Behandling av meglerkontrakt

Behandling av meglerkontrakt hjelper firmaer med å administrere megleravtaler bedre ved å automatisere oppgaver som er involvert i administrasjon, sporing og betaling av gebyrene som bedriften skylder meglere.

Denne artikkelen gir en oversikt over den vanlige prosessen for håndtering av meglergebyrer:

• Registrere detaljer om den forhandlede meglerkontrakten
• Kjøre de forhandlede kontraktene via pågående salg og generering av krav fra meglere
• Godkjenne de genererte kravene, slik at de kan sendes til leverandørreskontro for betaling
• Håndtere situasjoner for delvis kravgodkjenning og differensialregnskap

Målgruppe og formål

Informasjonen i denne artikkelen er ment for forretningsmessige beslutningstakere i bedriftsselskaper, i stillinger som salgssjef, regnskapssjef og sjef for leverandørreskontro, som har følgende ansvar:

• Forhandle kontrakter med meglere
• Administrere ansatte som behandler krav fra meglere og betaler gebyrer

Folk i disse rollene ser etter måter å oppnå disse målene på:

• Legge til rette for ulike definisjoner av meglerkontrakter og betingelsene deres.
• Reduser administrasjonsbelastningen og feilene som er knyttet til sporing og behandling av krav fra meglere.
• Forbedre kontantstrømsprognosene ved å tilføre fremtidige fordringer.

Meglerkontrakt

En meglerkontrakt er en oversikt over en avtale med en megler. Den spesifiserer de forhandlede vilkårene hvor meglerselskapet kvalifiserer for en pengepremie, i motsetning til å oppnå forhåndsdefinerte salgsmål.

Meglerkontrakter er registrert på siden Meglerkontrakter.

Kontrakten inkluderer en forhandlet betingelse om hvem som vil pådra seg meglergebyret (kunden som kjøper produktet eller firmaet som selger). Denne betingelsen defineres på den tilknyttede Gebyrkoder-siden.

Delen Kontraktdetaljer viser betingelsene og varen som kvalifiserer for meglingen. Pengebelønningen som megleren mottar for å oppnå salgsmålet, vises under Brudd.

Oppsettet for belastningen under Meglergebyrer angir at kunden ikke vil pådra seg gebyret for meglertjenestene. I stedet vil det selgende firmaet pådra seg meglergebyret som en salgsutgift.

Obs!

Hvis en kontrakt stipulerer at kunden vil pådra seg gebyret for meglertjenestene, må den tilknyttede kostnaden settes opp slik at Type-feltet i Debet-delen er satt til Kunde/leverandør. I dette tilfellet mottar firmaet først betalingen fra kunden, og betaler deretter det de skylder megleren. Hvis det er det selgende firmaet som vil pådra seg meglergebyret som en salgsutgift, må det tilknyttede tillegget settes opp slik at Type-feltet i både Debet- og Kredit-delen er satt til Finanskonto.

Debetkontoen mottar mellomleddsutgiftene på resultatregnskapet, og kreditkontoen er en midlertidig gjeldskonto som er vert for gebyret fra det tidspunktet gebyret posteres, til tidspunktet da meglerkravet godkjennes og flyttes til den reelle utbetalingskontoen som et resultat av fakturapostering.

Delen Kontraktdetaljer i meglerkontrakten viser betingelsene og varen som kvalifiserer for meglingen. Pengebelønningen som megleren mottar for å oppnå salgsmålet, vises under Brudd.

Kontrakten Status må være Godkjent for å brukes på salgsordrer som oppfyller betingelsene.

Selg produkter som kvalifiserer for en meglerprovisjon, og generer et krav

Når du oppretter en salgsordre med linjene som oppfyller kravene i meglerkontrakten, kan du vise relatert informasjon på siden Salgsordre.

Fordi avsetningene til meglergebyr håndteres som en kostnad, kan du også få tilgang til meglerprovisjonen ved å åpne standard gebyrside fra salgsordren. Velg ordrelinjen, og velg deretter Salgsordrelinje>Finans>Behandle gebyrer.

Når du posterer fakturaen for salgsordren, i tillegg til de vanlige salgsfakturatransaksjonene, skjer følgende posteringer:

• Meglerens krav genereres for fakturalinjen.
• Den påløpte kostnaden som representerer meglergebyret, posteres til de midlertidige gjelds- og utgiftskontoene etter behov.

Postering av påløpt meglergebyr kan vises på bilagstransaksjonene som er knyttet til salgsfakturajournalen.

Gjennomgå og behandle krav

Etter at krav er enten fullstendig eller delvis godkjent, opprettes og posteres leverandørfakturaen hvis postering støttes av leverandørpolicyen. På denne måten sendes leverandørkreditten til den vanlige reskontrobehandlingen.

Du kan vise alle kravene på Meglerkrav-siden. For hvert gebyr angir feltet Kvalifisert gebyrbeløpet som skal betales til leverandøren av meglertjenestene etter at det er godkjent.

Obs!

Feltene i den nedre delen av siden angir detaljer om den opprinnelige salgsfakturaen, for eksempel fakturanummer, nettobeløp på fakturalinjen og tilknyttede kundetransaksjoner.

Hvis du vil godkjenne et krav, merker du av for linjen i Merk-kolonnen. Velg Godkjenn i handlingsruten.

Som et resultat av godkjenningen skjer følgende hendelser:

• En utgiftsjournalpostering har tilbakeført det forrige midlertidige beløpet både på den påløpte gjeldskontoen og den påløpte utgiftskontoen.

• Det er opprettet et meglerkrav (leverandør) for det godkjente meglergebyrbeløpet.

  Obs!

  En meglerkravsfaktura kan posteres automatisk som en del av godkjenningsprosessen for krav eller manuelt. Feltet Manuell postering på fanen Megler og royalty på siden Parametere for leverandørreskontro spesifiserer policyen som kontrollerer posteringsvirkemåten.

• Som et resultat av postering av meglerens kravfaktura er utgiftskontoen debitert og leverandørkontoen kreditert.

  Obs!

  Utgiftskontonummeret angis for innkjøpskategorien når innkjøpsutgift for utgiftspostering er definert for bestillinger. Selve innkjøpskategorien er definert på fanen Megler og royalty på siden Parametere for leverandørreskontro.

På siden Meglerkrav kan du se gjennom posteringene og dokumentene som er knyttet til kravet, et leverandørfakturanummer som ble opprettet for megleren. Hvis leverandørfakturaen ble postert (automatisk eller manuelt), på Fakturaer-fanen, vil feltene Dato og Beløp i transaksjonsvaluta inneholde de aktuelle verdiene. Hvis fakturaen fremdeles er på vent, er disse feltene tomme.

Hvis Godkjent-feltet for kravlinjen inneholder samme beløp som Kvalifisert-feltet, inneholder Differanse-feltet 0, som betyr at kravet ikke har noen ubetalte avganger og kan lukkes.

Delvis behandling av krav

Hvis en kunde returnerer noen enheter i en salgsordre, kan det hende at megleren ikke lenger kvalifiserer for gebyret som er relatert til det returnerte antallet. I dette tilfellet må det andre kravet for det delvise beløpet godkjennes. Velg Leverandørreskontro>Megler og royalty>Meglerkrav, og velg kravet. I Godkjenner-feltet angir du det totale antallet minus de returnerte enhetene. Velg deretter Godkjenn i handlingsruten.

Hvis det er forskjell mellom verdien i Godkjent-feltet og verdien i Kvalifisert-feltet, registreres den i Differanse-feltet. Disse verdiene angir at kravet fremdeles er utestående, og at differansen må håndteres før kravet kan anses som lukket.

Differansen må håndteres ved å velge den uoppgjorte kravlinjen, og deretter klikke på Lukk i handlingsruten.

Systemet identifiserer at kravet fortsatt har et utestående antall enheter, og ber brukeren om å angi årsakskoden som forklarer differansen.

Når kravet er lukket, skjer følgende hendelser:

• En utgiftsjournalpostering for rabattopptjening har reversert det tidligere foreløpige beløpet på utgiftskontoen
• Samme postering tilbakeførte det forrige midlertidige beløpet på påløpte gjeldskonto

Linjen under fanen Differensialer angir meglergebyrbeløpet som ikke ble godkjent for utbetaling.

I scenarioet der firmaet ditt, ikke kunden, betaler meglergebyret, fortjenesten eller tapet som er knyttet til overbetalingen eller underbetalingen av et gebyr, er det ikke nødvendig å ta hensyn til inntektsregnskapet. I dette tilfellet blir ingen differensialjournal knyttet til differensiallinjen.

Hvis du håndterer forskjeller i et gebyrscenario der kunden betaler meglergebyret, vil du legge merke til at systemet posterer en differensialjournal ved lukking av kravet. Denne journalen debiterer/krediterer meglergebyrets avskrivingskonto, og krediterer/debiterer den midlertidige gjeldskontoen.

Obs!

Kontonummeret for avskrivningsutgift er angitt i Hovedkonto-feltet for en bestemt årsakskode på siden Differensielle årsaker.