Database niet gevonden

Question

Ik heb een Access database met inschrijvingen van jongens en meisjes voor twee kampen, die ik organiseer.

Ik heb in Excel een sheet met een tabel die weergeeft hoeveel jongens, hoeveel meisjes, voor welk kamp, hoeveel van hen bevestigd zijn en hoeveel er op de wachtlijst staan. Dit alles wordt ingevuld door een draaitabel op een tweede sheet, die ik jaren geleden gemaakt hebt (of die een ander voor me gemaakt heeft). Alles werkte tot voor kort en ik bekommerde me er niet meer om, laat staan hoe het nou precies werkt.

Begin vorig jaar heb ik het Access database opgeslagen als... in de nieuwe Office 2016 format, dus met de extensie: accdb. Sindsdien werkt de draaitabel in Excel niet meer.

Ik krijg dat hij het bestand gnbk.mdb niet kan vinden. Logisch, dat bestand bestaat niet meer.

Ik klik op OK en krijg een dialoogscherm dat Aanmelden heet. Raar want ik heb geen gebruikersnaam of wachtwoord voor toegang tot mijn database.

Ik haal de gebruikersnaam "admin" weg en klik op de knop "Database", want op OK drukken levert op dat hij het bestand nog steeds niet kan vinden (logisch).

Daar kan ik kiezen voor de locatie waar mijn database bestand staat opgeslagen en daar vind ik netjes gnbk.accdb.

Ik kies dat en druk op OK.

Dit brengt mij terug bij het Aanmelding dialoog scherm. Ik haal "admin" weg uit Gebruikersnaam en druk op OK.

Dit levert weer de melding "Kan gnbk.mdb niet vinden.

Natuurlijk niet, dat bestand bestaat niet en ik heb net opgegeven dat je een ander bestand moet gebruiken, stelletje idioten bij MS!

Vervolgens druk ik op OK en krijg ik: "Er zijn problemen bij het verkrijgen van de gegevens". Lekker handig.

Ik zie ook nergens een optie om koppelingen in het Excel bestand te bewerken, wat ik in Word wel weet te vinden.

HELP!

David

Answer 1

David,

Ik heb de indruk dat je m'n laatste voorstel niet hebt geprobeerd, het leek je immers beter iets anders te proberen.

Het kwam erop neer dat in de tijd dat deze verbinding werd gemaakt Excel (ODBC) niet beter wist (en blijkbaar nog steeds niet beter weet) dan dat bij een ontbrekende Access-database extensie het '.mdb' moest zijn. Dus help Excel een beetje en vul die extensie (.accdb) even in.

Als je dat voorstel al wel hebt geprobeerd, ben ik benieuwd naar het resultaat.

Daarbij vrees ik dat je je blindstaart op dat dqy-bestand dat, voorzover ik kan zien, niet gebruikt wordt in jouw situatie. Het is slechts een export van de MS-query. Die zou je vervolgens eenvoudig kunnen openen in een nieuw Excel-bestand (nu niet omdat die query immers niet naar de bestaande database verwijst). Overigens dat dqy-bestand deed, als het al werd gebruikt, niets anders dan de query Inschrijvingen in je (front-end) database aanroepen.

Kortom: dat dqy-bestand kun je rustig weggooien.

Wat de gesplitste database betreft, dat zou ik zo laten, dat heeft niets met je huidige probleem te maken. En inderdaad heeft die splitsing het voordeel dat je het front-end kunt aanpassen zonder de data te belasten.

En als het nou echt niet lukt die (ODBC) verbinding te herstellen, zou je inderdaad een nieuwe start kunnen maken in een nieuw Excelbestand. Daarin een verbinding leggen met de query Inschrijvingen in je database (zorg voor de juiste velden in die query) en de draaitabel even opnieuw aanmaken (is, verwacht ik, niet erg ingewikkeld).

Jan

Answer 2

Hoi JP Ronse,

Bedankt voor je reactie.

Als ik op de één of andere manier had kunnen weten dat ik DAAR moest zoeken, had ik h.e.e.a. natuurlijk gevonden. Dit was natuurlijk een deel van mijn probleem. Ik werk eigenlijk nooit met Excel en koppelingen, dus veronderstelde ik dat MS deze koppelingen op dezelfde manier zou afhandelen als Word. Dom van mij om logica bij MS te veronderstellen; ik maak die fout voortdurend.

De juiste gang naar de (niet werkende) oplossing is: Gegevens / Query's en verbindingen.

Dit levert inderdaad (via-via) een dialoog scherm op met de tabbladen Gebruik / Definitie / Gebruikt in. De overeenkomst met jouw advies ("eigneschappen, definities, bestand") is nu ver zoek, maar ik denk dat ik zit op de plek waar je me naar verwees.

Probleem blijft echter precies hetzelfde. Wat ik ook probeer ik krijg de bestandsextensie van het database in de verbinding niet veranderd van mdb naar accdb, hierdoor faalt alles nadat ik op OK druk met een vanzelfsprekend database niet gevonden foutmelding. 

Het blijkt nu echter dat ik ooit een query heb gemaakt (of vanuit Access geëxporteerd?)(bestandsextensie "dqy"), die blijkbaar de gegevens aanlevert. Dit bestand (Inschrijvingen.dqy) staat in dezelfde directory als het database bestand. In deze query staat exact hetzelfde als in dat eerder genoemde Verbindingen dialoogscherm staat bij tabblad "Definitie". 

Ik heb met Kladblok in de query (Inschrijvingen.dqy) de bestandsextensie van het database gecorrigeerd en de exacte spelling van de bestandsnaam. Er stond GNBK.mdb en nu staat er precies zoals het in Verkenner staat: Gnbk.accdb. Volgens mij maken die hoofdletters helemaal niets uit, maar voor de goede orde... Als ik Excel opsla en afsluit, weer open en het bestand open, krijg ik dezelfde foutmelding (Gnbk.mdb niet gevonden); als ik de verbinding weer open is de naam van het database weer GNBK.mdb.

De andere knoppen in dit Verbindingen dialoogscherm stuiten stuk voor stuk op de fout dat het bestand niet gevonden kan worden.

Iedereen die met Excel een draaitabel had van data in Access met bestandsextensie "mbd" moet dit probleem toch hebben gehad toen ze de bestandsextensie van hun database aanpasten aan de nieuwe indeling (extensie: *.accdb)? Dit moet toch bekend zijn en dus moet er toch een makkelijke oplossing voor zijn? Het gaat p.s.v.r. om feitelijk hetzelfde database, alleen met een andere bestandsextensie. Dit MOET toch ergens aan te passen zijn???

Zoals eerder gezegd: ik snap amper hoe een draaitabel werkt, laat staan de draaitabel die ik jaren geleden heb gemaakt. Onder andere omstandigheden zou ik opnieuw beginnen, alleen ik heb geen flauw idee hoe. Het is zelfs mogelijk dat iemand anders deze query en draaitabel ooit voor me heeft gemaakt. Het werkte gewoon... tot ik mijn database opsloeg in de nieuwe indeling (bestandsextensie).

Nogmaals: HELP!!!

David

Answer 3

Dag David,

Lukt het niet via Data tab, connecties, de koppeling aanklikken, eigneschappen, definities, bestand?

Answer 4

Gérard,

Mijn probleem heeft toch niets te maken met hyperlinks? Ik heb een Excel sheet, die informatie ophaalt uit een Access database. Tot zover goed. Maar nu is de extensie van het database verandert en vindt Excel het database niet meer. Als ik de stappen in de foutmelding over het ontbrekende bestand volg, gebeurt er niets en wordt de verbetering van de bestandsextensie niet eens onthouden.

David

Answer 5

Dit werkt niet?

https://support.office.com/en-us/article/work-with-hyperlinks-in-excel-7fc80d8d-68f9-482f-ab01-584c44d72b3e