Publisere oppbevaringsetiketter og bruke dem i apper

Microsoft 365 lisensieringsveiledning for sikkerhetssamsvar&.

Obs!

Dette scenarioet støttes for alle konfigurasjoner av oppbevaringsetiketter, inkludert forskriftsmessige poster.

Bruk følgende informasjon til å publisere oppbevaringsetiketter, og bruk dem deretter på dokumenter og e-postmeldinger.

Oppbevaringsetiketter hjelper deg med å beholde det du trenger, og slette det du ikke har på elementnivå (dokument eller e-post). De brukes også til å deklarere et element som en post som en del av en løsning for postbehandling for Microsoft 365-data.

Å gjøre oppbevaringsetiketter tilgjengelige for personer i organisasjonen, slik at de kan klassifisere innhold, er en totrinnsprosess:

  1. Opprett oppbevaringsetikettene.

  2. Publiser oppbevaringsetikettene ved hjelp av en oppbevaringsetikettpolicy.

Diagram over roller og oppgaver for etiketter.

Bruk følgende instruksjoner for de to administratortrinnene.

Tips

Hvis du ikke er en E5-kunde, kan du prøve alle premiumfunksjonene i Microsoft Purview gratis. Bruk den 90-dagers prøveversjonen av Purview-løsninger til å utforske hvordan robuste Purview-funksjoner kan hjelpe organisasjonen med å administrere datasikkerhet og samsvarsbehov. Start nå på Microsoft Purview-samsvarsportal trials hub. Lær mer om registrering og prøveabonnementer.

Før du starter

Den globale administratoren for organisasjonen har alle tillatelser til å opprette og redigere oppbevaringsetiketter og deres policyer. Hvis du ikke logger på som global administrator, kan du se tillatelsesinformasjonen for postbehandling eller administrasjon av datalivssyklus, avhengig av løsningen du bruker.

Kontroller at du har opprettet oppbevaringsetikettene du vil bruke på elementer.

Slik publiserer du oppbevaringsetiketter

Bestem deg før du oppretter oppbevaringsetikettpolicyen om den skal være adaptiv eller statisk. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se adaptive eller statiske policyomfang for oppbevaring. Hvis du bestemmer deg for å bruke en adaptiv policy, må du opprette ett eller flere adaptive omfang før du oppretter oppbevaringsetikettpolicyen, og deretter velger du dem under policyprosessen for oppretting av oppbevaringsetikett. Hvis du vil ha instruksjoner, kan du se Konfigurasjonsinformasjon for adaptive omfang.

  1. Gå til en av følgende plasseringer i Microsoft Purview-samsvarsportal:

    • Hvis du bruker postbehandling:

      • Løsninger>Postbehandling>>Etikettpolicyer-fanen>Publiser etiketter
    • Hvis du bruker administrasjon av datalivssyklus:

      • Løsninger>Administrasjon av datalivssyklus>Microsoft 365>Etikettpolicyer-fanen>Publiser etiketter

    Ser du ikke løsningen umiddelbart i navigasjonsruten? Først velger du Vis alle.

  2. Følg instruksjonene for å opprette oppbevaringsetikettpolicyen. Vær forsiktig med hvilket navn du velger for policyen, fordi dette ikke kan endres etter at policyen er lagret.

  3. Bruk koblingen til å velge oppbevaringsetikettene som skal publiseres, og velg deretter Neste.

  4. Hvis du vil velge hvilken type oppbevaringspolicy som skal opprettes , velger du Adaptiv eller Statisk, avhengig av valget du har gjort fra instruksjonene Før du begynner . Hvis du ikke allerede har opprettet adaptive omfang, kan du velge Adaptiv , men fordi det ikke finnes noen adaptive omfang å velge, kan du ikke fullføre veiviseren med dette alternativet.

  5. Avhengig av det valgte omfanget:

    • Hvis du velger Adaptiv: Velg dynamiske policyområder og plasseringer-siden , velg Legg til omfang og velg ett eller flere adaptive omfang som er opprettet. Velg deretter én eller flere plasseringer. Plasseringene du kan velge, avhenger av omfangstypene som er lagt til. Hvis du for eksempel bare har lagt til en områdetype for bruker, kan du velge Exchange-e-post , men ikke SharePoint-områder.

    • Hvis du velger Static: På siden Velg plasseringer kan du slå på eller av en av plasseringene. For hver plassering kan du la den stå som standard for å bruke policyen på hele plasseringen, eller angi inkluderinger og utelatelser

    Hvis du vil ha informasjon om plasseringsvalgene, kan du se Plasseringer.

Hvis du vil redigere en eksisterende policy for oppbevaringsetikett (policytypen er Publiser), velger du den, og deretter velger du Rediger-alternativet for å starte konfigurasjonen rediger oppbevaringspolicy .

Når oppbevaringsetiketter blir tilgjengelige for bruk

Hvis du publiserer oppbevaringsetiketter til SharePoint eller OneDrive, vises disse etikettene vanligvis slik at brukerne kan velges innen én dag. Men tillat opptil sju dager.

Hvis du publiserer oppbevaringsetiketter til Exchange, kan det ta opptil sju dager før disse oppbevaringsetikettene vises for brukere. Som med alle oppbevaringsinnstillinger for Exchange, må postboksen inneholde minst 10 MB data.

Diagram over når publiserte etiketter trer i kraft.

Hvis etikettene ikke vises etter sju dager, kontrollerer du statusen for etikettpolicyen ved å velge den fra siden Etikettpolicyer i Microsoft Purview-samsvarsportal. Hvis du ser (Feil) inkludert i statusen, og i detaljene for plasseringene ser du en melding om at det tar lengre tid enn forventet å distribuere policyen eller prøve å distribuere policyen på nytt, kan du prøve å kjøre kommandoen Set-AppRetentionCompliancePolicy eller Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell for å prøve policydistribusjonen på nytt:

  1. Koble til sikkerhet & Samsvar med PowerShell.

  2. Kjør én av følgende kommandoer:

    • For policyplasseringene for Teams private kanalmeldinger, Yammer-brukermeldinger og Yammer-fellesskapsmeldinger:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • For alle andre policyplasseringer, for eksempel Exchange-e-post, SharePoint-nettsteder, Teams-kanalmeldinger osv.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Slik kontrollerer du statusen for oppbevaringsetiketter som publiseres til Exchange

I Exchange Online gjøres oppbevaringsetiketter tilgjengelige for sluttbrukere av en prosess som kjører hver sjuende dag. Ved hjelp av PowerShell kan du se når denne prosessen sist kjørte, og derfor identifisere når den vil kjøre på nytt.

  1. Koble til Exchange Online PowerShell.

  2. Kjør disse kommandoene.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

I resultatene ELCLastSuccessTimeStamp viser (UTC)-egenskapen når systemet sist behandlet postboksen. Hvis det ikke har skjedd siden du opprettet policyen, vises ikke etikettene. Kjør for å fremtvinge Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>behandling.

Hvis etikettene ikke vises i Outlook på nettet og du mener de bør være det, må du sørge for å tømme hurtigbufferen i nettleseren (CTRL+F5).

Slik bruker du publiserte oppbevaringsetiketter

Bruk følgende deler for å finne ut hvordan publiserte oppbevaringsetiketter kan brukes i apper:

Når du bruker Microsoft Syntex og publiserer oppbevaringsetiketter på SharePoint-plasseringer, kan du i tillegg bruke en oppbevaringsetikett på en dokumentforståelsesmodell slik at identifiserte dokumenter merkes automatisk.

Når innholdet er merket, kan du se følgende informasjon for å forstå når den brukte etiketten kan fjernes eller endres: Bare én oppbevaringsetikett om gangen.

Bruke oppbevaringsetiketter manuelt

Sluttbrukere, så vel som administratorer, kan manuelt bruke oppbevaringsetiketter fra følgende plasseringer:

  • Outlook og Outlook på nettet

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft 365 gruppeområde for Teams

Bruk avsnittene nedenfor til å forstå hvordan du bruker oppbevaringsetiketter.

Bruke oppbevaringsetiketter i Outlook

Hvis du vil merke et element i skrivebordsklienten for Outlook, velger du elementet. Klikk Tilordne policyHjem-fanen på båndet, og velg deretter oppbevaringsetiketten.

Tilordne policy-knapp.

Du kan også høyreklikke et element, klikke Tilordne policy på hurtigmenyen og deretter velge oppbevaringsetiketten. Når du velger flere elementer, kan du bruke denne metoden til å tilordne samme oppbevaringsetikett til flere elementer samtidig.

Når oppbevaringsetiketten er brukt, kan du vise oppbevaringsetiketten og hvilken handling den utfører øverst i elementet. Hvis en e-postmelding har en oppbevaringsetikett som har en tilknyttet oppbevaringsperiode, kan du raskt se når e-postmeldingen utløper.

Bruke en standard oppbevaringsetikett i en Outlook-mappe

Du kan bruke oppbevaringsetiketter på Outlook-mapper som en standardetikett som kan arves av meldinger i denne mappen. Høyreklikk mappen, velg Egenskaper, fanen Policy , og velg oppbevaringsetiketten du vil bruke som standard oppbevaringsetikett for mappen.

Når du bruker en standard oppbevaringsetikett som standardetikett for en Outlook-mappe:

  • Alle umerkede elementer i mappen har denne oppbevaringsetiketten aktivert.

  • Arven flyter til underordnede mapper og elementer arver etiketten fra nærmeste mappe.

  • Elementer som allerede er merket, beholder oppbevaringsetiketten, med mindre den ble brukt av en annen standardetikett.

  • Hvis du endrer eller fjerner standard oppbevaringsetikett for mappen: Eksisterende oppbevaringsetiketter som brukes på elementer i denne mappen, endres også eller fjernes bare hvis disse etikettene ble brukt av en standardetikett.

  • Hvis du flytter et element med en standard oppbevaringsetikett fra én mappe til en annen mappe med en annen standard oppbevaringsetikett: Elementet får den nye standard oppbevaringsetiketten.

  • Hvis du flytter et element med en standard oppbevaringsetikett fra én mappe til en annen mappe uten standard oppbevaringsetikett: Den gamle standard oppbevaringsetiketten fjernes.

Når etiketter brukes som ikke er standard oppbevaringsetiketter, men merker elementer som poster (eller forskriftsmessige poster), kan disse etikettene bare endres eller fjernes manuelt.

Bruke oppbevaringsetiketter i Outlook på nettet

Hvis du vil merke et element i Outlook på nettet, høyreklikker du elementtilordningspolicyen>> og velger oppbevaringsetiketten. I motsetning til skrivebordsversjonen av Outlook, kan du ikke bruke denne metoden hvis du velger flere elementer.

Tilordne policymeny i Outlook på nettet.

Når oppbevaringsetiketten er brukt, kan du vise oppbevaringsetiketten og hvilken handling den utfører øverst i elementet. Hvis en e-postmelding er klassifisert og har en tilknyttet oppbevaringsperiode, kan du raskt vite når e-postmeldingen utløper.

Etikett tilordnet til e-post i Outlook på nettet.

Som med skrivebordsversjonen av Outlook på nettet, kan du også bruke oppbevaringsetiketter på mapper. Høyreklikk mappen, velg Tilordne policy, og endre bruk policyen for overordnet mappe til oppbevaringsetiketten du vil bruke som standard oppbevaringsetikett for denne mappen.

Bruke oppbevaringsetiketter i OneDrive og SharePoint

Manuell bruk av oppbevaringsetiketter støttes bare i den nye opplevelsen, og ikke den klassiske opplevelsen.

Hvis du vil merke et dokument (inkludert OneNote-filer) i OneDrive eller SharePoint, velger du elementet > øverst til høyre og velger Ikon for informasjonsruten i detaljruten.>Bruk oppbevaringsetikett> velg oppbevaringsetiketten.

Du kan også bruke en oppbevaringsetikett på et listeelement, en mappe eller et dokumentsett, og du kan angi en standard oppbevaringsetikett for et dokumentbibliotek.

Bruke etikettliste for et element i SharePoint.

Når en oppbevaringsetikett er brukt på et element, kan du vise den i detaljruten når elementet er valgt.

Brukt etikett som vises i Detalj-ruten.

For SharePoint, men ikke OneDrive, kan du opprette en visning av biblioteket som inneholder Etiketter-kolonnen , eller elementet er en Post-kolonne . Med denne visningen kan du raskt se oppbevaringsetikettene som er tilordnet alle elementer, og hvilke elementer som er poster. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke kan filtrere visningen etter element er en Post-kolonne . Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du legger til kolonner, kan du se Vise eller skjule kolonner i en liste eller et bibliotek.

Bruke oppbevaringsetiketter ved hjelp av Microsoft 365 grupper

Når du publiserer oppbevaringsetiketter på Microsoft 365 Groups plassering, vises oppbevaringsetikettene på SharePoint-gruppeområdet, men støttes ikke av noen e-postklient for gruppepostbokser. Opplevelsen med å bruke en oppbevaringsetikett på nettstedet er identisk med den for dokumenter i SharePoint.

Brukere kan også bruke oppbevaringsetikettene direkte i Teams, fra Filer-fanen :

Bruke en oppbevaringsetikett i en Teams-kanal, Filer-fanen.

Bruke en standard oppbevaringsetikett på alt innhold i et SharePoint-bibliotek, en mappe eller et dokumentsett

Denne metoden krever at oppbevaringsetiketter publiseres til en oppbevaringsetikettpolicy.

I tillegg til å la andre bruke en oppbevaringsetikett på individuelle dokumenter, kan du også bruke en standard oppbevaringsetikett på et SharePoint-bibliotek, en mappe eller et dokumentsett. I dette scenarioet kan dokumenter på denne plasseringen arve den valgte standard oppbevaringsetiketten. Selv om den samme etiketten brukes, beholdes og slettes hvert dokument separat, i henhold til starten av innstillingen for oppbevaringsperiode i etiketten.

For et dokumentbibliotek utføres standard etikettkonfigurasjon på siden bibliotekinnstillinger for et dokumentbibliotek. Når du velger standard oppbevaringsetikett, kan du også velge å bruke den på eksisterende elementer i biblioteket.

Hvis du for eksempel har en oppbevaringsetikett for markedsføringsmateriell, og du vet at et bestemt dokumentbibliotek bare inneholder denne typen innhold, kan du gjøre oppbevaringsetiketten for markedsføringsmateriell til standardetikett for alle dokumenter i biblioteket.

Bruk etikett-alternativet på siden bibliotekinnstillinger.

Etikettvirkemåte når du bruker en standardetikett for SharePoint

For standard oppbevaringsetiketter som du bruker som standard oppbevaringsetikett for et bibliotek, en mappe eller et dokumentsett:

  • Alle nye, umerkede elementer i beholderen vil ha denne oppbevaringsetiketten aktivert.

  • For mapper flyter arven til alle underordnede mapper og elementer som arver etiketten fra nærmeste mappe.

  • Hvis du valgte alternativet for å bruke standardetiketten på eksisterende elementer: Elementer som allerede er merket, beholder oppbevaringsetiketten, med mindre den ble brukt av en annen standardetikett.

  • Hvis du endrer standard oppbevaringsetikett for beholderen: Eksisterende oppbevaringsetiketter som brukes på elementer i beholderen, endres bare hvis du valgte alternativet for å bruke standardetiketten på eksisterende elementer, og disse etikettene ble brukt av en standardetikett.

  • Hvis du fjerner standard oppbevaringsetikett for beholderen: Elementer beholder etikettene.

  • Hvis du flytter et element med en standard oppbevaringsetikett fra én beholder til en annen beholder: Elementet beholder den eksisterende standard oppbevaringsetiketten, selv om den nye plasseringen har en annen standard oppbevaringsetikett. Bare hvis du deretter endrer standardetiketten for denne nye plasseringen, kan det flyttede elementet arve standardetiketten fra gjeldende plassering.

Når etiketter brukes som ikke er standard oppbevaringsetiketter, men merker elementer som poster (eller forskriftsmessige poster), kan disse etikettene bare endres eller fjernes manuelt.

Bruke en oppbevaringsetikett automatisk på e-post ved hjelp av regler

I Outlook kan du opprette regler for å bruke en oppbevaringsetikett.

Du kan for eksempel opprette en regel som bruker en bestemt oppbevaringsetikett på alle meldinger som sendes til eller fra en bestemt distribusjonsgruppe.

Hvis du vil opprette en regel, høyreklikker du en regel >for> åopprette>regelveiviseren> foravanserte alternativer>,og bruker oppbevaringspolicy.

Regelveiviser med mulighet til å bruke oppbevaringspolicyer.

Selv om brukergrensesnittet refererer til oppbevaringspolicyer, er det oppbevaringsetikettene som vises her og kan velges, ikke oppbevaringspolicyene.

Oppdaterer oppbevaringsetiketter og deres policyer

Hvis du redigerer en oppbevaringsetikett eller en oppbevaringsetikettpolicy, og oppbevaringsetiketten eller policyen allerede brukes på innhold, brukes de oppdaterte innstillingene automatisk på dette innholdet i tillegg til innhold som nylig er identifisert.

Noen innstillinger kan ikke endres etter at etiketten eller policyen er opprettet og lagret, som inkluderer:

  • Navn på oppbevaringsetiketter og deres policyer, omfangstypen (adaptiv eller statisk) og oppbevaringsinnstillingene unntatt oppbevaringsperioden. Du kan imidlertid ikke endre oppbevaringsperioden når oppbevaringsperioden er basert på når elementer ble merket.
  • Alternativet for å merke elementer som en post.

Sletter oppbevaringsetiketter

Du kan slette oppbevaringsetiketter som for øyeblikket ikke er inkludert i noen oppbevaringsetikettpolicyer, som ikke er konfigurert for hendelsesbasert oppbevaring, eller som merker elementer som regulatoriske poster.

For oppbevaringsetiketter som du kan slette, hvis de er brukt på elementer, mislykkes slettingen, og du ser en kobling til innholdsutforsker for å identifisere de merkede elementene.

Det kan imidlertid ta opptil to dager før innholdsutforskeren viser elementene som er merket. I dette scenarioet kan oppbevaringsetiketten slettes uten å vise deg koblingen til innholdsutforskeren.

Låse policyen for å forhindre endringer

Hvis du trenger å sikre at ingen kan slå av policyen, slette policyen eller gjøre den mindre restriktiv, kan du se Bruke Bevaringslås for å begrense endringer i oppbevaringspolicyer og oppbevaringsetikettpolicyer.

Neste trinn

Slik hjelper du deg med å spore etikettene som brukes fra de publiserte policyene for oppbevaringsmerking:

Hendelsesbasert oppbevaring er et annet støttet scenario for oppbevaringsetiketter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Start oppbevaring når en hendelse inntreffer.