Leverandørrabatter

Leverandørrabatter hjelper bedrifter bedre å håndtere sine leverandørrabattprogrammer ved å automatisere oppgaver som kreves for å administrere, spore og kreve rabatter som er opptjent.

Denne artikkelen gir en oversikt over de vanligste oppgavene du kanskje vil utføre når du jobber med leverandørrabatter. Oversikten dekker følgende oppgaver:

• Gjennomgå detaljer om en rabattavtale.
• Identifiser bestillinger som kvalifiserer for rabatter, og generer rabattkrav.
• Gjennomgå og godkjenne krav.

Målgruppe og formål

Informasjonen i denne artikkelen er ment for forretningsmessige beslutningstakere i bedriftsselskaper, i stillinger som innkjøpssjef, finansdirektør og regnskapsfører, som har følgende ansvar:

• Forhandle forhandlerpris, rabatt og rabattavtaler.
• Administrer ansatte som behandler rabattkrav og samler inn betalinger.
• Bestill varer til best mulig pris.

Folk i disse stillingene ser etter måter å oppnå ulike mål. Her er noen eksempler:

• Fleksibelt imøtekomme ulike typer leverandørprogrammer og rabattbetingelser.
• Reduser administrasjonsbelastningen og feilene som er knyttet til overvåking av kampanjeresultater og behandlingskrav.
• Forbedre kontantstrømsprognosene ved å tilføre fremtidige fordringer.
• Ha et kvantifisert grunnlag for løpende og fremtidige forhandlinger med leverandører om rabatter.

Se gjennom detaljer om en leverandørrabattavtale

En leverandørrabattavtale er en oversikt over en kontrakt med en leverandør som spesifiserer de forhandlede vilkårene hvor selskapet kvalifiserer for en pengepremie, i motsetning til å oppnå forhåndsdefinerte kjøpsmål. Leverandørrabattavtaler er registrert på siden Rabattavtaler.

Hvis du vil åpne siden Leverandørrabattavtaler, velg Anskaffelse og innkjøp>Leverandørrabatter>Rabattavtaler.

På siden Leverandørrabattavtaler kan du se informasjon om de forhandlede betingelsene for en leverandøravtale.

Avtalens topptekst spesifiserer de generelle vilkårene som kvalifiserer et selskap for rabatter. I utgangspunktet spesifiserer topptekstinformasjonen at en leverandør gir en rabatt når et bestemt produkt er kjøpt i en bestemt mengde. I toppteksten kan du også spesifisere enheten for målerabattalternativ og beregningsdatatypen.

• I fanen Oversikt, hvis du har linjer med Varekode satt til tabell for å angi varen, er avtalen for den bestemte varen. Hvis du har linjer med Varekode satt til Gruppe eller Alle for å angi varene, vil leverandørrabattavtalen behandles individuelt per vare som er kvalifisert for varekoden, ikke på tvers av alle varer som kvalifiserer for varekoden.

• I fanen Generelt, i feltet Rabattalternativ for måleenhet, kan du definere om en måleenhet bør være en betingelse for innkjøpsordre, for å kvalifisere for rabattkrav.

  • Konverter – En bestillingslinje kvalifiserer for en leverandørrabatt i henhold til rabattavtalen. Du vil motta en rabatt uavhengig av måleenheten som brukes på linjen.
  • Nøyaktig samsvar – For å kvalifisere for en rabatt må en kjøpslinje ha samme måleenhet som er angitt i avtalen.

• I fanen Generelt i Kalkulering av datatyper-feltet, velg datoen som brukes for å fastsette om kjøpet skjer i gyldig periode for rabattavtalen.

  • Opprettet – Bruk opprettelsesdatoen for bestillingen.
  • Ønsket levering – Bruk ønsket mottaksdato.

På avtalelinjene kan du spesifisere leverandørrabattavtalen nærmere.

• I feltet Kumulere kjøp av, kan du angi beregningen av rabattkravet. Beløpet kan settes avhengig av en periode (i uke, måned, år, levetid eller en tilpasset periode). Verdien Faktura indikerer at et rabattkrav vil bli bestemt hver gang en innkjøpsordrelinje faktureres.

• I feltet Tatt fra kan du spesifisere grunnlaget for rabattberegning.

  • Brutto – Rabatten beregnes basert på bruttoprisen på varen.
  • Netto – Rabatten beregnes basert på nettoprisen på varen (det vil si prisen etter at andre rabatter er brukt).

• Feltene Rabatprogramopptjeningskonto og Rabattprogramutgiftskonto angir kontonumre som vil motta påløpte rabattbeløp i mellomstadiet mellom godkjenning og behandling.

• Når alternativet Godkjenning nødvendig er satt til Ja, vil rabattkravet måtte godkjennes før det påløpes eller betales.

• Feltet Bruddtype for rabattlinje spesifiserer grunnlaget for rabatter.

  • Antall - Rabattene er volumbaserte.
  • Beløp - Rabattene er beløpsbaserte.

• I hurtigfanen Linjer kan du se hvordan ulike kvantitetsnivåer kan settes opp for å gi ulike rabatter. For eksempel, i den forrige illustrasjonen, indikerer feltene Fra-verdien og Til-verdien at en produktmengde mellom 10 og 19 enheter vil kvalifisere til rabatt på USD 15 per enhet.

  Notat

  Verdien Fra-verdien er inklusiv, mens verdien Til-verdien er eksklusiv. For eksempel er feltet Bruddtype for rabattlinje satt til Mengde og du kan skrive inn 1 i feltet Fra-verdi og 3 i feltet Til-verdi. I dette tilfellet gjelder rabattbeløpet når du kjøper ett eller to elementer, men ikke når du kjøper tre varer.

• I feltet Godkjenningsstatus for arbeidsflyt, vil Godkjent-verdien indikere at avtalen kan brukes på innkjøpsordrer som oppfyller avtalens betingelser.

Identifiser bestillinger som kvalifiserer for rabatter, og generer rabattkrav

Når kjøpsordrer er plassert hos en leverandør som selskapet har en rabattavtale med, identifiserer programmet eventuelle fremtidige leverandørkredittbetalinger. Hvis kjøpsordrene kvalifiserer for rabatt, genereres et rabattkrav for hver ordrelinje så snart en innkjøpsfaktura er lagt ut. Denne prosessen skjer automatisk. Senere kan du gjennomgå forventede rabatter og se effekten av disse rabattene på produktets kostnads- og fortjenestemargin.

Se detaljer om rabatter som brukes på en bestillingslinje per leverandørrabattavtale

1. På Innkjøpsordre-siden, velg en ordrelinje og deretter vel Innkjøpsordrelinje>Visning>Prisinformasjon.
2. På siden Prisinformasjon, velg hurtigfanen Rabatter.

Rabattinformasjonen vises også i feltet Leverandørrabat i delen Marginestimat for siden Prisinformasjon.

Notat

På siden Innkjøp og innkjøpsparametere, i fanen Priser, bekreft at alternativet Aktiver prisinformasjon er satt til Ja. Hvis dette alternativet er satt til Nei, vil du ikke kunne se rabatten.

Gjennomgå og godkjenne krav

Rabatkrav som genereres representerer fremtidige betalinger som kan forventes fra leverandøren. Før en kreditnota utstedes til leverandøren, vil avtalens eier typisk vurdere kravene og godkjenne dem. Vær imidlertid oppmerksom på at statusen for et krav bestemmer om kravet er klart for å gå gjennom godkjenningsprosessen.

Status på krav og effekten på godkjenningsprosessen

Når et krav er generert statusen satt til Til beregning hvis rabatten er gitt på kumulativt basis, eller Kalkulert hvis rabatten er gitt per faktura. Hvis statusen for et krav er Til beregning, vil kravet måtte gå gjennom en beregningsprosess som håndteres av funksjonen Kumulativ. Kun krav som har statusen Beregnet kan inkluderes i godkjennelsesprosessen.

Notat

Hvis alternativet Godkjennelse kreves på en leverandørrabattavtale er satt til Nei, vil alle krav som genereres få statusen Godkjent. Godkjennelsen er obligatorisk for krav som er gitt på kumulativt basis.

Godkjenn krav og se posteringer og fakturadetaljer

Når krav er godkjent kan de behandles som leverandørgjeld. En kreditnota (leverandørfaktura) for rabattkravbeløpet genereres automatisk. Kreditten kan legges til leverandørsaldoen, og teamet som skal behandle leverandørgjelden kan inkluderes i den ordinære oppgjørsprosessen.

1. Velg Anskaffelse og innkjøp>Leverandørrabatter>Rabattkrav for å åpne et rabattkrav.

2. Lukk rabattkravet.

3. Marker kravet, og velg deretter Godkjenn i Handlingsvinduet.

4. På forespørselssiden, i Leverandør-feltet, velg leverandøren du er autorisert til å motta en rabatt fra, og velg deretter OK.

   En rabattopptjeningsjournal er oppført for kravsbeløpet. Denne posteringen debiterer den opptjente leverandørrabatt-mottakskontoen for forventet leverandørkreditt og krediterer den midlertidige opptjente leverandørrabatter-mottakskontoen for forventet gevinst.

   

5. I rabattlisten velger du linjen, og deretter velger du Rabatt-transaksjoner i Handlingsvinduet for å se og navigere til journalbatchnummer for denne rabattopptjeningsposten.

   For å flytte kravene til ordinær leverandørgjeld-prosess, må ansvarlig for leverandørgjeld fullføre rabattkravhandlingen ved å kjøre Behandle-funksjonen.

6. I Handlingsvinduet, velg Prosesser, og velg deretter Filter. I feltet Kriterier for Leverandørkonto-feltet, velg leverandøren å behandle rabattkravet for, velg andre relevante filtre, og velg deretter OK.

   Meldingsfeltene og det faktum at statusen er endret til Fullført, tyder på at følgende hendelser har oppstått:

   • En journalpostering for rabattopptjening har reversert de tidligere foreløpige beløpene på periodiseringsfordelings- og kostnadsregnskapet.

   • En leverandørfaktura (kreditnota) for rabattbeløpet er opprettet.

     Notat

     Innstillingen for alternativet Manuel fakturapostering i fanen Rabattprogram for siden Parametere for anskaffelse og innkjøp fastsetter om en leverandørfaktura skal legges inn manuelt eller automatisk som en del av kravbehandlingen.

   • Når leverandørfakturaen er oppført, enten automatisk eller manuelt, har leverandørens Betalbare konto blitt belastet, og mottakskonto for rabatter og tillatelser har blitt kreditert.

     Notat

     Kontonummer for rabatter og motta tillatelser er spesifisert for anskaffelseskategorien som brukes på kjøpsfakturalinjen for rabatten. Anskaffelseskategorien er i sin tur satt i kategorien Rabattprogram for siden Parametere for anskaffelse og innkjøp.

7. I rabattlisten velger du linjen, og deretter velger du Rabatt-transaksjoner i Handlingsvinduet for å se og navigere til journalbatchnummer for denne rabattopptjeningsposten, og også leverandørfakturanummer.

8. Velg linjen for leverandørfaktura-transaksjonen, og velg deretter Leverandørfaktura i handlingsruten. Hvis leverandørfakturaen er postert, vil du se fakturajournalen. Hvis ikke, vil du se leverandørfakturaen som en ventende leverandørfaktura som krever manuell postering.

   Fakturalinjen spesifiserer detaljene for leverandørfakturaen for anskaffelseskategorien Kommisjoner og rabatter.

9. På siden Alle leverandører, velg en leverandør som du mottar en rabatt fra, og deretter i Handlingsvinduet, velg Transaksjoner. Finn linjen for fakturaen. Rabattbeløpet er nå lagt til leverandørsaldoen.

Sammendrag

Prosessen for å håndtere leverandørrabatter innebærer flere manuelle sporingsoppgaver som ofte er kjedelige. Ved å automatisere disse oppgaver kan funksjonen for leverandørrabattadministrasjon hjelpe deg med å bevege deg gjennom følgende prosesser:

• Genererer nøyaktige rabattkrav
• Å påløpe forventet fordring og foreløpig gevinst i hovedboken
• Oppdaterer leverandørbalansen og resultatregnskapet med godtgjørelse som er forfalt