Excel-data beholder ikke formateringen i utsendelsesflettingsoperasjoner i Word
Artikkel
Gjelder for:
Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013
Hvis du utfører en utsendelsesfletting i Microsoft Word og du bruker et Microsoft Excel-regneark som datakilde for mottakerlisten, kan det hende at noen av de numeriske dataene ikke beholder formateringen når den slås sammen.
Denne virkemåten gjelder for formaterte prosentdeler, valutaverdier og postnumre, som vist i tabellen nedenfor:
Formater
I Excel-data
I Word MergeField
Prosent
50 %
.5
Valuta
$ 12,50
12,5
Postnummer
07865
7895
Årsak
Dette skjer fordi dataene i mottakerlisten i Word vises i det opprinnelige formatet der Excel lagrer dem, uten formateringen som brukes på regnearkcellene som inneholder dataene.
Løsning
For å løse denne atferden, brukes én av følgende metoder.
Metode 1
Bruk dynamiske data Exchange (DDE) til å koble til Excel-regnearket som inneholder dataene du vil bruke.
Start Word, og åpne deretter et nytt tomt dokument.
Velg Fil>Alternativer.
I Avansert-fanen, går du til Generelt-delen.
Merk av for Bekreft konvertering av filformat ved åpning, og velg deretter OK.
På Utsendelses-fanen, velges Start utsendelsesfletting, og velg deretter Trinn for trinn-veiviser for utsendelsesfletting.
Velg dokumenttypen du vil arbeide med i oppgaveruten Utsendelsesfletting, og velg deretter Neste.
Velg det første dokumentet du vil bruke under Velg startdokument, og velg deretter Neste.
Velg Bruk en eksisterende liste under Velg mottakere, og velg deretter Bla gjennom.
Finn mappen som inneholder den Excel-.arbeidsboken du vil bruke som datakilde i dialogboksen Velg datakilde, velg arbeidsbok og velg deretter Åpne.
Merk av for Vis alle i dialogboksen Bekreft datakilde. velg MS Excel regneark via DDE (*.xls), og velg deretter OK.
I Microsoft Excel-dialogboksen, under Navnet eller celleområde, velger du celleområdet eller regnearket som inneholder dataene du vil bruke, og deretter OK.
Obs!
Dataene vises nå i dialogboksen Mottakere for utsendelsesfletting med samme formatering som vises i regnearket Excel.
Metode 2
Formater det Excel-feltet som inneholder postnummeret som tekst.
Velg kolonnen som inneholder postnummerfeltet i Excel.
I Hjem-fanen, går du til gruppen med Celler. Velg deretter Format og Formater celler.
Velg Tall-fanen.
Under Kategori velger du tekst og deretter OK.
Lagre datakilden. Deretter fortsetter du med utsendelsesflettingen i Word.
Vis at du har de avanserte ferdighetene som trengs for å få mest mulig ut av Word 2016 ved å få en Microsoft Office Specialist (MOS)-ekspertsertifisering.