Behandle emner i stor skala i emner

Når du indekserer SharePoint-nettstedene eller hele organisasjonen for emner, kan det hende at mange emner genereres. Når dette skjer og du ser tusenvis av foreslåtte emner på siden Behandle emner , kan det være utfordrende å vite hvor du skal begynne. Denne artikkelen beskriver hvordan emner hjelper deg med å optimalisere hvilke emner og informasjon som vises for brukere som søker etter informasjon, selv i store organisasjoner med et stort antall emner.

Først en påminnelse om de fire trinnene for emner:

• Foreslått: Et emne er identifisert av kunstig intelligens og har nok støtteressurser, tilkoblinger og egenskaper. (Disse er merket som et foreslått emne i brukergrensesnittet.)

• Bekreftet: Et emne som er oppdaget av kunstig intelligens og har blitt validert. Emnevalidering forekommer når følgende gjelder:

  • En kunnskapsansvarlig bekrefter et emne. En kunnskapsansvarlig bekrefter et emne på siden Behandle emner .

  • Flere brukere bekrefter et emne. Det må være et netto av to positive stemmer mottatt fra brukere som stemte ved hjelp av tilbakemeldingsmekanismen på emnekortet. Hvis for eksempel én bruker stemte positivt og én bruker stemte negativt for et bestemt emne, trenger du fortsatt to positive stemmer for at emnet skal bekreftes.

• Publisert: Et emne som er kuratert. Manuelle endringer er gjort for å forbedre kvaliteten, eller den er opprettet av en bruker.

• Fjernet: Et emne som har blitt avvist, og som ikke lenger vil være synlig for seere. Et emne kan fjernes i en hvilken som helst tilstand (foreslått, bekreftet eller publisert). Fjerning av emne oppstår når følgende gjelder:

  • En kunnskapsansvarlig fjerner et emne. En kunnskapsansvarlig fjerner et emne på siden Behandle emner .

  • Flere brukere avgir negative stemmer ved hjelp av tilbakemeldingsmekanismen på emnekortet. For at et emne skal fjernes, må det være et nett med to negative stemmer mottatt fra brukere. Hvis for eksempel én bruker stemte negativt og én bruker stemte positivt for et bestemt emne, trenger du fremdeles to negative stemmer for at emnet skal fjernes.

  Når et publisert emne fjernes, må siden med de kuraterte detaljene slettes manuelt gjennom sidebiblioteket i emnesenteret.

Kunnskapssjefrolle

Når du konfigurerer emner, legger du til en gruppe brukere som har fått tillatelse til å se siden Behandle emner i emnesenteret. Det vises bare for disse brukerne som inneha rollen som primær kurering for emnene. De har tilgang til data om emnene og vil kunne se lister over alle emner de har tilgang til å se gjennom og kuratere.

Ansatte i denne rollen bør ha brede tillatelser til å vise en rekke emner. Eller hvis tillatelser segmenteres, kan du velge en gruppe brukere som representerer ulike områder i virksomheten, og som kan kuratere for sine egne områder.

Når du først ser gjennom emner i emnesenteret, er foreslåtte emner rent AI-definert. Kunnskapsledere vil kanskje se gjennom hver av dem før de ruller ut emner til et bredt brukerfelleskap. Når du arbeider i stor skala, er denne tilnærmingen sjelden praktisk på grunn av tusenvis av emner.

Den anbefalte fremgangsmåten er å finne en balanse mellom de mest relevante eller viktige emnene for det første settet med brukere, og fokusere på kurering av disse emnene før utrullingen av emner. Begynn å samle inn tilbakemeldinger fra brukerne, og tillat crowdsourcing å bestemme brukernes bruks- og bidragsmønstre for å informere strategiene som foreslås i denne artikkelen.

Det er viktig å erkjenne at systemet vil identifisere og vise både AI-foreslåtte og menneskekurerte publiserte emner til alle brukere. Dette betyr imidlertid ikke at alle foreslåtte emner vises for alle sluttbrukere. Sikkerhetsinnstillingene som er på plass, viser bare emnene som hver ansatt har tilgang til, basert på tillatelsene som er angitt for selve innholdet.

Som kunnskapsansvarlig med tillatelse til å vise behandle emner-siden , kan det hende du ser et mye større antall emner oppført på grunn av dine egne utvidede tillatelser, avhengig av rollen din i organisasjonen og tilgangsnivået. Du får også tilgang til visninger som lar deg se emner oppført på ett sted i stedet for å få tilgang til dem ved hjelp av uthevinger eller søk.

I tillegg er det sannsynligvis en mindre prosentandel emner som vil bli vist av de fleste brukere og et større sett med flere emner som vil bli sett mye sjeldnere på grunn av tillatelser. Derfor er det lurt først å fokusere på de emnene som er viktigst for organisasjonen, og som mest sannsynlig vil ses mer bredt.

Denne artikkelen tar for seg noen strategier for kurering. Disse strategiene kan bety at de mindre hyppige eller mindre vanlige emnene kanskje ikke er fullstendig kuratert av kunnskapsledere. Disse foreslåtte emnene er imidlertid fortsatt nyttige og kan gi innsikt eller en peker til en person, noe som kan spare en ansatt til å lete etter et utgangspunkt. Det er nyttig å tillate crowdsourcede oppdateringer av emner og gi mer innhold og dekning for de mindre vanlige emnene.

Denne artikkelen inneholder noen veiledninger og anbefalte fremgangsmåter for å ta for seg emnebehandling og kurering.

Forstå foreslåtte emner

Når emner oppdages av kunstig intelligens, merkes de som et foreslått emne, både på siden Behandle emner og i emnekortene som presenteres for brukerne. Alle emner som ikke er merket som fjernet, vises for brukerne – dette omfatter bekreftede, publiserte og foreslåtte emner. Emner i alle tre tilstandene er tilgjengelige for sluttbrukere.

I et emnekort eller en side bruker vi ulike indikatorer for å vise hvordan kunstig intelligens har generert informasjonen. Systemet bruker en rekke bevis for å legge til ressursene, hovedsakelig gjennom selve innholdet.

• Etiketter viser at et emne foreslås, og at det ble oppdaget av emner.

  

• Informasjon på kortet angir hvor en definisjon har kommet fra, ved å angi kilden.

• Foreslåtte personer utledes ved å samle personer som har skrevet eller redigert dokumenter med emnebevis. Hvis en person skriver et dokument som har et emnenavn i tittelen, og dokumentet har mange visninger, kan det hende at det bare kreves ett dokument for å opprette personen som relatert. Men i mange tilfeller er mer bevis bedre, og folk som er oppført har jobbet med flere dokumenter.

  

• For filene og sidene som vises, identifiserer systemet hvor mange ganger emnet er omtalt i dokumentet, men emnet må også nevnes i en bestemt kontekst som identifiserer referansen til emnet for en bestemt type (for eksempel prosjekt eller gruppe). Dette er det som teller som bevis for AI. Systemet vurderer også forekomsten av et emnenavn i titlene på dokumenter, dokumenttyper og andre analysefunksjoner (for eksempel visninger).

  

  

  

Disse attributtene viser at innholdet er lagt til av KUNSTIG INTELLIGENS, og hvordan kunstig intelligens har bestemt seg.

Kommunikasjon

Når du kommuniserer til brukerne om emner, er det viktig å tydeliggjøre forskjellen mellom ai-foreslåtte emner og innhold og deres kuraterte ekvivalenter.

Som leser bør du vise foreslåtte emner med et mer kritisk øye. De bør ikke oppfattes som autoritative kilder til organisatorisk sannhet. I stedet er de et verktøy for å finne måter å få tilgang til stilltiende kunnskap som presenteres gjennom innholdet du har tilgang til. AI har oppdaget emnet og har nok bevis til å vise det til deg, men verdien har ikke blitt bekreftet av en person.

Crowdsourcede kontroller

Foreslåtte emner kan forbedres ved å kuratere siden og gjennom crowdsourcede tilbakemeldinger om emnet.

Når brukere samhandler med et foreslått emne, kan de bli stilt et enkelt spørsmål i brukergrensesnittet. For eksempel: Var dette emnet relevant for siden?Er denne personen relevant for emnet?Var denne definisjonen nøyaktig? Ved å bruke tilbakemeldingen på slike spørsmål kan nøyaktigheten til emnene øke uten at en navngitt person trenger å kuratere siden.

Hjemmesiden til et emnesenter er et annet sted der det samles inn tilbakemelding om foreslåtte emner. I emnesenteret kan en bruker se emnene de er knyttet til, og de får muligheten til enten å bekrefte denne tilknytningen eller fjerne den.

Når du tillater omfattende crowdsourcing av emner, bør du vurdere følgende faktorer:

• Brukere vil se Rediger-alternativet på emnesider og kan redigere sidene i samme opplevelse som andre moderne SharePoint-sider.

• Noen webdeler for foreslåtte emner kan ikke fjernes. Emnenavnet, alternative navn, definisjon, foreslåtte personer og foreslåtte ressurser kan ikke fjernes.

• Det kan ta litt tid før et foreslått eller bekreftet emne som er publisert, flyttes til den publiserte listen på siden Behandle emner .

  • Den estimerte tiden for at et emne skal vises i søk, uthevinger, emneknagger eller merknader, er 2 timer.

  • Beregnet tid for et emne som skal vises i publisert liste på siden Administrerte emner , er ikke mer enn 24 timer i de fleste tilfeller. Du skal kunne se dem innen to timer, men siden det er full synkronisering hver 24. time, skal ventetiden ikke være lengre enn 24 timer.

• Det er mulig at en bruker forlater et publisert emne i en utsjekket eller redigeringstilstand. En kunnskapsansvarlig kan se disse i sidebiblioteket i emnesenteret og kan enten forkaste brukerens endringer for å publisere emnet på nytt eller kontakte brukeren for å be om at vedkommende sjekker inn emnet.

Synlighet for emne og innhold er basert på en brukers tillatelser

Når du ser gjennom listen over foreslåtte emner som kunnskapsansvarlig, må du huske på at innholdet i et foreslått emne vil være dynamisk basert på tillatelser. Det foreslåtte innholdet og personene som vises til deg, er kanskje ikke det samme som de som presenteres for en bruker eller en annen kunnskapsansvarlig.

Basert på tillatelsene til å vise innhold som er knyttet til et emne, kan hver bruker se et annet sett med foreslåtte ressurser, personer, alternative navn og definisjon.

Prioriter emnene for kurering

Du kan bruke følgende strategier til å identifisere emner som sannsynligvis vil være fremtredende, og derfor er gode kandidater for kurering.

Taksonomier

Bruk av eksisterende taksonomier kan gi en liste over emner som sannsynligvis vil være fremtredende for brukere. Disse kan for eksempel være:

• Produkter og tjenester som organisasjonen tilbyr

• Team i organisasjonen

• Høyprofilerte prosjekter

Denne tilnærmingen kan også tas på avdelingsnivå eller funksjonsnivå, med emneeksperter som forstår dette området i organisasjonen. Målet er ikke å få dem til å se gjennom et utvalg eller alle emnene. I stedet tar de med sin egen domeneekspertise for å veilede selektiv kurering.

Søk

Vanlige søkeord blir ofte oppdaget som emner. Ved å bruke de beste spørringsrapportene i Microsoft Search kan du identifisere de vanligste søkeordene i organisasjonen. Hvis emner har blitt oppdaget for disse vilkårene, er de gode kandidater for kurering. Disse emnene kan presenteres som svarkort i Microsoft Search.

Hvis du for øyeblikket bruker Microsoft Search-bokmerker, bør du vurdere hvilke av disse som kan erstattes med et emne. Et bokmerkesvarkort inneholder en tittel, beskrivelse og nettadresse. I noen tilfeller kan et emnekort være mer nyttig for en bruker, og et emnekort viser også ressurser og personer.

Når en bruker søker etter et begrep som reise i brukerens søkeopplevelse, vises søkeresultatene i følgende prioritetsrekkefølge i Microsoft Search:

1. Publiserte eller bekreftede emner

2. Bokmerker

3. Foreslåtte emner

Visninger og emneresultater

Antall visninger og emneresultater er viktige måledata for å forstå virkemåten til et emne. Verdien av disse måledataene begrenses når bare kunnskapsledere eller IT-team har tilgang til emner. Hvis du eksponerer emner for en pilotgruppe av brukere, genereres mer representative data for disse tiltakene.

Emner med høyt visningsantall blir sannsynligvis oftere samhandlet med. Emneresultatene for disse emnene gir en følelse av hvor rike disse emnene er. Emner med høyt visningsantall og en lav poengsum er gode mål for kurering.

Nøkkeltermer fra informasjonsarkitekturen for større organisasjonsnettsteder

Større portalområder i organisasjonen kan ha investert tid i å organisere informasjonsarkitekturen og navigasjonen på nettstedet rundt viktige emneområder for forretningsenhetene, produktlinjene, hovedprosjektene og så videre. Gjennomgang av disse vilkårene og identifisering og herding av emner for disse vilkårene kan hjelpe brukere som leter etter informasjon om disse områdene.

Dra nytte av interne kunnskapsbaser eller wiki-områder

Hvis organisasjonen har investert i kunnskapsbaser eller wiki-nettsteder, kan disse gi en liste over emner som skal brukes til den første kureringsinnsatsen. Hvis de er spesielt store, velger du de mest viste eller redigerte emnene som et utgangspunkt.