Share via

Power BI-rapporten en -dashboards delen en eraan samenwerken

Power BI biedt verschillende manieren om Power BI-rapporten, dashboards en gegevens te delen en samen te werken met anderen, binnen of buiten uw organisatie. In dit artikel worden de belangrijkste opties voor delen en samenwerking uitgelegd, wanneer u deze kunt gebruiken en hoe u machtigingen beheert.

Important

Wanneer u een rapport deelt, deelt u ook de toegang tot het onderliggende semantische model. De leestoegang van een rapportgebruiker is standaard niet beperkt tot de elementen en gegevens die zichtbaar zijn in het rapport. Definieer beveiliging op het semantische model met beveiliging op rijniveau (RLS) om de toegang tot rijen met gegevens te beperken, of beveiliging op objectniveau (OLS) om de toegang tot kolommen en tabellen te beperken. Als u een tabel, kolom, metrieken, visual of rapportpagina verbergt, voorkomt u niet dat rapportgebruikers toegang hebben tot deze verborgen elementen. Verbergen is geen beveiligingsmaatregel, maar een optie om een overzichtelijke gebruikerservaring te bieden. Zie het rapport over beveiligingsplanning en het fabric-rechtenmodel voor meer informatie over beveiligingsplanning.

Een methode voor delen kiezen

Weet u niet zeker welke optie u wilt gebruiken? Begin hier:

Scenario Beste methode Requirements
Een specifiek rapport of dashboard delen met benoemde personen Directe koppeling of toegang Pro/PPU-licentie of Premium capaciteit
Professionele inhoud distribueren naar een groot team of uw hele organisatie Een app publiceren Pro/PPU-licentie om te publiceren; gratis licentie voor gebruik in Premium/Fabric-capaciteit
Samenwerken aan inhoud met een team Workspace Werkruimterollen toewijzen (beheerder, lid, inzender)
Rapporten delen en bespreken in Microsoft Teams Teams-integratie Power BI-app voor Teams
Delen met personen buiten uw organisatie Extern delen Beheerder moet extern delen inschakelen; gebruikers aanmelden met Microsoft Entra B2B
Delen met een grote doelgroep via een beveiligingsgroep Toegang tot beveiligingsgroepen Pro/PPU-licentie of Premium capaciteit

Vereisten

  • Als u inhoud wilt delen, hebt u een PPU-licentie (Power BI Pro of Premium Per User) nodig, tenzij de inhoud zich in een Premium-capaciteit bevindt.
  • Ontvangers hebben ook een Power BI Pro- of PPU-licentie nodig, tenzij de inhoud zich in een Premium- of Fabric-capaciteit bevindt.
  • Als u wilt dat geadresseerden een gedeeld rapport kunnen bewerken, wijst u deze een werkruimterol toe die bewerking toestaat. Zie Rollen in werkruimten voor meer informatie.
  • Ontvangers met gratis licenties voor toegang tot gedeelde rapporten moeten zowel het rapport als het onderliggende semantische model zich in Premium-capaciteit bevinden. Als het semantische model zich in een andere werkruimte bevindt die zich niet in premium-capaciteit bevindt, ontvangen gratis gebruikers een prompt om hun licentie te upgraden.

Notitie

Alleen P-SKU's en F SKU's F64 of groter laten gebruikers met een gratis Microsoft Fabric-licentie en de rol Viewer Power BI-apps en gedeelde inhoud gebruiken. Voor kleinere F-SKU's is een Pro-licentie vereist. De F SKU maakt deel uit van Fabric. Zie Microsoft Fabric-licenties voor meer informatie.

Rapporten en dashboards delen

  1. Selecteer Delen in een lijst met rapporten of dashboards of wanneer u er een bekijkt.
  2. Kies in het dialoogvenster Koppeling verzenden hoe u wilt delen:
    • Personen in uw organisatie: iedereen in uw organisatie met de koppeling kan weergeven (niet voor externe gebruikers of gastgebruikers).
    • Specifieke personen: Voer namen of e-mailberichten in die u rechtstreeks wilt delen (inclusief Microsoft Entra B2B-gasten).
    • Personen met bestaande toegang: een koppeling verzenden naar iemand die al toegang heeft.
  3. Machtigingen instellen:
    • Opnieuw delen: ontvangers toestaan om te delen met anderen.
    • Build: Ontvangers toestaan hun eigen rapporten te maken op basis van de gegevens.
  4. Kopieer de koppeling of verzend deze rechtstreeks via e-mail, Outlook, PowerPoint of Teams.

Schermopname van het dialoogvenster Koppeling delen in Power BI met personen in uw organisatie, specifieke personen en personen met bestaande toegangsopties voor het delen van rapporten en dashboards.

Notitie

Uw organisatie kan deelbare koppelingen naar Personen in uw organisatie beperken. Zie tenantinstellingen.

U kunt kiezen wie de koppeling voor delen toegang geeft tot en wat ze kunnen doen met het rapport en de bijbehorende gegevens:

  • Personen in uw organisatie: met dit type koppeling kunnen personen in uw organisatie toegang krijgen tot het rapport. Deze koppeling werkt niet voor externe gebruikers of gastgebruikers. Gebruik dit koppelingstype wanneer:
    • U wilt delen met iemand in uw organisatie.
    • U bent vertrouwd met de koppeling die wordt gedeeld met andere personen binnen uw organisatie.
    • U wilt ervoor zorgen dat de koppeling niet werkt voor externe gebruikers of gastgebruikers.
  • Personen met bestaande toegang: Dit type koppeling genereert een URL naar het rapport, maar geeft geen toegang tot het rapport. Gebruik dit koppelingstype als u alleen een koppeling wilt verzenden naar iemand die al toegang heeft.
  • Specifieke personen: Met dit type koppeling kunnen specifieke personen of groepen toegang krijgen tot het rapport. Als u deze optie selecteert, voert u de namen of e-mailadressen in van de personen met wie u wilt delen. Met dit koppelingstype kunt u delen met gastgebruikers in de Microsoft Entra-id van uw organisatie. U kunt niet delen met externe gebruikers die geen gasten zijn in uw organisatie.
  • Instellingen: Koppelingen die toegang verlenen tot personen in uw organisatie of specifieke personen , bevatten altijd ten minste leestoegang. U kunt echter ook opgeven of u wilt dat de koppeling de volgende machtigingen bevat of uitsluit:
    • Machtigingen voor opnieuw delen (standaard opgenomen): ontvangers kunnen het rapport delen met anderen.
    • Bouwmachtigingen (standaard uitgesloten): ontvangers mogen hun eigen rapporten maken in andere werkruimten, gebaseerd op aan het rapport gekoppelde gegevens. Lees meer over het maken van rapporten op basis van semantische modellen uit verschillende werkruimten.
    • Koppelingen voor personen met bestaande toegang hebben geen andere instellingen omdat deze koppelingen geen toegang geven tot het rapport.
  • Gebruikers kunnen geen koppeling gebruiken die niet rechtstreeks met hen is gedeeld om toegang te krijgen tot een rapport. Het rapport kan echter worden gedeeld met de gebruiker via een andere koppeling of ze hebben mogelijk directe toegang tot het rapport via een werkruimterol.
  • Als uw Power BI-beheerder deelbare koppelingen naar personen in uw organisatie heeft uitgeschakeld, kunt u alleen koppelingen kopiëren en delen naar specifieke personen of personen met bestaande toegang.
  • Als u machtigingen voor opnieuw delen voor het rapport hebt, maar u geen machtigingen voor opnieuw delen hebt voor de onderliggende gegevens van het rapport, geven uw deelbare koppelingen geen toegang tot de onderliggende gegevens.
  • Als u geen machtigingen voor opnieuw delen voor het rapport hebt, kunt u alleen koppelingen naar personen met bestaande toegang kopiëren en delen.
  • Als u geen Power BI Pro-licentie hebt, kunt u alleen koppelingen kopiëren en delen naar Personen met bestaande toegang.

Samenwerken in werkruimten

  • Werkruimten gebruiken om samen te werken aan inhoud met een team.
  • Wijs rollen (Beheerder, Lid, Inzender, Viewer) toe om de toegang en bewerking te beheren.
  • Publiceer inhoud in werkruimten als apps voor een bredere distributie.

Wanneer u samenwerkt met een team in een werkruimte, heeft het team toegang tot alle gegevens in de werkruimte. Als u de toegang tot gegevens van een gebruiker wilt beperken, wijst u de rol Kijker toe en definieert u RLS of OLS in het semantische model.

Apps publiceren om inhoud te distribueren

  • Pakketdashboards en -rapporten in een app voor eenvoudige distributie.
  • Apps delen met grote groepen of uw hele organisatie.
  • Ontvangers krijgen een consistente leeservaring zonder schrijfrechten, tenzij u bouwmachtigingen verleent.

Wanneer u een rapport deelt via een app, krijgen ontvangers leestoegang tot zowel het rapport als het onderliggende semantische model. Zonder gedefinieerde RLS of OLS in het semantische model wordt het rapport gedeeld met volledige toegang tot alle gegevens, zelfs als tabellen, kolommen of meetwaarden niet in het rapport worden weergegeven. Als gebruikers een directe koppeling hebben naar inhoud in uw app, hebben ze toegang tot alle gegevens, zelfs als de tabel, kolom of meting visueel verborgen is in de app-navigatie. Wanneer u een app maakt, kunt u gebruikers ook samenstellingsmachtigingen verlenen voor het semantische model, zodat ze nieuwe oplossingen kunnen bouwen op basis van de gegevens.

Rapporten delen in Microsoft Teams

  • Deel rapporten en dashboards rechtstreeks in Teams-kanalen of -chats.
  • Werk in realtime samen en bespreek inzichten met uw team.

Een dashboard delen

Selecteer Delen in een lijst met dashboards of in een geopend dashboard.

In het dialoogvenster Dashboard delen verleent u gebruikers of groepen directe toegang tot het dashboard. Voer de naam of het e-mailadres van de gebruiker of groep in, typ desgewenst een bericht en selecteer Toegang verlenen.

Geef, net als bij delen van rapporten, op of u gebruikers de volgende machtigingen wilt verlenen:

  • Machtigingen voor opnieuw delen (standaard inbegrepen): ontvangers kunnen het dashboard delen met anderen.
  • Bouwrechten (standaard inbegrepen): Ontvangers kunnen inhoud creëren met de data die aan het dashboard gekoppeld is.

U kunt het dashboard delen met gastgebruikers van wie de adressen zich buiten uw organisatie bevinden, maar gastgebruikers kunnen dashboards niet opnieuw delen.

Notitie

Het invoervak ondersteunt maximaal 100 afzonderlijke gebruikers of groepen. Zie Delen met grote groepen met behulp van beveiligingsgroepen of apps voor meer informatie over delen met meer personen.

Machtigingen voor een dashboard beheren

Als u machtigingen voor het dashboard wilt beheren, selecteert u het menu Meer opties (...) in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster Dashboard delen en selecteert u vervolgens Machtigingen beheren.

Het deelvenster Machtigingen beheren wordt geopend, waar u kunt zien wie directe toegang heeft. Selecteer het pluspictogram (+) om meer gebruikers rechtstreeks toegang te geven tot het dashboard.

Selecteer voor meer mogelijkheden voor toegangsbeheer de optie Geavanceerd in de voettekst van het deelvenster Machtigingen beheren. Op de beheerpagina die wordt geopend, kunt u het volgende doen:

  • Weergeven en beheren wie directe toegang heeft en personen directe toegang verlenen.
  • Toegangsaanvragen en uitnodigingen die In behandeling zijn, weergeven en beheren.
  • Gerelateerde inhoud weergeven en beheren.
  • Pas filters toe of zoek naar specifieke personen.

Als u de toegang van een gebruiker tot het dashboard wilt verwijderen, selecteert u het beletselteken (...) naast de machtigingen van die gebruiker en selecteert u Toegang verwijderen. Bepaal in het dialoogvenster Toegang verwijderen of u ook de toegang tot gerelateerde inhoud wilt verwijderen, zoals rapporten en semantische modellen. Het is raadzaam om ook de toegang tot gerelateerde inhoud te verwijderen; anders wordt de gerelateerde inhoud mogelijk niet goed weergegeven.

Power BI-inhoud delen buiten uw organisatie

Als u inhoud wilt delen met externe gebruikers, moet uw Power BI-beheerder extern delen inschakelen in de tenantinstellingen. Zie tenantinstellingen voor gastgebruikers voor meer informatie.

Wanneer u deelt met personen buiten uw organisatie, ontvangen ze een e-mail met een koppeling naar het gedeelde rapport of dashboard. De geadresseerde moet zich aanmelden bij Power BI om te zien wat u hebt gedeeld. Als ze geen PPU-licentie (Power BI Pro of Premium Per User) hebben, kunnen ze zich registreren voor een licentie wanneer ze de koppeling selecteren.

Nadat personen zich hebben aangemeld, zien ze het gedeelde rapport of dashboard in een eigen browservenster, niet in de gebruikelijke Power BI-portal. Externe ontvangers moeten een bladwijzer maken voor de link om later terug te gaan naar dit rapport of dashboard.

Alleen de rechtstreekse ontvangers zien het gedeelde rapport of dashboard. Als u bijvoorbeeld het e-mailbericht naartoe Vicki@contoso.comverzendt, ziet alleen Vicki het dashboard. Niemand anders kan het dashboard zien, zelfs als Vicki hen de koppeling doorstuurt. Vicki moet hetzelfde e-mailadres gebruiken om er toegang toe te krijgen; Als Vicki zich aanmeldt met een ander e-mailadres, heeft Vicki geen toegang tot het dashboard.

Personen buiten uw organisatie zien helemaal geen gegevens als beveiliging op rollen- of rijniveau wordt geïmplementeerd in tabellaire modellen van Analysis Services.

Gebruik een beveiligingsgroep, niet een distributiegroep, om te delen met een groep die personen met externe e-mailadressen bevat. Personen met externe e-mailberichten in een distributiegroep kunnen de inhoud die u deelt niet zien, tenzij ze Microsoft Entra B2B-gastgebruikers zijn. Zie Power BI-inhoud distribueren naar externe gastgebruikers met Microsoft Entra B2B voor meer informatie.

Als u een koppeling vanuit een mobiele Power BI-app naar personen buiten uw organisatie verzendt, wordt het dashboard geopend in een browser, niet in de mobiele Power BI-app.

Delen met grote groepen met behulp van beveiligingsgroepen of apps

  • Gebruik beveiligingsgroepen om te delen met grote doelgroepen.
  • Of maak een app vanuit een werkruimte en publiceer deze naar veel gebruikers. Zie het publiceren van apps in Power BI.

Machtigingen beheren

  1. Selecteer Meer opties (...) in het dialoogvenster Delen en selecteer vervolgens Machtigingen beheren.
  2. In het deelvenster Machtigingen beheren kunt u het volgende doen:
    • Bestaande koppelingen kopiëren of wijzigen
    • Directe toegang verlenen of verwijderen
    • Wachtende aanvragen en gerelateerde inhoud weergeven
    • Geavanceerd gebruiken voor meer opties

Schermopname van het deelvenster Machtigingen beheren in Power BI met opties voor het kopiëren van koppelingen, het verlenen van directe toegang en het weergeven van aanvragen die in behandeling zijn.

Notitie

Elk rapport mag niet meer dan 1000 koppelingen voor delen bevatten. Als u deze limiet bereikt, verwijdert u koppelingen voor Specifieke personen en verleent u deze gebruikers directe toegang.

Overwegingen en beperkingen

Important

Publiceren op internet maakt rapporten openbaar toegankelijk op internet zonder verificatie, inclusief alle onderliggende gegevens in het semantische model. Voordat u Publiceren op internet gebruikt, raadpleegt u de beveiligingsrichtlijnen in Publiceren op internet vanuit Power BI.

Houd rekening met de volgende overwegingen bij het delen van rapporten en dashboards:

  • U kunt zowel rapporten als dashboards delen met gebruikers via directe toegang. Alleen rapporten kunnen echter worden gedeeld via koppelingen die toegang geven tot het rapport en onderliggende gegevens.
  • Als u machtigingen voor opnieuw delen hebt voor het onderliggende semantische model, deelt u het onderliggende semantische model ook wanneer u een rapport of dashboard deelt met collega's. Uw collega's krijgen toegang tot het hele semantische model, tenzij beveiliging op rijniveau (RLS) of BEVEILIGING op objectniveau (OLS) hun toegang beperkt. Auteurs van rapporten kunnen gebruikerservaringen aanpassen bij het weergeven of gebruiken van rapporten. Auteurs kunnen bijvoorbeeld kolommen verbergen of de acties voor visuals beperken. Deze aangepaste gebruikerservaringen beperken niet de gegevens waartoe gebruikers toegang hebben in het semantische model. Verbergen is geen beveiligingsmaatregel. Het biedt een overzichtelijke ervaring. Gebruik RLS in het semantische model om de toegang tot rijen met gegevens te beperken en OLS om de toegang tot kolommen en tabellen te beperken, zodat de referenties van elke persoon bepalen welke gegevens ze kunnen openen.
  • Voor gratis gebruikers die toegang hebben tot gedeelde inhoud, moeten zowel het rapport als het onderliggende semantische model zich in Premium-capaciteit bevinden. Als het semantische model wordt opgeslagen in een andere werkruimte die zich niet in Premium-capaciteit bevindt, wordt gratis gebruikers gevraagd hun licentie te upgraden, zelfs als het rapport zelf zich in Premium-capaciteit bevindt.
  • Iedereen met wie u uw dashboard deelt, kan het zien en communiceren met de gerelateerde rapporten in de leesweergave. Over het algemeen kunnen ze geen rapporten maken of wijzigingen in bestaande rapporten opslaan. Als u ontvangers echter toestaat inhoud samen te stellen met de gegevens die aan dit dashboard zijn gekoppeld, krijgen ontvangers volledige toegang tot alle elementen in het onderliggende semantische model en kunnen ze hun eigen rapporten, dashboards en andere oplossingen maken in andere werkruimten. Ze zien alleen gegevens die zijn toegestaan door RLS- of OLS-regels die zijn geconfigureerd in het semantische model.
  • Hoewel niemand het semantische model kan zien of downloaden, hebben ze rechtstreeks toegang tot het semantische model met behulp van de functie Analyseren in Excel. Een beheerder kan de mogelijkheid beperken om Analyseren in Excel te gebruiken voor iedereen in een groep. De beperking is echter voor iedereen in die groep en voor elke werkruimte waartoe de groep behoort.
  • Iedereen kan de gegevens handmatig vernieuwen.
  • U kunt geen rapporten delen die naar u zijn gedistribueerd in een app. Vraag de eigenaar van de app om de persoon met wie u het rapport wilt delen toe te voegen en de app opnieuw te publiceren.
  • Als u Microsoft Exchange Online gebruikt voor e-mail, kunt u het e-mailadres van een distributiegroep invoeren om te delen met de leden.
  • U kunt geen geïntegreerde Microsoft 365-groepen gebruiken voor direct delen en e-mailabonnementen. Als u geen personen wilt opgeven, kunt u distributiegroepen of beveiligingsgroepen met e-mail gebruiken om te delen met meerdere gebruikers. Zie E-mailaliassen voor groepen gebruiken in 'E-mailabonnementen voor rapporten en dashboards in de Power BI-service' voor meer informatie.
  • Collega's die uw e-maildomein delen en collega's waarvan het domein verschilt, maar geregistreerd in dezelfde tenant, kunnen het dashboard delen met anderen. Stel dat de domeinen contoso.com en contoso2.com zijn geregistreerd in dezelfde tenant en uw e-mailadres is konrads@contoso.com. Beide ravali@contoso.com en gustav@contoso2.com kunnen uw dashboard delen, zolang u hen toestemming geeft om te delen.
  • Als uw collega's al toegang hebben tot een specifiek rapport of dashboard, kunt u een directe koppeling verzenden door de URL te kopiëren wanneer u op het dashboard of rapport bent. Bijvoorbeeld: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.
  • Wanneer u rapporten of dashboards deelt via directe toegang, wordt een e-mailmelding alleen verzonden naar afzonderlijke gebruikers en niet naar groepen.

Gerelateerde inhoud

  • Last updated on