구매 정책 개요

  • 아티클

이 문서에서는 구매 정책에 대한 정보를 제공합니다. 구매 정책은 요청 프로세스를 제어하는 규칙 모음입니다. 구매 정책은 조직의 전략적 구매 요구 사항과 일치하는 정책 구조를 만들어 조달 관리자가 조달 전략을 구현하는 데 도움이 됩니다.

구매 정책은 일련의 정책 규칙으로 구성됩니다. 정책 규칙을 정의할 때 먼저 규칙 유형을 선택합니다. 그런 다음 규칙의 설정, 시작 날짜 및 종료 날짜를 정의하여 규칙 유형에 대한 규칙을 생성합니다.

예를 들어 관리자가 정책을 만들고 카탈로그 정책 규칙 유형을 선택한 다음 정책에 카탈로그 정책 규칙을 추가합니다. 이 카탈로그 정책 규칙은 내부 조달에 Adventure 카탈로그를 사용해야 한다고 지정합니다. 구매 정책이 특정 조직과 연결된 후 해당 조직의 직원은 요청을 만들 때 Adventure 카탈로그를 봅니다.

조직에 정책 할당

정책을 적용하려면 먼저 조직과 연결되어야 합니다. 구매 정책은 조달 내부 제어 계층 목적과 연결됩니다. 따라서 구매 정책은 계층 구조 목적이 조달 내부 제어인 계층 구조의 조직에만 적용됩니다. CompanyInfo 테이블의 일반 법인 목록에서 조직을 선택할 수도 있습니다. 이러한 법인은 정책 프레임워크에서 "회사"로 지정됩니다.

적용할 규칙 결정

구매 정책을 구성하는 방법에 따라 여러 규칙이 조직의 사용자에게 영향을 줄 수 있습니다. 다음 예는 구매 정책을 구성하고 거래가 발생할 때 정책이 적용되는 방식을 지정할 수 있는 다양한 방법을 보여줍니다.

예시 1: 단순 구매 정책 구성

작고 덜 복잡한 조직은 법인별로 구매 정책을 설정할 수 있으며 회사 조직 계층만 사용할 수 있습니다.

소규모 기업인 Fabrikam의 경우 조직 전체에서 구매 요구 사항이 거의 차이가 없습니다. 구매 규칙은 조직의 법인 간에만 다릅니다. 예를 들어, Fabrikam Canada의 직원과 Fabrikam US의 직원은 서로 다른 카탈로그와 공급업체에서 상품과 서비스를 구매합니다. 따라서 Fabrikam은 법인 수준에서 구매 정책을 설정합니다.

Fabrikam은 두 가지 구매 정책을 만듭니다. 정책 A는 미국 법인, 1111에 적용됩니다. 정책 B는 캐나다 법인, 2222에 적용됩니다. 법인 1111의 직원이 구매 요청을 생성할 때 정책 규칙은 정책 A에서 파생됩니다. 예를 들어 직원이 보는 제품 카탈로그는 정책 A에 대한 카탈로그 정책 규칙에 지정됩니다.

법인 2222의 직원이 구매 요청을 생성하면 정책 규칙은 정책 B에서 파생됩니다.

참고: 법인 1111의 직원이 법인 2222의 직원을 대신하여 품목을 구매하는 경우 법인 2222에 대해 지정된 정책 규칙(즉, 정책 B의 정책 규칙)이 적용됩니다.

예시 2: 복잡한 구매 정책 구성

이전 예에서 모든 구매 규칙은 단일 조직 계층인 회사 조직 계층에서 정의되었습니다. 그러나 복잡한 조직은 여러 조직 계층에 대한 정책을 정의할 수 있습니다.

Contoso는 구매 요청 프로세스를 제어하기 위해 복잡한 구매 규칙이 필요한 대기업입니다. Contoso에는 부서 및 글로벌 구매 제어라는 두 가지 다른 조직 계층에 대한 규칙이 정의되어 있습니다.

정책 123은 영국 영업 – 영업 부서의 부서 조직 계층에 대해 정의되어 있습니다. 정책 123에서 구매 요청 제어 규칙은 최소 주문 수량에 대해 제한을 적용해야 한다고 지정합니다. 이 규칙에서, 최소 주문 수량 제한 시행 옵션이 선택됩니다.

정책 456은 영업 및 마케팅 부서의 글로벌 구매 통제 조직 계층에 대해 정의됩니다. 정책 456에서 구매 요청 제어 규칙은 최소 주문 수량에 대해 제한을 적용해야 한다고 지정하지 않습니다. 이 규칙에서, 최소 주문 수량 제한 시행 옵션이 선택 해제됩니다.

Sam은 Contoso의 영국 사무소에 있는 Sales UK(영업 부서)에서 근무합니다. 부서 및 글로벌 구매 통제 조직 계층 구조에 대한 정책이 Sam의 부서에 적용됩니다. Sam이 구매 요청을 생성할 때 시스템은 적용할 정책을 결정해야 합니다. 시스템 관리자는 구매 정책 매개 변수를 설정하여 구매 정책이 다음 우선 순위에 따라 적용되어야 함을 지정합니다.

  1. 글로벌 구매 통제
  2. 부서
  3. 회사

따라서 정책 456은 Sam이 생성하는 구매 요청에 적용되며 구매 요청에 대한 최소 주문 수량이 필요하지 않습니다.

정책 규칙

카탈로그 정책 규칙

카탈로그 정책 규칙은 구매 요청을 작성할 때 사용자가 볼 조달 카탈로그를 결정합니다. 사용자에게 다른 사용자를 대신하여 제품을 주문할 수 있는 권한이 부여된 경우 요청은 표시할 카탈로그를 결정하기 위해 요청자의 법인 및 운영 단위에 대해 정의된 카탈로그 정책 규칙을 사용합니다. 카탈로그 정책 규칙을 정의하려면 먼저 조달 카탈로그를 만들고 게시해야 합니다.

범주 액세스 정책 규칙

범주 액세스 정책 규칙은 사용자가 구매 요청을 생성할 때 액세스할 수 있는 범주를 결정합니다. 규칙을 지정하지 않으면 모든 조달 범주를 구매 요청에 추가할 수 있습니다.

  1. 상위 규칙 포함 옵션을 선택하여 상위 조직의 범주 액세스 정책 규칙을 범주에 적용합니다.
  2. 사용 가능한 범주 창에서 규칙이 적용되는 범주를 선택합니다. 범주를 선택하면 계층 구조에서 상위에 있는 모든 범주도 선택한 범주 목록에 추가됩니다.
  3. 하위 범주 포함 옵션을 선택하여 선택한 범주의 모든 하위 범주에 규칙을 적용합니다.

범주 정책 규칙

범주 정책 규칙은 사용자가 각 범주에 대한 공급업체를 선택하는 방법을 정의합니다. 또한 수신 및 송장 발행 프로세스에 대한 요구 사항을 정의합니다.

구매 주문에 대한 재승인 규칙

재승인 규칙은 구매 주문 변경 시 재승인을 요구하는 기준을 정의하는 선택적 규칙입니다. 워크플로에서 "구매 주문 재승인 필요" 조건이 설정되면 선택한 필드가 구매 주문 워크플로에서 평가됩니다.

참고

변경 관리가 활성화된 승인된 구매 주문이 변경되면 회계 분포가 항상 재설정됩니다. 따라서 특정 필드가 변경될 때 구매 주문의 재승인을 피하려면 Accounting distribution.changed 필드가 재승인을 위해 선택된 필드로 포함되어서는 안 된다는 점을 알고 있어야 합니다.

구매 요청 RFQ 규칙

구매 요청 RFQ 규칙은 구매 요청 라인에 대한 견적 요청(RFQ)을 요구하는 기준을 정의합니다. 라인이 조건을 충족하면 "비공식 RFQ" 또는 "공식 RFQ" 스탬프가 구매 요청 라인에 나타납니다.

구매 요청 통제 규칙

소비 유형의 구매요청에 대한 구매요청 통제 규칙은 선택적 규칙입니다. 이 유형의 규칙을 만들 때 다양한 탭에서 옵션을 설정할 수 있습니다.

  • 워크플로 제출 탭에서 승인을 위해 제출할 구매 요청에 대해 구매 요청 라인에 입력해야 하는 필드를 구성할 수 있습니다.
  • 주문 수량 탭에서 특정 조건에서 구매 요청에 필요한 필드를 구성할 수 있습니다. 주문 수량을 시행할 수도 있습니다.
  • 날짜 탭에서 회계 날짜가 요청한 날짜와 동일한지 여부를 구성할 수 있습니다.
  • 주소 탭에서 사용자가 구매 요청에 적용하기 위해 시스템에서 새 주소를 생성하도록 허용할지 여부를 정의할 수 있습니다.

요청 목적 규칙

요청 목적 규칙은 특정 법인에 허용되는 요청 목적의 유형을 결정하는 선택적 규칙입니다. 이 규칙에 다른 목적이 표시되지 않는 한 구매 요청은 생성될 때 자동으로 소비 목적을 갖습니다.

보충 범주 접근 정책 규칙

보충 범주 액세스 정책은 요청 목적이 보충인 경우 특정 법인에 대한 요청 수요를 충족하는 데 사용할 수 있는 제품을 결정하는 선택적 규칙입니다.

보충 제어 규칙

보충 제어 규칙은 구매 요청 목적이 보충일 때 승인을 위해 제출될 구매요청에 대해 구매 요청 라인에 입력해야 하는 필드를 정의하는 선택적 규칙입니다.

구매 주문 생성 및 수요 통합 규칙

구매 주문 생성 및 수요 통합 규칙은 승인된 구매 요청에서 구매 주문이 생성될 때 사용할 정책 규칙을 정의합니다. 이 유형의 규칙을 만들 때 다양한 탭에서 옵션을 설정할 수 있습니다.

  • 구매 주문 분할 탭에서 구매 요청 라인을 별도의 구매 주문으로 분할하기 위한 기준을 정의할 수 있습니다.

  • 가격/할인 양도 탭에서 구매 주문이 생성될 때 가격 계약을 다시 계산할 시기를 정의할 수 있습니다.

    • 판매 계약이 없는 경우에만 – 가격 및 할인은 적용 가능한 거래 계약 또는 기준 가격이 없는 경우에만 구매 요청에서 이전됩니다. 품목 또는 공급업체에 대한 거래 계약 또는 기준 가격이 있는 경우 거래 계약 또는 기준 가격을 기준으로 가격 및 할인이 다시 계산되어 구매 주문에 적용됩니다. 달리 지정하지 않는 한 이것이 기본 동작입니다.
    • 항상 – 가격 및 할인은 항상 구매 요청에서 이전됩니다.

    정의된 가격/할인 이전 규칙에 관계없이 요청자가 개별 구매 요청 라인에 대한 가격 및 할인 이전 방법을 변경하도록 허용할 수도 있습니다. 이 기능을 활성화하려면 구매 요청 라인별 수동 재정의 허용 옵션을 선택합니다.

  • 항목 설명 전송 탭에서 견적 요청에서 비롯된 구매 요청의 품목 설명을 전송할 수 있습니다.

  • 가격 허용 오차 탭에서 조달 카탈로그 항목의 가격이 인상될 때 승인된 구매 요청을 검토 프로세스를 통해 다시 라우팅하는 규칙을 정의할 수 있습니다. 구매 요청이 승인된 시간과 구매 주문이 생성된 시간 사이에 구매 요청의 라인 항목에 대한 순 금액이 증가할 수 있는 최대 금액을 설정합니다. 순 금액은 다음 공식을 사용하여 계산됩니다. ([수량 × (단가 – 할인) ÷ 가격 단위] + 구매 기타 요금) × (100 – 할인 퍼센트) ÷ 100 가격을 초과하는 구매 요청 라인 설정한 허용 오차는 수동 처리를 위해 유지됩니다. 오류 처리 탭에서 구성하는 규칙에 따라 구매 요청 라인이 처리되는 방식이 결정됩니다.

  • 오류 처리 탭에서는 공급업체 오류 또는 가격 허용 오차 오류로 인해 구매 주문 생성 중 유효성 검사에 실패한 경우 구매 요청에 적용되는 처리 규칙을 구성할 수 있습니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 조치 없음 – 구매 요청 라인은 승인된 구매 요청 릴리스 페이지에 남아 있습니다. 구매 요청 라인의 상태는 승인됨으로 유지됩니다. 그러나 구매 요청 라인에 대해 구매 발주가 생성되기 전에 오류를 해결해야 합니다.
    • 구매 요청 라인 취소 – 구매 요청 라인이 취소됩니다. 요청자는 여전히 라인 항목을 요청하려는 경우 취소된 라인에 대해 새 구매 요청을 생성할 수 있습니다.
    • 신규 구매 요청 라인 생성 – 구매 요청 라인이 취소됩니다. 그런 다음 검증에 실패한 구매 요청 라인만 포함하는 새 구매 요청이 생성됩니다. 생성된 새 구매 요청의 상태는 초안입니다. 이러한 구매 요청은 확인 오류가 해결된 후 검토를 위해 다시 제출할 수 있습니다. 구매 요청 라인의 작성자는 라인이 취소되었고 실패한 구매 요청 라인에 대해 신규 구매 요청이 생성되었다는 통지를 받습니다.

  • 수동 구매 주문 생성 탭에서 구매 요청을 수동으로 처리해야 하는지 또는 자동으로 구매 주문으로 변환할 수 있는지 여부를 결정하는 매개변수를 정의할 수 있습니다. 매개 변수는 내부 카탈로그 항목, 외부 카탈로그 항목 또는 비카탈로그 항목에 적용할 수 있습니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 수동으로 구매 주문 생성 – 모든 구매 요청에 대한 구매 주문을 수동으로 생성합니다.
    • 자동으로 구매 주문 생성 – 승인된 모든 구매 요청에 대한 구매 주문을 자동으로 생성합니다. 수동 구매 주문 생성에 대한 구매 요청이 없습니다.
    • 다음 조건을 제외하고 자동으로 구매 주문 생성 – 정의한 기준과 일치하는 구매 요청에 대한 구매 주문을 수동으로 생성합니다. 승인된 기타 모든 구매 요청은 자동으로 구매 주문으로 변환됩니다. 다음 조건을 제외하고 자동으로 구매 주문 생성을 선택하면 조달 범주 및 공급업체를 추가하여 수동 처리를 위해 보류 중인 승인된 구매 요청 라인을 지정할 수 있습니다. 이 옵션은 내부 카탈로그 항목, 외부 카탈로그 항목 및 카탈로그가 아닌 항목에 적용할 수 있습니다. 조달 범주를 선택하면 해당 조달 범주에 대한 모든 하위 범주도 선택됩니다. 특정 유형의 구매 요청 라인에 대해 전체 옵션을 선택하여 수동 처리를 위해 해당 라인 유형의 모든 라인을 보유합니다.

    구매 주문 생성을 위한 일괄 작업이 실행될 때 승인된 구매 요청에서 구매 주문이 자동으로 생성되도록 하려면 자동 구매 주문 생성을 일괄 작업으로 실행 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 수동 처리가 필요하지 않은 구매 요청에만 적용됩니다. 자동 구매 주문 생성을 일괄 작업으로 실행하여 리소스 제약이 덜한 시간에 이 활동을 예약할 수 있습니다. 구매 요청 라인에서 선불 필요 옵션이 선택된 경우 수동 처리를 위해 승인된 구매 요청을 보류하려면 요청이 선납으로 설정된 경우 옵션을 선택하세요. 수동 처리를 위해 보류된 구매 요청은 선급금이 필요한 구매 요청 라인만 볼 수 있도록 필터링할 수 있습니다.

  • 수요 통합 탭에서 수동으로 처리된 구매 요청을 구매 요청 통합에 고려할 수 있는지 여부를 결정하는 매개변수를 정의할 수 있습니다. 매개 변수는 내부 카탈로그 항목, 외부 카탈로그 항목 또는 비카탈로그 항목에 적용할 수 있습니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 수요 통합을 허용하지 않음 – 승인된 구매 요청 라인은 수요 통합에 적합하지 않습니다. 이 옵션은 기본적으로 선택되며 구매 발주 생성을 위해 수동 처리가 필요한 구매 요청 라인에만 적용됩니다.
    • 항상 수요 통합 허용 – 승인된 모든 구매 요청 라인은 수요 통합에 적합합니다. 참고:수요 통합 탭에서 항상 수요 통합 허용 옵션을 선택하고 수동 구매 주문 생성 탭에서 구매 주문 자동 생성 옵션을 선택한 경우 모든 구매 요청은 수동 처리를 위해 보류됩니다.
    • 다음 조건에서 수요 통합 허용 – 승인된 구매 요청 라인이 수요 통합에 적합한지 여부를 결정하는 기준을 정의합니다. 구매 요청 라인 유형별로 조달 범주 및 공급업체별로 기준을 설정할 수 있습니다. 다음 조건에서 수요 통합 허용을 선택하는 경우 구매 요청 라인 유형별로 조달 범주 및 공급업체별로 기준을 설정할 수 있습니다. 조달 범주를 선택하면 해당 조달 범주에 대한 모든 하위 범주도 선택됩니다. 특정 라인 유형에 대해 모두 옵션을 선택하면 해당 라인 유형의 모든 구매 요청 라인이 수요 통합에 적합합니다.