Opprette postbokser for rom og utstyr i Microsoft 365

Hvis du har konferanserom, firmabil eller utstyr som alle trenger å bruke, må du finne på en lur måte å gjøre disse ressursene tilgjengelig for alle. Den beste måten å gjøre dette på er å opprette en postboks for rom eller utstyr i Microsoft 365 for hver ressurs. Du ønsker kanskje å opprette en postboks for konferanserommet i første etasje, medieutstyret eller en flyttebil.

Når du har opprettet en postboks for rom eller utstyr, kan alle i bedriften reservere dette for møter eller arrangementer ved bruk av Outlook. Lær hvordan du bruker den og hvordan du konfigurerer den på de neste to fanene. Her kan du se andre vanlige spørsmål om postbokser for rom og utstyr.

Bruk postbokser for rom og utstyr

Hvis du ønsker å bruke postbokser for rom eller utstyr, åpner du Outlook fra datamaskinen eller logger på Outlook på nettet. Planlegg et nytt møte og legg til rommet eller utstyret i møtet, på lik linje med medarbeidere eller kunder. Nå er det reservert.

1. Åpne Outlook på datamaskinen din.

2. Velg Nye elementer på Hjem-fanen, og velg deretter Møte fra rullegardinlisten.

   

   Eller du kan velge Nytt møte fra kalenderen.

3. Skriv inn navnet på konferanserommet eller utstyret du vil reservere , i tillegg til deltakerne du vil invitere, i obligatorisk-feltet.

   Eller velg Obligatorisk, og dobbeltklikk deretter konferanserommet eller utstyret fra listen. Velg deretter OK.

   

4. Skriv inn formålet med reservasjonen eller møtet på tittellinjen .

5. Endre Plassering-verdien eller la den være slik den er.

6. Endre Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Eller velg Hele dagen. Velg Regelmessighet øverst for å gjøre møtet eller reservasjonen regelmessig.

   

7. Skriv inn en melding som beskriver hensikten, og legg ved eventuelle filer ved behov.

8. Hvis du vil tillate at andre blir med på nettet eller ringer inn til møtet, velger du Teams-møte øverst.

9. Hvis du vil forsikre deg om at rommet, utstyret og personene du har invitert, er tilgjengelige, velger du Planleggingsassistent på menylinjen. Deretter velger du et tilgjengelig tidspunkt i kalenderen.

   

   Tips

   I planleggingskalenderen betyr blått at rommet eller utstyret er reservert eller opptatt. Velg det hvite, eller tomme, området i kalenderen.

10. Når du er ferdig, velger du Send.

Konfigurer postbokser for rom og utstyr

Hvis du vil konfigurere en postboks for rom eller utstyr, kan du gå til Administrasjonssenter for Microsoft 365. (Du trenger administratortillatelser for å gjøre dette.) Opprett postboksen og la alle vite at de kan begynne å reservere det for møtet og arrangementer.

1. Gå til ressursrom>& utstyr-siden i administrasjonssenteret.

2. Velg + Legg til ressurs.

3. Fyll ut feltene for rom eller utstyr:

   

   • Rom eller Utstyr: Postbokstypen du ønsker å opprette.

   • Navn: Et vennlig navn eller en kort beskrivelse.

   • E-post: E-postaliaset til rommet eller utstyret. Dette er nødvendig for å sende en møteforespørsel til rommet eller utstyret.

   • Kapasitet: Antallet personer som får plass i rommet, eller som kan bruke utstyret samtidig.

   • Plassering: Romnummeret eller plasseringen av rommet i en bygning eller et område.

   • Telefonnummer: Nummeret til selve rommet. Dette er forskjellig fra telefonnummeret for møtet som genereres når du bruker Microsoft Teams.

4. Velg Lagre.

Obs!

For å holde postkassene for rom og utstyr trygt, blokkerer du pålogging til disse postkassene. For mer informasjon, se Blokker pålogging for den delte postkassekontoen.

Vanlige spørsmål om postbokser for rom og utstyr

Hvordan vet jeg om rommet eller utstyret er ledig?

Åpne Outlook og opprett et nytt møte. Legg til utstyret eller rommet i møtet som om de var personer, og velg Planleggingsassistent for å se en sanntidskalender for tilgjengeligheten til rommet/utstyret. Hvis tidsrommet for møtet er tomt, er det ledig. Hvis det er blått, er det reservert.

Hvordan kansellerer du en forespørsel om rom/utstyr?

Du åpner møtet du planla i Outlook, og deretter fjerner du rommet eller utstyret fra møtet, på lik linje med en møtedeltaker. Dette frigjør rommet og gjør at andre kan reservere det.

Må noen godta eller avslå hver forespørsel for rom/utstyr?

Nei, du trenger ikke at noen godtar eller avviser forespørslene dine. Du kan bestemme om du vil at rom eller utstyr skal kunne reserveres automatisk, eller om det må behandles av noen i firmaet.

Trenger man produktlisens for rom-postboks eller utstyr-postboks?

Nei. Selv om de fleste i organisasjonen trenger en lisens for å bruke Microsoft 365, trenger du ikke å tilordne en lisens til en postboks for rom eller utstyr, i tilfelle ressurspostboksen ikke trenger å ha en størrelse som er større enn 50 GB, eller i tilfelle noen funksjoner ikke er nødvendig (oppbevaringspolicyer fra sikkerhet og samsvar, eller, Hold fra Exchange Online), eller, i tilfelle ressurspostboksen ikke trenger en Online-Arkiv knyttet til den.

Må jeg ha en eier som tar seg av reservasjon av rom eller utstyr?

Nei, det er ikke nødvendig å ha noen som er ansvarlig for rom-postboksen eller utstyr-postboksen.