Aan de slag met de acceptatie van onderwerpen

Voordat u aan de slag gaat met ingebruikname, moet u de concepten van kennisbeheer en onderwerpen begrijpen. In het volgende diagram ziet u wat er gebeurt tijdens de detectie en curatie van onderwerpen:

• Detectie: Gebruikers kunnen kennis ontdekken in de apps die ze elke dag gebruiken via onderwerpkaarten. Ze kunnen ook onderwerpen ontdekken in Microsoft Search.
• Curation: Deskundigen op het gebied van onderwerpen (KMO's) verfijnen onderwerpen via onderwerppagina's en AI leert van hun input. Het onderwerpcentrum bevat onderwerppagina's die gebruikers kunnen verkennen en die experts kunnen beheren.
• Identificatie: Met Microsoft Graph en KUNSTMATIGE Intelligentie (AI) worden kennis en personen (onderwerpen, vaardigheden, enzovoort) geïdentificeerd en automatisch ingedeeld in gerelateerde onderwerpen. SharePoint-inhoud wordt geïndexeerd met beveiligingsinhoud.
• Extensie: Met Microsoft Graph-inhoudsconnectors (binnenkort beschikbaar) kunt u kennis van externe services en gegevensopslagplaatsen opnemen.

Raadpleeg het overzicht voor een inleiding voor meer informatie.

Houd er rekening mee dat:

• De detectie van onderwerpen is verbeterd wanneer er meer inhoud beschikbaar is.
• De beveiliging, privacy en locatie van uw gegevens blijven behouden, ook al worden de gegevens in een nieuwe ervaring gepresenteerd.
• Gebruikers hebben een licentie nodig om onderwerpen weer te geven.
• Detectie vindt in eerste instantie plaats op Engelstalige inhoud.

Denk ter voorbereiding na over deze vragen:

• Welke inhoud moet worden gebruikt voor onderwerpdetectie?
• Wie beheert de onderwerpen?
• Wie ziet er onderwerpkaarten en markeringen?
• Welke onderwerpen worden verwacht?

Bekijk deze lijst met vereisten om optimaal gebruik te maken van onderwerpen:

Product of functie	Beschrijving
SharePoint Online met moderne SharePoint-pagina's	Onderwerpanalyse bevat alleen inhoud op SharePoint-sites en onderwerpkaarten kunnen alleen worden weergegeven op moderne pagina's.
Microsoft Graph	U kunt bepalen of onderwerpen worden opgenomen of uitgesloten van Zoeken of Delve met de Microsoft Graph-instellingen.

Ingebruikname plannen

Als u de acceptatie van onderwerpen wilt plannen, moet u het volgende doen:

1. Plan uw aanpak en doelscenario's:

   • Denk na over het definiëren en prioriteren van de scenario's.
   • Denk na over de belanghebbenden en projectteamleden die u moet hebben betrokken.
   • Bepaal de gewenste bedrijfsresultaten en hoe u succes gaat meten.

2. Engage uw organisatie:

   • Identificeer de bedrijfsgroepen en bedrijfsteams die moeten worden betrokken en stem deze af op de scenario's die u plant.
   • Begin na te denken over hoe u een aantal early adopters kunt betrekken om kritieke, vroege feedback te krijgen, zodat u kunt herhalen om tot de beste oplossing te komen.
   • Begin met het opbouwen van de community en bedenk hoe verschillende groepen in uw organisatie Onderwerpen kunnen gebruiken.

3. Uw organisatie trainen: de meeste mensen begrijpen intuïtief het concept van onderwerpen en hoe onderwerpkaarten relevante informatie verzamelen, en de waarde ervan begrijpen en zien. Maar misschien wilt u een training maken die is afgestemd op uw eigen cultuur en organisatie, om te laten zien hoe u onderwerpen wilt gebruiken. Enkele trainingsbronnen:

   • Knowledge & Content Services-resourcecentrum. Bevat overzichten en functie-informatie, opgenomen video's en presentaties op kantooruren en informatie over partners en hun aanbiedingen.
   • Deel trainings- en help-inhoud voor gebruikers met uw gebruikers.

4. Bouw een kampioensnetwerk:

   • Mogelijk hebt u al community's van praktijk- of kampioensnetwerken. Deze netwerken zijn geweldige manieren om te socialiseren en te evangeliseren en collega's te betrekken bij het helpen van elkaar. En ze kunnen succesverhalen delen, wat waardevol kan zijn. Ze kunnen advies geven en enthousiasme genereren.

5. Bekijk meer resources op de acceptatiesite.

Doelscenario's

Bepaal hoe u Onderwerpen in uw organisatie wilt gebruiken, zodat u ze met succes kunt gebruiken. Hier volgen enkele scenario's waarin kennisbeheer en onderwerpen uw organisatie kunnen helpen:

• Onboarding van rollen & training: Inzicht in de terminologie, belangrijke projecten en cultuur van een nieuwe organisatie zijn belangrijke stappen bij het onboarden. Eenvoudige detectie van onderwerpen kan nieuwe werknemers helpen snel nieuwe banen, rollen of projecten te vinden.
• Expertise zoeken en informatie delen: wanneer onderwerpen worden beheerd en gedeeld, kunnen mensen in uw organisaties gemakkelijker informatie en experts vinden om hen te helpen bij hun dagelijkse werk.
• Uitgebreide besluitvorming en verbeterde time-to-market: wanneer informatie en experts gemakkelijk bereikbaar zijn, kunt u gemakkelijker beslissingen nemen en verlof voor projecten scheren.

Voorbeeldscenario voor onboarding van rollen

Een HR-manager moet nieuwe werknemers informatie verstrekken om hen te helpen snel aan de slag te gaan met het bedrijf en hun teams. Ze willen ze verwijzen naar de juiste resources, documenten en teamleden die ze snel en efficiënt moeten onboarden. Ze zijn op zoek naar een oplossing waarmee de nieuwe werknemer snel de informatie kan vinden die ze nodig hebben zonder dat ze hoeven te zoeken in meerdere opslagplaatsen of de toepassingen te verlaten die ze al gebruiken.

Bijvoorbeeld:

• Een werknemer (Jordan) neemt een nieuwe rol aan of is net aangenomen en begint net met een rol. Jordan wil zo snel mogelijk betrokken en productief zijn. Maar Jordan heeft ook hulp nodig bij het vinden van een startplaats.
• Een collega (Kim) die de rol had vóór Jordan, heeft onderwerppagina's gemaakt die nieuwe werknemers en iedereen die op zoek is naar die informatie kunnen helpen.
• Kim was een SME en had machtigingen om niet-bevestigde onderwerppagina's te bekijken. Niet-bevestigde onderwerppagina's zijn goede uitgangspunten voor wat de AI heeft ontdekt en gemaakt, en Kim kon deze bewerken om deskundige resources, definities toe te voegen en andere resources vast te maken.
• Terwijl Jordan een nieuw bericht op SharePoint leest, zien ze een onderwerpmarkering en bewegen ze er de muisaanwijzer over om snel een definitie van de term te krijgen en met wie ze contact kunnen opnemen met meer vragen. Voorheen moest Jordan misschien op zoek naar deze informatie en contact opnemen met collega's om te zien wie er iets kon vragen.
• Het kan handig zijn om deze informatie aan de orde te stellen via onderwerpen. Hoewel deze informatie mogelijk eerder beschikbaar was, is deze mogelijk in een silo opgenomen en moeilijk te vinden. Door het in de toepassingen te brengen die Jordan gebruikt en hen te helpen deze experts te vinden, kan dit ook een gevoel van betrokkenheid en community stimuleren. Het kan hen ook helpen zich meer kracht te voelen bij het omgaan met de nieuwe rol.

Wanneer u dit scenario automatiseert, kunt u ervoor zorgen dat:

• Nieuwe medewerkers kunnen snel in contact komen met de juiste mensen op de juiste projecten.
• Nieuwe werknemers hebben direct toegang tot de meest recente projectinformatie binnen de werkstroom.
• De zoektijden worden aanzienlijk verkort.
• De onboardingtijden zijn aanzienlijk korter.

Voorbeeldscenario voor klant callcenter

U kunt de klantenservice in staat stellen snel bestanden en experts te vinden om u te helpen met ongebruikelijke belastingvragen en snel het antwoord te documenteer zodat anderen gemakkelijk toegang kunnen krijgen met Onderwerpen.

Een ondersteuningsmedewerker moet bijvoorbeeld snel Knowledge Base artikelen, documenten en beleidsregels vinden, zodat ze klanten kunnen ondersteunen. Ze willen de juiste informatie op het juiste moment vinden, zonder dat ze handmatig verschillende databases, opslagplaatsen of toepassingen hoeven te doorzoeken of een oproep hoeven te verzenden. En ze zijn op zoek naar een oplossing waarmee ze binnen hun belangrijkste oproepprompt en toegangsbeleid, voorschriften en richtlijnen kunnen blijven in de stroom van hun gesprekken, zodat ze snel kunnen reageren op vragen en de case kunnen bijwerken.

Wanneer u dit scenario automatiseert met Onderwerpen, kunt u ervoor zorgen dat:

• De ondersteuningsgesprekstijden zijn korter.
• Escalaties naar ondersteuning van de 2e en 3e laag worden verminderd.
• Het aantal callbacks in een bepaald geval wordt verminderd.
• Klanttevredenheid wordt verhoogd.

Prioriteit geven aan uw scenario's

Nadat u uw scenario's hebt geïdentificeerd, kunt u de scenario's prioriteren:

Een manier om ze te prioriteren, is door uw scenario's uit te zetten in een raster met impact versus implementatiegemak. Zoek naar scenario's die zowel een grote impact hebben als eenvoudig te implementeren zijn en die uw hoogste prioriteit hebben. Scenario's met een lage impact en moeilijk te implementeren zijn de laagste prioriteit. Wanneer u een snelle overwinning hebt met een eenvoudig te implementeren scenario met een hoge impact, helpt het mensen om enthousiast te raken en de mogelijkheden te zien van het gebruik van onderwerpen.

Kies een aantal belangrijke scenario's om u in eerste instantie op te richten, werk met uw early adopters om feedback te krijgen en implementeer vervolgens in fasen. Op deze manier kunt u herhalen, verbeteringen aanbrengen en feedback krijgen, zodat u de acceptatie in de loop van de tijd kunt vergroten.

Belanghebbenden identificeren

Identificeer de belanghebbenden voor uw project. De belangrijkste rollen zijn de executive sponsor, succeseigenaar en kampioenen.

Rol	Verantwoordelijkheden	Department
Executive sponsor(s)	Visie en waarden op hoog niveau communiceren met het bedrijf	Leidinggevenden
Project lead(s)	Het volledige uitvoeringsproces en implementatieproces van de lancering overzien	Projectmanagement
Kennisbeheerders	Onderwerpen instellen en configureren	IT-afdeling
Kennisbeheerders	Onderwerpen beheren en de taxonomie overzien	Elke afdeling
Taxonomiebeheerders	De taxonomie bewaken	Elke afdeling
Deskundigen en inzenders voor onderwerpen	Onderwerpen en beschrijvingen genereren of bekijken	Elke afdeling
Kampioenen	Hulp bij het evangeliseren en beheren van de afhandeling van bezwaar	Elke afdeling (personeel)
Tenantbeheerder	Instellingen op tenantniveau configureren	IT-afdeling
Power Platform-beheerder	Dataverse-omgeving configureren	IT-afdeling
Beheerder of manager zoeken	Zoekinstellingen configureren	IT-afdeling

In een grotere organisatie hebt u mogelijk ook meerdere personen in deze rollen en moet u de coördinatie tussen hen stimuleren. In een kleiner bedrijf kan één persoon verschillende van deze rollen uitvoeren. Verschillende rollen zijn mogelijk meer betrokken bij verschillende fasen van het project. Beheerders zijn bijvoorbeeld meer betrokken bij het instellen van de functies, terwijl deskundigen en experts op het gebied van onderwerpen pas betrokken raken als u begint met het definiëren van onderwerpen.

Hoewel we u aanraden om elk van deze rollen tijdens uw implementatie uit te voeren, merkt u mogelijk dat u ze niet allemaal nodig hebt om aan de slag te gaan met de geïdentificeerde oplossing.

Een geslaagd plan maken

Gebruik deze indicatoren om het succes van onderwerpen in uw organisatie te meten. Kijken naar:

1. Onderwerpgebruik:
   • Onderwerpindrukken
   • Aantal onderwerpen: zowel bevestigd als onbevestigd in de lijst met gecureerde onderwerpen.
   • Aantal gepubliceerde onderwerppagina's.
2. Feedback van eindgebruikers van onderwerpkaarten.
3. Doe tevredenheidsenquêtes voor werknemers. Onderwerpen moeten het vermogen van werknemers om informatie te vinden verbeteren, dus zoek manieren om hun input en feedback over die ervaring te verzamelen.
4. Positieve impact op zoekanalyses. Omdat onderwerpen worden weergegeven in de zoekervaring, ziet u na verloop van tijd mogelijk lagere aantallen verlaten zoekopdrachten omdat mensen de onderwerpen in de zoekopdracht gemakkelijker kunnen vinden.

Een kampioensnetwerk bouwen

Bouw een kampioensnetwerk in uw organisatie. Kampioenen zijn belangrijk omdat ze:

• Een cirkel van invloed maken binnen hun teams
• Beheer van stationsonderwerp & onderhoud

U kunt kampioenen uit verschillende rollen rekruteren: kennismanagers en vakexperts.

Veel kampioensnetwerken gebruiken Viva Engage als platform. In Viva Engage kunnen mensen vragen stellen en antwoorden krijgen en succesverhalen delen. U kunt vertrouwen op het netwerk van personen in uw bedrijf om advies te geven aan hun collega's en te laten zien hoe hun team Onderwerpen gebruikt, zodat andere teams hun eigen scenario's kunnen bedenken.

Sommige organisaties gebruiken hackathons (formeel of informeel, virtueel of persoonlijk) om groepen mensen te verzamelen om aan een specifiek project te werken. U kunt bijvoorbeeld uw deskundigen op het gebied van onderwerpen verzamelen en hen laten samenwerken om een reeks onderwerppagina's te samenstellen.

Denk na over hoe je je kampioenen kunt herkennen. Door hun activiteiten te belonen, hen erkenning te geven en een aantrekkelijke community te genereren, kunnen werknemers het gevoel krijgen dat ze bijdragen aan iets belangrijks terwijl ze iets terugkrijgen van hun investeringen.

Nu u klaar bent om uit te rollen, wilt u ervoor zorgen dat u doorlopende betrokkenheid aanmoedigt.

• Onderhoud actieve Viva Engage groepen voor uw kampioenen.
• Deel succesverhalen.
• Host regelmatig betrokkenheidsevenementen om verhalen te delen of nieuwe functies te introduceren.
• Stel uitdagingen voor mensen en voer wedstrijden uit.

Volgende stappen

Wanneer u klaar bent om onderwerpen uit te rollen, moet u mensen erbij betrekken.

• Maak kennis met de functieset en laat ze nadenken over hun scenario's.
• Verzamel de belanghebbenden en maak scenario's.
• Verdrijf de community en denk na over hoe je ze gaat betrekken.
• Voltooi vervolgens de voorbereidingsstappen. Sommige kunnen technische gereedheid en andere zakelijke gereedheid zijn.
• Tot slot, socialiseren en promoveren.
• Neem deel aan de discussie en bekijk de meest recente gebeurtenissen in de onderwerpencommunity.