보존 정책 및 보존 레이블 정책에 대한 공통 설정

보안 및 규정 준수를 위한 Microsoft 365 라이선싱 지침.

많은 보존에 대한 설정은 보존 정책과 보존 레이블 정책 모두에 공통적으로 적용됩니다. 다음 정보를 사용하여 사전에 콘텐츠를 보존하거나, 삭제하거나, 보존한 다음 삭제하도록 이 설정을 구성해 보세요.

다음에서 이러한 보존 정책을 지원하는 시나리오를 확인하세요.

• 보존 정책 만들기 및 구성하기
• 보존 레이블 게시 및 앱에 적용
• 보존 레이블을 콘텐츠에 자동으로 적용하기

각 시나리오와 관련된 설정은 해당 설명서에 설명되어 있습니다.

보존 정책 및 Microsoft 365 보존 작동 방식에 대한 간략한 정보는 보존 정책 및 보존 레이블에 대한 자세한 내용을 참조하세요.

팁

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범위 - 적응형 및 정적

적응형 및 정적 범위에 익숙하지 않은 경우 보존 정책을 구성할 때 어떤 범위를 사용해야 할지 결정하는 데 도움을 받으려면 보존을 위한 적응형 또는 정적 정책 범위를 확인합니다.

적응형 또는 정적 범위 중 어떤 범위를 사용할지 결정했다면 다음 정보를 사용하여 구성에 도움을 받습니다.

• 적응형 범위 구성 정보
• 정적 범위 구성 정보

팁

정적 범위를 사용하는 정책이 있는 경우 이를 적응형 범위로 변환하려면 기존 정책은 그대로 두고, 동일한 보존 설정으로 적응형 범위를 사용하는 새 정책을 만듭니다. 정적 범위를 사용하는 이전 정책을 사용하지 않도록 설정하거나 삭제하기 전에 이러한 새 정책이 올바른 사용자, 사이트 및 그룹을 대상으로 하는지 확인합니다.

정적 범위 구성 정보

정적 범위를 사용할 경우 선택한 위치(전체 위치)에 대한 모든 인스턴스에 정책을 적용할지 아니면 특정 인스턴스(특정 포함 또는 제외)를 포함하거나 제외할지 결정해야 합니다.

전체 위치에 적용되는 정책

기본값을 사용하면 사용자가 포함이라고 지정하지 않아도 비즈니스용 Skype를 제외하고 선택한 위치에 대한 모든 인스턴스가 정책에 자동으로 포함됩니다.

예를 들어 Exchange 전자 메일 위치에 대한 모든 사서함입니다. 이 기본 설정을 사용하면 모든 기존 사용자 사서함이 정책에 포함되고, 정책을 적용한 후 만드는 모든 새 사서함은 자동으로 정책을 상속합니다.

SharePoint 사이트를 포함하는 위치의 경우 모든 인스턴스에는 보관된 사이트 와 활성 사이트가 포함됩니다.

특정 포함 또는 제외가 적용된 정책

선택적 구성을 사용하여 특정 사용자, 특정 Microsoft 365 그룹 또는 특정 사이트에 대한 보존 설정의 범위를 지정하는 경우 정책별 몇 가지 제한 사항을 고려해야 합니다. 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블 정책의 제한 사항을 참조하세요.

선택적 구성을 사용하여 보존 설정의 범위를 지정하려면 해당 위치의 상태가 켜짐인지 확인한 후 링크를 사용하여 특정 사용자, Microsoft 365 그룹 또는 사이트를 포함하거나 배제하면 됩니다.

경고

마지막 항목을 포함했다가 제거하도록 인스턴스를 구성하면 해당 위치의 구성이 모두로 되돌아갑니다. 정책을 저장하기 전에 원하는 구성인지 확인합니다.

예를 들어 데이터를 삭제하도록 구성된 보존 정책에 포함할 SharePoint 사이트 하나를 지정한 다음 단일 사이트를 제거하면 기본적으로 모든 SharePoint 사이트는 데이터를 영구적으로 삭제하는 보존 정책의 적용을 받습니다. Exchange 사서함, OneDrive 계정, Teams 채팅 사용자 등에 에도 동일하게 적용됩니다.

이 시나리오에서 위치에 대한 모두 설정을 보존 정책의 적용을 받지 않으려면 위치를 해제합니다. 아니면 정책에서 제외할 제외 인스턴스를 지정합니다.

위치

보존 정책의 위치는 Exchange 전자 메일 및 SharePoint 사이트와 같은 보존 설정을 지원하는 특정 Microsoft 365 서비스를 식별합니다. 정책에 대해 선택할 때 알고 있어야 하는 구성 세부 정보 및 가능한 예외가 있는 위치에 대해서는 다음 섹션을 참조하세요.

Exchange 사서함 및 Exchange 공용 폴더에 대한 구성 정보

Exchange 사서함 위치와 Exchange 공용 폴더 위치 모두 보존 설정이 적용되기 전에 사서함에 10MB 이상의 데이터가 있어야 합니다.

Exchange 사서함 위치는 사서함 수준에서 보존 설정을 적용하여 사용자의 전자 메일, 일정 및 기타 사서함 항목에 대한 보존을 지원합니다. 장비 및 회의실에 대한 공유 사서함 및 리소스 사서함도 지원됩니다.

전자 메일 연락처 및 Microsoft 365 그룹 사서함은 Exchange 전자 메일에 대해 지원되지 않습니다. Microsoft 365 그룹 사서함의 경우 대신 사이트 위치를 & Microsoft 365 그룹 사서함 을 선택합니다. 초기에 Exchange 위치가 정적 범위에 대해 선택될 그룹 사서함을 허용하더라도 보존 정책을 저장하려고 시도할 때 “RemoteGroupMailbox”가 위치에 유효하지 않은 선택이라는 오류가 나타나게 됩니다.

정책 구성에 따라 비활성 사서함에는 다음이 포함되거나 포함되지 않을 수 있습니다.

• 정적 정책 범위에는 기본 모든 사서함 구성을 사용하지만 특정 포함 또는 제외에 대해서는 지원되지 않는 비활성 사서함이 포함됩니다. 그러나 정책이 적용될 때 활성 사서함이 있는 받는 사람을 포함하거나 제외하고 나중에 사서함이 비활성화되면 보존 설정이 계속 적용되거나 제외됩니다.

• 적응형 정책 범위는 기본적으로 범위의 쿼리를 충족하는 비활성 사서함을 포함합니다. 고급 쿼리 작성기 및 OPATH 속성 IsInactiveMailbox를 사용하여 이 해당 항목을 제외할 수 있습니다.

  (IsInactiveMailbox -eq "False")
  

정적 정책 범위를 사용하고 포함하거나 제외할 받는 사람을 선택하는 경우 메일 그룹 및 전자 메일 사용 보안 그룹을 선택하여 여러 받는 사람을 하나씩 선택하는 대신 효율적으로 선택할 수 있습니다.. 이 옵션을 사용하는 경우 이러한 그룹은 백그라운드에서 구성 시 자동으로 확장하여 그룹에 있는 사용자 사서함을 선택합니다. 나중에 해당 그룹의 구성원이 변경되면 적응형 정책 범위와 달리 기존 보존 정책이 자동으로 업데이트되지 않습니다.

Exchange에 대한 보존 설정을 구성할 때 포함 및 제외되는 사서함 항목에 대한 자세한 내용은 보존 및 삭제에 포함된 항목을 참조하세요.

Exchange 공용 폴더 위치는 보존 설정을 모든 공용 폴더에 적용하며 폴더 또는 사서함 수준에서 적용될 수 없습니다.

SharePoint 사이트 및 OneDrive 계정에 대한 구성 정보

적응형 정책 범위 또는 정적 정책 범위를 사용하는지 여부에 따라 SharePoint 사이트 위치의 위치 이름이 변경됩니다. 이름 변경은 포함된 사이트의 유형을 반영합니다.

• 정적 정책 범위: SharePoint 클래식 및 통신 사이트

  • SharePoint 통신 사이트, Microsoft 365 그룹에서 연결되지 않은 팀 사이트 및 클래식 사이트에서 문서를 보존하고 삭제할 수 있습니다. Microsoft 365 그룹에서 연결된 팀 사이트는 이 옵션으로 지원되지 않으며 대신 그룹의 사서함, 사이트 및 파일의 콘텐츠에 적용되는 사이트 위치 & Microsoft 365 그룹 사서함 을 사용합니다.

• 적응형 정책 범위: SharePoint 사이트

  • SharePoint 통신 사이트, Microsoft 365 그룹에서 연결되지 않은 팀 사이트 및 클래식 사이트 외에도 OneDrive 사이트 및 Microsoft 365 그룹 연결 사이트에서 문서를 보존하고 삭제할 수 있습니다.

팁

SharePoint 관리 센터에서 필터를 사용하거나 SharePoint PowerShell 명령을 사용하여 사이트가 그룹으로 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다.

SharePoint 및 OneDrive에 대한 보존 설정을 구성할 때 포함되고 제외되는 항목에 대한 자세한 내용은 보존 및 삭제에 포함되는 항목을 참조하세요.

SharePoint 사이트 또는 OneDrive 계정 위치를 지정하는 경우 사이트에 액세스할 수 있는 권한이 필요하지 않습니다. 정적 범위의 경우 위치 편집 페이지에서 URL을 지정할 때 유효성 검사를 수행하지 않습니다. 그러나 사용자가 지정하는 SharePoint 사이트는 구성의 마지막 페이지에서 존재 여부를 확인합니다. 이 검사가 실패하면 입력한 URL에 대한 유효성 검사에 실패했다는 메시지가 표시되고 유효성 검사를 통과할 때까지 보존 정책을 만들 수 없습니다. 이 메시지가 표시되면 구성 프로세스로 돌아가서 URL을 변경하거나 보존 정책에서 해당 사이트를 제거합니다.

개별 OneDrive 계정을 지정하려면 조직의 모든 사용자 OneDrive URL 목록 가져오기를 참조하세요.

참고

개별 OneDrive 계정을 지정할 때 OneDrive 계정이 사전 프로비전되어 있지 않으면 사용자가 OneDrive에 처음 액세스할 때까지 URL이 생성되지 않는다는 점에 유의하세요.

또한 사용자의 UPN이 변경되면 OneDrive URL이 자동적으로 변경됩니다. 예를 들어, 조직의 이름 바꾸기 또는 비즈니스 재구성을 지원하기 위해 이름 변경 이벤트(예: 결혼 또는 도메인 이름 변경)가 있습니다. UPN이 변경되면 보존 설정에 지정한 OneDrive URL을 업데이트해야 합니다.

정적 범위를 포함하거나 제외하기 위해 개별 사용자가 URL을 확실하게 지정해야 하는 어려움 때문에 사용자 범위 유형을 사용하는 적응형 범위가 이 목적에는 더 적합합니다.

Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트에 대한 구성 정보

Microsoft 365 그룹(이전의 Office 365 그룹)에 대한 콘텐츠를 유지하거나 삭제하려면 Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트 위치를 사용합니다. 보존 정책의 경우 이 위치에는 그룹 사서함과 SharePoint 팀 사이트가 포함됩니다. 보존 레이블의 경우 이 위치에는 SharePoint 팀 사이트만 포함됩니다.

Microsoft 365 그룹 포함 및 제외되는 항목에 대한 자세한 내용은 다음을 수행합니다.

• 그룹 사서함의 경우 Exchange 보존에 대한 보존 및 삭제에 포함된 내용을 참조하세요.
• SharePoint 팀 사이트의 경우 SharePoint 보존 및 삭제에 포함된 내용을 참조하세요.

이 정책 위치를 대상으로 하는 사서함에는 보존 설정이 적용되기 전에 10MB 이상의 데이터가 필요합니다.

참고

Microsoft 365 그룹에 Exchange 사서함이 있더라도 Exchange 사서함 위치에 대한 보존 정책에는 Microsoft 365 그룹 사서함의 콘텐츠가 포함되지 않습니다.

정적 범위를 사용하는 경우: 정적 scope Exchange 사서함 위치를 처음에 포함하거나 제외할 그룹 사서함을 지정할 수 있지만 보존 정책을 저장하려고 할 때 "RemoteGroupMailbox"가 Exchange 위치에 대한 유효한 선택이 아니라는 오류가 표시됩니다.

Microsoft 365 그룹에 적용되는 보존 정책에는 그룹 사서함 및 SharePoint Teams 사이트가 기본값으로 포함됩니다. SharePoint Teams 사이트에 저장된 파일은 이 위치에 포함되지만 Teams 대화 또는 Teams 채널 메시지가 고유한 보존 정책 위치를 가지지 않습니다.

보존 정책을 Microsoft 365 사서함에만 적용되거나 연결된 SharePoint 팀 사이트에만 적용하기 위해 기본값을 변경하려면 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell cmdlet 및 Applications 매개 변수를 사용합니다.

• 그룹과 연결된 Microsoft 365 사서함의 경우Group:Exchange
• 그룹과 연결된 SharePoint 사이트의 경우 Group:SharePoint

선택한 Microsoft 365 그룹이 사서함과 SharePoint 사이트의 기본값으로 돌아가기 위해 Group:Exchange,SharePoint를 지정하세요.

정책이 적용된 후 Microsoft 365 그룹이 삭제되면 어떻게 되나요?

보존 정책(정적 정책 scope 또는 적응형)이 Microsoft 365 그룹에 적용되고 해당 그룹이 Microsoft Entra ID 삭제되는 경우:

• 그룹 연결 SharePoint 사이트는 유지되며 Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트 위치를 사용하여 보존 정책에 따라 계속 관리됩니다. SharePoint 관리 센터를 통해 그룹 연결 SharePoint 사이트에 대한 액세스 권한이 부여된 사용자는 사이트에 계속 액세스할 수 있지만 삭제된 그룹을 통해 이 사이트에 대한 액세스 권한이 부여된 사용자는 이제 SharePoint 관리 센터에서 권한을 부여해야 합니다. 이제 그룹이 삭제되었으므로 SharePoint 관리 센터에서 새 권한을 부여해야 합니다. 이 시점에서는 삭제된 그룹을 지정할 수 없기 때문에 Microsoft 365 그룹 ​​위치에서 사이트를 제외할 수 없습니다. 이 사이트에서 보존 정책을 해제해야 하는 경우 Microsoft 지원에 문의하세요. 예를 들어 Microsoft 365 관리 센터에서 지원 요청을 엽니다.

• 삭제된 그룹의 사서함은 비활성화되고 SharePoint 사이트와 마찬가지로 보존 설정이 적용됩니다. 자세한 내용은 Exchange Online에서 비활성 사서함을 참조하세요.

비즈니스용 Skype에 대한 구성 정보

참고

비즈니스용 Skype는 2021년 7월 31일에 중단되었으며 고객은 Microsoft Teams로 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 그러나 비즈니스용 Skype에 대한 보존 정책은 기존 고객에게 계속 지원됩니다.

Exchange 전자 메일과 달리, Skype 위치의 상태는 간단히 설정으로 전환하여 모든 사용자를 자동으로 포함할 수 없습니다. 그렇지만 해당 위치를 켜면 해당 대화를 보존하려는 사용자를 수동으로 선택할 수 있습니다.

이 편집 옵션을 선택한 후 비즈니스용 Skype 창에서 이름 열 앞에 숨겨진 상자를 선택하여 모든 사용자를 빠르게 포함할 수 있습니다. 그러나 각 사용자가 정책의 특정 포함사항으로 간주된다는 점을 이해해야 합니다. 따라서 이 상자를 선택하여 1,000명의 사용자를 포함하는 경우, 포함할 1,000명의 사용자를 수동으로 선택한 것과 같으며 이는 비즈니스용 Skype에 대해 지원되는 최대를 선택하는 것과 같습니다.

Outlook 폴더인 대화 내용은 Skype 아카이빙은 관계가 없는 기능 대화 내용은 최종 사용자가 끌 수 있지만, Skype 아카이빙은 사용자는 액세스할 수 없고 eDiscovery에서만 액세스 가능한 숨김 폴더에 Skype 대화 사본을 저장하는 기능

콘텐츠를 보존 및 삭제하기 위한 설정

콘텐츠를 보존하고 삭제하기 위한 설정을 선택하면 보존 정책이 다음 지정된 기간 구성 중 하나를 가지게 됩니다.

• 보존 전용

  이 구성의 경우 다음 옵션을 선택합니다.

  • 보존 정책의 경우: 콘텐츠를 보존할지, 삭제할지 또는 둘 다 수행할지 결정 페이지에서 특정 기간 동안 항목 보존을 선택하고 보존 기간을 지정한 후 보존 기간이 끝날 때에서 제거할 보존 설정에 대해 아무 작업도 하지 않음을 선택합니다. 또는 종료 날짜 없이 유지하려면 이 페이지에서 영구적으로 항목 보존을 선택합니다.

  • 보존 레이블의 경우: 레이블 설정 정의 페이지에서 무기한 또는 특정 기간 동안 항목 보존을 선택하고 다음을 수행합니다.

    • 특정 시간이 지나면 레이블이 지정된 콘텐츠에 더 이상 적용되지 않는 보존 설정의 경우: 보존 기간 정의 페이지의 항목 보존 기간에서 기간을 지정하세요. 그런 다음 보존 기간 후 처리 선택 페이지에서 보존 설정 비활성화를 선택합니다. 레이블은 콘텐츠에 남아 있지만 분류만 하는 레이블인 것처럼 제한 없이 유지됩니다.
    • 종료 날짜 없이 보존하려는 경우: 보존 기간 정의 페이지에서 항목 보존 기간에 대해 무기한을 선택합니다. 레이블은 기존의 제한 사항이 있는 콘텐츠에 남아 있습니다.

• 보존 후 삭제

  이 구성의 경우 다음 옵션을 선택합니다.

  • 보존 정책의 경우: 콘텐츠를 보존할지, 삭제할지 또는 둘 다 수행할지 결정 페이지에서 특정 기간 동안 항목 보존을 선택하고 보존 기간을 지정한 후 보존 기간이 끝날 때에 대해 자동으로 항목 삭제를 선택합니다.

  • 보존 레이블의 경우: 레이블 설정 정의 페이지에서 항목을 무기한 또는 특정 기간 동안 보존을 선택하고 보존 기간을 지정한 다음 보존 기간 후 처리 선택에서 자동으로 항목 삭제 또는 처리 검토 시작을 선택합니다. 처리 검토에 대한 자세한 내용은 커리 검토를 참조하세요.

• 삭제 전용

  이 구성의 경우 다음 옵션을 선택합니다.

  • 보존 정책의 경우: 콘텐츠를 유지, 삭제 또는 둘 다 수행할지 결정 페이지에서 특정 연령에 도달했을 때만 항목 삭제를 선택하고 기간을 지정합니다.

  • 보존 레이블의 경우: 레이블 설정 정의 페이지에서 특정 기간 후 조치 시행을 선택하고 보존 기간이라고도 하는 기간을 지정합니다. 기간 후 수행되는 내용 선택 옵션이 자동으로 자동으로 항목 삭제로 설정됩니다.

특정 기간 동안 콘텐츠 보존

Microsoft Purview 포털 또는 Microsoft Purview 규정 준수 포털 콘텐츠를 보존하도록 보존 레이블 또는 정책을 구성하는 경우 특정 일 수, 월(30일 가정) 또는 연도(365일로 가정)에 대한 항목을 보존하도록 선택합니다. 또는 항목이 영구적으로 보존됩니다. 보존 기간은 정책이 할당된 시간부터 계산되지 않고 지정된 보존 기간의 시작에 따라 계산됩니다.

보존 기간이 시작되는 경우, 또한 콘텐츠가 언제 만들어졌는지 또는 콘텐츠가 마지막으로 수정된 경우에는 파일 및 SharePoint, OneDrive 및 Microsoft 365 위치에 대해서만 지원되었는지의 경우를 선택할 수 있습니다. 보존 레이블의 경우 레이블이 지정된 콘텐츠와 이벤트가 발생할 때 보존 기간을 시작할 수 있습니다.

예제:

• SharePoint: 콘텐츠가 마지막으로 수정된 후 7년 동안 사이트 모음에 항목을 유지하고 해당 사이트 모음에 있는 문서가 6년 내에 수정되지 않은 경우, 문서가 수정되지 않으면 다른 한 해에만 보존됩니다. 문서를 다시 편집하면 문서 사용 기간은 마지막으로 수정한 날부터 계산되고 앞으로 7년 동안 더 보존됩니다.

• Exchange: 사서함의 항목을 7년 동안 보존하려고 하고 메시지가 6년 전에 발송되었다면, 메시지는 1년 동안만 더 보존됩니다. Exchange 항목의 경우 해당 기간은 받는 전자 메일의 받은 날짜 또는 보내는 전자 메일에 대해 보낸 날짜를 기준으로 합니다. 항목을 최종 수정된 시점을 기준으로 보존하는 것은 OneDrive 및 SharePoint의 사이트 콘텐츠에만 해당됩니다.

보존 기간이 끝나면 콘텐츠를 영구적으로 삭제할지 여부를 선택합니다. 예를 들어 보존 정책의 경우:

보존 레이블에는 두 가지 옵션이 더 있습니다. 다음 섹션에 설명된 대로 자체 보존 기간으로 다른 보존 레이블을 적용할 수 있습니다. 또는 사용자 지정 작업에 대한 Power Automate 흐름을 트리거 할 수 있습니다.

보존을 구성하기 전에 먼저 각 워크로드에 대한 용량 및 저장소 제한을 숙지하세요.

• SharePoint 및 OneDrive의 경우 보존된 항목은 사이트의 저장소 할당량에 포함된 사이트의 보존 라이브러리에 저장됩니다. 자세한 내용은 SharePoint 문서에서 사이트 저장소 제한 관리를 참조하세요.

• 보존된 메시지가 사서함에 저장되는 Exchange, Teams 및 Viva Engage Exchange Online 제한 및 자동 확장 보관 사용을 참조하세요.

  사용자에 의해 또는 정책 설정에서 자동으로 단기간에 대량의 전자 메일이 삭제되는 극단적인 경우에는 사용자의 기본 사서함에 있는 복구 가능한 항목 폴더에서 항목을 보관 사서함의 복구 가능한 항목 폴더로 더 자주 이동하도록 Exchange를 구성해야 할 수도 있습니다. 단계별 지침은 보류 중인 사서함에 대한 복구 가능한 항목 할당량 늘리기를 참조하세요.

보존 기간이 끝날 때의 레이블 재지정

보존 기간이 끝날 때 다른 보존 레이블을 자동으로 적용하도록 보존 레이블을 구성하면 해당 항목에 새로 선택한 보존 레이블의 보존 설정이 적용됩니다. 이 옵션을 사용하면 항목의 보존 설정을 자동으로 변경할 수 있습니다.

기본 보존 레이블을 만들어 저장한 후 대체 레이블을 변경할 수 있습니다. 기본 보존 레이블이 이미 적용되어 있고 구성된 보존 기간이 지나지 않은 항목의 경우 대체 레이블 변경 내용이 이러한 항목과 동기화됩니다. 다른 레이블 변경과 마찬가지로 이 동기화 기간으로 최대 7일을 허용합니다.

대체 레이블의 경우 일반적으로 기본 보존 레이블보다 보존 기간이 긴 레이블을 선택합니다. 그러나 보존 기간을 시작할 때 레이블 설정 때문에 반드시 그런 것은 아닙니다. 예를 들어 기본 보존 레이블은 항목이 만들어질 때 보존 기간을 시작하도록 구성되고, 대체 레이블은 레이블이 지정되거나 이벤트가 발생할 때 보존 기간을 시작합니다.

레이블에서 항목을 레코드로 표시할 지 정기 레코드로 표시할지를 변경하는 경우에도, 대체 보존 레이블은 마찬가지로 해당 항목에 대해 허용 또는 차단된 작업에 대한 제한사항을 변경할 수 있습니다.

레이블 재지정 예제 구성

업계 규정 준수 요구 사항에 콘텐츠를 만든 후 3년 동안 보존하도록 하는 보존 레이블을 만들어 구성한 다음 해당 항목을 레코드로 표시합니다. 이 레이블이 적용되면 사용자가 앱에서 항목을 삭제하는 것이 레코드의 제한 사항 중 하나이기 때문에 해당 항목을 삭제할 수 없습니다.

3년이 끝나면 내부 규정 준수 정책으로 인해 2년 동안 콘텐츠를 자동으로 보존하려고 하겠지만 이 구성이 적용되는 제한 사항이 있는 레코드로 표시할 필요가 없습니다.

구성을 완료하려면 레이블 설정을 선택하여 보존 기간이 끝날 때 레이블을 변경하고, 콘텐츠를 만든 후 5년 동안 콘텐츠를 보존하고 항목을 레코드로 표시하지 않는 레이블을 선택합니다.

이러한 연결된 설정을 사용하면 사용자는 3년 후에 앱에서 항목을 삭제할 수 있지만 5년 동안 eDiscovery 검색에 계속 액세스할 수 있습니다.

레이블 재지정 옵션에서 고려할 점

• 규제 레코드로 레이블을 재지정할 수는 없지만 콘텐츠를 규제 레코드로 표시하도록 대체 레이블을 구성할 수는 있습니다.

• 대체 레이블로 선택한 보존 레이블은 삭제할 수 없습니다.

• 다른 대체 레이블을 적용하도록 구성된 대체 레이블을 선택할 수 있습니다. 항목에 포함할 수 있는 대체 레이블 수에는 제한이 없습니다.

• 대체 레이블이 항목을 레코드 또는 규제 레코드로 표시하지만 파일이 현재 체크 아웃되어 적용할 수 없는 경우 해당 파일이 다시 체크 인되거나 체크 아웃이 취소될 때 레이블 재지정 프로세스가 다시 시도됩니다.

• 대체 레이블은 해당 레이블이 동일한 위치에 대해 게시된 레이블 정책에 포함되거나 삭제 전용으로 구성된 경우에만 Outlook에서 사용자에게 표시됩니다.

레이블 재지정 구성 경로

보존 기간이 끝날 때 레이블을 다시 지정하는 옵션으로는 보존 레이블 생성 시의 구성 경로 두 가지가 있습니다.

• 기본 레이블을 통해 처음에 콘텐츠를 보존해야 하는 경우(가장 일반적): 레이블 설정 정의 페이지에서 무기한 또는 특정 기간 동안 항목 보존을 선택한 다음 보존 기간을 지정합니다. 그런 다음 보존 기간 후 처리 선택페이지에서 레이블 변경>교체 레이블 선택을 선택합니다.

• 기본 레이블을 통해 처음에 콘텐츠를 보존할 필요가 없는 경우: 레이블 설정 정의 페이지에서 특정 기간이 지나면 동작 적용을 선택하고 보존 기간을 지정한 다음 레이블 변경>교체 레이블 선택을 선택합니다.

두 경우 모두 대체 레이블을 이미 만들어 둔 상태여야 하지만 만들어 둔 대체 레이블을 현재 레이블 정책에 반드시 포함시킬 필요는 없습니다.

또는 이 보존 기간 후 처리 선택 페이지에서 레이블 설정으로 처리 검토 시작하기를 선택한 경우라면 처리 검토자가 수동으로 대체 레이블을 처리 검토 프로세스의 일부로 선택할 수 있습니다.

특정 사용 기간보다 오래된 콘텐츠 삭제

보존 설정은 항목을 보존한 다음 삭제하거나, 보존하지 않고 이전 항목을 삭제할 수 있습니다.

두 경우 모두 보존 설정이 항목을 삭제하는 경우 지정한 기간이 정책이 할당된 시점부터 계산되지 않고 지정된 보존 기간의 시작에 따라 계산된다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 예를 들어 항목이 만들어지거나 수정되었거나 레이블이 지정된 시점부터입니다.

따라서 먼저 기존 콘텐츠의 사용 기간과 설정이 해당 콘텐츠에 미치는 영향을 고려하세요. 콘텐츠에 설정을 적용하기 전에 선택한 설정을 사용자와 지원 센터에 전달하여 가능한 영향을 평가할 시간을 제공하는 것이 좋습니다.

전체 위치에 적용되는 정책

위치를 선택하는 경우 비즈니스용 Skype를 제외하고, 위치의 상태가 On인 경우, 기본 설정은 모두가 됩니다.

보존 정책이 전체 위치의 조합에 적용되는 경우, 정책에 포함할 수 있는 수혜자, 사이트, 계정, 그룹 등의 수에 제한이 없습니다.

예를 들어, 정책에 모든 Exchange 전자 메일과 모든 SharePoint 사이트가 모두 포함된다면, 개수와 상관없이 모든 사이트와 수혜자가 포함될 것 또한 Exchange의 경우 정책이 적용된 후 만들어진 모든 새 사서함은 자동으로 정책을 상속합니다.

특정 포함 또는 제외가 적용된 정책

선택적 구성을 사용하여 특정 사용자, 특정 Microsoft 365 그룹 또는 특정 사이트에 대한 보존 설정의 범위를 지정하는 경우 정책별 몇 가지 제한 사항을 고려해야 합니다. 자세한 내용은 보존 정책 및 보존 레이블 정책의 제한 사항을 참조하세요.

선택적 구성을 사용하여 보존 설정의 범위를 지정하려면 해당 위치의 상태가 켜짐인지 확인한 후 링크를 사용하여 특정 사용자, Microsoft 365 그룹 또는 사이트를 포함하거나 배제하면 됩니다.

경고

마지막 구성을 포함했다가 제거하면 해당 위치에 대해 모두로 되돌아갑니다. 정책을 저장하기 전에 원하는 구성인지 확인합니다.

예를 들어 데이터를 삭제하도록 구성된 보존 정책에 포함할 SharePoint 사이트 하나를 지정한 다음 단일 사이트를 제거하면 기본적으로 모든 SharePoint 사이트는 데이터를 영구적으로 삭제하는 보존 정책의 적용을 받습니다. Exchange 수신인, OneDrive 계정, 팀 채팅 사용자 등의 경우에도 마찬가지

이 시나리오에서 위치에 대한 모두 설정을 보존 정책의 적용을 받지 않으려면 위치를 해제합니다. 또는 정책에서 제외할 제외 항목을 지정합니다.

보존 정책 업데이트

보존 정책을 만들고 저장한 후에는 다음과 같은 일부 설정을 변경할 수 없습니다.

• 정책 이름 및 보존 기간과 보존 기간을 시작할 시기를 제외한 보존 설정

보존 정책을 편집하고 항목이 보존 정책의 원래 설정에 이미 적용되어 있는 경우 업데이트된 설정은 새로 식별된 항목 외에 이 항목에도 자동으로 적용됩니다.

일반적으로 이 업데이트는 아주 간단하지만 며칠이 걸릴 수 있습니다. Microsoft 365 위치에서 정책 복제가 완료되면 Microsoft Purview 포털에서 보존 정책의 상태 표시되거나 Microsoft Purview 규정 준수 포털 켜기(보류 중)에서 켜기(성공)로 변경됩니다.

변경 방지를 위한 정책 잠금

아무도 정책을 끄거나, 삭제하거나, 제한 수준을 낮출 수 없도록 하려면, 보존 정책 및 보존 레이블 정책 변경을 제한하기 위한 보존 잠금 사용을 참조하세요.