フォーカス プラン

会議やメール、チャットは仕事を進める上で必要なものですが、仕事中は多くの場合、途切れることなく仕事に取り組める時間がほとんどありません。 同僚との共同作業に 1 日の 80% 以上を費やしているというレポートや、1 通のメールを確認しただけで集中力を取り戻すには 20 分以上かかるという研究結果もあります。

Microsoft Viva インサイトのフォーカス プランは、集中するために毎日最大 4 時間をスケジュールすることで、最優先事項の作業の定期的な時間をブロックするのに役立ちます。 また、このプランでは、ユーザーのニーズに合わせてフォーカス プランの設定を行うことができます。

  • Teams でチャットを無音または許可することができます。
  • チームの通知をミュートしたり、ミュート解除したりすることができます。

フォーカス プランは自由に作成、構成、終了することができます。 詳細については、「フォーカス プランを作成するには」と「フォーカス プランを変更または終了するには」を参照してください

フォーカス プランを作成するには

フォーカス プランは、次の 3 つの場所で作成できます。

アプリで

  1. [ 保護時間 ] タブを選択します。

    [保護時間] タブを示すスクリーンショット。

  2. フォーカス プラン カードを見つけます。

  3. [開始する] を選択します。

    [フォーカス プラン] カードと [はじめに] ボタンを示すスクリーンショット。

  4. もしこれが:

    • フォーカス プランを初めて使用すると、[作業の開始] を選択した後、[フォーカス プランの設定] で設定を確認するように求められます。 これらの設定については、次のセクションで詳しく説明します。

    • フォーカス プランを初めて使用する場合ではなく、Viva インサイト自動的にフォーカス時間の予約が開始されます。 設定は、 後で [フォーカス プランの設定 ] で変更するか、カードの [ 設定の表示 ] を選択して変更できます。

      フォーカス プラン カードと [設定の表示] リンクを示すスクリーンショット。

ダッシュボードで

重要

ダッシュボードは間もなく廃止されますが、Teams または Web のViva インサイト アプリでフォーカス プランの設定にアクセスできます。 アプリの設定を表示するには、バナー メッセージで [今すぐ試す ] を選択します。 新しい設定バナー メッセージを示すスクリーンショット。この変更の詳細については、こちらをご覧ください

  1. 個人用ダッシュボードの[フォーカス] ページのヘッダーで、[開始] を選択します。

    フォーカス プランのセットアップ - 概要を示すスクリーンショット。

  2. Viva インサイトに毎日予約してほしいフォーカス時間数を選択し、[次へ] を選択します。

    フォーカス プランのセットアップ - 時間の選択を示すスクリーンショット。

  3. フォーカス時間に設定する時間帯を選択し、[次へ] を選択します。

    フォーカス プランの設定 - AM または PM を選択するを示すスクリーンショット。

  4. Teams リマインダーをフォーカス モードで開始するかどうかを選択します。

    フォーカス プラン - 通知が必要または不要であることを示すスクリーンショット。

  5. フォーカス時間中に Teams のチャット通知をミュートにするかどうかを選択し、問題ありません。を選択します。

    フォーカス プラン - チャット通知をミュートにする選択。

    Viva インサイトでは、ユーザー設定に基づいて、Outlook カレンダーでフォーカス時間を確保するため検索できるようになりました。 フォーカス時間の量や配置は、予定表を開く時間によって異なります。

    詳細については、「フォーカス時間の自動予約」を参照してください。

Insights Outlook アドイン

  1. [ 毎日のフォーカス時間が必要ですか? 分析情報] を選択します。

    毎日フォーカス時間が必要であることを示すスクリーンショット。洞察 力

  2. [今すぐ時間を予約] を選択します。

    [今すぐ予約] オプションを使用してフォーカス プランを作成するウィンドウを示すスクリーンショット。

    [分析情報] ウィンドウでは、フォーカス プランが開始されたことが通知され、次のように予定表にフォーカス時間ブロックが含まれます。

    Outlook アドインのフォーカス プランの確認ウィンドウを示すスクリーンショット。

フォーカス プランが準備できたら、次のようなことができます。

フォーカス プランの進行状況を確認するには

プランの開始後、進行状況を確認して、次の 2 週間は毎日フォーカス時間を予約していることを確認することができます。 少なくとも数日前から計画が実行されていれば、レポートする数字が算出されます。

ダッシュボードで、左側のウィンドウで [フォーカス ] を選択して、フォーカス時間に関する統計情報を表示します。

ダッシュボードのレポート。

重要なメトリックは、[先週] の下に、前の週に集中する時間があった日数を示しています。

今後のプラン領域は、次のセクションで将来の日のフォーカス時間を計画するのに役立ちます。

予約フォーカス時間

現在の週と翌週について、この領域ではどの日に何日間フォーカス時間が予約されているかを示しています。 ダッシュボードの前の例のスクリーンショットでは、フォーカス時間が予約された 3 日間が緑色で表示されています。

必要なフォーカス時間

このセクションでは、フォーカス時間が予約されていないが、まだ空き時間がある次の日数の期間内を表示しています。 [今すぐ予約] を選択すると、Viva インサイトを選択して今回の予約ができます。

必要なレビュー

表示された日数 (スクリーンショットでは 3 日間) で、Viva インサイトは予約する時間の有無、または会議と競合する予約されたフォーカス時間を検出しました。 [レビュー] を選択すると、Outlook on the web で予定表を開いて問題を解決します。

注:

Outlook カレンダーに変更を加えると、5 分以内にダッシュボードに反映されます。

フォーカス プランを変更または終了するには

アプリまたはダッシュボードを使用して、必要な回数だけフォーカス プランを変更またはオプトインしてオプトアウトできます。

アプリで

変更を加えるには

[保護時間] タブから次の手順を実行します。

  1. [時間の保護] の下にある [フォーカス プラン] カードを見つけます。

  2. [ フォーカス プランの基本設定の表示] を選択します

    [プランの設定の表示] オプションが表示された [フォーカス プラン] カードを示すスクリーンショット

  3. [基本設定] ページで、次の項目を選択できます。

    • 1 日のフォーカスに費やす時間数。

    • 午前または午後にフォーカスを合わせるかどうか。

    • フォーカス時間をスケジュールする最も早いViva インサイト。

    • アラームが必要な場合でも、フォーカス時間中に Teams の通知をミュートする場合も。

      フォーカス プランの基本設定を示すスクリーンショット。

  4. 編集が完了したら、[ 変更の保存] を選択します。

ここを出ます

右上にある [ プランを残す ] ボタンを選択します。

[プランから離れる] ボタンを示すスクリーンショット。

アンケートの質問に回答し、もう一度 [ プランを残す ] を選択します。

ダッシュボードで

重要

ダッシュボードは間もなく廃止されますが、Teams または Web のViva インサイト アプリでフォーカス プランの設定にアクセスできます。 アプリの設定を表示するには、バナー メッセージで [今すぐ試す ] を選択します。 新しい設定バナー メッセージを示すスクリーンショット。この変更の詳細については、こちらをご覧ください

変更を加えるには

  1. [ プランの構成] を選択します

    [プラン構成] リンクを示すスクリーンショット。

  2. [ 保護時間 ] タブで、設定を構成します。

    フォーカス時間の設定を示すスクリーンショット。

  3. ユーザー設定を入力したら、[変更を保存] を選択します。

ここを出ます

フォーカス時間の予約Viva インサイト停止するには、[フォーカス プラン] のトグルを [オン] から [オフ] に切り替えます。

フォーカス プランが有効になっている横のトグルを示すスクリーンショット

アンケートの質問に回答し、[ 送信] を選択します。

概念

次のセクションでは、フォーカス プランの作成や監視に役立つ情報が用意されています。

フォーカス時間の自動予約

自動予約をお好みの内容で設定すると、Viva インサイトは Outlook カレンダーでフォーカス時間として設定された時間の検索を開始します。 スケジュール済みのフォーカス時間は、予定表に別の色で「フォーカス時間」とラベル付けされて表示されます。

フォーカス時間は、予定表の競合を生み出すことはありません。つまり、終日の会議、予約済みの個人的な時間、予定などの既存の予定表イベントに予約されることはありません。

自動的にスケジュールできる最大フォーカス時間ブロックは 2 時間ですが、Outlook カレンダーで手動でフォーカス時間を延長することができます。

スケジュールの予約

Viva インサイトは、事前に 2 週間分のフォーカス時間を予約します。 たとえば、月曜日に予定表を開くと、その週のすべての日と翌週の金曜日までの期間にフォーカス時間が予約されていることがわかります。 毎週末、それは次の週に時間ブロックを検索して、それに応じた時間を予約します。

時間帯の選択方法

1 日の間に、開く時間帯によって予約された時間は異なります。 Viva インサイトは、Outlook 設定で定義されているように、勤務開始日に検索を開始します。

Viva インサイトは、[プランの構成] ダイアログ ボックス内の [フォーカス時間を指定日以後にスケジュールする] 設定も尊重します。 たとえば、これを午前 9 時に設定した場合、Viva インサイトは、午前 9 時以前に開始するフォーカス時間スロットを選択することはありません。

また、Viva インサイトでは、フォーカス時間帯の長さや 1 日の一部 (午前または午後) のユーザー設定を優先します。 たとえば、4 時間のフォーカス時間を午後に選択した場合、Viva インサイトはまず予定表をスキャンして午後の 4 時間の空き時間帯を検出します。 午後に 4 時間の空き時間帯が見つからない場合は、午前で 4 時間の空き時間帯を見つけるために予定表をスキャンし続けます。 使用できる時間が少ない場合は、最短 30 分でフォーカス ブロックを予約することができます。

ある 1 日のブロックを予約した後、ユーザー設定に基づいて、次の適切なブロックを見つけるために翌日に移動します。 (ほとんどの場合、1 日あたりフォーカス時間を 1 ブロックだけ作成します)。

ランチタイム

Viva インサイトでは、正午から午後 1 時までの時間を昼食時間とみなしています。 自動予約をオンにしている場合、Viva インサイトは他の時間帯を予約しようとします。 他に使用可能な時間のブロックが見つからない場合は、ランチタイムの時間帯にフォーカス時間を予約します。

フォーカス時間中はチャットがミュートされます

フォーカス時間中は、Teams や Skype for Business の状態が自動的に「フォーカス」に変更され、チャットが通知されなくなるため、集中力を維持するのに役立ちます。 フォーカス時間の予約が終了すると、自動的に以前の状態に戻ります。 フォーカス時間中に重要なメッセージを見逃さないように、Teams で優先度の高い連絡先を設定することができます。

詳細については、「Teams で通知を管理する」を参照してください。

ダイジェスト メールと Viva インサイト Outlook アドイン

フォーカス プランのダイジェスト

フォーカス プランに登録すると、ダイジェスト メールがプランの参加状況に基づく内容に調整されます。 たとえば、フォーカス時間が予約されていない日に、アラーム通知を行う場合があります。

Viva インサイト アドイン

Outlook アドインを開いて、次の日数の期間内のフォーカス時間を設定し忘れていないかを確認することができます。 そのためには、次のカードを使用します。

アドイン フィード カード。

このカードを選択すると、次のようなオプションが表示され、日ごとにフォーカス時間を予約したり、数日分を一度に予約したりすることができます。

[フォーカス時間を予約] インライン。

予定表の色の設定

注:

Outlook では、予定表にフォーカス時間が緑色またはその他の色として自動的に表示されなくなりました。

特定の色として表示するようにフォーカス時間をカスタマイズする場合は、Windows 上の Outlook デスクトップ アプリで条件付き書式を使用して行うことができます。 次の手順に従って、新しい条件付き書式ルールを作成します。

  1. 予定表ビューで、[ 表示 ] タブ > [現在のビュー ビュー > の設定] を選択します。

    [設定の表示] オプションの移動を示すスクリーンショット。

  2. [ 条件付き書式 ] ボタンを選択します。

    [ビューの詳細設定] ダイアログ ボックスで強調表示されている [条件付き書式] ボタンを示すスクリーンショット。

  3. [ 追加 ] ボタンを選択して、新しいルールを作成します。

    [条件付き書式] ダイアログ ボックスで強調表示されている [追加] ボタンを示すスクリーンショット。

  4. [条件付き書式] ダイアログ ボックスで、次 の手順を 実行します。

    1. ルールに名前を付けます。
    2. フォーカス時間ブロックを表示する色を選択します。
    3. [ 条件 ] ボタンを選択します。

    [条件付き書式] ダイアログ ボックスで [名前]、[色]、[条件] が強調表示されているスクリーンショット。

  5. [ フィルター ] ダイアログ ボックスで、検索語句として [フォーカス時間] を追加します。 [入力]: フィールドを "件名フィールドのみ" に設定したままにします。

    [フィルター] ダイアログ ボックスで強調表示されている検索用語フィールドを示すスクリーンショット。

  6. 3 つのダイアログ ボックスのそれぞれで [ OK] ボタンを選択します。 フォーカス時間ブロックが、手順 4 で設定した色として表示されるようになります。