Generelle
Hva er Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings er en Microsoft 365-app som gjør det enkelt å planlegge og administrere avtaler. Bookings inkluderer en nettbasert bestillingskalender og integreres med Outlook for å optimalisere de ansattes kalender, noe som gir kundene fleksibilitet til å bestille en tid som passer best for dem. Automatiserte e-postmeldinger reduserer ingen fremvisninger, og organisasjoner sparer tid med en reduksjon i gjentakende planleggingsoppgaver. Bookings hjelper deg med enkelt å gjennomføre virtuelle avtaler via Skype eller Microsoft Teams. Bookings hjelper deg også med å administrere daglig planlegging via Bookings-nettappen eller i Teams. Bookings er utformet for å dekke behovene til flere deler av enhver organisasjon.
Er Bookings tilgjengelig for abonnementet mitt?
Bestillinger er tilgjengelig med følgende abonnementer:
- Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 og G5.
- Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bestillinger er ikke tilgjengelig som en frittstående app. Outlook Web App eller Outlook på nettet må være aktivert for å bruke Bookings.
En Bookings-lisens gir full funksjonalitet, inkludert oppretting og administrasjon av kalendere. Brukere kan vise og redigere eksisterende kalendere når disse brukerne legges til som ansatte i en administrator- eller seerrolle.
Hvordan bruker jeg Microsoft Bookings?
Bookings er en nettjeneste, så du trenger ikke å laste ned noe. Bare gå til appvelgeren i Microsoft 365 Web-opplevelsen.
Vil kundene mine se den personlige kalenderen eller bedriftskalenderen min?
Kundene dine ser bare Bookings-kalenderen som du publiserer på nettet for tjenestene, tidspunktene og de ansatte du velger.
Hvordan endrer jeg et attributt som kan bestilles under Administrere ansatte?
Når ansatte legges til, mottar de en e-postmelding for å godta eller avvise forespørselen. De kan åpne den samme e-postmeldingen og velge «Avvis», slik at de ikke kan bestilles.
Hvordan får sluttbrukere tilgang til Bookings-appen?
Alle som er lisensiert for et støttet abonnement, eller som er lagt til som en ansatt i administrator- eller seerrollene, kan få tilgang til Bookings i appvelgeren i Microsoft 365 Web-opplevelsen.
Kan jeg bruke Bookings på mitt eget nettsted?
Ja. Vi gir deg mulighet til å bygge inn Bookings-kalenderen på nettstedet via en iFrame. Innebyggingskode for kobling er plassert i Bookings-sidefanen i Bookings-appen.
Kan jeg bruke Bookings selv om jeg ikke har en nettside for bedriften min?
Ja. Vi gir en kobling til bestillingssiden din i Booking-sidefanen i nettappen. Du trenger bare å gi denne koblingen til kundene eller kundene dine, og de ser den nyeste tilgjengelighetsinformasjonen for bedriften din. Alternativt kan du dele bestillingssiden i sosiale medier eller bruke innebyggingsfunksjonen til å være vert for den i en iFrame. Du har også muligheten til å kontrollere hvem som har tilgang til siden. Du kan gjøre dette ved å deaktivere direkte indeksering av søkemotor og begrense tilgangen til bare de i organisasjonen.
Kan IT-avdelingen kontrollere om sluttbrukere har tilgang til Bookings?
Administratorer kan deaktivere Bookings i administrasjonssenteret for Microsoft 365 hvis de ønsker det. Hvis du vil gjøre dette, følger du disse instruksjonene.
En kunde kan også deaktivere tilgang til Bookings for bestemte kvalifiserte lisenser i leieren. De kan enten bruke en gruppepolicy til å begrense lisenser eller implementere en Postbokspolicy for Outlook Web App (OWA) som begrenser hvem som kan opprette nye Bookings-kalendere.
Hvis du bruker en OWA-postbokspolicy til å deaktivere tilgang til Bookings, vil alle brukere ha en Bookings-lisens, men når de prøver å få tilgang til appen, vil de bare lykkes hvis de er en del av policyen, eller hvis de har blitt lagt til i en eksisterende Bookings-kalender som personale. Detaljer her i delen «Tillat bare valgte brukere å opprette Bookings-kalendere».
Kan jeg koble et betalingsalternativ til bookingene mine?
Nei, det er ingen betalingsstøtte i Bookings.
Kan Bookings tilpasses?
Ja, Bookings kan tilpasses og kan brukes i ulike scenarioer. Når du konfigurerer en Bookings-kalender, kan du tilpasse mange aspekter ved den nettbaserte planleggingssiden, forretningsinformasjon, personaldetaljer, tjenestetyper og planleggingspolicyer.
Er all funksjonaliteten til den opprinnelige Bookings-nettappen tilgjengelig i Microsoft Teams?
En lett versjon av Bookings er nå tilgjengelig som en app i Teams. Du finner mer informasjon i Oversikt over Bookings-appen i Teams. Det finnes dyp koblingsfunksjonalitet som dukker opp i nettappen, og etter konfigurasjonen kan daglig bruk av Bookings gjøres uten å forlate Teams. Informasjon flyter på tvers av plattformer.
Er Bookings et småbedriftstilbud eller et Enterprise-tilbud eller begge deler?
Bookings er en ideell løsning for både enterprise- og småbedriftskunder, på tvers av ulike bransjer. Brukstilfeller omfatter:
Finansielle tjenester
- Konsultasjoner
- bank- og forsikringstjenester
- skatteinnleveringer
Personaladministrasjon (HR)
- kandidatintervjuer
- pålasting
- støtte for fordeler
- opplæring og seminarer
Helsetjenester
- pasientbesøk
- leverandør-til-leverandør-samarbeid
- forsikringssyssere
Offentlig sektor & offentlig sektor
- rettshøringer og rettssaker
- offentlige tjenester
- avdelingsavtaler
Utdanning--K-12
- foreldre-lærerkonferanser
- skole rådhuset
- student-rådgiver besøk
Utdanning--Høyere Ed
- kontortid
- Veiledning
- studenttjenester
- registrering for eksamen
Detaljhandel
- assistert shopping
- planlegging av leverandører
- utformingstjenester
Generelle bedrifts- og småbedriftsbehov
- kunde- og kundemøter
- teknisk støtte
- juridiske vurderinger
- muligheter
Kontoinformasjon
Må jeg overføre e-postkontoen fra den gjeldende leverandøren til Microsoft 365?
Du kan beholde den gjeldende leverandøren, men Bookings sender alle varsler til e-postmeldingen som brukes på Microsoft 365-kontoen din.
Kan de ansatte bruke Bookings uten en Microsoft 365-konto?
Ja. Du kan legge til ansatte med en hvilken som helst e-post, og de vil fortsatt få e-postbekreftelsen og kalenderinvitasjonen når noen bestiller en avtale med dem.
Kan jeg opprette mer enn én Bookings-kalender under samme Microsoft 365-konto og bytte mellom dem?
Ja. Du kan opprette og administrere mer enn én Bookings-kalender med én konto. Du kan bytte mellom dem ved hjelp av cirkumflystegnet ved siden av firmanavnet i Bookings-nettappen.
Støttes Bookings i et samlet eller hybridmiljø?
Nei. Bookings er et program som bare er i skyen. Det støttes ikke i et samlet eller hybridmiljø.
Produktfunksjoner
Hvor vises Bookings-kalendere i Microsoft 365-leieren min?
Hver nye Bookings-kalender oppretter en tilsvarende postboks i Exchange, og en relatert oppføring i Microsoft Entra ID, der oppføringen er oppført som en ulisensiert bruker.
Kan jeg slette en tidligere opprettet Bookings-kalender?
Hvis du vil slette en Bookings-kalender, må du slette den tilknyttede postboksen i Exchange. Se Slette en Exchange-postboks.
Hvis jeg oppretter en kalender og noen andre har tilgang til Bookings, kan de se kalenderen min?
De eneste som har tilgang til Bookings-kalendere som du oppretter (via nettappen), er alle som har blitt lagt til som ansatte, enten i en administrator- eller seerrolle. Leieradministratorer vil kunne se en liste over alle Bookings-postbokser i Exchange og Microsoft Entra ID.
Er videokonferansemøter integrert i Bookings-appen?
Nettmøter er tilgjengelige i Bookings når du bruker Skype- eller Microsoft Teams-klientene. Nettmøter kan aktiveres på tjenestenivå, og møteklienten du velger (Skype eller Teams), er den som er angitt som standard for en bestilt ansatt. Hvis du vil bli med i nettmøtene, har hver nye avtale en unik møtekobling knyttet til avtalen. Hvordan du blir med i alternativer er inkludert i arrangementet og i e-postbekreftelser til kunden.
Hvordan fungerer planleggingspolicy?
En innstilling kalt Maksimal ledetid bestemmer lengst på forhånd (målt i dager) som en bestilling kan gjøres. Det må være minst 24 timer mellom minimum ledetid (minimum ledetid, i timer, for bestillinger og kanselleringer) og maksimal ledetid. Maksimal ledetid kan angis til én dag hvis minimum ledetid er satt til 0 timer. Dette betyr at en kunde kan kansellere en bestilling frem til tidspunktet den starter, og kunder kan bare planlegge bestillinger hvis avtalen er innen neste dag.
Hvordan fungerer Bookings på tvers av tidssoner?
Alle tidspunktene er i tidssonen for virksomheten (den lokale tidssonen) som standard. Alle innstillinger du konfigurerer for en Bookings-kalender, for eksempel arbeidstid, vises i denne tidssonen. Selvbetjent side har mulighet til å vise alle avtaletidene i sluttbrukerens tidssone, som kan deaktiveres hvis ønskelig. Hvis Alltid vise tidsluker i forretningstidssonen forblir ikke avmerket på Bookings-sidefanen, vil personer som besøker siden se tidsluker i sine egne lokale tidssoner.
Det er ingen bestemmelse om å angi tidssone for ansatte i Bookings. Personaltidssone og arbeidstid er i tidssonen for bedriften.
Kan e-postvarsler sendes som domenenavnet for leieren?
E-postadressene styres og administreres på innstillingsnivået for Microsoft 365 og avhenger av innstillingene for domenekonfigurasjon der. Mer informasjon finner du her.
Er muligheten til å sende SMS-meldinger avhengig av en annen tjeneste eller spesifikk konfigurasjon?
SMS-meldinger er for øyeblikket tilgjengelige i Nord-Amerika, og en Skype- eller Twilio-konto brukes til SMS-levering.
Hvordan kan Bookings-avtaler vises i en persons kalender?
Bekreftelsen av bestillingen sendes til både tjenesteleverandørens og kundens innbokser. Bekreftelses-e-postmeldingen inneholder et *.ics filvedlegg, som deretter kan legges til i brukerens kalender med alle relevante avtaledetaljer.
Kan brukere redigere Bookings-avtaler i Outlook-kalenderen?
Nei, for øyeblikket kan Bookings-avtaler bare redigeres fra Bookings-nettportalen.
Hva utløser tjenesteleverandør eller personale og kunde-e-postmeldinger?
E-postmeldinger utløses basert på innstillinger i Tjenester-fanen i Bookings Web App. En bestilling gjort av kunden på selvbetjent side, eller på Kalender-fanen i Bookings Web App utløser en bekreftelse og en påminnelse e-post. Det samme skjer når noen gjør en endring i bestillingen via Administrer bestilling-knappen i e-postbekreftelsen eller i nettappen. Påminnelses-e-postmeldinger sendes i en bestemt tidsperiode før en avtale, som beskrevet i Tjenester-fanen i Bookings Web App.
Kan jeg bestille avtaler i klasseromstil som er 1: mange i stedet for 1:1?
Ja, vi har en funksjonalitet for gruppebestillinger som gjør det mulig for flere personer å bestille den samme avtalen samtidig (for eksempel for en treningsklasse). Denne funksjonaliteten er beskrevet i detalj her.
Kan kalendere forbli upubliserte (ikke offentlige), men fortsatt tilgjengelige for angitte brukere?
Ja. Det er en avmerkingsboks på Booking-sidefanen i nettappen: Krev en Microsoft 365- eller Office 365-konto fra organisasjonen for å bestille. Hvis du merker av for dette alternativet, begrenses selvbetjent sidetilgang til bare brukere i leieren. Bookings-kalenderen som er plassert i nettappen for oppretting og administrasjon, kan bare åpnes av disse personene som er lagt til som ansatte på siden med administrator- eller seerroller.
Hvor ofte oppdateres hjemmesiden?
De nyeste dataene som er koblet til hjemmesiden, hentes hver gang nettappen lastes inn. Hvis du vil ha mer informasjon om informasjonstypen som spores av Bookings, kan du se denne støtteartikkelen.
Kan jeg deaktivere e-postvarslene for fri?
Registrering av fri i Bookings-nettappen utløser en e-postvarsling til ansatte. Hvis noen ansatte er forvirret over varselet, anbefaler vi at du legger til flere detaljer i notatene eller tittelen på Time-Off-varselet, for bedre å informere de ansatte om hva som skjer på administratorsiden.
Kan Bookings-kalendere klones eller dupliseres, og kan de bli templatized for enkel skalering?
Prosessen vil være å bruke Graph-API-en til å hente postboksdetaljer, og deretter bruke disse detaljene til å opprette en ny postboks. API-dokumentasjon er her.
Hvilken rapportering er tilgjengelig i Bookings?
Alle Bookings-ansatte som er tilordnet administratorrollen, kan laste ned en tabulatordelt verdi (. TSV)-fil med alle bestillinger gjort i løpet av de siste 120 dagene. Bestillingsrapporter kan lastes ned i . TSV-skjema fra Hjem-fanen på Bookings-siden. Bookings-API-en kan også brukes til å samle inn disse dataene for mer tilpassede og spesifikke formål. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Rapporteringsinformasjon for Bookings.
Er det mulig å dele bare én tjeneste på selvbetjent side om gangen?
Ja, du kan enten opprette separate Bookings-kalendere for hver tjeneste, eller du kan gå til Tjenester-fanen og velge Tjenestedetaljer. Du ser bare en nettadresse for den bestemte tjenesten under servicebestillingssiden. Deretter kan du dele nettadressen, som er for den bestemte tjenesten.
Hvilke alternativer er tilgjengelige for å bygge inn et samtykkeskjema eller en offentliggjøring for de som bestiller en avtale?
Vi anbefaler at du aktiverer avmerkingsboksen samtykke for kundedatabruk på bestillingssiden og tilpasser ordlyden for å formidle organisasjonens krav til fremlegging eller samtykke på riktig måte. Et annet alternativ er å legge til et egendefinert felt i tjenesten som inneholder en kobling til samtykkeskjemaet. Deretter krever du at kunder bekrefter det fullførte skjemaet før de kan fortsette med å gjøre en avtale. Du kan også legge til nettadressen til samtykkeskjemaet som en annen merknad i e-postbekreftelse og påminnelser.
Hvilke endringer kan gjøres i muligheten for valg av ansatte på den selvbetjente bestillingssiden?
Muligheten for kunder til å velge bestemte ansatte når bestillingen kan fjernes fullstendig ved å fjerne merket for Tillat kunder å velge en bestemt person for bestillingsalternativet fra Booking-siden eller Tjenester-delen. Bookings tilordner automatisk en tilgjengelig medarbeider tilfeldig til bestillingen, basert på personaltilgjengelighet.
Kan Bookings støtte mange samtidige bestillingsforespørsler og selvbetjente sidebesøk?
Booking kan støtte et stort antall besøkende og bestillinger på én gang. Hvis siden opplever et stort trafikkvolum, får brukerne feilmeldingen «server opptatt». Avtaletilgjengelighet oppdateres når siden lastes inn, og når en bestilling utføres. Hvis flere personer prøver å bestille den samme avtalen samtidig, lar Bookings bare én person bestille den gangen. De andre potensielle kundene får en varslingsmelding for å finne et annet tidspunkt.
Personvern
Hvor lagres Bookings-data?
Bookings er en Microsoft 365-app, noe som betyr at alle data lagres i Microsoft 365-plattformen og i Exchange. Bookings følger alle policyer for datalagring som er angitt av Microsoft, som er de samme policyene som alle apper i Microsoft 365 følger. Bookings bruker delte postbokser i Exchange til å lagre detaljer om kunde, personale, service og avtale. Samsvarspolicyer for delte postbokser i Exchange gjelder også for Bookings-postbokser. Alle kundedata (inkludert informasjon fra kunder ved bestilling) hentes i Bookings og lagres i appen, og dermed lagres de i Exchange. Microsoft Bookings bruker de samme policyene som brukes av Microsoft 365, som du finner her.
Finnes det en måte å administrere Bookings-kalendere sentralt for alle brukere på?
Hver Bookings-kalender opprettholdes uavhengig av hverandre. Det finnes ingen konsolidert visning, bortsett fra rullegardinlisten for søk etter å ha klikket cirkumføren på hjemmesiden.
Hvordan godkjennes brukere?
Tilgang til Bookings-nettappen innebærer godkjenning gjennom den vanlige Microsoft Entra-godkjenningen. Den selvbetjente bestillingssiden kan gjøres tilgjengelig for alle med koblingen nettside. Men når innstillingen Krev en Microsoft 365- eller Office 365-konto fra organisasjonen for å bestille er valgt, er siden begrenset for bruk bare i Microsoft 365-leieren (ved hjelp av Microsoft Entra-godkjenning).
Forlater kundedata produksjonssystemet av en eller annen grunn?
Ja, siden Bookings er en del av Exchange, tillater vi Graph API-er og Exchange Web Services (EWS)-API-er for kundene å laste ned sine egne data som de har tilgang til.
Er det mulig å tilpasse e-postadresser for kundesvar?
Det er mulig å definere hvilken e-postadresse kunden sender svarene sine til. Denne innstillingen er på fanen Forretningsinformasjon . Selve Bookings-postboksnavnet kan også endres i Exchange, gjennom vanlige Exchange-postboks-gi nytt navn til prosesser.
Vi ønsker at kunden skal godta våre vilkår og betingelser under bestillingsprosessen. Er det mulig?
Denne funksjonen finnes allerede for GDPR-samsvar. Booking-siden har et felt for egendefinert samtykke, rett under publiseringsdetaljene. Bare merk av i denne boksen og skriv din egen egendefinerte samtykkemelding, og den vises som et obligatorisk felt på selvbetjent side. Datoen og klokkeslettet kunden gir samtykke, registreres.
Denne delen støtter ikke rik tekst, men tror koblinger kan legges til under delen for forretningsinformasjon og vises rett under samtykkeboksen.
Hvordan kan Bookings-tilknyttede postbokser i Exchange identifiseres?
Følgende kommando kan brukes til å hente informasjon om alle Bookings-postbokser og brukere som har tilgang til dem.
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}
Tekniske spørsmål
Hvis en bruker planlegger en avtale for en tjeneste som består av et nettmøte, hvordan mottar de Microsoft Teams-koblingen til møtet hvis de lar det valgfrie e-postadressefeltet stå tomt?
Hvis systemet ikke har kundens e-postinformasjon, er det ikke mulig for bekreftelsesmeldingen å bli levert til kunden. Du kan angi e-postadressen som et obligatorisk felt, som du kan gjøre på Tjenester-fanen i Bookings. Når du oppretter en ny tjeneste i Bookings, angis kundens e-postfelt som standard som et obligatorisk felt.
Hvordan tilordnes ansatte til avtaler når «Alle» er valgt, eller når kunder ikke har mulighet til å velge en ansatt for avtalen?
Ansatte tilordnes tilfeldig i disse scenariene, av alle ansatte som er tilgjengelige på tidspunktet for avtalen som bestilles. For øyeblikket er det ikke mulig å sikre lik fordeling av tilfeldig tilordnede avtaler på tvers av alle ansatte, eller for å begrense antall tildelte avtaler til hver ansatt. Hvis det er belastningsfordeling som må gjøres på tvers av de ansatte etter mange tilfeldige oppgaver, kan det gjøres manuelt på Kalender-fanen på Bookings-siden.
Hvordan kan brukere velge bort å motta SMS-meldinger hvis de allerede har meldt seg på tidligere?
Når du bestiller en avtale med SMS-tekstmeldinger aktivert, blir kunder bedt om å sjekke innmeldingsboksen hver gang de bestiller. Kunder kan også svare direkte på SMS-meldingen (SMS-leverandøren) som angir at de vil at meldingene skal opphøre, og deretter sendes ingen flere tekster til dette telefonnummeret. Hvis kunden velger å ikke motta tekstmeldinger fra leverandøren, ikke fra bookings selv, vil de ikke lenger motta SMS-meldinger i fremtiden, selv når de melder seg på fra Bookings-siden.
Feilsøking
Denne ansattes kalender kan ikke synkroniseres
Hvis du får feilmeldingen «Denne ansattes kalender kan ikke synkroniseres», inneholder denne delen flere feilsøkingsprosedyrer for å hjelpe deg med å løse feilen.
Hvis du leter etter informasjon om hvordan du synkroniserer de ansattes kalender, kan du se Legge til ansatte i Bookings. Kontroller at hendelser i kalenderen påvirker tilgjengeligheten påpersonaldetaljene.
Den ansatte må endre kalendertillatelsene sine
For at Bookings skal kunne synkronisere med de ansattes kalendere, må hver ansatt dele kalenderen sin. Hver ansatt må følge disse instruksjonene for å dele sin egen kalender.
Logg på Microsoft 365, og velg deretter Outlook fra startprogrammet for apper.
Velg Del>kalender øverst på siden.
Velg rullegardinlisten ved siden av Min organisasjoni delen Personer i organisasjonen, og velg deretter Kan vise når jeg er opptatt.
Obs!
Denne innstillingen deler informasjon om ledige og opptatte tidspunkt med Bookings og andre brukere i organisasjonen. Den inneholder ingen annen informasjon.
Velg Ferdig.
Vi finner ikke en ansatt i organisasjonen
Hvis en ansatt har forlatt firmaet og du fjernet dem fra Microsoft 365- eller Office 365-organisasjonen, må du fortsatt fjerne brukeren fra Bookings. De vises ikke i kalenderen og hindrer kunder i å bestille avtaler med dem.
Logg på Microsoft 365, og gå deretter til Bookings>Staff.
Hold musepekeren over navnet på den ansatte. Ikoner for redigering og sletting vises til høyre for Telefon-kolonnen .
Velg Slett-ikonet .
Velg OK i bekreftelsesboksen.
Obs!
Hvis du har mer enn én bestillingskalender, må du fjerne brukeren fra alle.
Hvis du vil kontrollere om du har mer enn én kalender, velger du rullegardinpilen ved siden av firmanavnet i menyen til venstre, og deretter velger du Åpne. Hvis du bare har én kalender, ser du bare alternativet for å legge til en bestillingskalender. Dette eksemplet viser at det finnes en annen kalender med navnet Contoso CO.
Det er en synkroniseringsfeil vi ikke kan identifisere
Dette er en midlertidig feil og oppstår vanligvis på grunn av en ustabil Internett-tilkobling. Disse problemene løser seg vanligvis selv etter noen minutter.
Hvis du fortsatt ser denne feilen etter en lengre periode, eller du ser den ofte, kan du kontakte kundestøtte.
Når én deltaker avbryter en gruppebestilling, sendes avlysningsmeldinger til alle de andre deltakerne
Dette er et kjent problem, og produktteamet vårt undersøker for øyeblikket hovedårsaken. Hvis du støter på dette problemet, kan du følge disse trinnene for å redusere det.
Velg Rediger tjeneste for den berørte tjenesten.
Gå til Varsler-fanen .
Fjern merket for innstillingen Send en møteinvitasjon til kunden, i tillegg til e-postbekreftelsen.
Lagre endringene.
Hvis problemet vedvarer etter at du har tatt i bruk disse trinnene, kan du kontakte Microsoft Kundestøtte-teamet for å få mer hjelp.