Просмотр и принятие изменений в подтвержденных заказах на покупку
Во время планирования закупок любые изменения, вносимые в подтвержденные заказы на покупку, могут оказать существенное влияние на последующие процессы, такие как запланированное производство, сервисные работы или заказы на продажу. Новая рабочая область Подтвержденные заказы на покупку с изменениями позволяет быстро и легко выявлять и повторно подтверждать изменения, которые имеют лишь низкий риск дальнейшего воздействия. Таким образом, менеджеры по закупкам могут сосредоточиться на важных изменениях, чтобы оценить влияние последующих заказов и напрямую общаться с поставщиками.
Необходимые условия
Рабочая область Подтвержденные заказы на покупку с изменениями включена по умолчанию. Однако ее функциональность на основе ИИ и Copilot должна быть включена отдельно. Если вы также хотите воспользоваться преимуществами функций помощник, см . раздел Enable помощник поддержку управления изменениями подтвержденных заказов на покупку для системных потребностей и информацию о порядке их настройки.
Рабочая область подтвержденных заказов на покупку с изменениями
Чтобы открыть рабочую область, перейдите в раздел Закупки и источники > Рабочие области > Подтвержденные заказы на покупку с изменениями.
В рабочей области перечислены все ранее подтвержденные заказы на покупку поставки, которые были изменены с момента подтверждения. Это помогает в процессе проверки, выявляя потенциальное влияние на спрос, такой как производственная работа, заказы на обслуживание и заказы на продажу.
Отношения между заказами на покупку и спросом могут возникать из различных источников, таких как фиксация из сводного планирования, маркировки запасов и заказы на покупку, созданные для спроса в проектах.
В верхней части рабочей области на трех плитках суммируются группы изменений подтвержденных заказов на покупку и соответствующее влияние или последствия для последующего спроса:
- Изменения с низкой степенью воздействия — на этой плитке выделены изменения заказов на покупку, для которых нет известного влияния на спрос вниз по цепочке. Предполагается, что изменения количества или дат поставки не влияют на эти потребности со стороны спроса. Примерами таких изменений являются увеличение количества или более ранняя дата. Создается сводка изменений, которая поможет просмотреть и проверить заказы на покупку.
- Изменения с высокой степенью воздействия — на этой плитке выделены заказы на покупку, для которых известно дальнейшее влияние спрос. Эти изменения суммируются вместе с обнаруженными воздействиями спроса, чтобы помочь вам продолжить расследование и решить, какие действия предпринять.
- Затронутые нижестоящие заказы — эта плитка суммирует воздействия на различные виды последующего спроса заказов по количеству по типам заказов. Эти сведения помогут оценить потенциальное воздействие на спрос и определить каждое исходное изменение.
Для каждой плитки предусмотрена ссылка Показать. При выборе этой ссылки в представлении ниже отображаются изменения в поставках заказов на покупку и затронутый спрос в соответствии с классификацией и фильтром плитки.
Просмотр изменений в подтвержденных заказах на покупку
Покупатели могут использовать эту рабочую область для просмотра и принятия изменений в подтвержденных заказах на покупку. Обычно они следуют этим шагам.
- Изучите все изменения подтвержденных заказов на покупку и их воздействие на нижестоящие процессы.
- Сосредоточьтесь на изменениях, которые имеют низкий риск последующего воздействия.
- Просмотрите на изменения, которые имеют высокий риск последующего воздействия.
- Рассмотрите остающееся влияние на последующие заказы спроса.
В следующих подразделах эти шаги описаны более подробно.
Шаг 1. Изучите все изменения подтвержденных заказов на покупку и их воздействие на нижестоящие процессы
Покупатель сначала открывает рабочую область Подтвержденные заказы на покупку с изменениями и изучает все изменения, которые были отправлены в процессе управления изменениями заказов на покупку. Поставщики могут отправлять эти изменения по нескольким каналам.
При изменении ранее подтвержденного заказа на покупку он возвращается в состояние Утверждено. В рабочей области отображаются все ранее подтвержденные заказы на покупку, которые были изменены после их подтверждения.
В рабочей области отображаются два списка: один для заказов на покупку, другой для строк заказа на покупку.
В списке заказов на покупку отображаются номер заказа на покупку, поставщик и запрошенная дата поступления из заголовка заказа на покупку. Чтобы просмотреть связанные записи, выберите заказ на покупку или ссылку поставщика в списке.
В списке строк заказа на покупку отображается информация о каждой строке, в которой предложены изменения. Эта информация включает код номенклатуры, название продукта, исходное количество, новое количество, исходная подтвержденная дата получения и новая подтвержденная дата получения. Рабочая область также обеспечивает иерархическое представление любого последующего воздействия. Поле Ссылка указывает тип последующего воздействия, например запланированный канбан для производственного заказа, заказа на продажу или заказа на работы по техническому обслуживанию.
Шаг 2. Сосредоточьтесь на изменениях, которые имеют низкий риск последующего воздействия
Чтобы действовать эффективно и действенно, вы обычно начинаете с сосредоточения внимания на изменениях с низким уровнем воздействия. Согласно текущему плану, эти изменения не имеют какого-либо известного влияния на дальнейшие процессы.
Плитка Изменения с низкой степенью воздействия в верхней части рабочей области предоставляет созданную искусственным интеллектом сводку на естественном языке об изменениях, которые имеют низкий риск влияния. Выберите ссылку Показать, чтобы открыть соответствующее отфильтрованное представление.
Сотрудник отдела закупок просматривает изменения и затем может принять их, выбрав отдельные заказы или несколько заказов на покупку, а затем выбрав Подтвердить заказы на покупку на панели инструментов над списком. Процедура подтверждения изменений аналогична процедуре первого подтверждения заказа на покупку и поддерживает пакетную обработку. Любое расширение, зарегистрированное для подтверждения заказа на покупку, также будет запущено.
После повторного подтверждения выбранных заказов на покупку они возвращаются в состояние Подтверждено.
Шаг 3. Просмотрите на изменения, которые имеют высокий риск последующего воздействия
Сотрудник отдела закупок потратит больше времени на изменения, которые имеют высокий риск влияния в дальнейшем. Этим изменениям присвоены последующие заказы, и влияние последующих изменений было выявлено.
Плитка Изменения с высокой степенью воздействия предоставляет созданную искусственным интеллектом сводку на естественном языке об изменениях, которые имеют высокий риск влияния. Выберите ссылку Показать, чтобы открыть отфильтрованное представление, где вы можете сосредоточиться на этих воздействиях и принять меры.
Примечание
Учитываются только прямые воздействия на последующие процессы. Косвенные воздействия на последующие этапы, такие как работа над продуктом, которая зависит от другой производственной работы, пока не учитываются.
В этом представлении вы можете связаться с поставщиком по электронной почте или в Microsoft Teams. Используя контактные данные контактного лица поставщика, система генерирует предлагаемый текст сообщения и добавляет его в новое сообщение электронной почты или чат Microsoft Teams. Затем вы можете просмотреть, обновить и отправить сообщение.
После общения с поставщиком вы можете обновить заказ, а затем отправить его обратно поставщику для подтверждения. Альтернативно вы можете отменить заказ и запланировать альтернативную поставку.
Шаг 4. Рассмотрите остающееся влияние на последующие заказы спроса
После того как большая часть изменений заказов будет рассмотрена, сотрудник отдела закупок может просмотреть общее влияние оставшихся изменений открытых заказов на последующие этапы.
Плитка Затронутые нижестоящие заказы предоставляет сводную информацию о последующем воздействии. Выберите ссылку Показать, чтобы открыть отфильтрованное представление, где вы можете сосредоточиться на этих воздействиях и принять меры.
В этом представлении вы можете проанализировать изменения с точки зрения последующего воздействия и определить изменения заказа на поставку, которые вызывают это влияние. Затем вы можете принять меры по этим заказам на покупку.
Хороший способ сосредоточиться на самом важном влиянии на последующие заказы — это отсортировать и отфильтровать список по дате воздействия (запрошенная дата в нисходящем порядке). Затем вы можете принять меры, общаясь с заинтересованными сторонами ниже по цепочке. Эти заинтересованные стороны, в свою очередь, могут связаться с затронутыми клиентами и перепланировать последующие заказы.