SharePoint 정보 아키텍처 소개
제대로 계획되고 실행되는 정보 아키텍처는 지능적이고 성능이 높은 인트라넷, 허브 또는 사이트의 필수 구성 요소입니다. 효율적인 정보 아키텍처를 계획하는 가장 중요한 첫 번째 단계는 사용자를 이해하고 가장 적합한 방식으로 작업을 완료하는 데 필요한 사항을 찾는 데 도움을 주는 것입니다.
정보 아키텍처는 또한 사용자 채택, 만족도 및 생산성을 높이면서 IT 비용, 정보 과부하를 줄이며 규정 준수 및 보안 위험을 최소화하는데 도움을 줍니다.
참고
모든 탐색 유형(사이트, 허브, 전역 및 바닥글)은 각 수준에서 500개의 자식 링크로 제한됩니다. 한도에 도달한 후 추가 노드가 추가되면 오류가 발생합니다.
이 문서의 내용
- 정보 아키텍처의 주요 요소 알아보기
- 정보 아키텍처 구현에 관련된 다양한 역할 검토하기
- 다양한 수준의 정보 아키텍처(전역, 허브 및 로컬) 이해하기
- SharePoint 정보 아키텍처 구성 요소 살펴보기
SharePoint의 정보 아키텍처 요소
정보 아키텍처에는 콘텐츠를 구성하고 레이블을 지정하는 방법과 방문자가 작업을 완료하기 위해 콘텐츠와 상호 작용하는 방법이 포함되어 있습니다. 웹 사이트에서 정보 아키텍처에는 탐색, 검색, 사이트 계층 구조, 분류 및 보안과 같은 요소가 포함됩니다. 최신 SharePoint 정보 아키텍처는 또한 올바른 콘텐츠가 필요로 하는 사람들에게 도달하고 조직의 콘텐츠 준수 규정을 따르도록 보장하는 지도 포함합니다.
정보 아키텍처는 SharePoint에서 찾는 방식과 관련된 6가지 기본 요소를 다룹니다.
- 전역 탐색 구조 – SharePoint 테넌트 전체에서 최상위 탐색을 고려하고 사용자가 인트라넷의 홈 사이트를 포함하여 콘텐츠를 찾을 수 있도록 사이트를 구성하는 방법을 고려합니다.
- 허브 구조와 조직 – 허브를 사용하여 비슷한 주제, 작업 및 콘텐츠를 함께 그룹화할 수 있습니다.
- 로컬 사이트 및 페이지 탐색 구조 – 사용자가 콘텐츠를 더 자세히 탐색하거나 효과적으로 사용할 수 있도록 각 사이트와 페이지에서 콘텐츠를 구성하는 방법입니다.
- 메타데이터 아키텍처 – 메타데이터는 검색 및 탐색 구조 뿐만 아니라 준수 및 보존 정책에도 영향을 줍니다.
- Search 환경 – 사용자가 검색 외에 정보 아키텍처를 "사용하는" 방법
- 개인 설정된 콘텐츠 환경 – 특정 콘텐츠가 특정 사용자와 사용자 그룹을 대상으로 하는 방법입니다.
허브, 사이트 그리고 페이지에 대한 최적의 구조를 설계하려면 충분한 계획이 필요합니다. 또한 Microsoft SharePoint의 도메인, 컨텐츠에 대한 지식, 사용자 경험 이해, 디자인 접근 방식과 모범 사례에 대한 인식이 필요합니다. 훌륭한 계획이 있더라도 정보 아키텍처는 지속적인 프로세스입니다. 시간이 지남에 따라 조직은 변화하고, 사람들도 변화하며, 프로젝트 또한 변화합니다. 시간이 지남에 따라 콘텐츠를 더 쉽게 검색할 수 있도록 조정하는 사용자에 대해 알아봅니다.
사용자의 역할과 공동 작업하는 방법 이해
organization 대한 정보 아키텍처는 인트라넷 소유자, 부서 비즈니스 소유자, IT 관리자 및 허브 소유자와 같은 다양한 유형의 역할이 인트라넷에서 공동 작업할 때 가장 효과적입니다. 각 역할이 조직의 정보 아키텍처에 대 한 지속적인 유지 관리를 계획, 구현 및 관리하는 데 일부를 담당하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.
조직 인트라넷 소유자 – 조직 인트라넷 소유자는 의사 결정자와 작업 기능을 혼합하여 organization 인트라넷의 전반적인 방향과 조정을 관리합니다. 조직 인트라넷 소유자는 비즈니스 소유자(부서) 및 IT 관리자와 협력하여 전역 및 허브 수준의 탐색을 설정합니다. 조직 인트라넷 소유자는 대부분의 시간을 글로벌 및 허브 수준 탐색을 계획하고 구현하는 데 소비합니다.
부서별 비즈니스 소유자 - 부서별 비즈니스 소유자는 인사부, 마케팅 및 엔지니어링 등과 같이 조직의 대규모 영역을 나타냅니다. 부서별 비즈니스 소유자는 조직 인트라넷 소유자와 협력하여 비즈니스 영역이 전역 및 허브 탐색에서 제대로 표시되는지 확인합니다. 비즈니스 및 사용자 요구 사항을 충족하려면 부서별 비즈니스 소유자를 계획 단계 초기에 포함해야 합니다.
IT 관리자 - IT 관리자는 조직 인트라넷 소유자 및 부서별 비즈니스 소유자와 협조하여 시작 페이지 및 허브구현과 같은 높은 수준의 탐색 구조를 구현할 수 있습니다. 또한 IT 관리자는 사이트 만들기 및 사용에 대한 특정 관리 정책을 구현하는 데도 도움이 됩니다. IT 관리자는 비즈니스가 변화 및 확장하면서 정보 아키텍처 계획, 구현 및 유지 관리에 관여합니다.
허브 소유자 – 허브 소유자는 organization 인트라넷의 허브에 대한 허브 수준 콘텐츠, 브랜딩, 권한 및 탐색 요소를 관리합니다. 허브 소유자는 부서별 비즈니스 소유자 및 IT 관리자와 협조하여 조직의 인트라넷 아키텍처 수명 주기 전반에 걸쳐 허브를 계획하고 만들고 관리합니다.
사이트 소유자 – 사이트 소유자는 사이트 수준 콘텐츠, 브랜딩, 사용 권한 및 탐색을 관리합니다. 비즈니스 및 사용자의 요구 사항에 따라 사이트 소유자는 허브 소유자가 허용할 경우 그들의 사이트를 허브로 연결할 수 있습니다.
콘텐츠 작성자 – 콘텐츠 작성자는 사이트 콘텐츠를 계속 업데이트하고 뉴스를 게시하는 일을 담당합니다. 콘텐츠 작성자에게는 사이트 및 페이지를 변경하는 데 필요한 사이트 구성원 권한 수준을 부여해야 합니다. 콘텐츠 작성자는 구현 및 관리 단계에서 사이트 소유자와 협력합니다.
콘텐츠 소비자 – 콘텐츠 소비자는 세 가지 탐색 수준에서 콘텐츠를 사용하고 보는 사람으로 표시되지 않습니다. 인트라넷 소유자, 부서별 비즈니스 소유자, 허브 소유자 및 사이트 소유자는 콘텐츠 소비자와(특히 계획 프로세스에서) 정기적으로 관련을 갖고 올바른 콘텐츠가 찾고 사용하기 편리한지 확인합니다.
지도 원칙 - 세계는 평평하다
기본 SharePoint 아키텍처는 일반적으로 상속된 탐색, 사용 권한 및 사이트 디자인이 포함된 사이트 모음 및 하위 사이트의 계층적 시스템을 이용해 구축됩니다. 일단 구축되고 나면, 이 구조는 유연하지 못하고 유지가 어려울 수 있습니다. 최신 SharePoint 환경에서는 하위 사이트를 권장하지 않습니다. 최신 SharePoint의 새로운 "플랫" 환경에서 각 개별 토픽, 작업 또는 작업 단위에 대해 하나의 사이트를 만들 계획입니다. 이렇게 하면 각 콘텐츠 수집에 대한 관리 및 책임을 쉽게 배포하고 링크를 끊지 않고 탐색 아키텍처에서 사이트를 이동하는 기능을 지원할 수 있습니다. 또한, 항목이 더 이상 필요하지 않은 경우에는 거의 영향을 미치지 않고 사이트를 손쉽게 보관하거나 삭제할 수 있습니다.
새 평평한 세계에서 정보 아키텍처 툴킷의 일부로 사이트와 콘텐츠를 여러 가지 방법으로 서로 연결할 수 있습니다.
- 뉴스, 강조 표시된 콘텐츠 또는 사이트와 같은 "롤업" 웹 파트를 사용하여 기존 사이트의 다른 사이트의 콘텐츠를 동적으로 표시합니다.
- 인라인 하이퍼링크를 사용하여 토픽에 대한 자세한 정보를 제공하여 이전 글머리 기호에 설명된 대로 읽기 권한자에게 자세한 정보를 제공합니다.
- 사이트 탐색에서 관련된 사이트에 명시적 링크를 추가합니다.
- 허브를 사용하여 관련 사이트의 제품군을 연결합니다.
탐색의 수준
최신 SharePoint 환경에 대해 생각할 수 있는 다음의 세 가지 수준의 탐색이 있습니다.
- 인트라넷을 구성하는 사이트의 전체 컬렉션에 대한 전역 탐색
- 관련 사이트 그룹에 대한 허브 탐색
- 개별 사이트의 로컬 탐색
전역 탐색
여러 인트라넷에는 모든 사이트에서 지속되는 상위 탐색이 있습니다. 전역 탐색을 사용하면 뷰어가 작업을 완료해야 하는 모든 사이트, 콘텐츠 및 도구를 시각적으로 연결하는 인트라넷에 대해 전체적인 탐색 스토리를 만들 수 있습니다. 모든 조직에는 전역 탐색에 대해 다른 요구사항이 있지만, 자주 사용되는 범주 레이블의 일부에는 다음과 같은 개념이 포함됩니다.
- 홈
- 회사 소개
- 뉴스
- 여기서 작업/작업 자원/관리 서비스/관리
- 작업/작업 서비스
- 급여 및 혜택
- 생활 및 경력
- 위치
- 정책 및 절차/도구 및 리소스/안전 및 보안
전역 탐색의 목표는 콘텐츠 검색을 지원하는 것입니다. 전역 탐색 링크에 사용할 수 있는 부동산이 제한되어 있기 때문에 전역 링크는 일반적으로 주요 범주 탐색 페이지, 하위 링크 또는 메가 메뉴 환경을 가리키며 시청자가 필요한 콘텐츠를 찾는 데 도움이 되는 충분한 정보를 제공합니다. 전역 탐색에 대한 컨텍스트는 광범위해야 하므로 레이블을 포괄적이고 유용하게 만드는 것은 어렵습니다. 전역 탐색을 구현하려는 경우 제안된 탐색을 테스트하여 사용자와 공감하는지 확인하려고 합니다.
홈 사이트의SharePoint 앱 바를 사용하여 전역 탐색을 사용할 수 있습니다. 전역 탐색을 사용하도록 설정하려면 홈 사이트가 있어야 합니다. 전역 탐색은 모든 사이트 및 페이지의 왼쪽에 나타납니다.
허브 탐색
SharePoint 허브는 프로젝트, 부서, 부서, 지역 또는 개념에 따라 관련 사이트를 구성하는 데 도움이 됩니다. 허브를 사용하면 뉴스 및 기타 사이트 활동과 같은 관련 콘텐츠를 더 쉽게 검색하고, 관련된 사이트에서 일반적인 탐색, 브랜딩, 사이트 구조를 적용하고, 연결된 모든 사이트에서 검색할 수 있습니다. 허브에 대한 중요한 계획 결정 중 하나는 허브 탐색의 계획입니다.
허브 탐색은 이 문서의 앞부분에 나오는 이미지에 표시된 바와 같이 제품군 표시줄 바로 아래에 있는 각 사이트의 로컬 탐색 위에 표시됩니다. 허브 탐색은 허브로 선언된 사이트에 설정됩니다. 허브 소유자가 정의하고 연결된 모든 사이트에서 공유합니다.
각 사이트는 한 번에 하나의 허브에만 포함 될 수 있지만 탐색 환경의 일부로 탐색 링크와 관련 허브를 조합하여 허브를 함께 연결할 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint 허브 계획을 참조하세요.
로컬 탐색
로컬 탐색은 뷰어가 사이트의 모든 페이지에서 볼 수 있는 고정 탐색입니다. 팀 사이트의 경우 로컬 탐색은 "빠른 시작"이라는 영역의 페이지 왼쪽에 표시됩니다. 커뮤니케이션 사이트의 경우 로컬 탐색은 페이지 상단에 표시됩니다. 로컬 탐색은 사이트의 모든 페이지에 있습니다. 사이트 방문자가 각 사이트의 페이지와 콘텐츠 간에 앞뒤로 이동할 수 있도록 지속적인 환경을 만듭니다. 뷰어가 콘텐츠를 탐색하고 로컬 탐색을 사용하여 해당 탐색을 지원하는 방법에 대해 고려해 보세요.
예: 여행 사이트에는 "내가 할 수 있는 일"의 관점에서 여행 사이트를 탐색하는 뷰어와 여행 프로세스의 관점에서 여행 사이트를 탐색하는 뷰어(여행 전, 도중 및 후)를 지원하는 다음 로컬 탐색 링크가 있을 수 있습니다.
- 여행 지침
- 항공
- 자동차
- 지상 교통
- 호텔
- 기차
- 여행을 가기 전에
- 여행 승인
- 예약 서비스
- 여행 중
- 여행 안전
- 여정 변경
- 복귀 후에
- 지출 보고
- 여행 보고서
로컬 탐색 요소가 표시되는 위치:
팀 사이트 탐색
커뮤니케이션 사이트 탐색
사이트
인트라넷 및 포털은 사이트의 페이지 , 목록 및 라이브러리에 대한 추가 액세스를 제공하는 팀 사이트 및 커뮤니케이션 사이트 로 구성됩니다.
정보 아키텍처를 더 쉽게 구현하고 유지 관리하게 해주는 최신 SharePoint 팀 사이트에 대한 한 구성 요소는 Microsoft 365 그룹입니다. Microsoft 365 그룹은 SharePoint 팀 사이트 및 Microsoft Teams에 대한 다른 기능뿐만 아니라 쉬운 허브 및 사이트 권한을 허용하는 멤버 자격 서비스를 제공합니다. Microsoft 365 그룹을 사용하면 Planner, OneNote, SharePoint 팀 사이트 등과 같은 공동 작업 리소스 모음에 대한 사용자 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. Microsoft 365 그룹은 SharePoint 팀 사이트에서만 사용할 수 있습니다.
페이지
팀 또는 커뮤니케이션 사이트 내에서 페이지는 뉴스, 강조 표시된 콘텐츠 또는 사이트 웹 파트와 같은 다른 사이트 및 페이지에서 콘텐츠를 자동으로 업데이트하는 동적 웹 파트를 사용할 수 있는 기회를 제공합니다. 각 사이트의 모든 페이지에서는 독자를 위한 스토리를 들려줍니다.
사이트에는 일반적으로 다음 세 가지 유형의 페이지가 포함됩니다.
- 콘텐츠에 대한 개요를 제공하고 사이트에서 찾은 내용을 독자에게 소개하는 홈페이지 입니다.
- 탐색 페이지에서는 독자에게 옵션 또는 요약 정보를 제공하고 다음에 이동할 위치를 결정하도록 도와줍니다.
- 대상 페이지에서는 독자의 여정에서 종료 지점입니다. 여기서는 읽거나 인쇄하거나 다운로드할 수 있는 정보를 제공합니다. 대상 페이지에 정보가 많거나 세부 항목에 대한 추가 설명을 제공하려는 경우 보조 페이지를 만들 수 있습니다.
대부분의 독자는 웹 페이지의 모든 단어를 읽거나 아래로 스크롤하지 않는다는 것을 알고 있으므로 각 페이지에 정보를 표시하는 방법에 주의를 기울여야 합니다. 가장 중요한 정보(성공적인 커뮤니케이션을 위해 독자에게 필요한 정보)가 페이지 맨 위에 표시되는지 확인합니다. 페이지가 계속되면 유용하지만 결정적이지 않은 추가 정보를 추가할 수 있습니다. 이 작업을 요약이나 결론을 끝이 아니라, 앞에 쓰는 글이라고 생각하세요. 섹션, 머리글 및 글머리 기호를 사용하여 페이지를 읽기 쉽게 만들 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint 최신 페이지에 섹션 및 열 추가를 참조하세요.
탐색 요소
탐색 요소는 메가 메뉴, 계단식 메뉴 및 바닥글 메뉴와 같은 메뉴 스타일입니다. 보조 탐색 요소에는 인라인 링크 및 단추가 포함되어 있습니다.
개인 설정 요소
대상 그룹 지정 - 대상 그룹 지정하면 가장 관련성이 높은 콘텐츠에 맞는 대상 그룹을 볼 수 있습니다. 대상 그룹 지정을 사용하도록 설정하면 특정 콘텐츠가 SharePoint 웹 파트, 페이지 라이브러리 및 탐색 링크를 통해 특정 대상 그룹에 우선 순위가 지정됩니다.
정보 장벽 - 정보 장애물은 사용자가 서로 통신하고 공동으로 작업하지 못하도록 규정 준수 관리자가 구성할 수 있는 Microsoft 365의 정책입니다. 예를 들어 한 부문에서 특정 다른 부문과 공유하면 안 되는 정보를 처리하는 경우나 부문 외부의 모든 사용자와 공동 작업 하는 것이 금지되거나 격리되어야 하는 경우에 유용합니다. 정보 장애물은 주로 고도의 규제 산업에서 사용하는 경우가 많으며, 규정 준수 요구 사항(예: 재무, 법률 및 정부)에도 사용됩니다.
다국어 고려사항 - 조직이 다양한 인구에 걸쳐 있는 경우 인트라넷 사이트의 콘텐츠를 여러 언어로 사용할 수 있도록 설정하고자 할 수 있습니다. 사이트 탐색, 사이트 제목 및 사이트 설명과 같은 사용자 인터페이스 요소가 사용자 기본 설정 언어로 표시될 수 있습니다. 또한 사용자는 사용자가 번역하고 사용자의 기본 설정 언어로 표시되는 페이지와 뉴스 게시물을 커뮤니케이션 사이트에 제공할 수 있습니다.
사용 가능한 다른 언어로 사이트의 사이트 이름, 탐색 및 바닥글을 표시하려면 각 언어를 직접 번역해야 합니다. 예를 들어 영어를 기본 언어로 사용하여 커뮤니케이션 사이트를 만들고 해당 사이트에 스페인어 및 독일어를 사용하도록 설정했다고 가정해 보겠습니다. 사이트를 만들 때 기본 언어(이 경우에는 영어)로 사이트 이름 및 설명을 설정합니다. 사이트를 만든 후에도 사이트 이름 및 설명을 업데이트할 수 있습니다. 그 다음 영어로 탐색 노드와 바닥글 콘텐츠를 만들 수 있습니다.
사이트가 영어로 설정되면 스페인어를 선호하는 개인 언어로 사용하는 사용자는 제목, 설명, 탐색 및 바닥글 콘텐츠를 수동으로 편집하고 스페인어로 번역합니다. 독일어를 기본 설정 개인 언어로 사용하는 사용자는 독일어로 동일하게 작업을 수행합니다. 콘텐츠가 번역되면 해당 기본 설정 언어의 모든 사용자에 대해 표시됩니다.
메타데이터 아키텍처
SharePoint 사이트에서 문서와 페이지를 구성하는 데 사용할 수 있는 두 가지 주요 메타데이터 요소는 열과 콘텐츠 형식입니다. 메타데이터는 목록 또는 라이브러리의 콘텐츠를 필터링하고 정렬하는 데 도움이 되지만 검색에도 도움이 됩니다. 강조 표시된 콘텐츠 웹 파트를 사용하여 공유 메타데이터를 기반으로 관련 페이지를 동적으로 연결할 수 있도록 사이트 페이지 라이브러리에서도 열을 사용합니다.
폴더를 사용하여 문서 콘텐츠를 구성할 수 있지만, 폴더는 유연성이 제한된 물리적 구문입니다. 폴더가 반드시 나쁜 것은 아닙니다. 문서 라이브러리에서 성능 및 보안을 관리하는 데 도움이 될 수 있지만 둘 이상의 중첩 수준이 있는 폴더 구조는 사용자에게 상당한 검색 가능성 부담을 주므로 피해야 합니다. 모든 사이트에는 하나의 문서 라이브러리가 있지만 하나의 라이브러리로만 제한되지는 않습니다. 인트라넷 사이트에서 하나의 기본 문서 라이브러리를 사용하는 대신, 항목별 라이브러리 추가를 고려하고 사이트 열을 추가하여 여러 수준의 중첩 폴더를 만들지 않도록 라이브러이에 콘텐츠를 구성합니다.
검색 환경
Search 정보 아키텍처 투자를 사용하여 사용자가 아키텍처에 있는 위치를 모를 때 콘텐츠를 찾을 수 있도록 지원합니다. 또한 사용자가 모르고 있었던 콘텐츠를 검색하는 데도 도움이 됩니다.
사용자가 머리글자어, 책갈피, Q&A, 평면도 및 위치를 비롯한 검색의 여러 기능을 사용하여 콘텐츠를 검색하고 검색 결과를 개선할 수 있습니다. 자세한 내용은 콘텐츠를 찾기 쉽게 만들기 및 SharePoint의 검색 환경을 참조하세요.