Outlook에서 일정 생성했을 때 초대메세지 형식

Question

안녕하세요. Outlook 클래식 Windows용에서 일정이나 모임을 만들어서 참가자를 초대했을 때

사용자에 따라 수락, 미정, 거절의 버튼이 이미지로 뜨는 경우가 있고, 일정 안내만 나가고 링크는 가지 않는 경우가 있습니다.

무슨차이인지 궁금합니다.

아래 이미지처럼 일정만 나오고 링크는 받지 못한 사이트의 메일 형식은 html입니다.

Answer 1

안녕하세요 한수빈님

Microsoft Q&A 포럼을 통해 연락해 주셔서 감사합니다.

이 응답은 자동 번역되었습니다. 결과적으로 문법 오류나 이상한 표현이 있을 수 있습니다.  

문의주신 Outlook 클래식(Windows용)의 모임 초대 관련 현상에 대한 설명과 함께, 문제 해결을 위해 다음과 같은 방법을 권장 드립니다.

이 현상의 주된 원인은 Outlook에서 모임 초대를 보낼 때 사용하는 **이메일 서식(format)**의 차이 때문입니다.

• HTML (HyperText Markup Language) 형식: 최신 표준 형식입니다. HTML로 초대장을 보내면 '수락', '미정', '거절'과 같은 응답 버튼이 포함되며, Gmail, Apple Mail 등 거의 모든 이메일 클라이언트에서 올바르게 표시됩니다. 이것이 가장 이상적인 형식입니다.
• 서식 있는 텍스트 (RTF, Rich Text Format) 형식: Microsoft 고유의 형식입니다. 같은 조직 내의 Outlook/Exchange 사용자 간에는 완벽하게 작동하지만, 이 형식의 초대장을 외부 수신자(예: Gmail 사용자)에게 보내면 상대방의 이메일 클라이언트가 이를 제대로 해석하지 못하는 경우가 많습니다. 이때 Outlook은 응답 버튼과 같은 서식 정보를 winmail.dat 라는 첨부 파일에 담아 보내게 되는데, 수신자 측에서는 일반 텍스트와 읽을 수 없는 첨부 파일만 보이게 되어 응답 버튼이 누락되는 것입니다. 이것이 문제의 가장 일반적인 원인입니다.
• 일반 텍스트 (Plain Text) 형식: 어떠한 서식도 포함하지 않는 순수한 텍스트 형식으로, 응답 버튼이 포함되지 않습니다. (참고링크: Outlook에서 메시지 형식을 HTML, 서식 있는 텍스트 형식 또는 일반 텍스트로 변경 - Microsoft 지원 )

따라서 현상을 요약하면 다음과 같습니다.

• 버튼이 정상적으로 표시되는 경우: 초대장이 HTML 형식으로 발송되었습니다.
• 버튼이 누락된 경우: 초대장이 RTF 형식으로 발송되었을 가능성이 높습니다.

모든 모임 초대장이 응답 버튼과 함께 올바르게 전송되도록 하려면, 인터넷 수신자에게 메시지를 보낼 때 항상 HTML 형식을 사용하도록 Outlook 설정을 변경해야 합니다.

옵션 1: Outlook 전체 설정 변경 (가장 권장되는 방법)

이 방법을 사용하면 향후 외부 수신자에게 보내는 모든 초대장에 대한 문제를 해결할 수 있습니다.

• Outlook 왼쪽 상단의 파일 메뉴를 클릭 > 옵션을 선택합니다.
• 'Outlook 옵션' 창에서 메일 탭으로 이동 > 아래로 스크롤하여 메시지 형식 섹션을 찾습니다.
• "인터넷 받는 사람에게 서식 있는 텍스트 메시지를 보낼 때" 옵션을 찾습니다 > 드롭다운 메뉴를 클릭하여 "HTML 형식으로 변환"을 선택합니다 > 확인을 눌러 변경 사항을 저장합니다.

이 설정 변경 후 Outlook은 인터넷 이메일 주소로 발송되는 모든 메시지를 범용으로 호환되는 HTML 형식으로 자동 변환하여 응답 버튼이 정상적으로 표시되도록 합니다.

옵션 2: 특정 연락처 설정 확인

만약 문제가 특정 인물에게만 발생한다면, 해당 연락처에만 특별한 설정이 저장되어 있을 수 있습니다. 이 경우 개별 연락처 설정이 전체 설정보다 우선 적용됩니다.

• Outlook에서 인물 정보 (또는 연락처) 보기로 이동 > 문제가 발생하는 연락처를 찾아 더블클릭하여 연락처 카드를 엽니다.
• 연락처 카드에 표시된 상대방의 이메일 주소를 더블클릭 > '전자 메일 속성' 대화 상자가 나타납니다.
• 인터넷 형식 드롭다운 메뉴를 찾고 이 옵션이 "Outlook에서 가장 적합한 보내기 형식으로 자동 선택" 또는 "HTML로 보내기"로 설정되어 있는지 확인합니다. "Outlook 서식 있는 텍스트 형식으로 보내기"로 설정되어 있으면 안 됩니다 > 확인을 눌러 저장합니다.

요약하자면, 이 문제는 Microsoft의 서식 있는 텍스트(RTF) 형식으로 초대장이 발송되어 발생하며, 모든 인터넷 수신자에게 HTML 형식으로 메시지를 보내도록 Outlook 설정을 변경하면 해결할 수 있습니다.

추가적인 지원이 필요하시거나 다른 궁금한 점이 있으시면 언제든지 회신 주시기 바랍니다

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