると、同様の詳細を表示することができます。

  • 高い出席率には、自分で主催した会議や承諾した会議で、回答率が 50% を超えたものが含まれます。
  • 1 日前通知で送付された招待状には、会議開始予定時刻の 24 時間以上前に招待状を送付した会議が含まれます。
  • 追加された Teams リンク には、組織した会議が含まれ、リモート出席用の Teams リンクが含まれています。
  • 他と重複しない会議には、他の会議と重複しないように自分で主催した会議や承諾した会議が含まれます。
  • 時間中にメールやチャットをしなかった会議には、相当数のメールやチャットを送信しなかった会議が含まれます。
  • 期限内に参加したオンライン会議 には、参加または開始した予定 (またはスケジュール開始時刻から 5 分以内) の Teams 会議が含まれます。
  • 就業時間中には、稼働時間中に自分で主催または出席を承諾した会議が含まれます。

会議の除外

次のような種類の会議も、会議の指標から除外されます。

  • 長さが 24 時間以上の会議。 特に、これはすべての の会議も除外されます。 Outlook の [終日会議] チェック ボックスを示すスクリーンショット。

  • プライベートとしてマークされている会議

  • 自分以外の参加者がいない会議 (予定表のフォーカス時間をブロックしたり、リマインダーを設定したりした場合など)

  • 表示が次のいずれかの値に設定されている会議。

    • 空き時間
    • 別の場所で作業
    • 仮の予定
    • 外出中

注:

Viva インサイトは、メトリック計算の 2 重予約会議を 1 回だけカウントします。 たとえば、同じ日の午前 10:00 から午前 11:00 にスケジュールされた 2 つの会議がある場合、Viva インサイトはこれを会議時間の 1 時間としてカウントします。

メール

メール指標には、メール送信と読み取りにかかった時間の見積もりが表示され、これにはノート PC や携帯電話などすべてのデバイスでの使用も含まれます。 自分の名前、または自分が属するグループが To 行または Cc 行にあるメールのみ対象になります。 開かずに削除したメールはカウントされません。

送信するメールは 1 通につき 5 分が割り当てられます。 開封するメールは 1 通につき 2.5 分が割り当てられます。 ただし、次のシナリオではより短い時間が割り当てられます。

  • 1 通のメールを送信し、5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。
  • 1 通のメールを開封し、2.5 分以内に別のメールを開封または送信した場合、この 2 つの動作の間の時間は最初のメールに割り当てられます。

また、設定された就業時間外にメールを送信したり読んだりする時間 (Outlook 設定で定義) は、ウェルビーイングの指標に影響を与えます。

チャットと通話

Viva インサイトは、Teams で発生した音声通話、ビデオ通話、チャット (インスタント メッセージ) をコラボレーション アクティビティとしてカウントします。これは次のように計算されます。

  • 送信したチャットやインスタント メッセージは、送信 1 回あたり 30 秒とカウントされます。

  • 受信 した各 チャットは、経験的に送信されたメッセージに費やされた時間が Teams セッションの合計期間の良好な予測因子であるため、時間の 0 秒としてカウントされます。

  • 15 分以内の各チャットまたはインスタント メッセージは、1 チャットとしてカウントされます。

  • 即席呼び出しごとに、Viva インサイトは呼び出しの実際の期間を使用します。 即席通話またはアドホック通話とは、予定外のもので、予定表に含まれていないものです。

  • 予定表で会議としてスケジュールされている通話の場合、その通話はすでに会議時間としてカウントされているため、時間は 0 秒としてカウントされます。

    注:

    Teams チャネルからのチャットは指標から除外されます。

ドキュメント

Viva インサイトには、作業した OneDrive ドキュメントと SharePoint ドキュメントの情報も表示されます。 Viva インサイト参加者には、次の分析情報が表示されます。

  • 作業した (読み取り、編集、またはレビュー) クラウド ドキュメントの数です。
  • 勤務時間外に作業したクラウド ドキュメントの数です。

このような分析情報を表示するには、過去 1 週間に OneDrive または SharePoint の 3 つ以上のクラウド ドキュメントで作業している必要があります。

共同作業のヒント

メールや即席の電話、会議やチャットに時間をかけすぎていると、貴重な共同作業の時間を逃してしまうかもしれません。 研究では、一般的には 4 ~ 5 の異なることをするだけで、共同作業時間を 18 ~ 24% 増やすことができることが明らかになっています。

  • バッチ電子メール時間: 気が散るのを減らすために、1 時間に 1 回は受信箱をチェックしましょう。 それがうまくいく場合は、2 時間おきにメールをチェックするなどしてみてください。 どれほどの時間を取り返せるか、ご確認ください。

  • 予定表で会議をグループ化: 予定表が会議で細切れにされている場合は、予定表で会議をグループ化することで、チームの共同作業に使用できる時間をブロックでより多く確保することができます。

  • 出席する会議を減らしてスケジュールする:

    • 会議の数が少ないほど、コラボレーションの時間が長くなります。 定期的な会議を見直して、毎週の時間を有効に使えるようにします。
    • 主催した会議の出席者リストを確認します。 出席者が同じ場合は、会議の凝縮を試します。
    • 会議で 1 日の予定が埋まるようなオフィス文化の中で、持っているものを最大限に活用しましょう。 事前に期待を設定し、目標を明確にすることで、会議がより効率的になり、あなたと同僚に時間を取り戻すことができます。
  • 会議サイズを管理: 小規模で短時間の会議は、出席者のコミュニケーションが早まり、仕事を終了させることに集中できるため、意思決定に有利になります。 研究によると、7 人以上の会議グループに 1 人追加されるごとに、意思決定の有効性が 10 パーセント減少することがわかっています。 意思決定のオーバーヘッドを避けるために、会議サイズを縮小することを検討してください。

  • 時間どおりに会議に応答: 時間どおりに会議の招待状に応答することで、チームが期待する内容を知ることができます。 誰が出席する予定なのか、同僚がしっかりと把握している場合は、会議の準備がしやすくなります。

  • 会議の準備に時間を与える: 最後の分の招待が必要な場合がありますが、出席者に準備時間を与える場合は、会議の方が効果的な場合があります。

  • リモート出席者の Teams リンクを含める: リモート出席者に対応するために、Teams リンクを会議に追加することを検討してください。

  • 招待状に会議のアジェンダと実施項目を含める: 会議を最大限に活用するために、アジェンダと実施項目を追加します。 会議の招待状への添付ファイルで、参加者にしてほしい内容を明確にすることを検討してください。

  • 時間どおりの会議開始および終了:

    • 会議が時間どおりに始まると、時間どおりに終わる可能性が高まり、会議の目的を達成する可能性も高まります。 会議の開始時間が遅くならないように、会議開始前の準備のための時間を確保することを検討してください。
    • よりよい会議の実践は、生産性、情報の共有、革新性、意志決定、そしてチームの共同作業を改善します。
  • 会議を 1 日前にキャンセル: 可能であれば、前日までに出席者にキャンセルの連絡を送信します。 出席者がその時間をうまく再利用するために事前に計画できるようベストを尽くしてください。

  • 長いメール スレッドをオフラインにする: 数週間にわたって増加する長いメールのスレッドについては、メールをオフラインにして、同期するための会議をスケジュールすることを検討してください。

  • 勤務時間中に会議をスケジュールする: 緊急でない会議の場合、出席者の設定された勤務時間中にスケジュールすることは、人々の幸福を尊重する良い方法です。

  • 会議中のマルチタスクを避ける: 研究では、スマートフォンが身近にあるだけで、睡眠不足で受ける影響と同程度の認知能力が損なわれることが示されています。 完全に注意を払うために、会議中はスマートフォンを手元に置かないことを検討してみましょう。