Merk
Tilgang til denne siden krever autorisasjon. Du kan prøve å logge på eller endre kataloger.
Tilgang til denne siden krever autorisasjon. Du kan prøve å endre kataloger.
Sales Order Agent hjelper Business Central-brukere med å automatisere prosessen med å registrere salgsordrer. Agenten bruker KUNSTIG INTELLIGENS til å analysere kundeforespørsler mottatt via e-post og finner kunden i Business Central. Hvis viktige detaljer mangler eller flere valg er tilgjengelige, deltar agenten i flersvingede e-postsamtaler for å klargjøre forespørselen. Den sjekker og informerer kunden om tilgjengeligheten av elementene de leter etter. Agenten følger deretter opp med et tilbud. Tilbudet er formatert som en PDF-fil og inkluderer forespurte varer, antall, enheter, priser, avgifter, forespurte leveringsdatoer, oppgitt referanse til eksterne dokumenter og andre viktige detaljer.
Tips
Se en kort video i Dynamics Business Central-kanalen på YouTube på Nå starte med salgsordreagenten for Dynamics 365 Business Central.
Funksjonalitet
Aktivering og konfigurasjon
Agenten er lett tilgjengelig i produktet. Du aktiverer den ved å angi e-postinnboksen du vil at agenten skal overvåke. I tillegg må du angi innstillingene for visse aspekter av agentvirkemåten og angi brukerne som er autorisert til å bruke agenten til å behandle kundenes bestillinger, slik at agenten kan handle på vegne av et selskap, en avdeling eller et team – ikke bare en individuell bruker.
Tillatelser og profiler
Agenten opererer innenfor tillatelsene og profilen (rollen) som er tildelt til den av administratoren. Tillatelser definerer hvilke områder av produktet (tabeller) agenten har tilgang til. Profilen skisserer UX-elementene (sider og handlinger) agenten kan engasjere seg i under arbeidet. Standardtillatelser og profilen tildeles til agenten som standard. Administratorer kan imidlertid oppdatere disse tillatelsene etter behov.
Operasjon
Salgsordreagenten er utformet for å kjøre selvstendig i bakgrunnen, ved hjelp av kunstig intelligens til å utføre oppgavene, samtidig som brukerne holdes informert om viktige trinn og involverer dem når det er nødvendig. Involvering kan være nødvendig i bestemte scenarioer, for eksempel for å se gjennom utgående meldinger eller for å gi manglende detaljer, basert på konfigurerte innstillinger.
Agenten samhandler konseptuelt med Business Central funksjonalitet på en måte som ligner på hvordan Business Central brukere samhandler med den.
- Agenten mottar generelle instruksjoner, uttrykt på naturlig språk, som beskriver hvordan du registrerer salgsordrer.
- Den bruker grensesnittmetadata, for eksempel bildetekster, verktøytips og andre egenskaper, sammen med data fra Business Central-sider. Agenten kombinerer denne informasjonen med sine egne instruksjoner for å bestemme hvert nødvendige trinn.
- Agenten, som starter fra det angitte rollesenteret, navigerer sider, aktiverer grensesnitthandlinger og skriver inn data som en bruker ville gjort.
Denne tilnærmingen gir en høy grad av fleksibilitet og tilpasningsevne for agenten for å nå sitt mål. Samhandlingsoverflaten til agenten og trinnene er ikke hardkodet. I stedet bestemmer AI dem basert på konteksten for hvert trinn.
Denne fleksibiliteten gjør det mulig for agenten å oppdage og samhandle med relevante egendefinerte felter og handlinger. Den kan også forsøke å løse valideringsfeil automatisk ved å behandle feilmeldinger som vises, og justere inndataene i henhold til dette.
E-postovervåking og kommunikasjon
Agenten er avhengig av at en intern e-postordrefordeler kjører siden en bakgrunnsoppgave kontinuerlig overvåker en angitt postboks for vareforespørsler. Sentralen utløser agenten til å utføre oppgaver og sender deretter resultater, for eksempel forberedte salgstilbud eller ordrer, til kunden som svar.
Agenten hjelper med å komponere e-posttekster basert på konteksten til nåværende trinn. Den kan for eksempel vise disponibel beholdning eller gi en kort beskrivelse av det vedlagte tilbudet eller den vedlagte ordren. I tillegg kan den oppdage og rapportere irrelevant eller potensielt skadelig e-postinnhold, og be brukerne om å gjennomgå og bestemme hvordan de skal fortsette.
Kunde- og Business Central brukerinvolvering
Brukere kan inspisere agentens trinn og de opprettede salgsdokumentene. De kan enkelt identifisere dataene som er angitt av agenten sammenlignet med data som genereres av Business Centrals egen forretningslogikk. Hvis det er nødvendig, kan brukere gi mer inndata, for eksempel legge til rabatter eller oppdatere fraktkostnader.
Hvis kunden bestemmer seg for å oppdatere tilbudet ved å sende en ny e-postoppføring med nødvendige endringer, hjelper agenten til med disse endringene ved å finne tilbudet og foreta de forespurte oppdateringene. Når kunden bekrefter tilbudets nøyaktighet, konverterer agenten det til en ordre, som deretter også deles med kunden via e-post, etter brukerens bekreftelse.
Agenten innebærer alltid at Business Central brukere skal se gjennom og godkjenne alle utgående meldinger før de sendes til kundene.
Slik behandler agenten forespørsler
Agenten overvåker en angitt postboks for innkommende kunde-e-poster om vareforespørsler. Postboksen er angitt i salgsordreagentkonfigurasjonen (finn ut mer i Konfigurer salgsordreagenten).
Når en e-postmelding mottas, analyserer agenten e-postmeldingen – inkludert emnelinje, brødtekst og vedlegg (hvis konfigurert) – for å identifisere tilbudsforespørsler og trekke ut relevante detaljer. Vedlegg kan være PDF- eller bildefiler. Den trekker ut relevant informasjon fra disse filene og genererer et tilbud basert på innholdet.
Hvis agenten identifiserer en potensiell forespørsel i en e-postmelding, begynner den å klargjøre et tilbud. Den bekrefter for eksempel om kunden er registrert i Business Central. Den kontrollerer deretter varedisposisjonen, oppretter et tilbud og forbereder en e-post svar til kunden som inkluderer tilbudet som PDF-vedlegg.
Noen trinn krever inngripen fra deg, som gjennomgang av e-postkorrespondanse og å hjelpe agenten etter behov. Inntil en ordre er opprettet, håndterer agenten e-postutvekslinger frem og tilbake med kunden for å løse manglende detaljer og tillater endringer i den opprinnelige forespørselen om nødvendig. Finn ut mer i Agentprosessflyt.
Identifiser kunder/kontakter og relaterte dokumenter
Agenten sikrer at en forespørsel fra en kunde ikke kan handle om en annen kundes forespørsler. Når agenten behandler en forespørsel, identifiserer den først kunden i Business Central ved hjelp av avsenderens e-postadresse. Agenten søker etter e-postmeldingen blant de registrerte Business Central kontaktene, salgstilbudene og ordrene, og slår deretter opp kunden som er koblet til denne e-postmeldingen:
Hvis en kunde blir funnet, filtrerer agenten slik at den bruker bare tilbud og ordrer som tilhører kunden.
Denne virkemåten sikrer at agenten bare oppretter og oppdaterer dokumenter som tilhører kunden som sendte e-postmeldingen
Hvis en kontakt blir funnet, men det ikke er en kunde, filtrerer agenten slik at den bare bruker dokumenter som tilhører kontakten. Tilbud kan sendes til kontakter som ikke er registrert som kunde.
Hvis ingen kontakt blir funnet, filtrerer agenten ut alle dokumenter, og den kan be om brukermedvirkning fordi den ikke finner dokumentet.
For å hindre at agenten ber om inngripen, bekrefter agenten om kontakten er registrert. Hvis den ikke er registrert, viser agenten et varsel på siden for gjennomgang av innkommende meldinger. Du kan løse dette problemet ved å registrere en ny kontakt/kunde eller oppdatere kontaktinformasjonen for en eksisterende kontakt/kunde. Agenten genererer varselet for å indikere at kontakt-e-postadressen ikke ble funnet.
Finn produkter/varer
Agenten analyserer innkommende e-postmeldinger for å finne parametere for å forberede et nytt tilbud eller oppdatere et eksisterende tilbud. I tillegg til selve varene kan parametere inkludere vareattributter, antall, enheter, ønsket leveringsdato, eksternt dokumentnummer med mer. Agenten søker deretter etter disse elementene i Business Central beholdning, innenfor et bredt spekter av relaterte tabeller.
| Tabell | Felter |
|---|---|
| Elementer | Nr. Beskrivelse Beskrivelse 2 Søkbeskrivelse GTIN Leverandørvarenummer |
| Varevariant | Kode Beskrivelse Beskrivelse 2 |
| Varereferanse | Referansenr. Beskrivelse Beskrivelse 2 |
| Vareattributter | Name Verdi |
| Varekategori | Kode Beskrivelse Overordnet kategori – 1 nivå |
| Vareoversettelse | Språk Beskrivelse Beskrivelse 2 |
| Vare-ID | Kode |
| Utvidet tekstlinje | Tekstmelding |
Selv om agenten kan finne produkter basert på vage og ufullstendige beskrivelser, påvirkes effektiviteten av kvaliteten på produktinformasjonen i Business Central. Du kan forbedre agentens evne til å finne produkter ved å forbedre beskrivelser, attributter, kategorier og utvidet tekst for lagervarene dine.
Note
Det kan ta opptil 15 minutter før nylig innskrevne data blir søkbare når systemet setter tabellene i bakgrunnen på nytt.
Når den finner varene, kontrollerer agenten varenes disposisjon ved å analysere flere parametere, for eksempel nødvendig antall, leveringsdato, lokasjon, tidsplanlagte og planlagte mottak med mer.
Beregne leveringsdatoer ved hjelp av første mulige forsendelsesdato
Salgsordreagenten inkluderer et alternativ for å bruke Business Centrals ctp-funksjonalitet (capable-to-promise) som lar agenten beregne den tidligste mulige leveringsdatoen for varer som for øyeblikket ikke er på lager.
CTP evaluerer produksjonskapasitet, innkjøpstidslinjer og begrensninger for forsyningskjeden for å avgjøre når et element realistisk kan leveres. Denne funksjonen gjelder selv når varer ikke er på lager og må produseres eller anskaffes basert på leveringstider, ikke bare beholdning. Anta for eksempel at en kunde ber om 10 enheter av en vare, men bare seks er på lager eller på planlagte ordrer. CTP bestemmer når de resterende fire enhetene kan produseres eller hentes.
Finn ut mer om første mulige forsendelsesdato i Beregn ordrebekreftelsesdatoer.
Hvordan første mulige forsendelsesdato fungerer
Salgsordreagenten benytter den «capable-to-promise»-logikken i Business Central, som delvis er basert på konfigurasjonen definert på siden Order Promising Setup.
Når en kunde ber om en vare, kontrollerer agenten beholdningen. Hvis varen er utilgjengelig, beregner agenten når den kan leveres og genererer et tilbud med bestemte forsendelsesdatoer basert på:
| Parameteren | Beskrivelse |
|---|---|
| Arbeidsdato | Systemet bruker gjeldende arbeidsdato som utgangspunkt for alle leveringsberegninger. |
| Konfigurasjonsforskyvning for ordrebekreftelse (klokkeslett) | Forskyvning på Order Promising Setup-siden som definerer hvor langt inn i fremtiden Business Central skal se ut før du utsteder et nytt kjøp, produksjon eller overføringsordre (for eksempel 1D = én dag etter arbeidsdatoen). |
| Sikkerhetstid for lageroppsett | Angi på lageroppsettsiden som sikrer at varer er tilgjengelige før den lovede forsendelsesdatoen. kontoer for interne forsinkelser som plukking, pakking og merking. |
| Beregning av vareledertid | Leveringstid per element på elementkortsiden som gjenspeiler tiden som kreves for å anskaffe, produsere eller overføre varen når den ikke er på lager. |
Agenten oppretter og sender et e-postsvar til kunden som inkluderer de lovede forsendelsesdatoene for varer. Prosessen fortsetter deretter. Finn ut hvor dette trinnet skjer i hele prosessen i den generelle flyten.
Agentprosessflyt
Deltakere
Behandling av en tilbudsforespørsel til en ordre involverer tre deltakere:
Kunde som ber om et tilbud via e-post.
Her er et eksempel på en e-post:
Hei,
Vi er i ferd med å kjøpe møbler til hytta vår, og etter å ha sett gjennom nettstedet vil jeg be om et tilbud på følgende elementer:
- 2 Antwerp-bord
- 4 Berlin-stoler
- 4 Rome-stoler
Kan du gi meg et tilbud? Vi trenger varene levert innen 2. mars. I tillegg må du notere bestillingsnummeret: DC1011234.
Takk
[Navn]
Salgsordreagenten, som overvåker postboksen, behandler den innkommende forespørselen og oppretter tilbudet og ordren.
Business Central bruker som gjennomgår agentoppgaver.
Generell flyt
Den generelle flyten er illustrert i figuren, som etterfølges av flere detaljer om trinnene. Den faktiske flyten kan variere avhengig av faktorer som oppfølgingsforespørsler, endringer eller annulleringer i gjennomgangen, blokkeringsproblemer og så videre.
- Customer: Sender e-post til Business Central postboks og ber om et tilbud om varer.
- Salgsordreagent: Plukker opp ulest e-post fra innboksen og oppretter en oppgave med et trinn for gjennomgang av den innkommende forespørselen.
- Kontrollør: Gjennomgår/bekrefter trinn med e-post.
-
Salgsordreagent:
Finner kontakten eller kunden.
Finner de forespurte varene og kontrollerer disposisjonen av dem. Hvis agenten er konfigurert til å bruke ctp (capable-to-promise), beregnes de tidligste realistiske forsendelsesdatoene for varer som ikke er på lager.
Finn ut mer i varetilgjengelighet i Salgsordreagent (forhåndsvisning) og Beregn ordrebekreftelsesdatoer.
Oppretter tilbudet.
Legger til gjennomgangstrinn med et svar e-post med vedlagt tilbud som en PDF-fil.
- Kontrollør: Gjennomgår/bekrefter e-post og tilbud.
- Salgsordreagent: Sender e-post og tilbuds-PDF til kunde.
- Kunde: Gå gjennom tilbudet og sende e-post som ber om ordren.
- Salgsordreagent: Plukker opp e-post og legger til gjennomgangstrinn.
- Kontrollør: Gjennomgår/bekrefter e-postbekreftelsen for en salgsordre.
-
Salgsordreagent:
- Konverterer tilbud til ordre.
- Legger til gjennomgangsoppgave med utgående e-post som bekrefter ordren.
- Kontrollør: Går gjennom / bekrefter utgående e-post.
- Salgsordreagent: Sender e-post til kunde.
Fakturering for bruk
Sales Order Agent bruker Copilot Credits for AI-interaksjoner, som pådrar seg kostnader basert på samhandlingskompleksitet. Før du bruker agenten, må du konfigurere en faktureringsmodell for Business Central miljøet. Finn ut mer i Administrer forbruksbasert fakturering.