mailmerge met afzonderlijke bijlage per excel-adres

Question

Beste lezer,

Weet iemand of het mogelijk is om een aparte (word of pdf) bijlage te versturen bij een gemailmerged e-mailbestand uit Excel.

Ik wil per e-mailadres een andere factuur met gemergte gegevens uit het excelbestand bijvoegen.

Ik weet hoe mailmerge werkt, maar bij het mergen komt alles in één groot pdf-bestand terecht, terwijl ik alle facturen apart op wil slaan en versturen.

Kan iemand mij helpen?

Alvast veel dank.

ELS

Answer 1

Bij Afdruk Samenvoegen voltooien staat bij mij in Word2010 geen optie om alles in 1 groot PDF bestand te plaatsen. Ik weet natuurlijk niet of dat bij jouw versie wel is, maar zie het nut er niet van in - waarom zou je ooit een lang PDF samengevoegd doc willen hebben? Kies je voor het samenvoegen een PDF printer?

Bij die optie om Afdruk Samenvoegen te voltooien staat ook de optie "Naar Email". Ik kan me niet voorstellen dat de optie om samen te voegen naar email in jouw versie niet meer aanwezig is. Met deze optie kun je kiezen in welk "veld" in Excel het email adres staat en ook om het Word bestand "Als bijlage" te versturen (dat is in mijn ervaring de beste optie voor dergelijke zaken). Je verstuurt dan alle geMailMergede bestanden los naar je Mail programma (bijv. Outlook). Dit worden dan i.d.d. lege e-mails, dus wil je bij de eerder genoemde "voltooien" optie in het Onderwerp van de email bijv. "Factuur <bedrijfsnaam > (open a.u.b. de bijlage)" plaatsen.

Als je dit doet, dan vraagt Word (in mijn en voorgaande versies) voor elke e-mail om toestemming om Outlook te mogen benaderen. Het gratis te downloaden progje ClickYes doet dat voor je, wat een boel tijd en frustratie bespaard.

David

Answer 2

Goedemorgen David,

Hartelijk dank voor je reactie.

Ik ben blijkbaar toch niet duidelijk geweest met mijn vraag.

Ik probeer het nog een keer.

Het gaat om het samenvoegbestand. Dit bestaat uit heel veel verschillende

documenten met gegevens die uit het Excelbestand zijn gehaald. Deze

documenten zou ik stuk voor stuk als apart document op willen slaan en

vervolgens via e-mail willen versturen. Nu komt dit er na het samenvoegen

als één totaaldocument uitrollen. Mijn vraag is of ik dit totaaldocument,

dat dus eigenlijk gesplitst moet worden in duizenden aparte documentjes,

stuk voor stuk ook als afzonderlijke documenten op kan slaan.

Hopelijk weet je hier ook raad op?

Alvast heel hartelijk dank voor het meedenken.

Met vriendelijke groet,

ELS

Answer 3

De Samenvoeg Voltooien optie geeft je de optie om samen te voegen naar email. Dit slaat de stap om het samengevoegde document aan te maken dus over. Dit heb ik in de tweede alinea van mijn post beschreven; "de geMailMergede bestanden worden los naar je Mail programma gestuurd". Ten overvloedde: als je duizend ontvangers (records) hebt, dan worden er duizend emails aangemaakt met ieder een bijlage bestaande uit de factuur die voor hen bedoeld is. Als dit niet voldoet, dan wil je dus iets bereiken dat je nog steeds niet duidelijk beschrijft.

Hoe je 1 groot PDF bestand hebt gekregen, leg je nog steeds niet uit.

Er zijn diverse add-ons te downloaden, die in plaats van 1 groot document dat bestaat uit brieven naar elk record in je databestand voor elke record een apart document maakt en opslaat. Dit zit dus niet standaard in Word. Maar dit WIL je toch niet? Dat houdt toch in, dat je elk losse document moet aanhechten aan een e-mail. Je praat over "duizenden". Dat is een gigantische klus, die totaal onnodig is, omdat hetgeen jij wilt doen ("Deze documenten zou ik stuk voor stuk ... via e-mail willen versturen.") al in Word is ingebouwd.

Zeker met "duizend" e-mails MOET je echt dat ClickYes progje downloaden, tenzij het verzoek tot toegang tot Outlook (of je mail programma) intussen niet meer in Office 2013 ingezet wordt.

David

Answer 4

Ik heb niet één groot pdf-bestand, maar één groot word-bestand.

De optie die je beschrijft "naar email" staat niet als optie bij Samenvoeg Voltooien.

Ik ga verder zoeken naar mogelijkheden om e.e.a. voor elkaar te krijgen. Dank voor je reactie.

Groet,

ELS

Answer 5

Hoogst eigenaardig. Op deze site (https://support.office.com/nl-nl/article/Afdruk-samenvoegen-in-Word-gebruiken-voor-e-mail-0f123521-20ce-4aa8-8b62-ac211dedefa4), die voor Office 2013 en Office 2016 geldt, staat het precies zoals ik het beschreef (alleen veel uitgebreider). Overigens heb ik in Google gezocht naar "word 2013 afdruk samenvoegen naar email" en elke van de eerste hits geeft aan dat het nog altijd mogelijk is en globaal werkt zoals ik het beschreef.

Heb je ooit een Word document rechtstreeks vanuit Word naar Outlook (of je Mail programma) gestuurd? M.a.w. staat Outlook of je Mail programma ueberhaupt ingesteld als de "verzender" van e-mails vanuit Word? Ik heb bij Bestand de optie Opslaan en Verzenden, die mij de mogelijkheid geeft om dat (niet MailMerge) Word document als bijlage te versturen via Outlook. Dit moet echter wel ooit eenmalig ingesteld zijn. Als dat bij jou niet gebeurd is, is dat wellicht de reden dat de Email optie niet verschijnt/aanwezig is. Ik heb niet grondig bekeken in de bovenstaande link of dit er bij staat. Hoe dit verder moet kun je met Google opzoeken. Werk je trouwens met Outlook?

Eh, in tegenstelling tot wat je nu beweert, heb je wél gezegd dat je een groot PDF bestand krijgt. In je eerste post schreef je: "Ik weet hoe mailmerge werkt, maar bij het mergen komt alles in één groot pdf-bestand terecht..."

David