Om delte postbokser

  • Artikkel

Delte postbokser brukes når flere personer trenger tilgang til den samme postkassen, for eksempel en bedriftsinformasjon- eller support-e-postadresse, resepsjonsdisk eller en annen funksjon som kan deles av flere personer.

Brukere med tillatelser til gruppepostkassen kan sende som eller sende på vegne av postkassens e-postadresse, hvis administratoren har gitt brukeren tillatelse til å gjøre det. Dette er spesielt nyttig for hjelp og supportpostkasser fordi brukere kan sende e-post fra «Contoso Support» eller «Bygning A Resepsjonsdisk.»

Her er noen ting du bør vite før du oppretter en delt postboks:

  • Lisenser: Den delte postboksen kan lagre opptil 50 GB data uten at du tilordner en lisens til den. Etter det må du tildele en lisens for postboksen for å lagre mer data. Hvis du vil ha mer informasjon om lisensiering av delte postbokser, kan du se Exchange Online Begrensninger. Når en delt postboks når lagringsgrensen, kan du fortsatt motta e-postmeldinger en stund, men du vil ikke kunne sende nye e-postmeldinger. Etter det vil du slutte å motta e-postmeldinger. Personer som sender til postboksen, får en bekreftelse på manglende levering.

Obs!

Følgende scenarioer krever en Exchange Online plan 2-lisens:

  • Den delte postboksen har mer enn 50 GB lagringsplass i bruk.
  • Den delte postboksen bruker arkivering på stedet.
  • Den delte postboksen settes på vent.

Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner om hvordan du tilordner lisenser, kan du se Tilordne lisenser til brukere.

  • Brukertillatelser: Du må gi brukere tillatelser (medlemskap) til å bruke den delte postboksen. Bare personer i organisasjonen din kan bruke en delt postboks.

  • Eksterne brukere: Du kan ikke gi personer utenfor bedriften (for eksempel personer med Gmail-konto) tilgang til den delte postboksen. Hvis du ønsker å gjøre dette, kan du vurdere å opprette en gruppe for Outlook i stedet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en Microsoft 365-gruppe i administrasjonssenteret.

  • Bruk med Outlook for Android- og iOS-appen: I tillegg til å bruke Outlook på nettet fra nettleseren for å få tilgang til delte postbokser, kan du også bruke Outlook for iOS-appen eller Outlook for Android-appen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en delt postboks i Outlook Mobile. Et annet alternativ er å opprette en gruppe for den delte postboksen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sammenligne grupper.

  • Kryptering: Du kan ikke kryptere e-post som sendes fra en delt postboks. Dette er fordi en delt postboks ikke har sin egen sikkerhetskontekst (brukernavn/passord), så den kan ikke tilordnes en nøkkel. Hvis mer enn én person er medlem, og de sender/mottar e-postmeldinger de har kryptert med sine egne nøkler, kan det hende at andre medlemmer kan lese e-postmeldingen og andre kanskje ikke gjør det, avhengig av hvilken fellesnøkkel e-postmeldingen ble kryptert med.

  • Postbokskonvertering: Du kan konvertere brukerpostbokser til delte postbokser. Se Konvertere en brukerpostboks til en delt postboks.

  • Admin roller: Brukere med globale administrator- eller Exchange-administratorroller kan opprette delte postbokser.

  • Abonnementskrav: Hvis du vil opprette en delt postboks, må du abonnere på et Microsoft 365 for business-abonnement som inneholder e-post (Exchange Online-tjenesten). Microsoft 365 Apps for business-abonnementet inkluderer ikke e-post. Microsoft 365 Business Standard inkluderer e-post.

  • Pålogging: En delt postboks er ikke ment for direkte pålogging av den tilknyttede brukerkontoen. Du bør alltid blokkere pålogging for den delte postbokskontoen og holde den blokkert.

  • For mange brukere: Når det er for mange angitte brukere som samtidig har tilgang til en delt postboks (maksimalt 25 som støttes), kan de midlertidig mislykkes i å koble til denne postboksen eller ha inkonsekvenser som meldinger som dupliseres i utboksen. I dette tilfellet kan du redusere antall brukere eller bruke en annen arbeidsbelastning, for eksempel en Microsoft 365-gruppe.

  • Sletting av melding: Du kan dessverre ikke hindre personer i å slette meldinger i en delt postboks. Den eneste måten å omgå dette på, er å opprette en Microsoft 365-gruppe i stedet for en delt postboks. En gruppe i Outlook er som en delt postboks. Hvis du vil ha en sammenligning av de to, kan du se Sammenligne grupper. Hvis du vil lære mer om grupper, kan du se Finn ut mer om Microsoft 365-grupper.

  • Multi-Geo I et multi-geo-miljø må delte postbokser lisensieres på samme måte som en brukerpostboks er lisensiert. Vær oppmerksom på at kryss-geo-postboksovervåking ikke støttes. Hvis en bruker for eksempel er tilordnet tillatelser til å få tilgang til en delt postboks på en annen geografisk plassering, logges ikke postbokshandlinger utført av denne brukeren i overvåkingsloggen for postboksen for den delte postboksen.

Obs!

Hvis du vil ha tilgang til en delt postboks, må en bruker ha en Exchange Online lisens, men den delte postboksen krever ikke en egen lisens. Hver delte postboks har en tilsvarende brukerkonto. Ser du hvordan du ikke ble bedt om å oppgi et passord da du opprettet den delte postboksen? Kontoen har et passord, men den er systemgenerert (ukjent). Du bør ikke bruke kontoen til å logge på den delte postboksen. Uten lisens er delte postbokser begrenset til 50 GB. Hvis du vil øke størrelsesgrensen til 100 GB, må den delte postboksen tilordnes en Exchange Online plan 2-lisens. Lisensen for Exchange Online Plan 1 med en Exchange Online Archiving tilleggslisens, øker bare størrelsen på arkivpostboksen. Dette lar deg også aktivere automatisk utviding av arkivering for ekstra arkivlagringskapasitet. På samme måte, hvis du vil plassere en delt postboks på rettstvist, må den delte postboksen ha en Exchange Online Plan 2-lisens eller en Exchange Online Plan 1-lisens med en Exchange Online Archiving tilleggslisens.

Hvis du vil bruke avanserte funksjoner som Microsoft Defender for Office 365, eDiscovery (Premium) eller oppbevaringspolicyer, kan det være nødvendig med lisenser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Microsoft 365-lisensieringsveiledning for sikkerhet & samsvar.

Obs!

Før juli 2018 ble alle ulisensierte delte postbokser klargjort med en størrelse på 100 GB. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Rette klargjøring og skalering av delt postboks.

Feilsøke problemer med delt postboks

Feil ved oppretting av delte postbokser

Hvis du ser feilmeldingen, brukes allerede proxy-adressen «smtp:<shared mailbox name>» av proxy-adressene eller LegacyExchangeDN for «<navn>». Velg en annen proxy-adresse, det betyr at du prøver å gi den delte postboksen et navn som allerede er i bruk. La oss for eksempel si at du vil kalle delte postbokser for info@domene1 og info@domene2. Dette kan gjøres på to måter:

  • Bruk Exchange Online PowerShell. Se dette blogginnlegget for instruksjoner: Opprette delte postbokser med samme alias på forskjellige domener

  • Gi navn til den andre delte postboksen, noe annet enn starten for å omgå feilen. Deretter endrer du navnet på den delte postboksen til det du vil at den skal være, i administrasjonssenteret.

Feil ved ikke å ha sendetillatelser når du bruker en delt postboks

Hvis du opprettet en delt postboks og deretter prøver å sende en melding fra den, kan du få dette:

Denne meldingen kan ikke sendes. Du har ikke tillatelse til å sende meldingen på vegne av den angitte brukeren.

Denne meldingen vises når Microsoft 365 opplever et problem med replikeringsventetid. Den bør forsvinne om en time eller så, når informasjonen om den nye delte postboksen (eller den ekstra brukeren) replikeres på tvers av alle datasentrene våre. Vent en time, og prøv deretter på nytt for å sende en melding.

Beslektet innhold

Opprette en delt postboks (artikkel)
Konfigurere en delt postboks (artikkel)
Konvertere en brukerpostboks til en delt postboks (artikkel)
Fjerne en lisens fra en delt postboks (artikkel)