Foto's met Mail merge invoegen vanuit Access

Question

Ik heb een database, waarin foto's op de "adreskaarten" geplaatst worden middels een tekst veld. Daar staat dus de bestandsnaam en locatie van de foto (F:/gnbk/fotos2017/AchternaamVoornaam.jpg).

Ik wil deze foto's ook gaan mailmergen op ID kaarten in Word. Het mailmergen is geen enkel probleem, ik doe dit al jaren, alleen de foto's krijg ik niet goed op de rails.

Ik heb twee YouTube filmpjes bekeken waarin uitgegaan wordt van een Excel databestand, waarin je zelf het pad en de bestandsnaam invoert en dat Mailmerged in een INCLUDEPICTURE veld. Dit moet toch gewoon uit Access te halen zijn? Behalve dat om 1 of andere redenen het pad uitgebreid moet worden met een dubbele slash: F://gnbk//fotos2017//AchternaamVoornaam.jpg. Ik weet even niet hoe ik dat moet bereiken. Ik kan Word wellicht laten zoeken naar / en dat vervangen met //. Dat is niet een al te ingewikkelde tussenstap vooropgesteld dat Word de zoek en vervang functie binnen en veld toelaat.

In mijn doel (ID kaart) moet de foto dus een extacte grootte en plaats hebben op de ID kaart. Aangezien de foto in die YouTube filmpjes pas verschijnt NAdat de Mailmerge naar losse docs is gedaan (en zelfs dan alleen na Ctrl a en F9), wordt het veel te bewerkelijk om na mailmerge alle foto's te gaan bewerken. Het zou fraai zijn, als dit allemaal automatisch gebeurde (aanpassing veld met dubbelle shlashes, plaatsing en grootte van de foto). De achtergrond van mijn vraag is eigenlijk: als ik de foto's in Access kan tonen a.d.h.v. een pad en bestandsnaam, waarom kan dat niet in Word door het mailmergen van die informatie? 

David

Answer 1

David,

Je **** inderdaad een tabelcel in de al aanwezige cellen (etiketten) plaatsen.

Ik neem aan dat je dat alleen doet in de eerste cel en daarna op etiketten bijwerken klikt.

Deze tabelcel geef je een vaste hoogte en als tekst voer je in de code die ik eerder gaf:

{ INCLUDEPICTURE "{ QUOTE { MERGEFIELD "Foto" } }" \d }

De schakeloptie \d zou ervoor zorgen dat een foto wordt gekoppeld aan het Word-bestand en er dus niet in wordt opgeslagen.

Bijkomend voordeel: je hoeft in het resulterende bestand maar 1 keer op Ctrl+A te drukken en dan op F9, dan worden alle velden bijgewerkt (dit i.t.t. het gebruikmaken van tekstvakken).

Jan

Answer 2

David,

Om de afbeeldingen een vaste grootte te geven zou ik het veld INCLUDEPICTURE in een tekstvak plaatsen met bv deze code:

{ INCLUDEPICTURE "{ QUOTE { MERGEFIELD "Foto" } }" \d }

Waarbij, niet verrassend, Foto de naam van het veld is in de query in Access met het volledige pad naar de betreffende foto.

Het wijzigen van "" in "\" zou ik inde query in Access doen met iets als de volgende opdracht:

Foto: Replace("D:\Data\Mijn Afbeeldingen\Pasfoto" & [Filename];"";"\")

Hierin is [FileName] het veld in de de Accesstabel met de bestandsnaam van de foto’s.

Je zult het samenvoegen nog wel moeten voltooien naar "Afzonderlijke documenten bewerken" en in het resultaat alle tekstvakken selecteren en op F9 drukken om de linken hun werk te laten doen. (hoe je dat precies doet...?)

Jan

Answer 3

Hoi Jan,

Bedankt voor de query regel, die de slashes omzet. Dat gaat me lukken.

De toevoeging van de /d parameter in Word, werd in de YouTube filmpjes ook al genoemd, alleen zonder uitleg, gewoon dat dit verplicht was. Was ik dus van plan om te doen. Daar werd overigens ook vermeld dat dit niet werkt in Word 2007 en 2010, dus dat je het document allereerst op moet slaan als een Word2003 *.doc bestand. Intussen heb ik 2013; weet jij daar iets van?

Ik snap echter nog steeds niet hoe deze schakeloptie (/d) resulteert in een vaste grootte, aangezien ik nergens opgeef hoe groot de foto moet zijn. Ik krijg de pasfoto's op verschillende manieren en in verschillende originele groottes aangeleverd en werk ze bij tot 3x4. De resolutie verschilt nogal. Uiteindelijk moet de foto in deze toepassing 2cm hoog zijn (de breedte gaat vervolgens vanzelf goed vanwege de aangemaakte 3x4 verhouding).

Verder moeten de foto's dus op een ID kaart in Word geplaatst worden op een specifieke locatie in het document. Daarbij is dit allemaal opgezet als een label, met 1 dubbelzijdige label (dus: voor en achter)in een tabel van 2 kolommen, die door Mailmerge gevuld wordt met 6 rijen op per bladzijde. Ik kan dus makkelijk MailMergen naar een document en vervolgens Alles selecteren en met F9 bijwerken. Maar ik heb eigenlijk geen zin om alle foto's vervolgens op de juiste plek neer te zetten. Dat kan ik wel, maar ik hoopte op een automatische procedure. :-)

Kan ik in een tabel een "geneste" tweede tabel van 1 cel maken en vastzetten, waarin de foto geplaatst gaat worden en waarbij de foto dan automatisch op maat binnen komt en dus ook op de juiste plek?

Voorheen drukte ik deze gemailmergde kaartjes af, drukte ik de pasfoto's op maat vanuit Access af op stickerpapier, knipte ik alles uit, plakte de foto op de juiste kaart en plek op de kaart, vouwde het dubbel en lamineerde elk kaartje. Ik probeer dus het gedoe met het afdrukken, uitknippen en opplakken van de pasfoto's uit het proces te verwijderen. :-)

Tjonge, wat is er gebeurd met de optie om in deze editor een ingevoegde afbeelding wat kleiner te maken? Er gaat van alles mis als ik dat probeer!

David

Answer 4

Robert,

Je zag blijkbaar mijn opmerking "Het mailmergen is geen enkel probleem, ik doe dit al jaren, alleen de foto's krijg ik niet goed op de rails." over het hoofd. Ik wilde niet te veel over mezelf roemen, maar vooruit: ik ben een Word PowerUser en tot voor kort beantwoordde ik standaard alle vragen op dit forum over MailMerge. Ik doe dingen met MailMerge, die nergens beschreven staan. Van Access heb ik weinig kaas gegeten, ik doe wat ik moet doen en een deel daarvan is door een ander "ontworpen" en snap ik nauwelijks. Ik mailmerge voortdurend vanuit Access (of beter gezegd: met Word vanuit Access) en het maken van Querries in Access, die ik vanuit Word MailMerge "benader" is geen probleem. Aan een video met algemene MailMerge instructies heb ik geen behoefte. Ik wil graag specifiek weten, wat ik heel specifiek en gedetailleerd gevraagd heb. Hoe krijg ik een foto waarvan het pad al in Access staat, "gemailmerged" in een Word document en wel met de juiste grootte en plaatsing? Zoals gezegd, de door mij gevonden en bekeken YouTube video's helpen niet met het omzetten van een juist pad (met enkele slashes - "F:/gnkb/fotos/2017/foto.jpg") naar een "verminkt pad" (met dubbele slashes - "F://gnkb//fotos//2017//foto.jpg"), noch bieden ze hulp met het plaatsen en formatteren van de foto.

Regelmatig deze thread controleren? Echt waar? Heb je gezien dat ik al sinds 2008 op dit forum kom en hoe veel ik al heb deelgenomen? Ik hoef deze thread niet te controleren; ik krijg vanzelf bij elke response een mail toegestuurd. Vreemd!? :-(

David

Answer 5

Dag DBoydNL,

Ik zie dat je op zoek bent naar een manier om gegevens van een Accessdatabase te gebruiken voor Word.  Hoewel ik niet in detail je hierbij kan helpen, kan ik je wel een artikel meegeven waar je iets aan kan hebben.   Op dit forum kan ik je doorgaans beter helpen bij bijvoorbeeld installatieproblemen en foutmeldingen. 

Zou je het volgende artikel kunnen bekijken:

Afdruk samenvoegen gebruiken om gegevens naar Word te sturen

Hier zie je hoe gegevens van Access gebruikt worden in Word. 

Ik raad je tevens aan deze thread regelmatig te openen om te zien of er andere leden van het forum antwoord op je vraag hebben gegeven. 

Mocht je meer vragen hebben, laat het gerust weten.

Met vriendelijke groet,

Robert