개인 업무 파일이 보호되고 있는가? office365

Question

안녕하세요. 문의드립니다.

Microsoft office 서비스를 유용하게 사용하고 있습니다. 하지만 어느 순간부터 개인이 작업한 파일은 기업만의 권한으로만 컨트롤 되고 있습니다.  

1. 개인 작업한 것을 다른 사용자가 먼저 프린트해서 보고 있는 상황, 작업 하는 동시에 회의실에서 회의를 하는 상황들로 정작 아이디어를 제시하고 업무를 진행된 사람이 특혜를 받지 않고 컨트롤 하는 사람의 권한으로 따로 회의가 진행 되고 있습니다. (지식 정보의 차이로 왜곡되어 해석한다는 단점이 큽니다.)
2. 또 작업 중에 저장 장소를 임의로 바꾸는 현상입니다. 기존 데스크탑에 저장 할 수 있는 권한을 없애고 ONEdrive로 임의로 바꾸고 그 다음날 또 풀어주고 저장공간을 원격으로 임의로 바꾸는 일들.  개인이 쓰고 있는 컴퓨터를 기업계정이라고 임의로 전달 없이 바꾸는 것은 직원에 대한 에의가 아닌것 같습니다. 

(회사에서 다른 사람 작업 파일을 원격으로 보고 자기가 회의를 진행해서 그 것들을 회의를 먼저 진행하게 되는 일들로 업무의 차질이 많이 생깁니다.) 

업무을 이행한 사람(작업을 하는 사람은 그것을 하기 위해 몇년을 공부한 것들, 밤새 노력한 것들) 하루 아침에  기업 office 보안 권한자들이 보고 회의 진행해 버리는 일들입니다. 권한 부여 비밀번호를 걸어두기도 했지만 아무 소용이 없습니다. (계정이 기업으로 되면..)

    => 업무 이행자에게 공유 권한을 선택권이 주어질 수 있는 방안이 필요할 듯합니다. 

         (office 사용자에게 작업파일 공유 권한 시점을 선택할 수 있었으면 합니다. 작업 중에 보여 줄 때가 있고 완성도를 높여서 보여줘야 할 때가 있습니다. ) 

3. 그날 작업한 내용 일부 삭제된 현상들도 생깁니다.  

회사 기업 마인드에서 조절이 되어야 할 부분이긴 합니다만.. 회사들이 그렇게 정당한 방법으로 이행되고만 있지 않다는 점입니다. 

기업에서 기업용 구글 계정 이메일을 많이 사용하고 있습니다.

기업계정을 동기화 되는 순간 (기업에서 사내 규율로 휴대폰과 동기화를 요청합니다. 그 이후 기업 개인 계정을 삭제 할 수 없게 기업 관리자가 설정을 임의로 지정 해두는 경우 ) 다른 이메일 계정까지 동기화하여 다른 계정까지 노출되어 개인컴퓨터 및 모바일 서비스 이용하는 것까지 정보 노출 및 컨트롤하고 있습니다. 

직원 모바일을 관리 하는 사이트로 원격으로 모바일 및 컴퓨터를 임시로 관리 한다는 명분으로 개인 정보 및 파일 정보 및 업무 정보가 노출 되고 있습니다.

개인정보보호 정책이 더 많이 시급하게 보호 되어야 합니다.

회사측에서 개인 이메일로 파일을 한 번 받은 적인 있는데 그 워드파일을 받는 순간 컴퓨터에 문제가 생긴 적이 있습니다.

그 후 회사 계정의 이메일로 office 로 작업한 파일, 개인 메일로 보내지 않았고  or 개인 컴퓨터 USB 등 사용도 안했습니다. 

그런데도 개인 컴퓨터 IP가 노출되었는지 저의 개인 구글 계정에 검색 자료 (50개) 및 즐겨찾기(100개이상) 관련 자료를 임의로 삭제된 경우가 발생되었습니다.

기업 권한의 기준의 개인의 데이터를 더욱 많이 침해하고 있고 업무적이라는 명분으로 도용하여 개인 능력을 무산시키고 있습니다.

office 및 공유와 동기화가 악용 되지 않게 방안이 필요합니다. 

기업에게만 최종 설정 권한 부여된 개인의 공유 범위 권한과 선택권이 필요합니다.

편리하게 이용할 수 있게 만들어진 서비스가 기업의 파워만 커지고 개인개인정보를 악용하는 부조리함으로 활용되고 있습니다. 

개인정보보호가 전혀 이행되고 있지 않습니다.

개인정보보호가 될 수 있는 기업 계정에서도 직원 권한으로 공유 및 보호 할 수 있는 대책마련이 생기길 바랍니다. 

빠른 시일내에 좋은 서비스로 개선바랍니다. 

감사합니다.

Answer 1

안녕하세요. 답변 감사합니다. 

정도가 심해지는 부분이라 문의드렸습니다. 

문의 사항1> 

기업 관리자가 일반 사용자 계정을 동기화로 권한을 활용하는 것들이 저만의 문제가 아닌것 같아서 문의드렸습니다. 

저의 경우 사례를 들었지만 주변 사람들도 개인 계정으로 연계되는 부분은 원하지 않는다는 점에서 동일한 의견입니다.

기업 관리자는 기업 계정 설정 권한만 이용이 되었으면 합니다. 

동기화를 통해 개인 계정 연계는 전혀 원하지 않는 부분입니다. 

(개인 계정 연계가 필요 시 개인 승인이 필수가 되어야 할 것 같습니다.)

-제가 동기화를 다 풀었는데  >  회사측에서 '휴대폰 없음'으로 하고 회사 이메일로 '확인코드' 전송하는 방법으로 

 동기화를 시행한 것 같습니다. (회사 이메일은 비밀번호를 바꾸어도 소용이 없습니다. 2중승인도 해보고 했지만 설정 권한이 회사측에 있다보니 아침에 출근하면 로그인 되어 있는 경우가 많았습니다.)

> 사용자 입장에 따라 서비스의 관점이 달라지는 부분이라 조심스러운 부분입니다.

   프로그램의 편의성도 좋지만 개인정보보호가 될 수 있게 도움을 주셨으면 합니다.

문의 사항 2> 

평소 저장 하는 곳은 컴퓨터 도큐멘트(파일)에 저장을 하였습니다.

컴퓨터에서 MS 프로그램으로 작업 시 저장 할 수 있는 곳 Onedrive에만 저장할 수 있게 바뀌어 있어서 이런 경우에도 

저장 할 수 있는 공간을 일방적으로 바꾸는 것도 무례하게 느껴집니다. 

(알림 or 확인 메시지 정도는 가능 여부 드립니다. )

*서비스 편의성을 위한 좋은 서비스지만 서로의 업무 보호 및 보장을 받지 못하고 있어서 문의드리는 부분입니다.

Answer 2

안녕하세요, Jihyunlee30 님.

Microsoft Community를 이용해 주셔서 감사합니다.

현재 문의 사항이 정확히 무엇인지 파악이 힘듭니다.

현재 문의 주신 곳은 개인용 Office 제품 커뮤니티 포럼입니다. 혹시 피드백이 필요하신 것이라면 피드백허브를 이용하시는 방법이 있습니다.

참고용으로 기업용 365 제품 사용의 경우는 관리자 계정이 있고 관리자가 일반 사용자의 계정을 생성, 제거, 암호 초기화 등의 모든 권한을 가지고 있습니다. 기업의 일반사용자는 개인 사용자와 같은 취급을 받지 않습니다. 하지만 기업 계정 사용자라 하여도 Onedrive의 내용까지 공개되지는 않으며 아마도 다른 사람에게 공유해둔 것으로 자료 사용이 되는 것을 보신 것 같습니다.

추가로 밑에 올리 신 회사 내규상 휴대폰 정보를 제공해야 한다는 부분은 어떤 것이 문제 인지 명확히 파악이 힘드며, 회사내의 사규로 인한 개인정보 취급에 대한 제공 등의 방침은 저희가 아닌 회사에 문의가 필요하여 보입니다.

안내해 드린 답변이 도움이 되었기를 바라며, 추가 질문이 있으실 경우 [응답] 버튼을 눌러 답변 부탁드립니다.

감사합니다.