会議の文化を変える

会議は共同作業に不可欠ですが、不要な会議や不適切な慣行があると、契約に支障が出て、生産性を制限してしまうことがあります。 一覧に示されている各動作は、業界の調査と特定の組織データに基づく、自分の組織と他の組織との比較を示しています。

Microsoft Viva インサイトには、[自分の組織] ページがあります。ここには、チームに関するリーダーのコラボレーション データが表示されます。 結果には、「会議の習慣を変える」に関するデータが含まれます。

会議の習慣を変えるページ。

計算

次に、割合の分析情報、基になるメトリック、およびそれらに使用される計算について説明します。

定期的な会議を調査して会議を変革します。

動作 割合の分析情報 指標 計算
会議時間を最適化する 会議時間の大部分を長時間または大規模な会議に費やしている従業員の割合 長時間会議大規模会議意思決定会議会議時間 長時間会議 (1 時間以上) かつ大規模会議 (8 人以上の出席者) に会議時間の大半を費やす従業員の割合。 この分析情報は週単位で計算され、期間全体で平均されます。
定期的な会議を調査する 時間の大半を定期的な会議に費やしている従業員の割合 IsRecurring 会議フィルター会議時間 定期的な会議に会議時間の 50% 以上を費やす従業員の割合。 この分析情報は週単位で計算され、期間全体で平均されます。
健全な会議の習慣を促進する 会議中に大幅にマルチタスクを行っている従業員の割合 マルチタスクしている会議の時間 マルチタスクに会議時間の 25% 以上を費やす従業員の割合。 この分析情報は週単位で計算され、期間全体で平均されます。

次に、視覚的な行動分析情報に示される組織データを定義します。

健全な会議の習慣を促進して会議を変革します。

動作 視覚的な分析情報 定義
会議の質を向上させる 期間と出席者数別の会議 会議時間を使用して、次の割合を計算します。
  • 大規模会議 - 出席者が 8 人を超えるが、継続時間が 1 時間未満の会議の割合。
  • 長時間の会議 - 1 時間を超えるが、出席者が 8 人未満の会議の割合。
  • 長時間かつ大規模な会議 - 出席者が 8 人を超え、かつ 1 時間を超える会議の割合。
  • 意思決定の会議 - 2 人から 8 人の出席者で構成され、継続時間が 1 時間未満の会議の割合。
定期的な会議を調査する 定期的な会議の時間と定期的でない会議の時間 定期的な会議と非定期的な会議に費やされた合計会議時間の割合。 これらの時間は、期間全体で合算され、割合が計算されます。 これらの計算では、会議時間メトリックと IsRecurring 会議フィルターを使用します。
健全な会議の習慣を促進する 1 週間の内にマルチタスクに費やされた時間の分布 週ごとのマルチタスクの会議時間に基づく従業員の割合です。 これらは、0 時間から 1 時間、1 時間から 5 時間、会議で 5 時間以上のマルチタスクを費やす人に分けられます。 これらの割合は週単位で計算され、期間全体で平均されます。

ベスト プラクティス

結果に対してアクションを実行するには、[ベスト プラクティスの表示] を選択して、それに対する推奨事項の一覧を表示します。 このセクションでは、次の各動作が重要な理由と、会議の習慣を変えるのに役立つ最高のベスト プラクティスについて説明します。

会議時間を最適化する

長時間大規模会議はコストがかかり、多くの場合、時間の無駄と見なされます。 出席者が少ない会議時間を短縮すると、個人とチームのパフォーマンスを向上させることができます。

会議を実行するための要約されたガイドでは、会議の効果を高めるのに役立ついくつかの新しいアイデアについて説明します。たとえば、「人々に貢献する機会を与えたい、出席を制限する必要がある」などです。会議時間を短縮するその他の方法:

  • 会議を行うことなく質問への回答や最新情報をチーム メンバーに提供するための方法として、Microsoft Teams チャネルを使用できます。
  • 議題がない、または優先順位がずれている会議に対して、従業員が丁寧に「いいえ」と言うように勧めます。 このフィードバックは、主催者がより慎重に計画を立てる動機付けになります。

その他のベスト プラクティスと変更戦略については、「会議のベスト プラクティス」を参照してください。

定期的な会議を調査する

チームの近況報告のための定期的な会議は、しばしば多くの時間を消費します。 時間が経過すると、会議の出席者が肥大化し、非生産的になり、会議の元の目標から外れてしまう可能性があります。

役に立たない定期的な会議を最終的に強制終了する方法の説明に従って、毎週の "肥大化する" 会議がどれほど無駄なものであるか理解しています。 しかし、「この一見避けられない悪循環から被害者を解放するには、誰もがノーと言い、理由を尋ね、組織内の誰もが日常的により効果的にするための戦略を特定できる好循環を開始する必要があります」という希望があります。定期的な会議を最適化する方法:

  • 会議を行うことなく質問への回答や最新情報をチーム メンバーに提供するための方法として、Microsoft Teams チャネルを使用できます。
  • 15 分間の会議を試してみます。 重要な業務を担う職場では、イベントの報告や反省のための、議題を絞った短時間のスタンドアップ ミーティングが一般的です。

その他のベスト プラクティスと変更戦略については、「会議のベスト プラクティス」を参照してください。

健全な会議の習慣を促進する

会議中にメールやチャットをすると、意思決定の解釈が異なったり、指示を聞き逃したり、一貫性のないアクション項目のフォロー スルーを行ったりする可能性があります。

会議中の 1 人のマルチタスクは、チームのマルチタスクにつながる」によると、「会議中に頻繁にメールを送るマネージャーは、Microsoft の分析によると、会議中にマルチタスクを行う直属の部下を持つ確率が 2.2 倍高まる」のです。 会議を改善する方法は以下のとおりです。

  • Outlook の Viva インサイトを使用して会議の準備を行います。これには、会議に関する情報、関連するドキュメント、準備時間を予約するためのリマインダーが含まれます。
  • 会議中にメールを送信しようと思い立ったら、代わりに To Do リストにすばやく追加し、次に進みます。 これにより満足感が得られ、集中力を取り戻すのに役立ちます。

その他のベスト プラクティスと変更戦略については、「会議のベスト プラクティス」を参照してください。