Viva インサイトで時間を保護する

Microsoft Viva インサイト アプリでこの機能を使用すると、次の方法で時間を保護できます。

[保護時間] ページを示すスクリーンショット。

フォーカス時間をスケジュールする

調査によると、中断された後にタスクに再焦点を当てるには平均 23 分かかる可能性があることを示しています。 集中作業中に一定の注意散漫が発生すると、ストレスが高くなり、生産性が低下する可能性があります。 会議の間に利用できる時間が少ない場合や、受信メールやチャットに気を取られている場合、困難な作業に集中するのは困難です。 毎日数時間をブロックして中断せずに集中すると、重要なタスクやプロジェクトを進めることができます。

Viva インサイトは、集中作業の時間を保護し、フォーカスを置きながら Teams のチャットや通話からの通知 (したがって気晴らし) を最小限に抑えるのに役立ちます。

フォーカス時間またはプランを予約する

[ 時間の保護 ] ページでは、次のようにフォーカス時間をスケジュールできます。

  • ブックフォーカス時間 – このセクションを使用して、次の 2 日以上の間にフォーカスのある作業のタイム スロットを予約します。

    • [ 時間の予約] を選択すると、[ フォーカス時間が予約されました] と表示されます。 [会議の 競合の確認] が表示された場合は、それを選択して予定表を表示し、競合を解決します。
    • [時間の予約] を選択し、不要と判断した場合は、予定表からフォーカス時間ブロックを削除できます。
    • 予約時間の前に、[ 編集] (鉛筆アイコン) を選択してフォーカス時間ブロックの名前を変更すると、スケジュールされたフォーカス時間の件名が自動的に更新されます。
  • フォーカス プランフォーカス プラン内で、[ 作業の開始 ] を選択してフォーカス プランを作成します。

    • フォーカス プランを初めて使用しない場合は、最後のプランの既定の設定で自動的に設定されます。 その後、プロンプトに基づいて、[設定の 編集 ] を選択して変更を加えることができます。

    • これが初めてのフォーカス プランの場合は、次のオプションを選択するように求められます。

      • これを後で行います。プロンプトはスキップされ、設定に基づいて既定のプランに登録されます。
      • 毎日スケジュールを設定するフォーカス時間。
      • 午前と午後のどちらに焦点を当てるかを指定します。
      • Teams リマインダーをフォーカス モードに開始するかどうか。
      • スケジュールされたフォーカス時間中に Teams で通知を無音にするかどうか。

初期設定後はいつでも、オプションを確認または変更したり、プランから離れたりするには、Viva インサイト アプリの右上にある省略記号 (...) を選択し、[設定] を選択し、左側のウィンドウから [保護時間] を選択します。

フォーカス プランの基本設定を示すスクリーンショット。

フォーカス モードを使用するには

フォーカス モードでは、フォーカス時間内に短い休憩が散在し、作業を続け、生産性を高めることができます。 この機能を開始して使用する方法については、こちらをご覧ください。

フォーカス セッションを開始する

スケジュールされたフォーカス セッション

計画を通じて、または前に予約して、フォーカスする時間を事前に予約した場合は、Teams 通知が届きます。

[保護時間] のフォーカス モード通知カードを示すスクリーンショット。

フォーカス モードを開始するには、この通知を選択します。 通知を選択しない場合でも、予定表に フォーカス時間 イベントが表示され、Teams の状態が [フォーカス] に更新され、設定した優先連絡先からの Teams 通知がない限り、Teams の通知は受け取りません。

注:

フォーカス モードで Teams を引き続き使用する場合は、Viva インサイト アプリ アイコンを右クリックし、[アプリのポップ アウト] を選択します。

[アプリのポップ アウト] オプションの使用を示すスクリーンショット。

フォーカス セッション中に機能を使用する

フォーカス モードの場合は、タイマータスクマインドフルネスの 3 つのセクションがViva インサイト表示されます。

Timer

フォーカス モードを起動すると、[ タイマー ] セクションに移動します。 ここでは、フォーカス時間が分単位で表示されます。これは、プランで設定した時間、または予約時間に対応します。 この時間を増減する必要がある場合は、矢印を選択します。

時間を長くすると、アプリはスケジュールされたフォーカス時間を延長するかどうかを確認します。 [ 15 分の追加] ボタンを選択して、スケジュールされた時刻にさらに 15 分を追加するか、ボタンの下矢印を選択して別の量を追加できます。

[Add 15 minutes]\(15 分の追加\) ボタンを示すスクリーンショット。

自動的にスケジュールされた休憩をスキップするには、[中断をスキップする] の横にあるボックスを選択 します。 サウンドなどのその他の設定や、最後の休憩時間やフォーカス間隔を調整するには、[ タイマー] 設定を開きます。

タイマーの設定を示すスクリーンショット。

タイマーを開始する準備ができたら、[ フォーカス タイマーの開始 ] ボタンを選択します。 必要に応じて、フォーカス タイマーを停止できます。

フォーカス タイマーのエラップを示すスクリーンショット。

タスク

[タスク] セクションを使用すると、フォーカス セッション中に作業を指示できます。 [タスク] には、Microsoft To Do の既存のタスクが表示されます。これは現在期限であるか、今日のアラームが設定されています。

[タスク] オプションを示すスクリーンショット。

既存のタスクを表示するだけでなく、次のことができます。

  • 新しいタスクを追加します。 [ タスク] のにある [タスクの追加] を選択します。
  • Outlook または Teams から提示された推奨タスクを追加します。 To Do がチャットやメールの潜在的なタスクに気付いた場合は、[ タスク] の上に通知が表示されます。 下向き矢印を選択してメッセージを展開します。 このタスクを To Do リストに配置する場合は、[ タスクに追加 ] ボタンを選択します。
  • 完了したタスクをリストからクロスします。 タスク名の左側にある円を選択すると、タスクが 今日完了したタスク の一覧に送信されます。 To Do からタスクを削除する場合は、タスク名の右側にあるごみ箱アイコンを選択します。
  • リマインダーを設定します。 タスク名の右側にある省略記号 (...) を選択し、通知する時刻を選択します。 リマインダーは、ブリーフィング メールを受信するためにサブスクライブしている場合は、Microsoft To Do リストとブリーフィング メールに表示されます。 このメニューからタスクを 編集 および 削除 することもできます。
マインドフルネス ブレイク

フォーカス間隔間の休憩中に、Mindfulness break のガイド付きビデオを使用して、息をつかみ、リセットすることができます。 ビデオの下で [スタート] を選択すると、次のフォーカス間隔が開始される前に 3 分または 5 分の演習が完了します。

Mindfulness の中断オプションを示すスクリーンショット。

フォーカス セッションを終了するには

タイマーが終了すると、[ おめでとう] メッセージが表示されます。 フォーカス時間を延長する場合は、[ 再起動間隔タイマー] を選択します。

フォーカス モードの終了画面を示すスクリーンショット。

フォーカスが完了した場合は、1 日を進めて Teams を引き続き使用できます。 Teams の状態が [フォーカス] として表示されなくなります。ミュートされている場合は、Teams 通知の受信を再開します。

静かな時間を構成する

調査によると、長い時間と常に利用できるようにするというプレッシャーは、従業員の燃え尽きにつながる可能性があることを示しています。 業務時間外の共同作業に費やす時間は、自分とチームが柔軟性を受け入れているとしても、燃え尽きるリスクがあることを示す指標になります。

この機能は、仕事から切断して再充電する毎日の時間である静かな時間を保護するのに役立ちます。 作業に関連する中断を最小限に抑えるために、Outlook と Teams からのモバイル通知を自動的にミュートするタイミングをスケジュールできます。

[時間の保護] ページの [静かな時間] セクションで、スケジュールが設定されていない場合は、[Let's go] を選択します。 次に、Outlook と Teams からのモバイル通知をミュートするタイミングの開始時刻と終了時刻を選択するように求められます。 [ モバイル通知を一日中ミュートする] で、24 時間の通知をミュートする日数を選択することもできます。

初期セットアップ後、[ 静かな時間の構成] に次のオプションが表示されます。 ここでは、Viva インサイト アプリの右上にある省略記号 (...) を選択し、[設定] を選択し、左側のウィンドウから [保護時間] を選択します。 任意の静音時間オプションを確認または変更したり、いつでも静かな時間をオフにしたりできます。

静かな時間の設定を示すスクリーンショット。

他のプランを作成する

適用対象: Viva インサイト Premium ライセンスを持つユーザー

フォーカス プランに加えて、Viva インサイトは、スケジュールされた休憩、学習、メッセージのキャッチアップ時間の予定表の時間を保護するのにも役立ちます。 これらのプランは、ブロック時間の目標量を設定することでニーズに合わせて構成できます。また、予約設定をカスタマイズすることもできます。

休憩、学習、またはメッセージのキャッチアップ 計画を作成するには

Viva インサイト アプリまたは金曜日に受信するブリーフィング メールで、休憩、学習、メッセージのキャッチアップ プランを作成できます。 ブリーフィングを通じてプランを作成するには、 ブリーフィングドキュメントを参照してください。 アプリを使用してプランを作成するには、次の手順に従います。

  1. Viva インサイト アプリを開き、画面の右上隅にある省略記号を選択し、[設定] を選択します。

    [設定] の選択を示すスクリーンショット。

  2. [ 設定 ] タブで、左側のメニューから [ 保護時間 ] を選択します。

    [保護時間] タブを示すスクリーンショット。

  3. さまざまなプランを確認し、[ はじめ に] を選択して、目標に合ったプランまたはプランに参加します。

    [はじめに] の選択を示すスクリーンショット。

  4. ニーズに合わせてプランを構成します。 たとえば、[休憩] プランで、 休憩 の期間を選択します。

    [プランの設定を中断する] を示すスクリーンショット。

プランを変更または脱退するには

設定を更新するか、Viva インサイト アプリでプランのままにすることができます。

設定を更新するには:

  1. [保護時間] タブで [設定] を選択します。

  2. 更新を行います。

  3. [変更の保存] を選択します。

    [プランの設定を中断する] と [変更の保存] を選択しているスクリーンショット。

注:

変更が有効になるまでに最大 24 時間かかる場合があります。

参加後にプランを残すには:

  1. [保護時間] タブで [設定] を選択します。

  2. 退出するプランの右側にある [プランを残す] ボタンを選択します。

    [プランの削除] を選択しているスクリーンショット。

    プランの終了を確認するスクリーンショット。

プランの予約時間の詳細

これらのプランの背後にある概念の詳細については、「 フォーカス プラン」を参照してください。