Procesa noformējums
Izstrādājot procesu automatizāciju, pirmais solis ir izlemt, kad un ko automatizēt. Aplūkojot biznesa procesu, kas jums pašlaik ir, vispirms jāidentificē, kuru procesa daļu automatizēt.
Automatizācijas jomu identificēšana
Priekšrocību veidi, kurus jūs potenciāli varat iegūt, automatizējot, ietilpst šādās kategorijās:
Standartizētu biznesa kārtulu konsekventa lietošana
Samaziniet manuālo darbu pie atkārtotiem procesiem
Cilvēcisko kļūdu samazināšana
Racionalizēt apstiprinājumus
Iegūstiet efektivitāti liela apjoma darījumos
Efektīva datu pārvietošana starp sistēmām (samaziniet manuālu datu ievadi)
Maksimāli izmantojiet pieejamos resursus
Palieliniet caurlaidspēju
Standartizētu biznesa kārtulu lietošana
Biznesa kārtulas ir "ja/tad" loģika, kas lieto jūsu uzņēmuma politikas. To automatizēšana nodrošina, ka tie tiks konsekventi ievēroti katru reizi.
Mūsu izdevumu pārskata scenārija paraugā uzņēmējdarbības noteikums paredz, ka, ja izdevumu pārskata summa pārsniedz $10,000, tā ir jāapstiprina arī finanšu direktoram. Automatizējot procesu, Abhay nodrošina, ka neviens augsta dolāra izdevumu pārskats nepaslīdēs garām nepamanīts.
Automatizējiet atkārtotus procesus
Atkārtotu procesu automatizēšana var palīdzēt jūsu darbiniekiem izvairīties no garīgās un fiziskās izdegšanas. Procesiem, kas katru reizi tiek veikti vienādi, ir jābūt jūsu saraksta augšgalā, lai apsvērtu automatizāciju.
Piemēram, Abhay grāmatvedim ir jāapkopo izdevumu veidlapas un kvītis no visiem. Kvītis var būt papīra kvīts no restorāna vai papīra rēķini no piegādātājiem. Abhay ir manuāli jāskenē šie dokumenti PDF failā un jāsaglabā tas. Abhay ir arī jāievada tas, kas rakstīts uz papīra, un jāievieto finanšu sistēmā katram iesniegtajam izdevumu pārskatam.
Cilvēcisko kļūdu samazināšana
Tādi uzdevumi kā vērtību kopēšana un ielīmēšana no vienas sistēmas uz citu vai datu ievadīšana no papīra veidlapām ir procesi, kuros var rasties cilvēciskas kļūdas.
Izdevumu ziņošanas scenārija piemērs ir tāds, ka Abhay ir jāatmaksā nauda darbiniekam, uzmeklējot darbinieka bankas datus un pēc tam piekļūstot banku sistēmai.
Diagramma, kurā parādīta grāmatveža Abhay biznesa procesa plūsma. Divi procesa soļi ("Uzmeklēt darbinieka bankas informāciju" un "Atmaksāt skaidru naudu pieteikuma iesniedzējam") ir apvilkti sarkanā krāsā, lai norādītu potenciālās jomas, kurās Power Automate , automatizējot šīs darbības, var samazināt cilvēku kļūdas.
Racionalizēt apstiprinājumus
Cita veida kļūda rodas, ja cilvēki aizmirst veikt savus uzdevumus. Varat iestatīt automatizāciju, lai atgādinātu viņiem strādāt ar uzdevumu vai procesu, kas viņiem ir piešķirts.
Piemēram, Lī ir iesniedzis izdevumu pārskatu, bet Niks kādu laiku nav atbildējis uz apstiprinājuma pieprasījumu. Var iestatīt automatizāciju, lai atgādinātu Nikam pieņemt lēmumu, un pat nodrošināt pogu, lai atbildētu tieši no atgādinājuma.
Diagramma, kurā parādīta grāmatveža Abhay biznesa procesa plūsma. Apstiprināšanas process tiek mainīts tā, lai atgādinājums par apstiprinājumiem tiktu automatizēts, iestatot trigera automatizāciju, lai pārbaudītu statusu. Ja apstiprināšana ir pabeigta, automatizācija tiek izbeigta; un, ja apstiprināšana nav pabeigta, apstiprinātājam tiek nosūtīts atgādinājums, un atgādinājuma automatizācija tiks palaista vēlreiz, lai pārbaudītu, līdz apstiprinājums ir pabeigts.
Iegūstiet efektivitāti liela apjoma procesos
Vēl viena joma, kuru, iespējams, vēlēsities automatizēt, ir liela apjoma procesi. Liela apjoma procesi ir procesi, kas ikdienā notiek ļoti bieži. Tas ir cieši saistīts ar atkārtotiem procesiem, bet ir nedaudz atšķirīgs. Jums var būt process, kurā var būt tikai viena vai divas darbības, kuras var automatizēt. Tomēr, ja process ir jāveic daudzas reizes, pat nelieliem uzlabojumiem var būt liela ietekme.
Piemēram, ja izdevumu pārskata scenārijs attiecas uz 1,000 pārdevējiem, katra uzlabojuma minūte būtu līdzvērtīga divu darba dienu ietaupītajam laikam. Faktiskās ietekmes analīzi var veikt, izmantojot analīzes funkcijas.
Datu ievades automatizēšana
Iespējams, dati tiek ievadīti manuāli, jo jums ir divas sistēmas, kas savā starpā nesarunājas. Mūsu izdevumu pārskata scenārijā Abhay ievada datus grāmatvedības sistēmā, atkārtoti ievadot vērtības no iesniegtā izdevumu pārskata.
Maksimāli izmantojiet pieejamos resursus
Papildu labas automatizācijas kandidāti ir tie procesi, kurus var vadīt neatkarīgi no cilvēku mijiedarbības. Šāda veida procesu nav tik viegli identificēt, tāpēc labākais veids ir iedomāties, vai ir procesi, kurus var pabeigt ārpus jūsu parastā darba laika. Šāda automatizācija darbojas kā jūsu cilvēku "reizinātājs" un pilnībā izmanto citus jūsu resursus (piemēram, datorus).
Varat arī izmantot automatizāciju procesiem, kas aizņem pārāk daudz laika, salīdzinot ar cilvēka mijiedarbību, bet ir pieļaujami, ja to dara nakts laikā, kad nav steigas, lai automatizācija tiktu pabeigta. Piemēram, ja persona sāk savu dienu, apstrādājot pasūtījumus, kas saņemti pa nakti, varat izveidot automatizāciju, kas apstrādā pasūtījumus, tiklīdz tie ienāk, lai jūsu darba grupa varētu sākt izpildīt pasūtījumus vispirms no rīta.
Palieliniet caurlaidspēju
Līdzīgi kā maksimāli izmantojot pieejamos resursus, automatizācija arī palīdz palielināt konkrēta procesa caurlaidspēju. Izmantojot šāda veida automatizāciju, jūsu pašreizējo procesu var veikt cilvēki paralēli automatizācijai.
Piemēram, Abhay grāmatvedis var būt vienīgā persona, kas apstrādā izdevumu pārskatus, un viņu standarta darba laiks var būt no 9 AM līdz 6 PM. Iestatot automatizāciju, jums, iespējams, būs Power Automate jāapstrādā arī izdevumu pārskati, un tāpēc jums ir gan Abhay, gan automatizācija, lai to apstrādātu, kā rezultātā tiek panākta lielāka caurlaidspēja.
Scenārija piemērs
Kad tiek lietotas visas automatizācijas jomas, tālāk sniegtajā piemērā ir parādīts, kā izdevumu pārskatu veidošanas biznesa procesu var segt Power Automate , uzlabojot caurlaidspēju, maksimāli palielinot pieejamos resursus, automatizējot datu ievadi, kā arī racionalizējot apstiprinājumus.
