Жұмысты кім, қашан және қайда жасайды?

Бұл қадам үшін жұмысты кім жасап жатқанын түсінуіңіз қажет. Олардың рөлі қандай?

Адамдардың аттарынан бастау оңай болуы мүмкін, бірақ олар тапсырманы орындап жатқан кезде олардың рөлі қандай екенін білгіңіз келетін болады. Мысалы:

• Шығыс туралы есепті жіберетін кез келген қызметкер

• Есепті растайтын Есеп жіберушінің менеджері (жіберушіге қарым-қатынас кілті)

• Есепті қарайтын Бухгалтерлік есеп жөніндегі маман (Нақты топқа мүше болу кілті)

• Жиынтық қаржылық жағдайды қарайтын қаржы директоры (нақты атау кілті)

Кейде осы рөлдердің әрқайсысын жалғыз адам ойнай алады, бірақ ең маңыздысы тапсырманы орындау кезінде олар ойнайтын рөлді түсіну. Рөлдерді түсіну бағдарлама экрандарын жобалауға, қолжетімділік пен қауіпсіздікті конфигурациялауға көмектеседі. (Біз жобалау кезеңіндегілерге жетеміз.)

АТ терминдерінде бірдей функцияны орындайтын әр адам немесе адамдар тобы жұмыс рөлі деп аталады, және олардың сәйкес сипаттамалары тұлға рөлінде көрсетілген (оның көбінде оңай сілтеме жасау үшін тіркелген атауы болады).

"Кім" екенін анықтағаннан кейін, келесіні қарастырыңыз:

• Қандай құрылғы пайдаланылады? Жұмыстың негізгі орны қайда? Ол кеңседе ме? Клиент торабы ма? Зауыт па? (Мұны келесі бөлімдерде толығырақ талқылаймыз.)

• Басқа жүйелер нені жиі пайдаланады? (Мұны білу жобалау кезеңінде пайдалы болады). Мысалы, Microsoft Teams тобына "мүше" менеджер растау сұрауларын электрондық пошта арқылы алғысы келуі мүмкін.)

• Бұл адам бағдарламаны пайдалану немесе осы жаңа процеспен жұмыс істеу үшін бірлескен жұмыс жасау арқылы не табады?

Соңғы нүкте өте маңызды, себебі бағдарламаңыз жасаған қадамдарға дейін немесе кейін процеске тартылған адамдар тарапынан қарсылықтар немесе ауытқулар туындауы мүмкін. Бұл ынтымақтастықтың болмауына байланысты бағдарламаңыздың пайдаланылмауына әкелуі мүмкін.

Кеңес

Бизнес-процесті өзгерту кімге әсер ететінін білу өте маңызды. Бағдарламаны пайдаланбасаңыз да, оны кім қолданатынын және өзгеріс кімге әсер ететінін анықтаңыз.

Кеңес

Өзіңіз білмейтін ақпарат үшін талдаудан өткен кезде, ең дұрысы - адаммен сөйлесіп, оның көзқарасын білу. Олардың қалай жұмыс істейтіні туралы болжам жасауға болады, бірақ бір кереметі, жылдам сөйлесу арқылы—бүгін оны қалай жасап жатқандарын ғана емес, келешекте қалай жасағысы келетіндерін де біле аласыз.

Олар жұмысты қаншалықты жиі жасайды?

Тапсырманың қаншалықты жиі орындалатынын жазып алыңыз. Күнделікті ме, апта сайын ба, анда-санда ма, мезгіл-мезгіл ме?

Күнделікті пайдаланылатын бағдарламада тек анда-санда пайдаланылатын бағдарламаға қарағанда әртүрлі жоба ұсыныстары бар. (Мысалы, біріншісін түзету қажет болуы мүмкін, ал соңғысына түсіндірме мәтінді енгізу қажет болуы мүмкін.)

Олар жұмысты қайда жасайды?

Мәселені шешуге үлес қосатын әр адамды қарастырған кезде, олардың қалай жұмыс жасайтынын қарастырыңыз:

• Бұл өздерінің үстелінде істейтін нәрсе ме?

• Олар аймақтағы нақты орында жұмыс істеп жатыр ма?

• Олар аймақтағы бір орыннан екінші орынға ауысады ма?

Сіз жасаған шешім олар үшін жұмыс істеуі үшін әр пайдаланушының қалай жұмыс жасайтынын түсінген дұрыс.

• Бұл мобильді құрылғы бағдарламасы болады ма?

• Бұл жұмыс үстелі бағдарламасы болады ма?

• Мобильді құрылғы және жұмыс үстелі нұсқаларының екеуі де болуы керек пе?

Қосылым ұсыныстары

Әр қызметкер өз процесінің бір бөлігін орындай отырып, желіге қосыла алады ма?

Олар ешқандай байланыс жоқ аймақта ме? Пайдаланушы деректерді нақты уақыт режимінде алу үшін автоматты шешіммен жұмыс істей алады ма және байланыс орнатқан кезде деректерді синхрондайды ма?

Осы қадамды орындайтын адам офлайн болған кезде процестің басқа қатысушылары нені білу керек (бар болса)?

Мұны түсіну процестің бір бөлігін орындау кезінде пайдаланушы "өшірілген" болуы үшін деректерді жергілікті жинайтын процестің қажеттілігі бар-жоғын анықтауға көмектеседі, содан кейін қайта қосу кезінде нәтижелерді синхрондауға көмектеседі.

Құрылғы ұсыныстары

Мәселені шешуге әр салымшының қалай жұмыс істейтінін түсінген кезде, сонымен бірге олар қандай құрылғыларда жұмыс істейтінін білу маңызды. Егер қызметкер аймақта болса және тек телефонда немесе планшетте жұмыс жасайтын болса, онда бұл экрандардың қалай көрінетінін және жұмыс істейтінін анықтаған дұрыс. Егер барлық салымшылар жұмыс үстелінде немесе ноутбукте болса, әртүрлі жоба әдістерін пайдалануға болады. Сіз бірге жұмыс істейтін жұмыс үстелін және мобильді шешімдерді жасай аласыз.

Мысалы: Шығыстар туралы есеп беру процесіне арналған қызметкерлер

Бұл шығыс туралы есеп беру процесін қарастырған кезде табылған рөл түрлері, жұмыс стильдері және артықшылықтар.

Ли - Сатушы

• Әрдайым дерлік қозғалыста

• Тұтынушылармен кездесу кезінде планшетпен жұмыс істеуді жөн көреді

• Әрқашан интернет қосылымы бола бермейді, сондықтан офлайн режимде жұмыс істей алған дұрыс

• Өз шығындары мен түбіртектерін олар болғаннан кейін мүмкіндігінше тезірек алуды қалайды

Ник - Сату бөлімінің менеджері

• Әрдайым дерлік қозғалыста

• Тек сенсорлы экран қажет

• Қашықтағы орындарға офлайн қолдауды қажет етеді

• Олардың барлық тікелей есептерінің шығыс есептерін бекітуге жауапты

Шавна - Тұтынушыға қызмет көрсету бөлімі

• Негізінен жұмыс үстелін пайдаланады

• Әдетте топтың моральдық шығындарын көтереді және құрамға кіретін қызметкерлерді анықтауы керек

Ребекка - Аудитор

• Барлық орындардағы барлық қызметкерлермен өзара әрекеттесуді қажет етеді

• Кездейсоқ сапар шығындары бар

• Негізінен жұмыс үстелін пайдаланады, бірақ ұялы телефонды пайдалануды жөн көреді

• Әдетте интернетке қолжетімді

• Қызметкерлердің есеп беру процедураларына жалпы сәйкестігін қамтамасыз етуге жауапты

Абхай - Бухгалтер

• Барлық шығыс туралы есептер мен түбіртектерді қарай білуі керек

• Әрбір шығыс туралы есепке сәйкестікті қамтамасыз етуге жауапты

• Жұмыстың үлкен көлемін атқарады; ақпаратты жылдам өңдей білуі қажет

• Шығыстардың бюджетке қалай теңестірілгені туралы есеп бере білуі керек

Шарлотта - қаржы директоры

• Шығыстардың жалпы бюджетіне назар аударып, бөлім менеджерлерінің бюджет аясында болуына көмектесуі керек

• Әртүрлі кеңселерге барады, сыртқы кездесулер мен конференциялар өткізеді және өз шығындарын өздері ұстауы керек

• Кеңседен, қашықтан және үйден түрлі құрылғылар— үстел үстелі, телефон және планшет арқылы жұмыс істейді

• Интернетке әрдайым қосылмаған

Біз процесімізде 1-қадамды арнайы қарастырғанда (іс жүзінде шығыс туралы есеп жасау), біз осында құжаттадық.

1-тапсырма: Шығыс туралы есеп жасау

Мұны кім жасайды?	Барлық қызметкерлер
Жұмыс қайда жүреді?	Кеңседе, клиент тораптарында немесе жолда
Жұмыс қашан жүреді?	Арнайы. Кейбір қызметкерлер мұны кемінде апта сайын жасайды. Басқалары мұны жылына бір немесе екі рет жасауы мүмкін.
Онлайн ба немесе офлайн ба?	Бұл қазір қағаз жүзінде жасалды, бірақ топтың оны сандық түрде жасағысы келеді. Ешқандай қосылым болмаған кезде деректерді офлайн режимде енгізуге болады. Сатушылар түбіртектер мен шығыстарды тіркеуді бастау үшін желіде болуды қаламайды. (Мысалы, олар мұны ұшақпен үйге бара жатқанда жасауды жөн көруі мүмкін).
Құрылғылар?	Телефон, планшет, ноутбук немесе жұмыс үстелі

Келесі қадам: Қандай әрекеттер жүргізілуде?

Ескерім

Сіз құжат тіліңіздің артықшылықтары туралы айта аласыз ба? Қысқа сауалнамаға қатысыңыз. (бұл сауалнама ағылшын тілінде екеніне назар аударыңыз)

Сауалнама шамамен жеті минут уақытыңызды алады. Жеке деректер жиналмайды (құпиялылық туралы мәлімдеме).