Outlook で Viva Insights を使用する

次の分析情報オプションは、作業を迅速に行うのに役立ちます。

会議を準備する

会議は正常な共同作業に不可欠です。 よりよい会議の実践は、生産性、情報の共有、革新性、意志決定、そしてチーム メンバー間のつながりを改善します。

[会議を準備する] では、自分が開催した、または招待された今後の会議のリストが表示されます。 この分析情報は、各会議の準備ができているかどうかを判断するのに役立ちます。

  1. [Viva インサイト] パネルの [会議を準備する] 分析情報は、次の 7 暦日 (当日を含む) に開催または招待された会議について確認し、計画を立てるのに役立ちます。

    会議を準備します。

  2. [会議を準備する] を選択して、今後の各会議の分析情報を確認します。 [すべて][開催済み]、または [招待済み] を選択して、リストをフィルター処理できます。

    • 会議の開催者として、次のような分析情報が表示されます。

      開催者として会議の準備をします。

    • 会議の招待者として、次のような分析情報が表示されます。

      招待者として会議の準備をします。

分析情報オプションの詳細

各会議カードのタイトルには、会議のタイトル、開催者、開始時刻、場所が含まれます。 次のオプションの一部は会議の開催者に適用され、一部は招待者に適用され、一部は両方の立場のユーザーに適用されます。

カード セクション メモ 推奨事項
出席者 出席に承諾した出席予定者の割合と招待者の数です。 下矢印を選択して、これらの出席者に関する詳細情報を表示します。 会議の前に クォーラムがあることを確認します。 出席者から返信がない場合は、リマインダーを送信することを検討してください。                   
競合 このセクションでは、この会議と競合している他のすべての会議の概要を説明します。 各会議の前に、時間をかけて競合を解決してください。 これにより、他の参加者が会議のクォーラムがあるかどうかを知るのに役立ちます。
返信 (RSVP) このセクションは招待者のみを対象としており、開催者は対象としていません。

招待に [はい] または [いいえ] と返信できます。 既に返信している場合は、ここに返信が表示されます。

会議が通常の会議時間外にスケジュールされている場合 (通常、勤務時間外に会議を開催および出席する場合)、それに応じて返信するオプションが強調表示されます。

返信は、必要な参加者が出席できるかどうかを開催者が判断し、会議の再スケジュールや記録など、必要な手順を実行するのに役立ちます。
添付ファイル このセクションでは、添付ファイルの数、タイトル、およびそれらの保存場所 (オンラインまたはローカル) を示します。 オンラインで保存されている場合は、詳細を確認して添付ファイルを開くことができます。
関連ドキュメント このセクションでは、会議の準備のために確認する可能性があるドキュメントを示します。
関連作業 このセクションでは、会議の準備のために完了する必要のあるタスクを示します。
オンライン会議のリンク (このセクションは開催者のみを対象としており、招待者は対象としていません。)

[はい] または [いいえ] は、会議の出席依頼に、Skype for Business または Teams でオンライン会議に参加するリンクが含まれているかどうかを示します。

包括的な会議の開催者になる。 出席者にリモート ワーカーがいる場合は、会議にオンライン リンクを追加することを検討してください。
準備時間 このセクションでは、15 分または 30 分の準備時間を予約するオプションを提供します。 このオプションは、会議の直前に予定表に使用可能なスロットがある場合にのみ表示されます。 予約した時間が予定表に表示され、会議が "[会議タイトル] の準備時間" として参照されます。会議の準備時間を取り消したり、予定表から直接削除したりすることもできます。 準備をする。 旅行時間が必要な場合、または会議の準備のために会議の直前に実行する必要があるその他のタスクがある場合は、予約準備時間を検討してください。

メールとドキュメントの開封率を確認する

適用対象: この分析情報は現在、該当するサービス プランに登録しているユーザーのみが利用できます。

Viva インサイトには、メールを開いたユーザー数と、そのメールを読むのにかかった平均時間が表示されます。 通常、組織内の 5 人以上の Microsoft 365 ユーザーに送信するメールについて通知されます。 報告されるメール メッセージの詳細については、「レポートの詳細」を参照してください。

Viva インサイトは、リンクまたは添付ファイルとしてメールで共有したドキュメントを開いたメール受信者の数も示します (SharePoint または OneDrive for Business に保存されているドキュメントが分析情報の対象となります)。

メール メッセージを送信した後、Viva インサイトに通知されるまでに最大 30 分かかることがあります。 "代理送信" のアクセス許可が与えられた、委任されたメールボックスからメールを送信する場合は、その代理人が開封の統計情報を表示できます。

Viva インサイトには、Outlook で開かれている送信済みメールの開封率が表示されます。 また、対象の送信済みアイテムの開封率情報を 1 つの概要にグループ化します。これを選択および展開して、より詳細に表示できます。

レポートの詳細

Viva インサイトでは、送信するすべてのメールに関する情報は表示されません。下記をご確認ください。

条件を満たすメッセージの要件

開封の統計情報は、対象のメッセージ の場合にのみ表示されます。 対象のメッセージとは、5 人以上の認定受信者に送信されるメール メッセージです。 認定受信者とは、送信者と同じ会社で、クラウド メールボックスを所有するユーザーです。 配布リストは、認定受信者をカウントする前に展開されます。

対象のメッセージの例外事項

Viva インサイトは、次のカテゴリの電子メールメッセージについては報告しません。

  • 共有メールボックスから送信された電子メール
  • 14 日以上前に送信されたメール。
  • 受信者の合計数 (To:、Cc:、Bcc: フィールドのすべての受信者の合計) が 5 未満のメール。
  • モダン グループに送信されたメール。 (ユーザーがモダン グループをフォローしている場合は、その数が含まれます。)

開封率

Viva インサイトは、ユーザーのプライバシーを尊重します。 このため、Viva インサイト アドインには個別の受信者についての情報は表示されません。そして、プライバシー保護するために必要な場合は、近似値のみを報告します。

条件を満たすメールを送信してから 30 分以内に、Viva インサイト アドインは、次の説明に従って、実際または概算のオープン率を報告します。

  • 最小値以下。 開封率が最小しきい値より低い場合、しきい値が報告されます。 たとえば、10 人のメール受信者のうち 20% がメールを開くと、Viva インサイトは開封率を「<25%」と表示します。

  • しきい値の間です。 実際の開封率が、表に表示されている "最小値" と "最大値" の範囲内にある場合は、実際の開封率が報告されます。

  • 最大値を超える。 開封率が最大しきい値より高い場合、しきい値が報告されます。 たとえば、25 人のメール受信者のうち 96% がメールを開くと、Viva インサイトは開封率を「>95%」と表示します。

    受信者の数 報告された開封率
    5 - 10 最小値: 25%
    最大値: 75%
    11 - 20 最小値: 10%
    最大値: 90%
    > 21 最小値: 5%
    最大値: 95%

詳細については、「メールの既読率とドキュメントの開封率」を参照してください。 メールを開いたユーザーを確認するには、Outlook の開封確認要求を使用します。

送信済みのメールについての既読情報を確認する

  1. Viva インサイトのウィンドウがまだ開いてない場合は、Outlook の [ホーム] リボンで [Viva インサイト] アイコンを選択して開きます。

    注:

    "ようこそ" というメッセージが表示された場合は、[ 作業の開始] を選択します。

  2. [Viva インサイト] で、次の中から選択します。

    1. コンテキスト内のメール開封率 - Outlook で現在開いている送信済みメールの開封統計情報を表示します。 OneDrive for Business または SharePoint に保存されているリンクされたドキュメントや添付されたドキュメントの開封率もこのカードに表示されます。

      注:

      まれに、ドキュメントの開封率がメールの開封率より高くなることがあります。 受信者が、共有されたメール以外のソースを使用してドキュメントを開いたときに、このような現象が起こります。

      ドキュメントの開封率がメールの開封率より高い。

    2. メールの開封率を追跡する - 送信されたすべてのメールの開封統計を表示します。

      メールの開封率を追跡する。

      選択したオプション (手順 2a または手順 2b) には、メールの件名、開封率の概要、開封率 (パーセントで表示される場合もあります)、転送数が表示されます。

      メールの開封率。

未完了のタスクを表示する

メールで同僚に対して行ったコミットメントを見失うことは簡単です。 [未完了のタスクを表示する] 分析情報は、実行することに同意したタスクのリマインダーを表示して、見落とさないようにするのに役立ちます。 これは、過去 14 日間のメール通信中に送信したメールと同僚からの要求に基づいて行われます。 次に例を示します。

  • "明日、最新のレポートをお送りします"
  • "適切な会議時間で、週の終わりまでに戻ってきます"
  • 同僚が 3 日前に依頼しました: "このデッキを週の終わりまでに確認してください"

[Viva インサイト] ウィンドウで、[未完了のタスクを表示する] を選択します。

テスト メール - 開封の統計情報。

これにより、提案された未完了のタスクごとの分析情報を表示するパネルが開きます。

提案されたタスク。

この分析情報は、[ブリーフィング言語] に記載されている言語で利用できます。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ
名前とアイコン             これは、未完了のタスクを持っている可能性があるユーザーです
メールの件名 メールの件名のプレビューと、メールを開くためのハイパーリンク
タスク スナップショット タスクに関連するテキストのスニペット
開く タスクを確認するために、関連するメールを開く場合は、これを選択します。
既に完了している タスクを完了としてマークするには、これを選択します。 提案されたタスクは 2 週間経過するか、完了としてマークすると消えます。
[タスクではない] アクション 分析情報をタスクではないとしてマークするには、これを選択します。 これにより、検出精度が向上します
[To Do に追加] アクション 可能な場合は、これを選択してタスクを Microsoft To Do に追加し、後で追いつくことができるようにします。 このツールは、作業に優先順位を付けたり、委任したりするのに役立ち、生産性の向上につながる可能性があります。

タスクを簡単なステップに分割し、期日を追加し、リマインダーを設定して、順調に進むことを検討してください。

依頼をフォローアップする

同僚からの要求を見失うのは簡単です。 過去 14 日間のメール通信から未処理のフォローアップを自動的に抽出することで、[依頼をフォローアップする] 分析情報は、同僚への要求に対するチェックインに役立てることができます。 次に例を示します。

  • "今年の最新の報告書を送信していただけますか?"
  • "関係者各位、この週末までに業績評価を完了してください。"
  • "週明けに予定している Carrin Patman 氏とのランチはキャンセルしてください。"

[Viva インサイト] ウィンドウで、[依頼をフォローアップする] を選択します。 この分析情報は英語でのみ使用できます。

依頼をフォローアップします。

これにより、提案されたフォローアップのタスクごとの分析情報を表示するパネルが開きます。

フォローアップ。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ
名前とアイコン                  フォローアップを行う相手
メールの件名 フォローアップ アイテムを含むメールの件名と、メールを開くためのハイパーリンク
スナップショットのフォローアップ フォローアップに関連するテキストのスニペット
フォローアップ タスクをフォローアップするために、関連するメールを開く場合は、これを選択します。
既に完了している フォローアップを完了としてマークするには、これを選択します。 フォローアップは 2 週間経過するか、完了としてマークすると消えます。
フォローアップではない これを選択すると、分析情報がフォローアップではないとマークされ、リストから削除されます。 これは、Viva インサイトが検出精度を向上させるのにも役立ちます。
To Do に追加 これを選択してタスクを Microsoft To Do に追加し、後で追いつくことができるようにします。

このツールを使用すると、日々をより管理し、見落としてしまうストレスを軽減できます。 また、作業の優先順位付けや委任を効果的に行うことができ、生産性の向上につながる可能性があります。

集中する時間を作る

研究によると、気が散った後、タスクに再び集中するのに平均 23 分かかり、集中した作業中に常に気を散らすと、ストレスが高まり、生産性が低下し、気分が悪くなる可能性があります。 さらに、複数の会議の間で集中できる時間が細切れになっている場合や、受信メールやチャットのために気が散って、難しい仕事に集中するのが困難になる場合があります。 毎日数時間をブロックして中断せずに集中すると、重要なタスクやプロジェクトを進めることができます。

集中する時間を作ると、集中した作業の時間を確保し、フォーカス時間中の Teams および Skype for Business のチャットや通話による通知 (したがって気を散らすもの) を最小限に抑えることができます。

[Viva インサイト] ウィンドウで、[集中する時間を作る] を選択します。 この分析情報は、会議や予定によってブロックされていない勤務時間中に予定表に利用可能な時間があれば表示されます。

集中する時間を作ります。

これにより、次の週に集中できるすべての時間を表示するパネルが開き、毎日 2 つの利用可能なスロットが表示されます。 クリック 1 回で予定表にフォーカス時間を追加し、気を散らすことなく深い作業の準備をすることができます。 また、クリック 1 回で集中した作業に利用できるすべての時間を予約できるため、より長い期間にわたって集中した作業を行うことができます。

フォーカス時間を予約します。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ
日付/時刻              予約可能なフォーカス時間の日時を表示します。
+ フォーカス時間として予定表に時間を追加するには、これを選択します。
鉛筆アイコン 2 時間、"販売ピッチ" に集中したいとします。 鉛筆アイコンを選択し、[フォーカス時間] ラベルを [販売ピッチ] に変更し、(+) をクリックします。 これにより、予定表に "販売ピッチ" というタイトルの 2 時間の予定が予約されます。

フォーカス時間中に重要なメッセージを見逃さないように、Teams で優先度の高い連絡先を設定することができます。
すべて予約する これにより、利用可能なすべてのフォーカス時間が一度に予約され、1 週間を通して保護された時間が設定されます。

[昼食時間の設定] を使用して、昼食時間を設定します。 Viva インサイトは、フォーカス時間を提案するときに好みを尊重します。

未読メールを確認する

受信トレイが未読メールでいっぱいになると、重要なメールが失われやすくなります。 [未読メールを確認する] 分析情報を使用すると、過去 14 日間のメール通信に基づいて、最も重要な未読メールの要約を表示することで、煩雑さを解消できます。

[Viva インサイト] ウィンドウで、[未読メールを確認する] を選択します。

未読メールを確認します。

これにより、重要な未読メールごとの分析情報を表示するパネルが開きます。

重要な未読メール。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ
名前とアイコン                   メールの送信者
メールの件名 メールの件名プレビュー
メール スナップショット メールに関連するテキストのスナップショット
開く レビューに関連するメールを開くには、これを選択します。
重要な未読メールを最初にスキャンすると、重要なワークフローに迅速にアクセスできます。

ドキュメントを確認する

読む予定だったが見つからないドキュメントを検索していますか? 会議やメールで共有されるドキュメントが非常に多いため、同僚が共有するドキュメントに追いつくのが難しい場合があります。 [ドキュメントを確認する] により、目を通す必要があるメールの共有 OneDrive および SharePoint ドキュメントのリストを表示できます。

[Viva インサイト] ウィンドウで、[ドキュメントを確認する] を選択します。

ドキュメントを確認します。

これにより、まだ開いていない過去 14 日間に共有された各ドキュメントの分析情報を表示するパネルが開きます。

未読の共有ドキュメント。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ
名前とアイコン 関連するドキュメントを記載したメールを送信したユーザー
メールの件名 メールの件名プレビュー
ドキュメント名 確認したいドキュメントの名前。 ドキュメント名を選択して開きます。
メールを開く 関連するメールを開く場合は、これを選択します。
予約時間 これを選択すると、予定表の時刻を予約してドキュメントを確認するオプションが表示されます。

重要な連絡先を追加する

さまざまなユーザーからメールやタスクを受け取る場合がありますが、一部のアイテムは他のアイテムよりも注目に値する場合があります。 たとえば、マネージャーからの未完了のタスクや主要な顧客からのメッセージは、優先度が高い可能性があります。 共同作業のパターンに基づいて、重要な連絡先を追加すると、連絡先の一部を重要としてマークすることが提案されます。その後、Viva インサイトは、これらの重要なユーザーまたはユーザーからの未読メールに対して実行するタスクがある場合に通知します。

[Viva インサイト] ウィンドウで、[重要な連絡先を追加する] を選択します。

重要な連絡先を追加します。

これにより、推奨される連絡先を重要としてマークするための提案を含むパネルが開きます。

重要な連絡先。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ 推奨事項
名前とアイコン Viva インサイトが重要としてマークすることを推奨するユーザー
重要としてマークする                            提案された連絡先を重要としてマークするには、これを選択します。 Viva インサイトは、未完了のタスク、未読のドキュメント、重要な連絡先からのメールを常に把握するのに役立ちます。 上位の共同作業者と連絡先を重要としてマークすることを検討してください。そうすることで、彼らからの優れたアイテムを常に認識できます。

昼食時間の設定

昼食の時間を守るのに苦労していますか? 同僚はあなたの昼食時間中に会議の招待を送り続けますか? 昼休みをとらないと、倦怠感やストレスを感じ、集中力が低下する可能性があります。 15 - 20 分しかかからない場合でも、これは日中の集中力とエネルギーのレベルを維持するための実証済みの方法です。 この分析情報を使用して昼食時間を守り、Viva インサイトをパーソナライズして、希望する昼食時間を考慮に入れます。

昼食時間は、[設定] または [昼食時間の設定] カードを使用して、2 つの方法のいずれかで設定できます。 このカードは、Viva インサイトの新規ユーザーに短時間だけ表示されます。 恒久的に利用できるわけではありませんが、[設定] でいつでも昼食時間を設定できます。

[設定] で昼食時間を設定する

  1. [Viva インサイト] ウィンドウで、[設定] (歯車のアイコン) を選択します。

  2. [昼食時間の設定] 領域で、編集 (鉛筆) オプションを選択します。

    昼食時間を設定します。

  3. [開始] フィールドまたは [終了] フィールド、あるいはその両方の値を変更します。

  4. [更新] を選択します。

[昼食時間の設定] カードで、昼食時間を設定する

  1. [Viva インサイト] ウィンドウで、[昼休みの設定] を選択します。

    昼食時間を設定します。

  2. 次の表に示すオプションを使用します。

分析情報オプションの詳細

カード セクション メモ 推奨事項
既定の昼食時間                     確認または変更できる既定の昼食時間
変更 昼食時間をリセットするには、これを選択します
確認 これを選択して設定を保存します。 Viva インサイトは、フォーカス ブロックまたは会議時間を推奨するときに、昼食時間を除外します。                                            精神的、肉体的な健康を管理します。 研究によると、昼休みをとることで、心を休ませ、充電し、集中力を取り戻すことができます。これにより、その日の残りの時間の生産性を直接向上させることができます。
定期的な予定表イベントを追加する                                         このチェックボックスをオンにすると、この時間を保護するために定期的な予定表イベントを追加するオプションがあります。 ご希望の昼食時間が頻繁に会議と競合する場合は、定期的な予定表イベントを設定することを検討してください。

不在時の計画

仕事を休むことは、ストレスや燃え尽き症候群を軽減し、全体的な健康状態を改善するのに役立ちます。 しかし、研究によると、計画を立てないと休暇を取る利点が減ることがあります。

[不在時の計画] チェックリストにより、仕事から離れた時の計画におけるストレスを軽減できます。 この 1 つのツールは、次のことを実現します。

  • スケジュールされた休暇に関するカスタム メッセージを使用して、すべての会議を 1 ヶ所で解決します。
  • 自動応答を作成し、予定された休暇についてチームに通知します。
  • フォーカス時間をスケジュールして、休暇に入る前にタスクを終え、戻ったら仕事に追いつくようにします。

これらのオプションを使用してスケジュールをまとめて計画することも、日付に近づいたら個別に計画することもできます。 また、いつでも戻って、休暇に入る前に詳細を変更することもできます。 Viva インサイトによって進捗が追跡され、どのアクションが実行されたかが更新されます。

Viva インサイトにより不在時のタスクを計画します。

[Viva インサイト] ウィンドウで「不在時の計画」を選択して、計画オプションのチェックリストを表示します。

  • 日付の選択 - 不在時の [開始日] と [終了日] を選択してから [スケジュール] を選択し、選択した日付の予定表に不在時の予定を設定します。

    ヒント

    不在時の情報で予定表を更新すると、自分と連絡を取りたい同僚に自分の適切な状況を伝えるベスト プラクティスです。

    Viva インサイトにより予定表を更新します。

  • 自動応答の設定 - 不在時の応答メッセージをここで作成して保存します。 自動応答は、選択した開始日と終了日に送信されます。 組織内外の人に同じメッセージを送信するか、または組織外の人向けに別の自動応答メッセージを作成して、[保存] を選択できます。

    Viva インサイトによりメールに自動応答します。

    注:

    以前の不在期間のメッセージを作成した場合は、使用した最新のメッセージが [メッセージの作成または編集] フィールドに表示されます。 メッセージを編集して、今後の不在時間に関連付けできます。

  • 協力者に通知 - この 4 週間で協力した人のリストが表示されます。 メールまたは会議の招待状を使用して通知する人を選択してから、[作成] を選択できます。

    Viva インサイトにより協力者に通知します。

  • 会議の解決 - 不在時に主催または承諾した会議の一覧が表示されます。

    • このメッセージで会議を拒否してキャンセル - 会議の招待を拒否またはキャンセルするために送信されるメッセージを編集します。

    • 拒否してキャンセルする会議の選択 - 拒否またはキャンセルする会議を選択するか、または [すべてを選択] を使用して一覧表示されたすべての会議を拒否またはキャンセルします。 完了したら、[確認] を選択します。 会議の隣にある [開く] を選択すると、その詳細を表示することもできます。

      ヒント

      このオプションを使用すると、すべての会議を迅速かつ簡単に解決できます。また、同僚の時間を尊重しながら、貴重な計画時間を節約できます。

      Viva インサイトにより会議を解決します。

    • フォーカス時間の予約 - 休暇に入る前に仕事を終えることに集中し、戻った後に追い付くことに集中する時間をスケジュールできます。 使用可能な [フォーカス時間] スロットの横にあるプラス記号 (+) を選択し、[完了] を選択して予定表に追加します。

      ヒント

      この時間がスケジュールされていれば、休暇に入る前と戻った後、全てを終える時間があることがわかります。

      Viva インサイトによりフォーカス時間を予約します。

チームと連携する

多くの場合、ユーザー マネージャーは多忙なスケジュールを抱えており、チームのメンバー全員と常に緊密な連絡を取るのは困難です。 Viva インサイトを使用すると、マネージャーは常に最新の状況を把握し、重要な要求にすばやく応えるのに必要な情報をまとめて入手できます。

マネージャーは次のことができます。

  • 完了を約束したタスク、またはチーム メンバーから完了を求められているタスクを実行する。
  • まだ読んでいないチーム メンバーからの重要なメールやドキュメントを確認する。

この機能は、Azure Active Directory に直属の部下がリストされている Viva インサイトのユーザーのみが使用できます。 自分はマネージャーだがこの機能が表示されないという場合は、Microsoft 365 管理者にお問い合わせください。

[Viva インサイト] ウィンドウで [チームと連携する] を選択して、再接続が必要なチーム メンバーと再接続するために実行できるアクションを確認します。

チームと連携します。

チームのリストを編集するには

チーム メンバー リストが不正確な場合は、[チームの編集] を選択して、チーム メンバーを追加または削除します。 変更内容は、Viva インサイトを操作する場合のみに適用されます。Azure Active Directory には同期されません。

Viva インサイト Outlook アドイン