Outlook のインライン提案

Outlook のインライン提案は、メールや会議出席依頼を読んだり作成したりしているときに Outlook に表示される簡単なデータと AI 主導の通知です。

インライン提案は、メールの管理と会議の実行に関する便利な提案、ヒント、ベスト プラクティスを表示することで、生産性とチームの生産性を高めるのに役立ちます。 効果的なメールや会議の決定を行う際に、情報を提供し、ガイドするのに役立ちます。 また、フォーカス時間を取り戻し、他の実用的な利点に加えて、より良いコラボレーション習慣を構築するのにも役立ちます。 インライン候補の種類には、 Outlook に表示される可能性のある一部の候補が一覧表示されます。

注:

ユーザーのみがデータを確認できます。詳細については、「プライバシーに関する FAQ」を参照してください。

インライン候補を表示する方法

インライン候補は、Microsoft 365 または Microsoft 365 ライセンスを使用した最新バージョンのOutlook on the webおよび Outlook for Windows で利用できます。 Outlook for Windows でインライン候補を表示するには、コンピューターに次の場所があることを確認します。

• Outlook for Windows 2016 バージョン 1808 以降とビルド 16.0.10730 以降。
• Outlook Insights アドイン バージョン 3.0.0.0 以降。 インストールされているアドインのバージョンを確認するには、「 Exchange 管理センター」を参照してください。 アドインはテナント レベルでインストールされます。その後、アップグレードがすべてのユーザーに反映されるまでに最大 8 日かかることがあります。 適切なアドインのバージョンが Outlook にインストールされていない場合は、「Viva インサイト Outlook アドインを追加する」の手順に従って追加できます。
• アクション可能なメッセージはサポートされ、有効になっています。「Outlook とMicrosoft 365 グループのアクション可能なメッセージ」を参照してください。

Outlook for Windows とOutlook on the webでは、メールや会議出席依頼の読み取りまたは作成中にインライン候補が表示されます。

インライン候補の種類

Outlook に表示される可能性があるいくつかの提案を次に示します。

• 送信候補をスケジュールする
• 未完了の作業の提案
• フォーカス時間を増やす
• 不在時の計画
• フォーカス時間を保護する
• 会議の時間を短縮する
• メールの開封率を追跡する
• メールの追跡

インラインの提案をオプトアウトする

1. Outlook でインライン候補をオプトアウトするには、[Outlook ホーム] リボンの [Viva インサイト] アイコンを選択します。 または、Outlook on the webを使用している場合は、電子メール メッセージの読み取り時または新しいメッセージの送信時に、省略記号 (...) メニューにViva インサイト アイコンが表示されます。

2. Viva インサイト アドインの [設定 (歯車)] アイコンを選択します。

   

3. [ 設定] の [生産性のインライン提案] で、設定を [オフ] に変更します。

オプトアウトした場合、オプトインに戻せますか。

はい。 オプトアウトした場合は、いつでもオプトバックして、インライン提案へのアクセスを取り戻すことができます。

フィードバックの提供

インライン提案のフィードバックを提供するには、提案で [フィードバック ] を選択します。 [フィードバック] セクションで、"サムアップ" または "サムダウン" とその他の該当するフィードバックを選択します。 サムダウンを選択すると、その提案が少なくなります。

また、今後インライン提案を受け取らない場合は、[ すべての通知をオフにする ] を選択することもできます。

また、Viva インサイト アドイン ウィンドウの右上にあるスマイリーフェイス アイコンを選択して、何に対しても一般的なフィードバックを提供することもできます。

送信候補をスケジュールする

Outlook でメールを作成する場合は、[送信候補のスケジュール] に、メール配信をスケジュールするための提案が表示されます。 この機能の詳細と、それを使用する方法については、「 送信候補をスケジュールする」を参照してください。

未完了の作業の提案

メールまたは予定表の招待状を作成または読み取るときに、メールまたは予定表の招待の送信者に対して提案された未処理のタスクを確認する提案が表示される場合があります。 過去 14 日間の送信者とのメール通信に基づくタスク候補があり、完了すると約束したタスクのタブや、チーム メンバーから完了を求められたタスクのタブを維持するのに役立ちます。

[自分の タスクを表示 ] を選択すると、Insights で未処理の可能性があるタスクを確認してフォローアップできます。 この画像に示すように、関連するタスク (RE: Kat - Anisa チャット) を開いて詳細を確認するか、[ 完了としてマーク ] または [ タスクではない ] を選択してタスク一覧から削除できます。

フォーカス時間を増やす

予定表の招待状を読んでいる間に、 集中した仕事の時間を予約 する (会議の負荷が高い場合) という提案が表示され、より多くの時間を使って深い作業を行い、最も重要な作業のために予定表を再利用できます。

[ 推奨される時間を表示 ] を選択すると、今後の週にフォーカスできるすべての時間が表示され、毎日使用可能なスロットが 2 つ表示されるウィンドウが開きます。 クリック 1 回で予定表にフォーカス時間を追加し、気を散らすことなく深い作業の準備をすることができます。 また、クリック 1 回で集中した作業に利用できるすべての時間を予約できるため、より長い期間にわたって集中した作業を行うことができます。

不在時の計画

Outlook で仕事から離れた今後の時間に関するメールまたは予定表の招待を作成するときに、次のような提案が表示される場合があります。

「離れた時間を計画する」チェックリストを使用して、作業から離れて時間を計画する際のストレス を 軽減します。 それに関するインライン提案が表示されたら、[ プラン ] を選択してチェックリストを開き、次の操作を行います。

• スケジュールされた休暇に関するカスタム メッセージを使用して、すべての会議を 1 ヶ所で解決します。
• 自動応答を作成し、予定されている休暇についてチームに通知します。
• フォーカス時間をスケジュールして、休暇に入る前にタスクを終え、戻ったら仕事に追いつくようにします。

チェックリストの使用方法の詳細については、「 離れた時間を計画する」を参照してください。

フォーカス時間を保護する

会議出席依頼が既存のフォーカス時間ブロックと競合する場合は、フォーカス時間を別の時刻に移動するか、別の時間に会議を行うことで、フォーカス時間ブロックを保護するための提案が表示される場合があります。

[ 他の使用可能な時刻を表示 する] を選択して [Insights アドイン] ウィンドウを開き、今後の週に使用可能なすべての時間を表示して会議を再スケジュールします。 時間ブロックを選択すると、会議の開催者に新しい時間を提案できます。

[ フォーカス ブロックの移動 ] を選択して Insights アドインを開き、今後 1 週間に使用可能なすべてのフォーカス時間ブロックを表示します。 タイム ブロックを選択すると、"競合中" のフォーカス ブロックを新しい時刻に移動し、深い作業のための時間を確保できます。

会議の準備に時間を予約する

適用対象: Viva インサイト サブスクリプションを持つユーザー

注:

これらの変更をお客様にロールアウト中です。

会議出席依頼を受け取ると、会議の準備時間を予約するための提案が表示されることがあります。

Viva インサイトは、これらの条件が満たされたときに、会議の準備をする予約時間 (ドキュメントの確認や関連タスクの完了など) を提案します。

• 会議:
  • 招待者が 11 人以下である。
  • 30 分から 60 分の間続く予定です。
  • 再帰しません。
  • 取り消されていません。
  • 出席者の応答が必要です。
  • プライベートではありません。
  • "Free"、"Working elsewhere"、または "Away" 状態がありません。
• あなたが：
  • 会議の開始の少なくとも 15 分前に会議出席依頼を開きます。
  • 勤務時間中は、少なくとも 15 分の準備時間を使用できます。
  • 過去 7 日間の出席者会議準備のナッジは嫌いではなかった。
  • この会議の準備時間をまだ予約していません。
  • 必要な会議出席者です。
  • 会議を辞退していません。

提案で [時間の予約] を選択すると、招待を受け入れるViva インサイト、Outlook アドイン ウィンドウが開き、準備時間をスケジュールするように求められます。 次のオプションから選択します。

会議の時間と場所の概要を示すViva インサイト Outlook アドイン ウィンドウを示すスクリーンショット。 記事で説明されている 3 つのオプションは、"1 日前に 30 分予約してください" というボタンの下に表示されます。 カーソルが [会議の前の週の終わり] > '30 分' の上に置かれます。

• 時間：
  • 会議の直前
  • 会議の 1 日前
  • 会議の前の週の最後の稼働日
• 期間：
  • 15 分
  • 30 分
  • 1 時間

選択したオプションに基づいて、Viva インサイトは予定表の空の場所を検索し、"[会議名] の準備時間" という名前の予定をスケジュールします。

会議の時間を短縮する

適用対象: この提案は現在、該当する サービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます。

1 時間の期間で会議出席依頼を作成するときに、会議を 15 分短縮してバッファー時間を作成し、出席者の時間を節約するための提案が表示される場合があります。

[ 会議の短縮] を選択して、会議時間を 15 分短縮します。 また、Insights アドインも開き、会議のすべての参加者が保存した時間を確認できます。

会議の短縮 は、次の場合にトリガーされます。

• 1 時間の会議を作成しています。
• 同じ日の会議をスケジュールしているわけではありません。
• 定期的な会議の場合は、開催者を含む少なくとも 3 人の出席者がいます。 出席者はオプションまたは必須のいずれかです。
• 繰り返 されない 会議の場合は、開催者を含む少なくとも 4 人の出席者がいます。 出席者はオプションまたは必須のいずれかです。

メールの開封率を追跡する

適用対象: この分析情報は現在、該当するサービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます

送信したメールの読み取り中に、メールを開いたメールの受信者の割合を示す分析情報が表示される場合があります。

[ その他の分析情報を表示 ] を選択すると、メールを開いたり転送したりしたユーザーの数と、そのメールの読み取りに費やした平均時間と、そのメールの添付ファイルに関する同様の情報が表示されます。 この情報は、必要に応じて受信者をフォローアップしたり、仕事を完了するためにコミュニケーション スタイルを調整したりするのに役立ちます。

メールの追跡

適用対象: この提案は現在、該当する サービス プランに登録されているユーザーのみが使用できます。

5 人以上の受信者にメールを作成するときに、「Insights でメールを追跡できる」という提案が表示される場合があります。

[ このメールを追跡する] を選択すると、メールの開封率と、このメールに関するその他の統計情報が表示されます。 この情報は、電子メールを送信した 15 分後に利用可能になります。 この情報を確認するには、送信されたメールを開くか、Insights アドインを開き、[メールの 開いている料金の追跡] を選択します。