Kjøpsmottak for avsetning av prosjektkostnad

Denne artikkelen beskriver hvordan påløpte prosjektkostnader fra kjøpsmottak kan spores i Microsoft Dynamics 365 Finance.

Fakturaer for et prosjekt ankommer ofte etter at varene og tjenestene er levert, noe som kan ha betydelig innvirkning på prosjektets nøkkelytelsesindikatorer (KPI-er). Det er viktig å kunne spore disse transaksjonene i både økonomisk rapporter og prosjektrapporter.

Eksemplet nedenfor illustrerer dette.

Contoso Consulting har startet et nytt skydistribusjonsprosjekt. Det opprettes en bestilling for å kjøpe en datamaskin for prosjektet. Datamaskinen vil koste USD 1 500, og installeringstjenester vil koste USD 150. Leverandøren har levert og installert datamaskinen, men fakturaen har ennå ikke ankommet Contoso Consulting. Prosjektlederen vil gjerne se de påløpte prosjektkostnadene på USD 1 650 før fakturaen leveres. Denne kostnaden skal også gjenspeiles i selskapets regnskapsoppgjør ved månedsslutt.

De påløpte kostnadene må være registrert på finansnivå og prosjektnivå for rapporteringsformål. Den økonomiske oppdatering av produktmottaket kan spores for vare- og innkjøpskategoriene.

For varer går du til siden Leverandørparametere og velger alternativet Poster mottakssedler til finans.

For innkjøpskategorier går du til siden Kategoripolicyregel, velger Innkjøpspolicyer og velger deretter Avsett innkjøpsutgift ved mottak for hver innkjøpskategori.

Kontoene Innkjøpsutgift, ikke-fakturert og Innkjøp, avsetning i Posteringsoppsett vil bli brukt ved postering av bilag som er knyttet til mottaksseddelen.

La oss bruke det samme scenariet og se hvordan postering av en mottaksseddel vil ha innvirkning på finans- og prosjektinformasjon.

trinn 1: Opprett og bekreft en ny bestilling for prosjektet for å registrere kjøp av en datamaskin for $1500 og installasjonstjenester for $150.

Når bestillingen er bekreftet, blir det opprettet transaksjoner for den igangsatte kostnaden for prosjektet.

Notat

Transaksjonene for den igangsatte kostnaden vil feltet Transaksjonsopprinnelse satt til Bestilling. Oppretting og bekreftelse av en bestilling oppretter ikke transaksjoner for et prosjekt.

trinn 2: Varer og tjenester blir levert og en produktkvittering registreres.

Postering av en mottaksseddel vil generere og postere et bilag i Finans. Bilaget vil debitere kontoen Innkjøpsutgift, ikke-fakturert og kreditere kontoen Innkjøpsavsetning.

Notat

Postering av en mottaksseddel bruker posteringsoppsettet for innkjøpskategorier og produkter, og ikke posteringsoppsettet for prosjektkategorier. Oppsettet må justeres for å gjenspeile riktig økonomiske innvirkningen av Innkjøpsavsetning.

Det er mulig å tilordne innkjøpskategorier til prosjektkategorier på siden Innkjøpskategori.

trinn 3: Opprett et utkast til leverandørfaktura.

Postering av en produktkvittering påvirke ikke prosjektinformasjonen. For å omgå dette kan du generere et leverandørfakturautkast direkte etter postering av mottaksseddelen. Gå til siden Bestilling kategorien >Faktura>Generer>Faktura. Dette oppretter et ventende fakturadokumentet som oppdaterer prosjektinformasjonen.

Oppretting av et leverandørfakturautkast genererer ventende prosjekttransaksjoner.

På siden Igangsatt kost vil poster som ble opprettet i trinn 1, bli lukket, og nye poster vil bli opprettet for å gjenspeile igansatt kost som kommer fra den ventende leverandørfakturaen. Feltet Transaksjonsopprinnelse for den igangsatte kostnaden vil bli satt til Leverandørfaktura.

Leverandørfakturaen forblir i en ventetilstand til den faktiske leverandørfakturaen ankommer.